repeat_customers_forums

Unngå fellene ved migrering til skyen

Unngå fellene ved migrering til skyen

Flere og flere bedrifter opplever at det blir mer og mer kaotisk etter at fellesdisken er flyttet til skyen. Dette kan skyldes mangel på god planlegging.

repeat_customers_forums

Når bedriften går over til skytjenester, får de ansatte lettere tilgang til sine arbeidsflater. Filer og info kan lett hentes frem og jobbes videre med via mobil og nettbrett, og materiellet blir mye lettere å finne enten de er på jobb, hjemme eller på reise. Men tilgang til skyen åpner også for at de ansatte kan lage sine egne rutiner og installere produkter som ikke er en del av produktporteføljen til bedriften.

Jeg har sett eksempler på ansatte som oppretter lukkede bedriftssider på Facebook, lagrer og deler bedriftens filer med sin private DropBox-konto, eller inviterer andre til å jobbe sammen i dokument på Google Disk uten å sette tilganger. I prinsippet kan i alle tilfellene ovenfor hvem som helst få tilgang til filene og dermed misbruke dem eller skade bedriften. Ofte er disse programmene tatt i bruk i mangel på strategi fra ledelsen og at tilgjengelige programmer ikke dekker behovet. Men hva skjer når eieren av kontoen blir sykemeldt, drar på ferie eller slutter? Hva om flere skal jobbe i dokumentene? Hvilken versjon gjelder, og hvem gjorde endringer sist?
Resultatet blir da at bedriften mister kontroll på hvor dokumentene ligger!

Legg en strategi

Før du begynner, bør bedriften derfor kartlegge hva som skal nås av hvem. Spesielt filer og dokumenter er det viktig å ha en god plan på. Skal dette deles, og med hvem? Ofte jobbes det sammen om å forfatte en presentasjon, tilbud eller avtale. I Office 365 kan man jobbe samtidig i samme dokument, og spore endringer. Men da må man ha en strategi på hvordan man får til dette! Andre behov som sikkerhet, søkbarhet, struktur og evt. tilgangsbegrensninger er sentral i en slik prosess.
En ting jeg har erfart mange bedrifter overser, er at de ulike avdelingene ofte har ulike rutiner og behov. Dette bør også kartlegges slik at dette også ivaretas. Det er mange måter å jobbe på i Office 365 også, samtidig som filer og dokumenter ligger i samme struktur! Dermed kan den nye skytjenesten tas i bruk samtidig som de ansattes rutiner ikke blir for avvikende.

Velg teknologi

Når kartleggingen er foretatt, kan man tenke på teknologi. Med Teams, Planner, OneDrive, SharePoint og andre programmer som allerede finnes inkludert og klar til bruk i Office365-lisensen, kan man løfte bedriftens effektivitet og smidighet på et høyere nivå! Men uten kartlegging og strategi kan disse programmene bli brukt på feil måte og dermed gjøre hverdagen mer kaotisk.
Når det gjelder sikkerhet, finnes det teknologier som setter regler for hva som kan deles, og bedriften har mer kontroll på hvem som mottar eller kan lese den. Data Loss Prevention (DLP) kan f.eks brukes til å forhindre at epost ikke blir sendt til feil person, Information Rights Management (IRM) kan fjernstyre tilganger til dokumenter selv om de allerede er kommet på avveie. Den nyere Azure Information Protection (AIP) og Azure Rights Management (ARM) kan også være et alternativ for å merke sensitive dokumenter slik at de ikke kan deles til hvem som helst.

Når bedriften skal flytte lisensene til Office 365 fra lokale installasjoner av Office-produkter som Word, Excel og PowerPoint, får de ansatte også tilgang til en rekke nyttige programmer i Office 365 som gjør det morsommere å jobbe! Får å få best mulig utnyttelse av disse programmene bør det legges en strategi for at bedriften får en mer effektiv og morsommere hverdag.

Når strategien for migreringen er satt, er det enklere å gjøre en kontrollert utrulling av hele eller deler av porteføljen i organisasjonen.
Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon 90 09 50 88 for å vite mer om migrering til Office 365.

fungerte-ikke

Får du ikke åpnet invitasjoner til filer i OneDrive eller SharePoint?

Opplever du at du ikke får åpnet invitasjoner til dokumenter i Office 365? Dette kan skyldes at du allerede er innlogget med en annen konto da du klikket på lenken.

Didnotwork

I praksis vil det si at alle som klikker på lenken i en invitasjon kan logge inn for å se dokumentet. Brukeren blir riktignok opprettet i Office 365, men brukernavnet kan være et annet enn det det er delt til. En deling er allikevel unik og første person som logger seg inn får delingen knyttet opp mot kontoen.

Løsning

Administratorer kan logge seg inn i administrasjonspanelet for OneDrive https://admin.onedrive.com/?v=SharingSettings og sette innstillingene for behandling av delinger. Det viktigste er å huke av at bare inviterte e-postadresser kan åpne invitasjoner. Dokumentet må enten deles en gang til, eller brukeren må logge seg på med den kontoen som er registrert i din lokale Office 365. Dette gjelder både for dokumenter som ligger i SharePoint, Teams og OneDrive For Business.

Anbefalt innstilling:

sharingsettings
Les også:
Her bør du lagre filene dine
Vil du vite mer om å flytte filer og dokumenter i skyen? Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon +4790583665

wheretosavefiles

Hvor skal jeg lagre dokumentene mine?

wheretosavefiles

Med tiden har det kommet mange løsninger på å lagre dokumenter. Hvor skal så dokumentene lagres? Lokalt på c-disken? På bedriftens fellesdisk? I skyen? Hva hvis PC’en blir ødelagt eller stjålet? Hva hvis jeg får virus på PC’en?

Det finnes flere svar. Først må du stille deg spørsmålet om hvilket formål dokumentene og filene har.

• Er dokumentene private eller personlige?
• Skal andre kunne se eller redigere i dokumentene?
• Skal dokumentene tilhøre en mal?
• Kan samme dokument tilhøre flere mapper?

Her er svaret!

Feriebilder, filmer, private søknader og brev til det offentlige osv. som du regner som private og ikke skal deles med andre på jobben, bør lagres i OneDrive Personal. Dette programmet følger med din Windows-PC og er privat. Dokumentene her kan ikke deles, men sikrer backup i skyen hvis PC’en blir ødelagt eller borte.
Timelister, ansettelseskontrakter, dokumenter fra medarbeidersamtale og jobbrelaterte dokumenter du ikke skal dele med andre på jobben, bør lagres i OneDrive for Business. Innhold her kan deles med andre dersom det er ønskelig, men er i utgangspunktet personlig.

Alle jobbrelaterte dokumenter og filer som logoer, jobbrelaterte bilder, avtaler, tilbud, kundedokumenter, skisser, dokumentasjon og alt annet som er interessant for andre i bedriften bør ligge i SharePoint. I SharePoint kan man søke i det tekstlige innholdet, og samme fil kan ligge flere steder i hierarkiet uten at det er duplisert. I SharePoint ivaretas også alle endringer og versjoner slik at man kun trenger et dokument.

Notater fra møter og seminarer bør lagres i OneNote. I dette programmet kan du raske skrive ned og ta bilder og tegne skisser uten at du behøver å lagre eller tenke på hvor de skal lagres. Du kan eksportere fra OneNote til Word og andre formater når de er ferdigskrevet, dersom du ønsker det.

Microsoft Teams er et nytt skudd på stammen til Office 365. Dette er et desktop-program som kombinerer SharePoint, OneNote, sanntidsdiskusjon og mye mer i ett og samme program. Teams er godt egnet for ledergruppa eller prosjekter som har høy aktivitet i en begrenset periode. Her kan man både diskutere i sanntid på samme måte som på Facebook, men i tillegg skrive møtenotater og lagre dokumentene på ett og samme sted – og innholdet er søkbart! Sikkerheten er også ivaretatt og du har kontroll på hvem som kan se innholdet.

wheretosavefilesteams

SharePoint, OneDrive for Business, Teams og OneNote er en del av Office 365 og er de sikreste lagringsmulighetene vi har i skyen pr. dag. Ting deles bare dersom du ønsker det, og alle eksterne delinger logges og kan kontrolleres på flere nivåer.
wheretosavefilesoptions

Finn igjen det du har lagret

Med Office 365 henger alle programmene tett sammen. E-post, Word, Excel, PowerPoint og SharePoint snakker sømløst sammen. Jeg anbefaler derfor å benytte mulighetene med OneDrive for Business og SharePoint hvis bedriften allerede har dette. Ved å søke i SharePoint finner du igjen alle dokumentene og filene. Der kan du nemlig søke på innhold i dokumentene også.

Hva med Dropbox og Google Disk?

Selv har jeg brukt både Dropbox og Google Drive i flere år. Min erfaring er at dette er gode programmer til å lagre filer og dokumenter som ikke skal deles med andre. Jeg har erfart at filer og dokumenter er delt offentlig uten å vite om det. Det har vært kritisk i flere anledninger for min del, og opplever at det også er veldig kritisk for en bedrift.

Et annet viktig aspekt ved å bruke slike programmer er administrasjon av brukere. Med Office 365, SharePoint, Teams og OneDrive for Business og alle øvrige produkter fra Microsoft, ligger alle brukerne i et Active Directory som ivaretar sikkerheten i organisasjonen. Slutter man i en bedrift, mister man alle tilganger automatisk.

Vil du vite mer om å flytte filer og dokumenter i skyen?
Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon +4790583665

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88