nintexstand

European SharePoint Conference 2017

Hvert år samler European SharePoint Conference ESPC, SharePoint, Office 365 og Azure-eksperter fra hele verden på ett europeisk sted for den største konferansen i sitt slag. Siden starten i 2011 har ESPC vokst til over 2000 deltakere over fire dager. Årets arrangement gikk av stabelen i Dublin 13. til 16.November

bilde1

nintexstand

Her ser vi fire av Point Taken’s fem deltakere som besøker standen til Nintex, fra v. Kjetil Ødegaarden, Gaute Kramvik, Josh Waldo -Nintex CCO, Patrick Hosh – Nintex EMETEA TE Manager MVP Thorbjørn Værp og Morten Pelle Korsmo, Reidar Husmo var ikke tilstede da bildet ble tatt. Her ser vi fire av Point Taken’s fem deltakere som besøker standen til Nintex, fra v. Kjetil Ødegaarden, Gaute Kramvik, Josh Waldo -Nintex CCO, Patrick Hosh – Nintex EMETEA TE Manager, MVP Thorbjørn Værp og Morten Pelle Korsmo, Reidar Husmo var ikke tilstede da bildet ble tatt.

Keynotes

Åpnings-keynoten ble holdt av Jeff Teper Microsoft Corporate Vice President, Office, SharePoint & OneDrive, også kalt “the father of SharePoint”. Men også de andre tre keynote foredragsholderne var skikkelige tungvektere i vår bransje; Benjamin Niaulin, Microsoft Regional Director, MVP, fra ShareGate. Rafal Lukawiecki snakket om nytt og trendy Machine Learning og AI. Sist men ikke minst fikk vi innblikk i SharePoint Patterns and Practices fra grunnleggeren Vesa Juvonen, Senior Program Manager, Microsoft, USA

jeff

Her ser vi Jeff Teper snakke om SP og OneDrive4B cloud momentum siste 12 mnd. En vekst som er større enn alle foregående år til sammen.

Lærdommer

Sånn overordnet så er det helt klart at tilpassede løsninger heretter må lages med SPfx (SharePoint framework) og deployes med PnP, videre vil vi se at tilganger styres mer og mer med Groups (Unified Groups). Her illustrert med bilde fra en sesjon med Dan Holme – markedssjef i Microsoft.

dan

Vi vil også få tilgang til muligheter for å oppgradere klassiske sider direkte til en Group med tilhørende moderne lister, nyheter og rammeverk, der tilganger blir ivaretatt (ikke nested AD grupper). Og selvsagt om man ønsker kan gruppens funksjonalitet utvides med Microsoft Teams.

group

Det mest spennende er kanskje site design som slippes en eller annen gang før jul og gir mulighet for å lage maler som kan velges dersom man oppretter en moderne site fra Sharepoint-landingssiden. I skrivende stund er det tilgjengelig 3 forskjellige standard Microsoft-maler å velge i, men dette kan utvides med egendefinerte maler. Dette betyr at man kan tilpasse type siter som opprettes innenfor en organisasjon. Tenk prosjekt, hr, prosess eller andre typer siter som man oppretter mye av.

Mye spennende nytt også for brukere, noe som jeg vil trekke frem og som mange har savnet er at det ble demonstrert en enklere deling som ikke krever at mottakeren har en LiveID men kun vil trenge en verifikasjonskode (endelig! ? ). Løsning blir rullet ut nå og ble lovet tilgjengelig for alle mot slutten av desember 2017, i samme lansering blir det også en forbedret og forenklet oversikt over delingen:

deling

For dere som savner gode gamle dokumentinformasjonspanel (DIP) fra Office 20072010 med metadata fra SharePoint kan jeg glede deg med at denne kommer tilbake på nyåret:

dip

Under konferansen ble også muligheten for å opprette appkatalog på site Collection nivå lansert. Foreløpig er denne bare tilgjengelig gjennom REST, men PowerShell og API kommer. For utviklere kan nevnes at det er like rundt hjørnet med asset packaging som betyr enklere pakking og deployment av spfx-webdeler. I tillegg er api for å deploye og installere app’ene på plass allerede. Mer utviklernytt: “Angular Elements” ble presentert av Rob Wormald fra Google. Foreløpig er dette på konseptstadiet – det blir spennende å se hva som kommer!

Neste år er konferansen i København fra 26. til 29. november

copenhagen2018

Vi sees der ? Hilsen Thorbjørn, Gaute, Kjetil, Pelle og Reidar.

dip-is-back

The all mighty Document Information Panel (DIP) is back!

Great news every one, the DIP(Document Information Panel) is back, it is ready for use NOW! At Ignite, Microsoft announced that the DIP will be coming back in 2018. Today I was scrolling through the Office 365 Admin Message Center, and found some interesting news, and started to check it out with my colleagues, and VOILA!

dip-is-back

It seems like it is only available in Word 2016. We have not got it to work in Excel or PowerPoint. It is called the “SharePoint Property Panel”. And we only got it to work on the newest version of Office Pro Plus. See picture for details.

We have tested the tricky data types; Taxonomy, PeoplePicker ++. They all work. The taxonomy is a bit unresponsive, so you might want to resize the SharePoint Properties Panel(SPP) to be a bit wider than necessary, but it works.

You can find the SPP in the ribbon in Word. “View” > “Properties”. Inside the SPP you have two tabs, “Document” and “SharePoint. The document tab have the standard word properties, such as Author, Comments and such.

dip-produkt-information

More information can be found here. It says that is going to be released in the January 2018, but I guess you just have to have the right version.

Please note: In the December 2017 CU for SharePoint 2013 this feature became availible. I could not find anything in the release notes stating when it became availible for SharePoint 2016, but in one environment we checked when the SharePoint Properties pane was released it did not work. Now we are on Mars 2018 CU on the same environment, and it works!

Happy SharePoint-Proproperties-Editing-in-Word!

More information:

https://technet.microsoft.com/en-us/office/mt465751

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Updating-content-management-for-the-cloud/ba-p/106615

ptcanada

Point Taken Til Canada

Point Taken etablerer base i Canada

Point Takens SharePoint eksepert Christian Engelschiøn riser i sommer tilbake til helege Ingstads vinterkvarter i Canada.

I 2013 var han en av deltagerne som fant Helge Ingstads Vinterkvarter som er omtalt i boken “Pelsjegerliv”. Også i 2010 var han i Canada for å lete etter stedet, men den gang uten resultat. I år skal han bruke kvarteret som base og gå dagsturer i området, i tillegg til at de skal lete etter ytterligere minner og spor etter Ingstad.

Med seg på turen har han en annen erfaren villmarksmann: Vidar Bruun fra Jessheim.

ptcanada

De to har også planlagt å gå til Artillery Lake der målet er Crystal Island. En engelsk aristokrat bodde her etter å ha fått nok av overklasselivet i England. Det sies at eventyreren bodde i en hule.

De ansatte i Point Taken kan følge turen gjennom daglige oppdateringer og sporingsinfo fra en medbrakt GPS med satelittforbindelse.

crm_smal

Point Taken vokser og skal ansette 10 nye spesialister

Point Taken har stor pågang av oppdrag og vi ser etter flere dyktige folk.

Vi er opptatt av kvalitet og kompetanse og ser først og fremst etter seniorprofiler med erfaring fra Microsoft plattform. Du ønsker å jobbe i et spesialistselskap som investerer i sine ansatte.

Vi ønsker oss 10 nye medarbeidere i tillegg til de 7 vi har ansatt allerede i år.

crm_smal

Vi ser etter:
* Front-end utviklere med gode JavaScript-kunnskaper, (REACT, VUE, Knockout el.) som ønsker å jobbe med fremtidsrettet teknologi som Azure og Office 365 som også syns det er helt greit å utnytte kraften i hyllevare.

  • Full-stack utviklere som ønsker til å jobbe med Azure og Office 365 for våre Enterprise-kunder og være med å lage forretningskritiske løsninger.
  • Dyktige Dynamics 365/CRM utviklere og konsulenter som vil jobbe med sky og liker å snakke med kunder.
  • Rådgiverprofil/Prosjektleder med teknisk kompetanse til å lede våre store og små prosjekter. Bør ha erfaring fra leveranse av sky-prosjekter og syns det er like morsomt å snakke med kunder som å telle timer. Digital samhandling, dokumenthåndtering, arkiv og avviksløsninger, salg og markedsføring er blant løsninger vi leverer.
  • Azure-spesialister og spesialister på sikkerhet i Azure og Office 365. Ta direkte kontakt i en av våre kanaler så tar vi hyggelig en prat.
atp-rapportering

Advanced Threat Protection i Office 365

Dataangrep er en reell trussel mot din bedrift, og de blir mer og mer avanserte og vanskeligere å unngå. Vi ser at angrepene blir mer sofistikerte. Gjerne kommer det en e-post med godt norsk språk som ser legitim ut, eller en e-post som ser ut som den kommer fra firmaets toppsjef.

Ofte havner ondartede eposter i innboksen til brukerne. Da er det fort gjort å klikke på et vedlegg eller en lenke som starter et angrep.

Office 365 har som standard et svært godt spamfilter, men den følger generelle regler og beste praksis for å hindre spam e-post. Ved å aktivere og konfigurere Advanced Threat Protection (ATP) i Office 365 får du en ekstra barriere som sikrer bedriften mot at uvedkommende får kjørt ondartede programmer på brukernes PCer.

ATP er en epostfilter-tjeneste som gir deg ekstra støtte mot avanserte angrep mot din bedrift.

Funksjoner som ATP gir deg er følgende:

  • Beskyttelse mot ukjent “malware” (skadevare) og virus
  • Sanntids-beskyttelse mot ondartede koblinger sendt via epost
  • Rapportering

Klarerte vedlegg

Vi konfigurerer opp hvordan ATP skal håndtere vedlegg.

atp-vedlegg

Klarerte koblinger

Regelen for klarerte koblinger settes opp og man velger hvordan den skal håndtere forskjellige situasjoner.

atp-klarerte-koblinger

Rapportering

Rapportering er tilgjengelig under “Sikkerhet og Samsvar” i Administrasjonssenteret. Her kan en zoome inn på de forskjellige grafene og søylene for å se hvilke avsender/mottaker-adresser som blir angrepet og hvilken type skadevare eller virus som blir forsøkt levert til brukerne.

atp-rapporteringKort oppsummert er Advanced Thread Protection noe alle bedrifter bør vurdere å aktivere på sin Office 365 tenant. Lisenser for dette kan kjøpes separat som «Avansert trusselvern for Exchange Online». Om du allerede har Office 365 E5 lisenser i din tenant er tjenesten allerede etablert og det eneste som trengs er litt konfigurasjon.

Kontakt Point Taken i dag for å få rådgivning og hjelp til å etablere ATP i din bedrift.

scheduledtask

Migrate SharePoint site content with Sharegate using powershell

Migrate SharePoint site content with Sharegate using powershell

Here’s an example of how to use PowerShell to migrate content from SharePoint On-premises to Office365 or SharePoint 2016. I use PowerShell to export the On-premises lists to a csv-file, add parameters to the copy-commandlet to adjust the migration type (e.g. only changed files since last migration), also Scheduling tasks to run off peak hours.
Read on 🙂

Step 1 – Get lists!

First things first, let’s get a csv file to work with. You can use the following example with PowerShell ISE:

#Export lists to CSV
Import-Module Sharegate
#Site to get the lists from, add username and password if it's different from the windows credentials
$username = "username"
$password = ConvertTo-SecureString "password" -AsPlainText -Force
$site = Connect-Site -Url "http://sp.example.com/example/" UserName $username -Password $password
#Path to export the CSV to, will create the folder if it doesn’t exist
$csvExportPath = "C:SharegateReportscsv"
if(!(Test-Path -Path $csvExportPath -PathType Container))
{
New-Item -ItemType directory -Path $csvExportPath
}
#Get lists from the specified site and export it to CSV
$lists = Get-List -Site $site | Export-Csv -Path "$($csvExportPath)Example.csv" -Encoding UTF8 -Delimiter ","

Supply the username and password for the site you want to connect to. You can remove the password parameter if you want a password prompt every time you run the script.
It will create a folder if needed to export the csv-file to. Change the value to where you want the csv-file.
The last part will get all the lists in the specified site and export the list to a csv-file. You can limit the lists you get by adding the -Name parameter. This parameter is wildcard supported. An example: $lists = Get-List -Site $site -Name Example,A*
This will only get the list called Example and every list starting with “A”. For detailed information about the Get-List commandlet, visit https://support.share-gate.com/hc/en-us/articles/115000597387-Get-List

Step 2 – Copy Lists!

Now that we have a csv-file with the lists we want to copy, we can use it to copy content. Here’s an example:

#Copy lists from a csv-file
Import-Module Sharegate
#Specify the csv containing the lists you want to copy, example "C:example.csv"
$csv = "C:example.csv"
$lists = Import-Csv -Path $csv -Encoding UTF8 | select -ExpandProperty title
#The source of the copy, add username and password if it's different from the windows credentials
$sourceUrl = "http://sp.example.com/example/"
$userNameSource = "username"
$passwordSource = ConvertTo-SecureString "password" -AsPlainText -Force
#Connecting to the source
$sourceSite = Connect-Site -Url $sourceUrl -UserName $userName -Password $password
#The destination of the copy, add username and password if it's different from the windows credentials
$destinationUrl = "https://example.sharepoint.com/example/"
$userNameDestination = "username"
$passwordDestination = ConvertTo-SecureString "password" -AsPlainText -Force
#Connecting to the destination
$destinationSite = Connect-Site -Url $destinationUrl -UserName $userName -Password $password
#Path used for reports. Will create the folder if it does not exist
$reportPath = "C:SharegateReports"
if(!(Test-Path -Path $reportPath -PathType Container))
{
New-Item -ItemType directory -Path $reportPath
}
#Incremental update setting, add -CopySettings $copySettings to the copy commandlet if you want to use incremental update
$copySettings = New-CopySettings -OnContentItemExists IncrementalUpdate
#Copy every list in the csv and export the reports
$counter = 0
foreach ($list in $lists)
{
$counter++
Write-Progress -Activity 'Copying lists' -CurrentOperation $list -PercentComplete
(($counter / $lists.count) * 100)
$result = Copy-List -SourceSite $sourceSite -Name $list -DestinationSite $destinationSite
$result Export-Report $result -Path $reportPath -DefaultColumns
}

First you need to specify the csv-file you want to copy from. Then you need to specify the source and destination sites, along with the correct usernames and passwords.
Change the report path if you want to export the reports to a different path.
The foreach loop will go through every list in the csv-file and copy the lists to the destination site. You can add different parameters to the Copy-List commandlet to adjust the copy behavior. Incremental update for example you would add -CopySettings $copySettings
For detailed information about the Copy-List commandlet, visit https://support.share-gate.com/hc/en-us/articles/115000597727-Copy-List
For the full Sharegate PowerShell documentation, visit https://support.share-gate.com/hc/en-us/categories/204661007-PowerShell

Scheduled task

Here’s a tip: Use Task Scheduler to schedule a migration. This can be helpful to plan a migration during off peak hours without having to start the script manually.

scheduledtask

Happy Migration! 🙂

code

Updating single and multi value taxonomy fields using PnP-JS-Core

Point Taken is the leading SharePoint, Office 365 and Nintex consultancy in Norway.

All the devs in Point Taken are heavy users of the awesome repos provided on https://github.com/SharePoint. But even though our SharePoint dev lives have become easier we still encounter challenges and general SharePoint weirdness. This is one of those cases.

A little background: one of our clients wanted an application that would copy predefined tasks into project sites based on the project type. Some of these columns were taxonomy fields, both single and multi value. Updating term values in taxonomy fields using PnP-JS-Core (and REST in general) proved to be a bit of a struggle, and here are our discoveries.

Single value term fields can be updated using the code provided in this issue on GitHub

A single value taxonomy field is updated like this:

const listWeWantToUpdate = pnp.sp.web.lists.getByTitle('ListWeWantToUpdateTitle');

listWeWantToUpdate.getListItemEntityTypeFullName()
    .then((entityTypeFullName) => {

        const updateObject = {
            Title: 'Item title', // Only included as an example
            SomeSingleValueTaxonomyField: {
                __metadata: { type: 'SP.Taxonomy.TaxonomyFieldValue' },
                Label: 'LabelOfTerm', // field label - you can also use the Id returned in rest calls here
                TermGuid: '7dc9d5f8-16c2-48f2-88f7-90db39c7afb7', // field guid
                WssId: -1 // fake
            }
        };

        listWeWantToUpdate.items.add(updateObject, entityTypeFullName)
            .then((updateResult) => {
                console.dir(updateResult);
            })
            .catch((updateError) => {
                console.dir(updateError);
            });
    });

But what about fields with multiple values?

Based on the replies in the issue mentioned JSOM is the way to go, but where’s the fun in that? After trying the obvious variations of the code above it was time to turn to Google.

A bit of digging brought up blog posts by Jason Lee and Beau Cameron who had already cracked this nut in REST – the answer: use the InternalName of the hidden note field.

So first we need to get the corresponding note field and then we need to write a term string to it. Now we only had to figure out how to make this work in PnP-JS-Core.

A multi value taxonomyfield is updated like this:

const listWeWantToUpdateMulti = pnp.sp.web.lists.getByTitle('ListWeWantToUpdateTitle');

// Example of a term string.
// You can also use the Id returned in rest calls instead of the full label
const termString = '-1;#SomeTerm|02ee415b-99c4-448b-8727-7daa2a4a281;#-1;# SomeOtherTerm |0e2f40d9-09ac-406e-b102-630e8dadade6;';

// If the name of your taxonomy field is SomeMultiValueTaxonomyField, the name of your note field will be SomeMultiValueTaxonomyField_0
const multiTermNoteFieldName = 'SomeMultiValueTaxonomyField_0';

listWeWantToUpdateMulti.getListItemEntityTypeFullName()
    .then((entityTypeFullName) => {
        listWeWantToUpdateMulti.fields.getByTitle(multiTermNoteFieldName).get()
            .then((taxNoteField) => {
                const multiTermNoteField = taxNoteField.InternalName;
                const updateObject = {
                    Title: 'Item title', // Only included as an example
                };
                updateObject[multiTermNoteField] = termString;

                listWeWantToUpdateMulti.items.add(updateObject, entityTypeFullName)
                    .then((updateResult) => {
                        console.dir(updateResult);
                    })
                    .catch((updateError) => {
                        console.dir(updateError);
                    });
            });
    });

And there you go. Hope this information was useful to you

Update May 31st 2017:
A friendly Belgian reader pointed out that the code for multi value fields was missing an important step. The term string should be inserted into the corresponding note field and not the taxonomy field itself. The code has been updated to reflect this important detail.

fungerte-ikke

Får du ikke åpnet invitasjoner til filer i OneDrive eller SharePoint?

Opplever du at du ikke får åpnet invitasjoner til dokumenter i Office 365? Dette kan skyldes at du allerede er innlogget med en annen konto da du klikket på lenken.

Didnotwork

I praksis vil det si at alle som klikker på lenken i en invitasjon kan logge inn for å se dokumentet. Brukeren blir riktignok opprettet i Office 365, men brukernavnet kan være et annet enn det det er delt til. En deling er allikevel unik og første person som logger seg inn får delingen knyttet opp mot kontoen.

Løsning

Administratorer kan logge seg inn i administrasjonspanelet for OneDrive https://admin.onedrive.com/?v=SharingSettings og sette innstillingene for behandling av delinger. Det viktigste er å huke av at bare inviterte e-postadresser kan åpne invitasjoner. Dokumentet må enten deles en gang til, eller brukeren må logge seg på med den kontoen som er registrert i din lokale Office 365. Dette gjelder både for dokumenter som ligger i SharePoint, Teams og OneDrive For Business.

Anbefalt innstilling:

sharingsettings
Les også:
Her bør du lagre filene dine
Vil du vite mer om å flytte filer og dokumenter i skyen? Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon +4790583665

wheretosavefiles

Hvor skal jeg lagre dokumentene mine?

wheretosavefiles

Med tiden har det kommet mange løsninger på å lagre dokumenter. Hvor skal så dokumentene lagres? Lokalt på c-disken? På bedriftens fellesdisk? I skyen? Hva hvis PC’en blir ødelagt eller stjålet? Hva hvis jeg får virus på PC’en?

Det finnes flere svar. Først må du stille deg spørsmålet om hvilket formål dokumentene og filene har.

• Er dokumentene private eller personlige?
• Skal andre kunne se eller redigere i dokumentene?
• Skal dokumentene tilhøre en mal?
• Kan samme dokument tilhøre flere mapper?

Her er svaret!

Feriebilder, filmer, private søknader og brev til det offentlige osv. som du regner som private og ikke skal deles med andre på jobben, bør lagres i OneDrive Personal. Dette programmet følger med din Windows-PC og er privat. Dokumentene her kan ikke deles, men sikrer backup i skyen hvis PC’en blir ødelagt eller borte.
Timelister, ansettelseskontrakter, dokumenter fra medarbeidersamtale og jobbrelaterte dokumenter du ikke skal dele med andre på jobben, bør lagres i OneDrive for Business. Innhold her kan deles med andre dersom det er ønskelig, men er i utgangspunktet personlig.

Alle jobbrelaterte dokumenter og filer som logoer, jobbrelaterte bilder, avtaler, tilbud, kundedokumenter, skisser, dokumentasjon og alt annet som er interessant for andre i bedriften bør ligge i SharePoint. I SharePoint kan man søke i det tekstlige innholdet, og samme fil kan ligge flere steder i hierarkiet uten at det er duplisert. I SharePoint ivaretas også alle endringer og versjoner slik at man kun trenger et dokument.

Notater fra møter og seminarer bør lagres i OneNote. I dette programmet kan du raske skrive ned og ta bilder og tegne skisser uten at du behøver å lagre eller tenke på hvor de skal lagres. Du kan eksportere fra OneNote til Word og andre formater når de er ferdigskrevet, dersom du ønsker det.

Microsoft Teams er et nytt skudd på stammen til Office 365. Dette er et desktop-program som kombinerer SharePoint, OneNote, sanntidsdiskusjon og mye mer i ett og samme program. Teams er godt egnet for ledergruppa eller prosjekter som har høy aktivitet i en begrenset periode. Her kan man både diskutere i sanntid på samme måte som på Facebook, men i tillegg skrive møtenotater og lagre dokumentene på ett og samme sted – og innholdet er søkbart! Sikkerheten er også ivaretatt og du har kontroll på hvem som kan se innholdet.

wheretosavefilesteams

SharePoint, OneDrive for Business, Teams og OneNote er en del av Office 365 og er de sikreste lagringsmulighetene vi har i skyen pr. dag. Ting deles bare dersom du ønsker det, og alle eksterne delinger logges og kan kontrolleres på flere nivåer.
wheretosavefilesoptions

Finn igjen det du har lagret

Med Office 365 henger alle programmene tett sammen. E-post, Word, Excel, PowerPoint og SharePoint snakker sømløst sammen. Jeg anbefaler derfor å benytte mulighetene med OneDrive for Business og SharePoint hvis bedriften allerede har dette. Ved å søke i SharePoint finner du igjen alle dokumentene og filene. Der kan du nemlig søke på innhold i dokumentene også.

Hva med Dropbox og Google Disk?

Selv har jeg brukt både Dropbox og Google Drive i flere år. Min erfaring er at dette er gode programmer til å lagre filer og dokumenter som ikke skal deles med andre. Jeg har erfart at filer og dokumenter er delt offentlig uten å vite om det. Det har vært kritisk i flere anledninger for min del, og opplever at det også er veldig kritisk for en bedrift.

Et annet viktig aspekt ved å bruke slike programmer er administrasjon av brukere. Med Office 365, SharePoint, Teams og OneDrive for Business og alle øvrige produkter fra Microsoft, ligger alle brukerne i et Active Directory som ivaretar sikkerheten i organisasjonen. Slutter man i en bedrift, mister man alle tilganger automatisk.

Vil du vite mer om å flytte filer og dokumenter i skyen?
Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon +4790583665

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88