PostBilde

Del 1 av 4: Hva er Nintex og hva kan Nintex tilby av teknologi?

En mer intelligent og effektiv arbeidshverdag med Nintex – Bloggserie om Nintex

Nintex er kanskje ukjent for mange, men de som kjenner til Nintex vil nok tenke på det som en tredjepart til SharePoint som et verktøy for arbeidsflyt og skjema. Dette har endret seg betraktelig den siste tiden. I denne bloggserien skal jeg fortelle deg om Nintex, hvilke muligheter som finnes, hvorfor du burde vurdere Nintex til nettopp din bedrift.

  • Del 1: Hva er Nintex og hva kan Nintex tilby av teknologi?
  • Del 2: Hvordan kan Nintex gjøre arbeidsplassen din mer mobil, på en utrolig enkel måte?
  • Del 3: Hvilke prosesser kan Nintex typisk hjelpe deg med? (prosesstøtte og automatisering)
  • Del 4: Bygge interne systemer med Nintex – unngå anskaffelse av dyre fagsystemer

Hva er Nintex?

Nintex gjør det mulig for forretningen å gjøre behov om til løsninger. Så enkelt kan det sies, men mer konkret så er Nintex et verktøy for å lage skjema og arbeidsflyt. Hvis man tenker seg om, så starter de fleste operasjoner med noe data som skal inn i et skjema, også skal det gjøres noe med inndata i ettertid. Helst automatisert i en arbeidsflyt. Det snakkes mye om digitalisering og en smartere hverdag – Nintex kan definitivt hjelpe deg her!


Nintex har flere produkter, her følger en liste med beskrivelse av hva som finnes og hva det kan brukes til:


Nintex Workflow & Forms for SharePoint (2010, 2013 & 2016)

Nintex installert på din on-premises SharePoint-farm. Gjør det mulig å bygge arbeidsflyter og skjemaer i SharePoint på en mye enklere og mer brukervennlig måte enn det som finnes standard i SharePoint.


Nintex Workflow & Forms for Office 365

Nintex som en app i din Office 365-tenant. Mye av det samme som on-premises. Litt forskjell i funksjoner mellom denne og on-premises. Noen fine funksjoner her, som ikke er i on-premises og motsatt.


Nintex Workflow Cloud

Nintex, bare helt fristilt fra SharePoint. Det er en SaaS som Nintex tilbyr der du kan lage arbeidsflyter, skjemaer og lignende i skyen som ikke trenger å bo i SharePoint. Det er ikke alltid det er logisk å ha prosessen eller systemet boende i SharePoint

Nintex Mobile

Nintex Mobile er tilgjengelig som en native app du kan laste ned til Android og iOS. Når du lager skjema i Nintex Forms kan du velge å publisere disse til Nintex Mobile. I appen så logger du deg på med brukernavn, passord og hvilken tenant du skal bruke, så henter den alle skjemaer som er tilgjengelig for mobil. Skjemaer på farten, veldig enkelt! Også tilgjengelig offline!

Nintex App Studio

Enkelt lag din egen skreddersydde mobil app som er målrettet for din bedrift, og/eller en egen avdeling i din bedrift. Uten å skrive en eneste linje med kode! Eget ikon, eget design med skjema som er koblet til Nintex skjema, og som kan være starten på en prosess. Et godt eksempel er en egen applikasjon for avvikshåndtering for bedriften.

Nintex Document Generation

La dokumentene gjøre jobben for deg. Nintex DocGen kan lage dokumenter med data som henter fra datakilder i SharePoint for eksempel. Hent data i SharePoint-lister, og sett dette inn i tabeller i Word-dokumenter. Lag en dokumentmal, bruk Nintex til å sett inn “plassholdere” for å fortelle hvor informasjonen skal ligge i et ferdig generert dokument. Veldig fin funksjon å ha når du har en prosess som skal ende med en rapport. Ikke bruk tid på å skrive inn data du allerede har i en utdatert dokumentmal.

Nintex Hawkeye

Nintex Hawkeye gir deg innsikt i bruk av arbeidsflyt. Det kan også brukes aktivt i dine egne arbeidsflyter og prosesser. Da kan du sende data inn til Nintex Hawkeye, og få det presentert slik du selv ønsker i et dashboard. Nintex Hawkeye bruker som standard PowerBI, men du kan enkelt bruke det du måtte foretrekke, da Hawkeye er en OData-strøm som du kan koble til ditt dashboard. Visualisering av prosesser og data er viktigere og viktigere med dagens datamengde.

Nintex Connectors

Nintex connectors gir deg arbeidsflyter “uten” grenser. Du kan koble opp mot flere systemer. Det er laget ferdig muligheter for å jobbe sammen med SharePoint, SalesForce, Microsoft Dynamics, Box, Dropbox, LinkedIn, Facebook, Adobe, DocuSign, Exchange, Google, Microsoft Azure, Office 365, OneDrive, JIRA, Servicenow, Twitter, Twillo, Zendesk og Yammer. Bruk dette til å gjøre dine prosesser fullkomne.
Dette er de rene produktene til Nintex, men det er ikke noe du kjøper separat. Dette selges i stor grad som Software as a Service.


Standard vs. Enterprise lisens

Nintex er ute etter å skape merverdi for sine kunder, og har derfor veldig mye rik funksjonalitet tilbudt i sine produktpakker. Så hvis du kjøper for eksempel Nintex Enterprise edition – så får du med alle produkter som er nevnt over. Det som ikke følger med i standard edition er App Studio og Hawkeye. I tillegg er det forskjell i support, og antall årlige dokumentgenereringer med Nintex Document Generation. Noen connectorer følger ikke med i standard. Se matrise under. Du får så mye mer enn bare arbeidsflyter og skjema med Nintex!

NintexStandardEnterprise

I neste del skal jeg fortelle litt mer om hvordan Nintex kan gjøre arbeidsplassen din mer mobil, på en utrolig enkel måte!
Ønsker du informasjon om Nintex kan du se på nintex.com og Point Takens egne nettisder, pointtaken.no/nintex. Vi har flere dyktige konsulenter på Nintex, og en av våre konsulenter, Fredrik Andresen er utnevnt til Nintex vTE (Virtual Technical Evangelist) som en av to i Norge!

 

seminar5

Velkommen til frokostseminar!

seminar1

Start den digitale transformasjonen i dag – jobb smartere, mer effektivt og sikrere!

SEMINARET ER AVHOLDT

Vi inviterer til gratis frokostseminar hos Microsoft Norge, sammen med NorgesGruppen, Get TDC og BAHR. Hør hvordan disse sterke, norske merkevarene har tatt i bruk digitale, skybaserte verktøy for mer effektive og fornøyde ansatte, og ikke minst gjort virksomhetene sine mer produktive og bedre rustet for fremtiden.

Vi ser en digital transformasjon og endringer i samfunnet som har en fart det kan være vanskelig å følge med på. Sett din virksomhet opp for suksess nå ved å investere i teknologi og en digital måte å jobbe på som er tilpasset nye arbeidsformer og fremtidens arbeidstagere. Da er du og dine kolleger klare for å møte nye konkurransesituasjoner og utfordringer på best mulig måte.

Denne morgenen vil du få demonstrert hvordan den digitale plattformen og mulighetene der kan fungere for din virksomhet i praksis.

  • TV-, internett- og infrastrukturleverandøren Get TDC har en base med ansatte med veldig store sprik i behov og hvordan arbeidshverdagen er. Alt fra utegående selgere og teknikere i felt, til kundeservice og andre som sitter inne på kontoret. De vil snakke om hvordan de har satset digitalt, forenklet arbeidet og samhandlingen på tvers, og hvordan alle enkelt kan være effektive selv i bilen på vei til en avtale.
  • Advokatfirmaet BAHR ønsket å forsterke arbeidet med erfarings- og kunnskapsdeling, og hadde også behov for en mer moderne kommunikasjonsplattform. På frokostseminaret vil de snakke om hvordan de ved hjelp av sin nye plattform bygger samhørighet, enklere jobber med informasjon internt og hvordan den kollektive kunnskapen nå er mer tilgjengelig.
  • NorgesGruppen, en av Norges største aktører innen dagligvare, har for flere deler av virksomheten innført nye digitale måter å jobbe på. Både i kontormiljø og for den delen av virksomheten som har ansvaret for distribusjon av matvarer rundt om i landet. De vil blant annet snakke om hvordan nye verktøy og et nytt avvikssystem har effektivisert virksomheten.

Bli inspirert, høst erfaringer fra andre og kom ett steg nærmere din virksomhets digitale transformasjon på vårt frokostseminar 26. april. Meld deg på under, så gleder vi oss til å se deg. Velkommen!

Hvilke fordeler kan adopsjonen av digitale måter å jobbe på ha:

  • En nettbasert løsning følger dine ansatte uansett hvilken enhet de jobber på, eller hvor de er. De er koblet til kontoret når de ønsker via pc-en eller apper tilgjengelige for både nettbrett og smarttelefoner.
  • Mer effektiv og sikrere filhåndtering sørger for at informasjonen alltid er oppdatert, der den skal være. Aldri mer utilsiktede kopier lagret, sending av samme dokument frem og tilbake og «hvilken versjon er riktig»-problematikk.
  • Snakk med kollegaene dine via chattefunksjoner. Dette gjør at korte beskjeder, spørsmål og diskusjoner kan foregå uten endeløse e-posttråder, og alt er søkbart for senere referanser.
  • En sikker, nettbasert plattform, med funksjonene nevnt over, tar seg også av en del av kravene i de nye personvernreglene, populært kalt GDPR. Det sikrer informasjonen du lagrer om både dine ansatte og andre kontakter.

seminar3

SEMINARET ER AVHOLDT

Program:

08.00 – Frokost.

08.30 – Velkommen og kort introduksjon, Rune Tangen, Daglig leder Point Taken.

8:35 – Moderne skytjenester og samhandling: En praktisk demonstrasjon av produkter tilgjengelig i Sharepoint og Microsoft 365 for effektiv samhandling, informasjonsdeling og filhåndtering, Kjetil Ødegaarden, Point Taken.

8:55 – Get TDCs digitale satsning og bruk av fremtidsrettede skyløsninger for alle ansatte – Jan Kåre Arnesen, IT og drifts-sjef i Get TDC.

9:15 – De nye personvernreglene, GDPR, i praksis ved bruk av Microsoft Office 365, Julian Rasmussen, Point Taken.

9:35 –Hvordan løser BAHR effektiv og sikker kunnskapsdeling og samhandling i 2018, Henrik Fagerolt, Knowledge Manager i BAHR.

9:55 – NorgesGruppen – Hvordan en av Norges største aktører innen dagligvare tar i bruk digitale løsninger i flere deler av driften for høyere effektivitet og bedre dokumentasjon.

10:30 – Avslutning, mingle med andre deltakere og eventuelle spørsmål til de som har holdt innlegg.

Seminaret er avholdt.

Point Taken leverer løsninger som skal fungere for kundene våre hver dag. Vårt fokus er å tilpasse leveransen etter de spesifikke behov enhver ny kunde har, og ikke minst sørge for at alle ansatte får den opplæringen i de nye verktøyene som de har behov for. Les mer om oss her.

OutlookApp1

Dynamics 365 app for outlook tracking

When Microsoft release Dynamics 365 app for Outlook, they introduced a client with modern and seamless experience for tracking email to Dynamics 365. While the client introduces a lot of great benefits that were no doubt great, it forgot one of the most basic tasks. Before you could see a small icon on emails when things were tracked.

OutlookApp1

Now you have to open the outlook client on every single email you have in the inbox to see if it has been tracked. The goal of making a users workday easier just got a little harder. Did I remember to track this email?

George Rizk found a great and simple solution to the problem of viewing tracked emails that he posted to the community: https://community.dynamics.com/crm/f/117/t/257004 .

The genius solutions he provided was conditional formatting to emails in your inbox based on the tracked status in CRM! (see picture below).

OutlookApp2

All you have to configure is the following:

Outlook stores a value based on the tracking status in the “crmLinkState” column.
0 – Not tracked but has been tracked at some point
1 – Tracking pending
2 – Email is tracked

The column can be added to outlook by navigating to – View – View Settings

OutlookApp3

Click Columns

OutlookApp4

Click New Column

OutlookApp5

Write: crmLinkState in name and Type: Number

OutlookApp6

Now that we have the column we can create the conditional formatting based on the tracking status. Navigate back to View Settings and chose “Conditional Formatting”.

Choose Add and give the rule a name.

OutlookApp7

Click on condition on the rule and choose the tab Advanced in the new window. Here you can add “crmLinkState” and set value based on the state.

OutlookApp8

At last we choose how we want to format the emails with the status «2» that we have in the example above.

OutlookApp9

FINALLY we can see emails we have tracked!

OutlookApp10

FirstPlugin1

Writing your first plugin in less than 1 hour

Dynamics 365 – Customer engagement

Before you start, you should know that I am not a developer. I can’t answer questions about development directly. This is intended for functional consultants that want to be able to make simple plugins without any developer knowledge.

Scenario:

FirstPlugin1

I have an opportunity with a custom product table connected. I need the value of the product lines to synchronously sum up to the Opportunity when I hit save. Pretty much the same you would expect when you use the out of the box product entity.

Prerequisites:

Create a new trial for Dynamics 365 (https://trials.dynamics.com/ ). There are several ways to do this, but the link should work fine. Then download the Community Edition of Visual Studio (free in most cases, but be sure to read the license requirements). https://www.visualstudio.com/thank-you-downloading-visual-studio/?sku=Community&rel=15 Under the installation just click next next etc. The first time you need to perform a choice is here:

FirstPlugin2

Make sure you choose the .net desktop checkbox. Then continue to click next next and wait until you are done.
Next create a folder on c:/ I created one called D365Tools

FirstPlugin3

Now open PowerShell and navigate to folder
Then open the URL: https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/customer-engagement/developer/download-tools-nuget
Navigate to ths script part futher down the page, and copy the whole text. Use the Copy button in the top right corner

FirstPlugin5

Paste the whole script to PowerShell (below is just a part of the code). Hit enter and let it finish.

FirstPlugin6

When it is done, your folder should look like this:
We will be using the PluginRegistration and CoreTools later. Just in case, we will download the SDK framework 4.6.2 developer pack:
https://www.microsoft.com/net/download/visual-studio-sdks

FirstPlugin8

Just hit next next until done.

Visual Studio

FirstPlugin9
FirstPlugin10

We are now ready to open visual studio and start a new project.
Make sure you choose Class Library (.Net Framework), and then choose the .net 4.6.2 in the bottom left. I have chosen a path in my documents for storing the code. Just choose any location you want.
Now copy paste the following code:

using System;
using System.Collections.Generic;
using Microsoft.Xrm.Sdk;
using CrmEarlyBound;
using System.Linq;
using Microsoft.Xrm.Sdk.Client;
namespace SumProduktLinjer
{
public class SumProduktlinjer : IPlugin
{
public void Execute(IServiceProvider serviceProvider)
{
IPluginExecutionContext context = (IPluginExecutionContext)
serviceProvider.GetService(typeof(IPluginExecutionContext));
IOrganizationServiceFactory factory =
(IOrganizationServiceFactory)serviceProvider.GetService(typeof(IOrganizationServiceFactory));
IOrganizationService service = factory.CreateOrganizationService(context.UserId);
OrganizationServiceContext orgContext = new OrganizationServiceContext(service);
//This will give us the chance to log information to CRM so we can see what happens in the plugin
ITracingService tracingService = (ITracingService)serviceProvider.GetService(typeof(ITracingService));
//This will check to see that a plugin has fired on an entity. This is where we end up on create and update.
if (context.InputParameters.Contains("Target") &&
context.InputParameters["Target"] is Entity)
{
//Getting the actual entity. DO NOT CHANGE THE Image name here if you follow the guide.
Entity ProductLinePostImage = (Entity)context.PostEntityImages["Image"];
//Then i just check if the entity has a field called "ncg_salgsmulighetid" relationship to oppty you don't need this
if (ProductLinePostImage.Attributes.ContainsKey("ncg_salgsmulighetid"))
{
//Creating reference to the oppty
EntityReference ParentOpptyRefPost = (EntityReference)ProductLinePostImage.Attributes["ncg_salgsmulighetid"];
//Calling the search for product lines while expecting a decimal (total value) as return.
Decimal TotalProductLines = ProductLinesFetch(ParentOpptyRefPost, orgContext, tracingService);
//the same way you use alerts in javascript, you can use tracing service below.
//tracingService.Trace(TotalProduktLines);
//or
//tracingService.Trace("Totalprislinjer fra Fetch: {0}", TotalProduktLinjer);
//Convert the desimal to a Money field
Money TotalproduktlinjerMoney = new Money(TotalProductLines);
//Create a new entity "object" in CRM. Use the GUID from the Post Image. And then use the total Money variable
//to update the estimated value of the opportunity you want to update.
Entity ParentOpptyUpdate = new Entity("opportunity");
ParentOpptyUpdate.Id = ParentOpptyRefPost.Id;
ParentOpptyUpdate.Attributes["estimatedvalue"] = TotalproduktlinjerMoney;
//When done defining what to update, we trigger the actual update to the parent
service.Update(ParentOpptyUpdate);
}
}else
{
//This code will run when you delete a product line. Same check here to see if field exists
Entity PreProduktLinjer = (Entity)context.PreEntityImages["Image"];
if (PreProduktLinjer.Attributes.ContainsKey("ncg_salgsmulighetid"))
{
//Creating a reference to the parent "opportunity"
EntityReference ParentOpptyRefPre = (EntityReference)PreProduktLinjer.Attributes["ncg_salgsmulighetid"];
//Calling the search for product lines while expecting a decimal (total value) as return.
Decimal TotalProduktLinjer = ProductLinesFetch(ParentOpptyRefPre, orgContext, tracingService);
//Converting the result from our search to the Money we need.
Money TotalproduktlinjerMoney = new Money(TotalProduktLinjer);
//Create a new entity "object" in CRM. Use the GUID from the Post Image. And then use the total Money variable
//to update the estimated value of the opportunity you want to update.
Entity ParentOpptyUpdate = new Entity("opportunity");
ParentOpptyUpdate.Id = ParentOpptyRefPre.Id;
ParentOpptyUpdate.Attributes["estimatedvalue"] = TotalproduktlinjerMoney;
//When done defining what to update, we trigger the actual update to the parent
service.Update(ParentOpptyUpdate);
}
}
}
//This is the search function.
public Decimal ProductLinesFetch(EntityReference OpportunityRef, OrganizationServiceContext orgContext, ITracingService trace)
{
Decimal SumProductLines = 0;
//A lot like the advanced find. We start out by saying we are searching for the product line eneity.
//Then we say that filter is where product line opporutunity GUID is the one we want to update against.
IQueryable ProductLineQuery = orgContext.CreateQuery();
List listOfProductLines = ProductLineQuery.Where(p => p.ncg_SalgsmulighetId.Id == OpportunityRef.Id).ToList();
//then we loop through and add all of the lines to the SumProductLines before we return it.
foreach (var productLine in listOfProductLines)
{
SumProductLines += productLine.ncg_Pris.Value;
}
return SumProductLines;
}
}

Next, we add a reference to the SDK. Navigate to the folder we created and ran the PowerShell Script

FirstPlugin11
FirstPlugin12

Open browse
Find your folder for CoreTools and then choose the Microsoft.Xrm.Sdk.dll

FirstPlugin13
FirstPlugin14

Click OK, and you should now see lots of the RED errors disappear.
Next thing we need to do is add something called ProxyClasses. I am not sure how to explain this, but it is a list of all fields and available options on each entity we are working with.

XRMToolbox

Download XRM toolbox if you don’t already have it.
https://www.xrmtoolbox.com/ Install the Early Bound Generator

FirstPlugin15

Connect to the organization and open the Early Bound Generator. We only need 2 entities, so move all of the other ones over to the right.

FirstPlugin16

Click create entities

FirstPlugin17

Then open the option set.
Click “Create OptionSets”

FirstPlugin18

Open the file location by choosing the option set relative path browse button.

FirstPlugin19

Copy these files into a folder you call ProxyClasses in your project.
Add the folder ProxyClasses to the project

FirstPlugin22

There should not be any more red errors in your code. If you have followed this correctly, it should all be ok.

FirstPlugin23

Editing the code

Now we must edit the code. What you need to replace is the names of fields and entities if you are not using the same names as me. Look for the “ncg_salgsmulighetid”. This is the lookup on my custom product table linking to the opportunity.
Then we need to fix the query.

FirstPlugin24

Here you have to change the “ncg_produktlinje” to the entity you created as a child to oppty, and the “p.ncg_salgsmulighetId.Id”. It might be case sensitive here, so try and use the Schema name in the config.

FirstPlugin25

Getting confused? Don’t worry, it makes perfect sense once you know what to look for? Just remember that I chose to use a new entity called “ncg_produktlinje”, and you will probably name it something else. The rest is just changing out the lookup value to opportunity from the child entity.
Now that the code has been done, there is one last thing we need to do before installing to Dynamics 365

FirstPlugin26

Open properties in the project
Choose Signing

FirstPlugin27
FirstPlugin28

Choose sign the assembly and new. Write something and choose a password. Click OK when you are done.
Now we can build the solution (right click on project or hit F6)

FirstPlugin29

In the bottom of the screen you should see something like this:

FirstPlugin30

Registering the plugin

Open the tools you downloaded earlier in the guide

FirstPlugin31

Create a new connection and connect to your CRM system. In the list of organizations. Choose the one you have created the entities for.

FirstPlugin32
FirstPlugin32

Browse

FirstPlugin34

Now locate the plugin you created as .dll file. Open your project in file explorer, and you will find a bin/Debug folder. Here you should find the DLL. In my case it was “SumProduktLinjer.dll”.

FirstPlugin35

Now hit register plugin. When done, click close. You can now refresh the view to see the plugin.
The next thing we need to do is register steps and images for Create/Update/Delete. The step is a definition of when it should fire, and the image is a definition of what the product line looks like before or after the actual save to the database. If you don’t understand what I mean, just copy what I do.
Create:

FirstPlugin36
FirstPlugin37

Register the step, and then we create an Image

FirstPlugin38
FirstPlugin39

Make sure you choose Post Image, because on the create there is no Pre. The record doesn’t exist yet. If you wonder why I call it image here? It is because our code refers to this as image.

FirstPlugin40

Now we have to do the same for Update and Delete.

FirstPlugin41
FirstPlugin42
FirstPlugin43
FirstPlugin44

IMPORTANT Delete command does not use post image. Only PRE image

FirstPlugin45

The reason is that there is nothing there after the delete. Therefore, we have to see what the value was before the delete was done in the database.
The result should be something like this:

FirstPlugin46

3 steps and 3 images.

The final result

Create new opportunity and hit save. Now add a new product from the new product subgrid

FirstPlugin47

(this is quick create in Norwegian)

FirstPlugin48

After you save, refresh the opportunity

FirstPlugin49

In the upper right-hand corner (Estimated revenue) is now 100 nok? NB!! Remember that there is a setting for opportunity that is either system calculated, or user defined for Estimated Revenue. Make sure it is user defined.
If you get any other errors, you need to look at the attribute names in your code. Make sure they are 100% correct, and that they might be case sensitive in the query.
Congratulations. You have now created the first plugin.

tallent

Digitaliseringens glemte avdeling

Digitaliseringen har gått gjennom hele bedriften og alle er nå fornøyde, men kan det være noen du har glemt?

tallent

Salgsavdelingen har fått sitt CRM-system og har full kontroll over sine potensielle kunder.

Markedsavdelingen har fått et markedsføringsverktøy som hjelper dem til å automatisere sitt løp for inngående markedsføring.

Finansavdelingen har full kontroll på alle finansielle transaksjoner og lagerstatus, her hjelper systemet til at ingenting glipper.

Ledergruppen jubler fordi de endelig har fått verktøy som viser hele kundesyklusen fra markedsavdelingen får etablert kontakten og gjort dem interessert, til salgsavdelingen tar kontakt og gjennomfører et salg, til fakturering og oppfølging av betaling og marked sin videre jobb med å beholde dem som kunder. Arbeidsdagen er blitt mye bedre, mye takket være gode digitale verktøy som systematiserer og forenkler hverdagen til ansatte.

Hva med HR og dine ansatte? Hvor er de i digitaliseringsløpet ditt? Har du tenkt på at dine ansatte er den viktigste ressursen du har? Ved å investere i et nytt HCM-verktøy (Human Capital Management) kan gjøre arbeidsdagen enklere for hele bedriften.

Hvor skal man starte? Hva bør et nytt HCM-verktøy hjelpe deg med?

Rekruttering

  • Finne nye ansatte?
  • Hjelpe deg i rekrutteringsprosessen?
  • Holde oversikt over CV’er som er kommet inn?
  • Samle tilbakemeldinger fra alle som er involverte i prosessen?

Onboarding

  • Holde kontakt med den ansatte før de starter?
  • Forberede den ansatte før hun eller han starter?
  • Gjøre den nyansatte forberedt til første dag?

Daglig drift

  • Holde oversikt over alle ansatte?
  • Vise ansattes merkedager (som når de er ansatt eller bursdag)?
  • Gi ledere og mellomledere et verktøy for å ha medarbeidersamtaler?
  • Gi ansatte mulighet til å gi tilbakemeldinger til andre ansatte når det måtte passe?
  • Ha en egen portal hvor den ansatte selv administrerer sine opplysninger?
  • Ha en egen portal hvor ledere har oversikt over sine ansatte?
  • Ha full kontroll over sertifiseringer som utløper og kurs som er tatt og må tas?
  • Oppgaver som må gjøres når det kommer en nyansatt?
  • Kunne finne hvilke kompetanser de ansatte har?
  • Kunne se alle ledige stillinger i hele bedriften?
  • Hva om du kunne finne et HCM-verktøy som kan gjøre dette og mye mer? 

Hadde ikke det vært fint? Tenk om det i tillegg kunne ha et enkelt brukergrensesnitt, være tilgjengelig på alle enheter og ligge i skyen? For en utopi det vil være om dette ikke koster 1 million å implementere og så mer til for lisenser og hosting.

Jeg mener Microsoft Dynamics 365 for Talent er verktøyet som gir deg alt dette og jeg kan vise deg hvorfor i en demonstrasjon. Ta kontakt på e-post eller telefon 913 15 019

 

frokostseminar

Opplev GDPR i praksis ved bruk av Microsoft Office 365

Velkommen til gratis frokostseminar Onsdag 14.mars kl.08:15

frokostseminar

Velkommen til gratis frokostseminar på Clarion Hotel Tyholmen, Arnedal Onsdag 14.mars kl.08:15.
Registrering og nydelig mat fra kl.08:15
Foredrag kl.08.45 til 10:00

Ny personvernlovgivning trer i kraft mai 2018 og kravene for å behandle personopplysninger innskjerpes ytterligere.

Dette seminaret handler om å beskytte samt overvåke GDPR-relaterte data i Office 365 og relaterte tjenester med praktiske eksempler

Vi demonstrerer metoder for å oppdage, klassifisere, beskytte og overvåke personopplysninger

gdpr3

Hovedtema:

  • Vurder og administrer ditt risikobilde.
  • Sikre sensitive data
  • Overvåke lekkasje av personopplysninger.

Seminaret er verdifullt for både eksisterende og potensielle Office 365 brukere.

Moderne Office 365:

Til slutt tar vi en titt på Moderne Office 365 og Communication Sites, vi ser hvordan man kan lage maler til denne ved hjelp av Site Design og Azure.

Foredragsholdere: Luc Marolt & Kjetil Ødegaarden

kjetil-o
Kjetil
Seniorkonsulent
SharePoint/.NET
luc
Luc
Seniorkonsulent
SharePoint/Office 365
mscloudsec

Microsofts skytjenester og sikkerhet

Microsofts skyplattform er etablert og driftet med meget stort fokus på sikkerhet. Dataene er sikret på mange nivåer både fysisk og i den digitale sfæren. Kunden eier sine egne data og har full kontroll på dem, inkludert hvor disse er lagret. Dataene i Microsofts skytjenester ment for det Europeiske markedet er lagret i Europa, i to datasentre henholdsvis i Irland og Nederland. Data lagres i Irland, med backup og «reserve» i Nederland. Microsoft lagrer ikke data utenfor regionen, heller ikke i USA. Amerikanske myndigheter har ikke tilgang til dataene som er lagret utenfor egne landegrenser, og må gå gjennom det enkelte lands rettssystem for eventuelt å få innsyn i dataene.

mscloudsec

Dette er spesielt viktig for kunder i strengt regulerte bransjer eller i land med strenge databeskyttelseslover. Norge er et slikt land og blir i tillegg underlagt kravene i GDPR direktivet. Microsofts skytjenester tilfredsstiller kravene til informasjonssikkerhet for å lagre og behandle personopplysninger, også det som kan betraktes som sensitive. Microsoft har en generell databehandleravtale som tilfredsstiller norske myndigheters krav og GDPR.

Sikkerheten er godt dokumentert gjennom en omfattende sertifisering av tjenestene. Kravet til revisjon av sikkerhet er ivaretatt ved at 3.dje part foretar sertifisering. Det at persondataene ikke er lagret på norsk jord er ikke et problem med hensyn på myndighetenes krav.

Slik beskyttes dine data i Microsofts skytjenester:

Fysisk sikring: Datasentrene i Irland og Nederland er meget godt sikret med flere lag, og et meget begrenset antall personer har fysisk tilgang. Avanserte alarmsystemer og video-overvåkning hindrer uvedkommende adgang. De som har fysisk tilgang må autentisere seg med biometriske data, og har ikke tilgang til data lagret på servere.

Kryptering av data både når de er lagret i datasentrene, og når de er under transport til brukere, og mellom datasentrene i Irland og i Nederland.

Tilgang for Microsofts personell eller system til kundedata: (Inside-trussel): Microsofts personell har ikke tilgang til kundedata under normal drift, og har heller ikke behov for det. Ved de meget sjeldne gangene en teknikker trenger adgang til kundedata for feilsøking for en kunde, må en leder i Microsoft gi tilgang. Dette begrenser Microsoft-ansattes tilgang til dine data. Microsoft analyserer ikke data for å bruke dette i markedsføring på noen måte (Datamining).

Backup: Microsoft tar backup av dine data.

Tilgang: Azure Ad styrer tilgang og kan settes opp med 2 faktor autentisering for utvalgte brukere (Administratorer). Man kan ha 2 faktor-autentisering utenfor kontoret. Det stilles også krav til brukerens passord.

Overvåkning: Kundens administrator blir varslet ved mistenkelig aktivitet.

Tap av data ved sletting: Dette er håndtert gjennom tilgjengelige tjenester i Office 365.

Data på avveie: Egne brukere forhindres fra å sende sensitive data ut av organisasjonen ved klassifisering og policies.

Katastrofeberedskap: Håndtert gjennom 2 datasentre i 2 ulike land. Redundans og eget backupregime.

Kontaktinformasjon

meetup

Microsoft-guru Vesa Juvonen gjestet Oslo

7 februar var vi i Point Taken verter for det kvartalsvise møtet i Norwegian Office 365 Community. Norwegian Office 365 Community er et uavhengig fagmiljø for utviklere, IT pro, forretnings- og sluttbrukere der målet er å dele kunnskap på tvers av produktene.

Foredragsholdere denne kvelden var Vesa Juvonen, Senior Program Manager i Microsoft som snakket om Microsofts roadmap for SharePoint, og Chris Givens, Microsoft MVP og sikkerhetsarkitekt i Soliance, som snakket om GDPR og Azure, fra et teknisk ståsted.

meetup2

Det ble en hyggelig kveld hvor rundt 30 kunder og leverandører hadde tatt seg tid til et lite avbrekk fra en travel hverdag.
Chris ga oss spennende innsikt i hvordan en bedrift kan implementere sikkerhet i Azure for å tilfredsstille GDPR-kravene, som trer i kraft 25 mai.

Vesa forklarte hvorfor SPFX fokuserer på React, og under Vesas innlegg kom Chris kom med litt spennende innsikt om ytelse i Office 365.

Det ble en super kveld som varte til godt ut på kvelden.

Luc-GDPR-2

Få fart på GDPR-forberedelsene dine!

I januar hadde vi et fullsatt frokostseminar i Kristiansand, med fokus på bruk av Office 365 integrated Security og Compliance center.

Vi viste deltakerne hvordan Office 365 gir dem mulighet for enkelt å finne, klassifisere, beholde eller fjerne persondata, for å møte de kommende kravene i GDPR som trer i kraft allerede 25.mai 2018.

I tillegg demonstrerte vi hvordan man kan opprette regler som hindrer tap av sensitive data og bruke innebygde verktøy for å møte kravene i GDPR og eventuelle andre krav til beskyttelse av data.

Luc-GDPR-2

Mange av deltakerne var overrasket over hvor mye funksjonalitet som Office 365 tilby for å beskytte dokumenter, e-post og filer lagret i OneDrive for Business, Outlook og SharePoint. De samme verktøyene kan brukes for å analysere data lagret i tradisjonelle filservere.

Mange av deltagerne måtte innrømme at de ikke hadde startet forberedelsene til innføringen av GDPR direktivet – og vi har en mistanke om at de ikke er alene. Derfor kommer vi med et oppfølgende tilbud for å få fart på GDPR-forberedelsene ettersom mai nærmer seg med stormskritt.

Vi ønsker å tilby en unik tilnærming i Office 365 for å hente ut umiddelbare gevinster til en begrenset kostnad for bedriften.

Vår GDPR-forberedelse-pakke inkluderer følgende:

  • Point Taken setter opp et gratis Office 365-testmiljø med 25 fullt ut funksjonelle brukerlisenser (E5).
  • Vi setter opp søkekriterier som definerer personlige og sensitive data sammen med kunden. Vi kan også importere et begrenset utvalg av data til Office 365 eller bruke eksisterende fillagre.
  • Vi setter opp Office 365 Security & Compliance Centre for informasjonsbeskyttelse og søk. Dette for å finne personlige og sensitive data og sikre at de ikke sendes ut av miljøet.
  • Vi gjennomfører opplæring slik at du kan fortsette å bruke verktøyene i fremtiden.
  • Vi vil også fortelle om funksjonalitet i Office 365 som vil gi deg merverdi i verktøy du allerede har til rådighet.

Etter 30 dager avgjør du om du vil avslutte testperioden eller konvertere løsningen til ordinær drift med det antall lisenser du har behov for. Point Taken bistår om dere har behov for å flytte mer data til Office 365.

Høres dette ut som noe din bedrift trenger?

Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon 90 09 50 88 eller e-post  for en uforpliktende dialog om muligheter og pris .

repeat_customers_forums

Unngå fellene ved migrering til skyen

Unngå fellene ved migrering til skyen

Flere og flere bedrifter opplever at det blir mer og mer kaotisk etter at fellesdisken er flyttet til skyen. Dette kan skyldes mangel på god planlegging.

repeat_customers_forums

Når bedriften går over til skytjenester, får de ansatte lettere tilgang til sine arbeidsflater. Filer og info kan lett hentes frem og jobbes videre med via mobil og nettbrett, og materiellet blir mye lettere å finne enten de er på jobb, hjemme eller på reise. Men tilgang til skyen åpner også for at de ansatte kan lage sine egne rutiner og installere produkter som ikke er en del av produktporteføljen til bedriften.

Jeg har sett eksempler på ansatte som oppretter lukkede bedriftssider på Facebook, lagrer og deler bedriftens filer med sin private DropBox-konto, eller inviterer andre til å jobbe sammen i dokument på Google Disk uten å sette tilganger. I prinsippet kan i alle tilfellene ovenfor hvem som helst få tilgang til filene og dermed misbruke dem eller skade bedriften. Ofte er disse programmene tatt i bruk i mangel på strategi fra ledelsen og at tilgjengelige programmer ikke dekker behovet. Men hva skjer når eieren av kontoen blir sykemeldt, drar på ferie eller slutter? Hva om flere skal jobbe i dokumentene? Hvilken versjon gjelder, og hvem gjorde endringer sist?
Resultatet blir da at bedriften mister kontroll på hvor dokumentene ligger!

Legg en strategi

Før du begynner, bør bedriften derfor kartlegge hva som skal nås av hvem. Spesielt filer og dokumenter er det viktig å ha en god plan på. Skal dette deles, og med hvem? Ofte jobbes det sammen om å forfatte en presentasjon, tilbud eller avtale. I Office 365 kan man jobbe samtidig i samme dokument, og spore endringer. Men da må man ha en strategi på hvordan man får til dette! Andre behov som sikkerhet, søkbarhet, struktur og evt. tilgangsbegrensninger er sentral i en slik prosess.
En ting jeg har erfart mange bedrifter overser, er at de ulike avdelingene ofte har ulike rutiner og behov. Dette bør også kartlegges slik at dette også ivaretas. Det er mange måter å jobbe på i Office 365 også, samtidig som filer og dokumenter ligger i samme struktur! Dermed kan den nye skytjenesten tas i bruk samtidig som de ansattes rutiner ikke blir for avvikende.

Velg teknologi

Når kartleggingen er foretatt, kan man tenke på teknologi. Med Teams, Planner, OneDrive, SharePoint og andre programmer som allerede finnes inkludert og klar til bruk i Office365-lisensen, kan man løfte bedriftens effektivitet og smidighet på et høyere nivå! Men uten kartlegging og strategi kan disse programmene bli brukt på feil måte og dermed gjøre hverdagen mer kaotisk.
Når det gjelder sikkerhet, finnes det teknologier som setter regler for hva som kan deles, og bedriften har mer kontroll på hvem som mottar eller kan lese den. Data Loss Prevention (DLP) kan f.eks brukes til å forhindre at epost ikke blir sendt til feil person, Information Rights Management (IRM) kan fjernstyre tilganger til dokumenter selv om de allerede er kommet på avveie. Den nyere Azure Information Protection (AIP) og Azure Rights Management (ARM) kan også være et alternativ for å merke sensitive dokumenter slik at de ikke kan deles til hvem som helst.

Når bedriften skal flytte lisensene til Office 365 fra lokale installasjoner av Office-produkter som Word, Excel og PowerPoint, får de ansatte også tilgang til en rekke nyttige programmer i Office 365 som gjør det morsommere å jobbe! Får å få best mulig utnyttelse av disse programmene bør det legges en strategi for at bedriften får en mer effektiv og morsommere hverdag.

Når strategien for migreringen er satt, er det enklere å gjøre en kontrollert utrulling av hele eller deler av porteføljen i organisasjonen.
Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon 90 09 50 88 for å vite mer om migrering til Office 365.

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88