Ny og spennende funksjonalitet som kommer i Teams i 2020

Ignite-konferansen gikk av stabelen i forrige uke, og det er tydelig at Teams har vært helt i kjernen av Microsofts fokusområde den siste tiden. Microsoft presenterte et vell av nyheter og kommende funksjonalitet, og vi har valgt oss ut noen som vi tror vil skape spesielt mye verdi, og noen store nyheter som ikke fikk så mye oppmerksomhet på konferansen.  

Point Taken er leverandør av Microsoft FastTrack, og vi har et av Norges største spesialistmiljøer på SharePoint og Teams.  

Ny møteopplevelse og møtefunksjonalitet

På grunn av pandemisituasjonen har Teams plutselig blitt mye større og utstrakt i bruken, og som følge av dette implementerer Microsoft nye og innovative møteopplevelser. Formålet er å få møtet til å føles mer personlig og inkluderende. Blant annet vil du som bruker få mer kontroll over hvordan du ser møtet og hva du fokuserer på. For eksempel om du ønsker å fokusere på innholdet som deles eller personene i møtet.

En annen ting mange av oss har savnet med Teams-møter er dette med å kunne se kroppsspråket til de vi er i møte med, og nettopp dette har Microsoft forsøkt å gjøre noe med.

 

Breakout rooms (virtuelle stillerom)

Lanseres: Oktober 2020

Virtuelle stillerom er en svært spennende ide som vi ser stort potensiale for. Tanken er at du kan dele opp et møte i flere stillerom der deltagere kan samles for å ha diskusjoner utenfor plenum. Deltagerne kan så prates seg i mellom og returnere til hovedmøtet.

Dette er genialt for eksempel for virtuelle workshops, der en ønsker å dele inn møtet i flere små grupper som skal jobbe sammen og produsere noe. Men, vi ser også andre bruksområder som f.eks. å ha et virtuelt kontorlandskap der en raskt kan få tak i de man trenger og ha et møte som ikke forstyrrer alle. Denne funksjonen kan fort bli fast inventar også når vi alle er tilbake på kontoret, for å få bedre flyt i en arbeidsgruppe.

 

Meeting recap (Møtereferater)

Lanseres: ila 2020

Dette er noe mange har ønsket seg, endelig får vi et innebygget møtereferat i etterkant av møtet! Her finner du presentasjonen som ble vist, deltagerliste og tilstedevisning, opptak og transkribering av møtet (dersom det ble tatt opp) og møtenotater. Dette er en sårt ønsket funksjon som vi har ventet på.

 

Custom layouts (Tilpasset presentasjonsvisning)

Lanseres: ila 2020

Med tilpassede layouts blir møteopplevelsen en helt annen og mye mer personlig. Nå kan du vise en PowerPoint-presentasjon eller en annen presentasjon fra datamaskinen med vedkommende som presenterer overlappende. Det gjør at man kan kommunisere både med presentasjon og kroppsspråk samtidig.

 

Chat pop-ups (Snakkebobler i møtevisningen)

Lanseres: snart

Dette fikk ikke så mye oppmerksomhet på konferansen, men det er en svært verdifull funksjon som i hvert fall jeg har savnet veldig; når du skriver noe i chatten på et møte vises dette nå som en snakkeboble for alle møtedeltagerne. Teams lanserte en «løft hånden»-funksjon for litt siden, men i noen møter er det ikke alle som respekterer dette, og samtalen går uten at den som har løftet hånden får si noe.

Ved å vise en snakkeboble til alle møtedeltagerne blir det enklere å få fokus eller legge til tilleggsinformasjon eller relevante lenker til møtet. Dette vil nok også hjelpe en del på flyten i møtet.

 

Home site (SharePoint intranett i Teams)

Lanseres: snart

Dette er ganske stort, og det lå vel litt i kortene. «Home site» kom for noen måneder siden som en egen områdemal i SharePoint og fungerer som en landingsside for bedriftens intranett.

Nå får vi muligheten til å vise denne landingssiden som en egen app i Teams på venstremenyen. Det betyr at Teams nå får en enda mer sentral rolle som «kontoret i skyen». Det betyr at du alltid har tilgang til intranettet, enten du bruker Teams-appen på mobil, Teams i nettleser eller på skrivebordet.

PS. Visste du at du også kan få intranettet som en egen app i venstremenyen i Teams selv om det ikke er i SharePoint? Point Taken kan bistå med å få til dette.

 

Godkjenningsflyt og dokumentsignering i Teams

Lanseres: Oktober 2020

Endelig kom det! Med den nye Approvals-appen kan du sende ut et dokument på godkjenning til en eller flere mottakere.  Som godkjenner får du en notis i Teams når du har fått et nytt dokument på godkjenning. Du kan så gå til Approvals-appen for å se alle dokumenter som skal godkjennes. Siden Teams-apper også er tilgjengelig i mobilappen er dette en ordentlig gamechanger for godkjenningsflyt. Microsoft lover at det skal være mulig å tilpasse godkjenningsflytene for bedriftens behov med PowerAutomate og benytte disse i Teams.

 

I tillegg har Microsoft inngått et partnerskap med Adobe Sign og Docusign slik at det blir mulig å signere dokumenter direkte i Teams sammen med godkjenningen.

Vi kommer til å lage en ny bloggpost så snart vi har fått tilgang til dette, der vi går i dybden på hva som er mulig og hvordan dette kan tilpasses til å passe markedets behov.

 

Ny søkeopplevelse

Lanseres: senere i 2020

Ja vi innrømmer det, søkeopplevelsen i Teams har et visst forbedringspotensial. Slik det er i dag kan det være lett å tro at det ikke er noen treff, fordi en ikke har valgt rett kilde. Nå endres dette drastisk. Søket er fremdeles det samme, men presenteres på en annen måte – med alle treffene rett i skjermbildet. Det ser også ut til at det vil være muligheter for å skreddersy visningen for visse søkeord, men dette er ikke noe vi har fått bekreftet enda.

 

Lister i Teams

Lanseres: Nå

For mange er det kanskje en overraskelse at det ikke har vært mulig å lage lister i Teams før, men for oss som jobber med dette er dette en «big deal». I SharePoint har det vært mulig å lage både lister og dokumentbibliotek, men i Teams har det kun vært mulig å bruke dokumentbiblioteket. Nå får vi endelig muligheten for å lage lister. Disse listene lagres for øvrig i SharePoint, men de blir svært mye mer tilgjengelig når de nå blir en del av standardfunksjonaliteten til Teams.

 

Kilder:

  1. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/what-s-new-in-microsoft-teams-microsoft-ignite-2020/ba-p/1665600
  2. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/08/03/take-communnext-level-microsoft-teams/
  3. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/get-faster-results-with-approvals-in-microsoft-teams/ba-p/1680743

Hvorfor er menybåndet i Teams så kronglete og vanskelig å bruke!

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er tredje og siste bloggen i serien, og den vil handle om menybåndet i Teams. Klikk her for del 1. Se del 2 her

 

I nye Word Online, som er Word-programmet som Teams bruker, har Microsoft gjort store endringer på hvordan menybåndet ser ut og fungerer. Nå tar menybåndet bare halvparten så stor plass i høyden, og avhengig av hvor bred skjerm du har, får du automatisk flere eller færre valg i menyen.

Dette er genialt for brukere på flere plattformer, f.eks. hvis du er på en mobiltelefon eller nettbrett. Men, for mange som jobber på større skjermer kan det føles mer kronglete, siden det er et nytt og annerledes grensesnitt.

Heldigvis er det tradisjonelle menybåndet fremdeles på plass, det er bare litt skjult! Helt på høyresiden av menybåndet finner du denne lille knappen:

Når du trykker på den, får du den samme menylinjen som du får i skrivebordsversjonen av Word! Og ikke nok med det, den skalerer også i forhold til skjermen du bruker, så om du for eksempel sitter på et nettbrett, kan du fortsatt bruke den.

 

 

Hvordan kan jeg ha to dokumenter oppe samtidig i Teams?

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er den andre bloggen i serien, og den vil handle om hvordan man kan ha to dokumenter oppe samtidig i Teams. Klikk her for del 3

 

Nå like før sommeren kom muligheten for å «poppe ut» én til én-chatter, det vil si at du kan høyreklikke på en chat også åpner den seg i et nytt vindu, så du kan fortsette å bruke Teams mens du snakker med en eller flere kolleger. Det samme gjelder for møter, som nå som standard åpner seg i et nytt vindu.

Men hva med dokumenter? Jo du kan åpne dokumentet i skrivebordsprogrammet, og så åpne et annet dokument i Teams og ha de side om side, og det fungerer som regel greit, men da er du ikke lenger i konteksten av Teams, og mister funksjonalitet som f.eks. samtaler, og du må ha Word installert på maskinen.

Den alternative løsningen er heldigvis ganske enkel. Visste du at Teams faktisk er en rendyrket nettapplikasjon? Det fine med det, er at det er nesten helt det samme om du bruker web-versjonen eller skrivebordsversjonen. Du får bittelitt mer funksjonalitet på skrivebordsversjonen, men web-versjonen fungerer i de aller fleste tilfeller på akkurat samme måte.

For å åpne et annet dokument, kan du altså bare åpne en nettleser og gå til: https://teams.microsoft.com. Da kommer du inn på Teams på web – og som regel sendes du rett inn til teamet du har åpent. Du kan ha så mange Teams-vinduer åpne som du vil, men dersom du har mer enn to vinduer åpne samtidig, vil Teams gå i «Sovemodus» for ett av vinduene og kreve at du bekrefter at «Jeg er her fremdeles» når du bytter tilbake.

 

Hvordan kan jeg dele et dokument rett fra Word i Teams?

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er den første bloggen i serien, og den vil handle om hvordan man deler et Word-dokument direkte til Teams. Klikk her for del 2. 

Du har opprettet et Word-dokument i et team og jobbet litt med det, nå ønsker du at andre i teamet skal se på det og komme med innspill. Men hvordan deler du egentlig et dokument rett fra Word i Teams?

Tidligere var det ingen “Kopier kobling”-knapp i Word i Teams, men nå har dette kommet! Metoden som vi vil beskrive her, er imidlertid fremdeles den aller beste for å slippe å forlate dokumentet for å dele det.  

Grensesnittet har kanskje litt å gå på når det kommer til hvordan du egentlig skal dele et dokument med Teams. Riktignok finnes det en «Del»-knapp. Dersom du står i Word og velger «Fil»-fanen, får du opp ett sidepanel med «Del», men denne gir deg en «Bygg inn»-kode slik at du kan «Bygge inn dokumentet på bloggen eller nettstedet». Det vi ønsker er jo å dele et dokument med en kollega.

På de fleste kurs, blir du opplært til at du nå må ut av dokumentet og inn på teamets «hovedside», altså innlegg, og der bruke Vedlegg-funksjonen for å legge ved dokumenter. Dette er et veldig godt mønster å lære seg, siden du da kan dele andre typer dokumenter også som f.eks PDF-dokumenter.

Men, det finnes altså en enda bedre måte i Teams. Øverst til høyre i Word i Teams, har du knappen «Samtale». Når du klikker på denne og skriver noe, opprettes en samtale som et innlegg i teamet, og siden du står i et dokument, vedlegges automatisk også en lenke til dokumentet!

Dersom du nå også «@-omtaler» noen av kollegene i teamet (du kan ikke @-omtale personer som ikke er medlem i teamet) – får de en notifikasjon om at du ønsker å dele noe med de!

Samtalen kan dere fortsette enten i Samtale-fanen i dokumentet, eller i teamets innlegg. Nye svar på samtalen vil automatisk også vises i samtalefanen i dokumentet.

 

 

FirstPlugin1

5 tips for å få mer ut av Microsoft Teams

Mange av våre kunder gjør i disse dager en stor satsning på Teams. Vi får derfor ofte spørsmål om vi har noen små enkle grep som kan tas for å forenkle innføringen, og dra mer nytte av produktet. Her følger derfor de 5 tipsene jeg vil trekke frem som mest nyttig i forhold til å bruke Teams mer effektivt:

1. Bruk favoritter!

Den største bekymringen vi møter på, er at det på sikt vil bli uoversiktlig med mange teams. Det er lett å tenke at det blir rotete og uoversiktlig, men det behøver det absolutt ikke bli. Ved å bruke favoritter-funksjonaliteten kan du lett velge ut de teamene du ønsker å ha på listen over teams, og skjule de andre som du ikke bruker så ofte.

Ved å høyreklikke på et team i listen, kan du sette et team som favoritt og dermed velge ut hvilke team du ønsker å ha synlig, og hvilke du ønsker å skjule. Teamene du er med i er alltid tilgjengelig under “More” / “flere”-knappen.

Favoritter

2. Bruk søkefeltet på toppen av Teams

Sokebar

Teams er første Office 365-applikasjon ut som får søkefeltet i toppen av applikasjonen. Dette er en svært kraftig funksjon der du kan søke opp personer, samtaler, filer og til og med utføre kraftige kommandoer – svært enkelt. Det er bare å begynne å venne seg til plasseringen av søkefeltet, da sterke indikasjoner vil ha det til at det kommer til flere Office-applikasjoner i en nær fremtid.

Noen kommandoer som er verdt å merke seg;

/saved

Du har sikkert sett at du kan “bokmerke” poster og samtalebobler i Teams. Hvis du skriver /saved i søkefeltet får du opp, ikke bare teksten som er bokmerket, men samtalen over og under også – full kontekst! Neste gang noen skriver noe til deg som du tenker “dette burde jeg huske til senere” klikker du på bokmerket, så kan du når som helst senere finne tilbake til det.

/call

Hvis du vil ringe opp en kollega på raskeste måte, skriver du /call og begynner å skrive navnet på personen, og trykker Enter. Da ringer Teams umiddelbart opp vedkommende.

3. Bruk “Files” for å raskt finne igjen filene du jobber på, også utenfor Teams!

Ved å klikke på “Files” får du opp en liste over de filene du sist jobbet på i Office 365, ikke bare i Teams. Dermed slipper du å navigere rundt i SharePoint eller til OneDrive for å finne igjen filene du jobber med. Her får du også tilgang til din OneDrive for Business og alle filer du har lastet ned fra Teams.

Dersom du har en Dropbox, Box, ShareFile eller Google Drive-konto du ønsker å kopiere filer fra, gis du muligheten til også dette på “Files”.

4. Begynn å bruke Teams-møter

Når du oppretter et møte i Outlook skal du nå ha fått en ny knapp for å gjøre møtet til et Teams-møte. Teams vil på sikt få den samme funksjonaliteten som Skype for Business, og Microsoft har store og svært spennende planer for Teams-møter for fremtiden.

Dersom en bruker du har invitert ikke har installert Teams, vil de med lenken de blir tilsendt i møtet kunne koble seg opp med web-klienten. Klienten er svært god, med mulighet for å se delt skjerm og utveksle lyd. Kamera, meldingsskriving og skjermdeling fra webklienten er imidlertid ikke støttet enda.

OutlookTeamsMote

Slik ser det ut når en bruker logger på møtet via web-klienten:

TeamsWebKlientMote

Mobilklienten (Teams appen for iOS og Android) kan også brukes for å koble til et møte (også utenfor din egen organisasjon) og den støtter visning av skjermdeling, lyd og video.

5. Ha ad-hoc møter direkte i kanalen

Hvis dere diskuterer et tema i en kanal, kan du, istedenfor å skrive tekst, avholde et møte. Som nevnt i forrige punkt har Microsoft store planer for møter i Teams, og noe av det som kommer i nær fremtid er automatisk avskrift av møtet, og mulighet for å søke på både tekst og person. Det kan derfor være en god vane å tilegne seg å ha møter i Teams.

Du kan avholde et ad-hoc møte som en ny diskusjon eller som et svar på en eksisterende diskusjon.

For å avholde et møte, bruker du video-knappen:

AdHocMote

Du kan så skrive inn en tittel på møtet, velge om du vil vise kamera eller ikke, og om du heller ønsker å ha møtet på et annet tidspunkt. Når møtet er i gang vil tekstdialogen i møtet vises på kanalen.

Når møtet er avsluttet kan det være fint å skrive en kommentar om hva som ble besluttet.


Med disse tipsene i bakhodet vil brukerne tilegne seg gode vaner og forhåpentligvis oppleve Teams som en brukervennlig, ryddig og svært forenklende måte å samarbeide på.

Det finnes naturligvis mange flere tips om Teams enn dette, og vi bistår kunder som innfører eller ønsker å innføre Teams på daglig basis. Point Taken var lanseringspartner på Teams ved lanseringen i Norge, og våre ansatte innehar en unik dyp kunnskap om produktet.

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88