Gode rutiner for effektivt hjemmekontor

Tiltakene for å hindre spredning av Coronaviruset har ført til at mange bedrifter har flyttet de ansatte inn på hjemmekontor. I den anledning blir vi utfordret på nye måter. De fleste er vant med å ha møter der noen av de ansatte sitter på hjemmekontor, men når alle gjør det, kan det være lurt å ta med seg noen gode tiltak og virkemidler for å gjøre disse møtene enklere.  

Det vi ser en del av, er at arbeidsgivere gjerne mangler en plan med gode rutiner for hvordan jobbe effektivt fra hjemmekontor. Det holder ikke å bare rulle ut Teams, det må også være noen føringer for hvordan den ansatte skal forholde seg til å jobbe hjemmefra. Disse rutinene bør ikke bare ta arbeidspraktiske hensyn, men også inkludere det sosiale aspektet. En av de store fordelene med at de ansatte er samlet på kontoret er at man kan se hverandre, det blir vanskeligere, og er en god utfordring.  

De fleste som prøver dette, har gode erfaringer, og opplever at konferansemøter med mange deltagere fungerer overraskende bra. Men for at de skal fungere så godt som mulig, kan det være lurt å implementere noen rutiner. Dette gjelder ikke bare for de ansatte, men også for ledelsen. Det er fremdeles en del fordommer mot hjemmekontor, men om det skal fungere er det viktig at hele bedriften er med på å prøve det ut.  

Her er noen forslag til rutiner du kan evaluere for din bedrift:

  • Tilby de ansatte gode verktøy: Microsoft har økt lisensperioden E1-lisens til 6 måneder, og du kan rulle ut gratisversjonen av Teams frem til Januar 2021. E1-lisensen inneholder alt de ansatte trenger for produktivitet, Teams, Planner, SharePoint og web-versjonene av Word, Excel, PowerPoint og OneNote.  
  • Business as usual: For de fleste kontorarbeidere kan hverdagen fint gå som normalt fra hjemmekontoret. Oppretthold vanlige møter, jobb med vanlige oppgaver. Ta situasjonen som en utfordring og ha en positiv innstilling også til problemer som oppstår underveis.  
  • Forbered deg på produktivitet: Hvis du ikke allerede har det; invester i en god stol, mus, tastatur og en skjerm. Det er slitsomt å se på en laptop-skjerm hele dagen, og en får fort vondt av å sitte i sofaen og jobbe. Ved å ha gode fysiske verktøy så vel som digitale, gjør du arbeidssituasjonen litt enklere. Pass også på at arbeidsplassen din er komfortabel, og litt skjermet mot støy og distraksjoner. 
  • Bruk et planleggingsverktøy: Det er fremdeles en del fordommer om ansatte som utnytter hjemmekontor som bare slapper av og ikke jobber. Ved å sette klare mål for dagen, får du bedre kontroll på fremgangen. Bruk Planner for å vise hva du jobber med, og rapportere på status. Rapporter gjerne daglig, det gir deg som ansatt også oversikt over hvordan du ligger an.  
  • Møteskikk: Følg rutiner for møteskikk, start møter med mikrofonen mutet og hold den på mute helt til du har noe å si. Møteledere bør gi litt ekstra tid etter at noen har sagt noe, i tilfelle noen andre ønsker å skyte inn. Det er viktig å unngå situasjoner der to eller tre snakker høyere og høyere for å overdøve den andre. Alle skal bli hørt, men man må – som på et fysisk møterom – vente på tur.  
  • Fokustid: Det er lett å bli distrahert, særlig om du for eksempel har barn eller en partner som også er hjemme. Pass derfor på å sette av en del tid der du jobber uforstyrret.  
  • Det sosiale: Fortsett å være sosial! Det er fort gjort å føle seg ensom og alene når man sitter for seg selv, og det er nok mange som fort savner den sosiale atmosfæren på kontoret. Men det er ingen grunn til å sitte for seg selv, alle kollegene er bare noen få tastetrykk unna. Inviter noen kolleger til å spise lunsj sammen, eller ring opp en kollega bare for å slå av en prat. Det er sannsynlig at vedkommende også setter pris på den sosiale tilstedeværelsen. Hvis man sitter i et prosjekt, kan det også være fint å ha en pågående konferansesamtale der alle prosjektdeltagerne er pålogget når mulig, men mutet.  
  • Ergonomi: En god arbeidsplass gjør ofte underverker for både kropp og produktivitet. Pass på at du har en god sittestilling, og varier den i løpet av dagen. Reis deg opp og strekk ut iblant.  
  • Gå ut: Bare fordi du er på hjemmekontor, betyr ikke det at du må være innendørs hele dagen. Ta en jobbtelefon ute i sola, eller sett deg på en benk ute og jobb en times tid om du har anledning til det.  
  • Følg vanlige rutiner: Husk frokost, spis lunsj til vanlig tid og start og avslutt arbeidet som vanlig. Og ta gjerne på jobbklær på hjemmekontoret.  

Om du ikke allerede har en løsning for hjemmekontor, kan vi informere om at Microsoft har forlenget prøvetiden på den gratis prøveversjonen av Office 365 E1 til 6 måneder.  

samhandling-1

Om dere bruker Teams for møter og dere opplever problemer med klienten, anbefaler vi å bruke web-versjonen. Den finner dere alltid her: https://teams.microsoft.com.  

Forøvrig har Microsoft også kommet med noen veldig gode tips for å holde seg produktiv når du jobber fra hjemmekontor, de finner du her: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/10/staying-productive-while-working-remotely-with-microsoft-teams/ 

Mer effektiv med tastatursnarveier i Teams

Etter å ha brukt Teams-klienten en stund, har du sikkert blitt kjent med hvor alle menyvalgene er, men visste du også at det finnes et utvalg smarte tastatursnarveier for å navigere enda raskere i Teams?

Her er mine oftest brukte Teams-snarveier:

CTRL + N (New) – Tar deg direkte til en ny chat der du kan taste inn navnet på den du ønsker å chatte med. Når du taster inn navnet, kommer også hele samtalen dere har hatt inn i chatvinduet. Legg også merke til nedtrekkspilen, som lar deg gi chatten et navn om dere er flere deltagere.

CTRL + E (Explore) – Søkefeltet i Teams (og Office-programmene generelt) er svært nyttig og fungerer stort sett utmerket. Når du trykker inn snarveien, åpner søkefeltet seg umiddelbart og du kan begynne å søke, nyttig om du f.eks sitter i et Teams-møte, og du kjapt trenger å få søkt opp et relevant dokument eller samtale. 

CTRL + SHIFT + M (Mute) – Det kan være litt irriterende at panelet med Mute-knappen forsvinner når du ikke rører på musepekeren etter en stund. Med denne snarveien, trenger du ikke tenke på knappen.

Andre nyttige snarveier er: CTRL + 1,2,3,4,5,6 (blar mellom Teams-funksjonene) og så må vi ikke glemme CTRL + + (plusstegn) og CTRL + – (minustegn) som lar deg zoome i Teams-vinduet. Svært nyttig om du f.eks har åpnet et Word eller Excel-dokument i Teams.

Det finnes mange flere snarveier tilgjengelig i Teams, du kan se alle ved å gå hit: https://support.office.com/en-us/article/keyboard-shortcuts-for-microsoft-teams-2e8e2a70-e8d8-4a19-949b-4c36dd5292d2

Webinar Office365 + Noark5

As cool as PowerApps could be

At Point Taken we have been promoting the use of Microsoft PowerApps (being part of the PowerPlatform) significantly since its inception.

Many customers have been following our advice using PowerApps to build custom apps delivering immediate benefits to their business. Most of these apps are tailored to a specific business context, but today I want to present to you a more generic concept that is both effective and supercool!

How about building a simple “webshop” for your company in just a couple of simple steps using PowerApps? You can use it e.g. to sell company specific items (fashion, gadgets, …) or to handle internal hardware/software requests.

Somebody wants to order a new laptop or phone? Use the company webshop displaying only the models and configurations that your company policy allows for.

Just a few clicks and both an internal order slip is sent to purchasing while the employee is receiving a confirmation email! The content of the webshop can be easily updated anytime. The webshop can be accessed from a laptop (internet browser), tablet or smartphone.

Are you interested to discover how PowerApps can be used to build a flashy webshop for your organization?

Simply contact Knut Skogvold on +47 90 09 50 88 or email to discuss how we could take it from there.

Sjekk når Microsoft overfører deg til nytt grensesnitt i CRM

Vi har tidligere skrevet en artikkel om at du fra 1. oktober 2020 blir tvunget over til nytt grensesnitt i Dynamics 365 CRM. Nå er det klart at de første kundene blir overført allerede fra Januar/februar!

Ved å logge inn på https://runone.powerappsportals.com/my-environments/ (som administrator) kan du se når Microsoft overfører ditt/dine miljø over til nytt grensesnitt. Du får en liste over alle miljøer og kan se når de skal overføres (datoformat mm/dd/yyyy).

Som du ser av bildet under har vi to miljø som vil oppdateres 24 april 2020 og et miljø som oppdateres 25 september (som er den siste fredagen før 1 oktober og den siste dato alle miljø kommer til å bli oppgradert til nytt grensesnitt).

Bilde fra mine miljøer

Dersom du ser at dato for endringen for ditt produksjonsmiljø kommer for tidlig kan du som global tenant administrator sende inn en forespørsel om du kan flytte dato. Du kan uansett ikke bruke det gamle grensesnittet etter 25. september 2020.

Tomas Holseth

Ta kontakt med Tomas Holseth på tlf: 900 89 264 dersom du behøver bistand til å oppgradere til nytt grensesnitt.

“Nytt” grensesnitt i Dynamics 365 CRM

Det klassiske Dynamics CRM grensesnittet

Det klassiske grensesnittet har vært bygget opp på denne måten siden CRM 2013. Det har vært flere forskjellige varianter, men dette er slik vi kjenner navigasjonen i CRM (Eller Dynamics 365 for Customer Engagement).

Klassisk grensesnitt

De siste to årene har det vært to ulike utseender på CRM. Den store nyheten fra Microsoft 10.September 2019 er at det klassiske grensesnittet vil forsvinne i sin helhet fra 1. oktober 2020. Det vil si at du har rundt 1 år på deg til å oppgradere til det nye grensesnittet.

Nytt grensesnitt

Det nye grensesnittet har vært i bruk i ca 2 år og 80% av alle som bruker Dynamics CRM i dag bruker dette grensesnittet. Dersom din bedrift ikke bruker det nye grensesnittet er det definitivt på tide at der gjør dette nå, i god tid før det gamle grensesnittet forsvinner!

I bildet under ser du hvordan det nye grensesnittet ser ut. For dere som har jobbet lenge i Dynamics CRM vil dere se at denne navigasjonen er nærmere utseendet til CRM 2011, men med mange flere muligheter og flottere navigering!

Dersom du behøver bistand til å oppgradere til det siste grensesnittet for CRM er det bare å ta kontakt!

Andrea Blas

Leger uten Grenser

Andrea Blas, MSF outreach nurse in Bambari, during a children’s consultation day at Elevage’s health centre, Bambari.
Early morning breefing at the Doctors Without Borders (MSF) logistics base in Conakry, Guinea. Doctors without Borders (MSF) is launching a large scale measles vaccination campaign in Conakry, the capital of Guina. Since the beginning of the year there have been 3468 confirmed cases and 14 deaths dues to measles in Guinea.

Bakgrunnen

Leger uten grenser (MSF) kontaktet Microsoft i håp om å få hjelp til en løsning for å kunne gjennomføre målinger av levevilkår i land de skal etablere seg i. Målingene som ble gjort skulle skape et grunnlag for lønnsnivåer som er forventet for de forskjellige rollene til leger, sykepleier, sikkerhetsvakt, vaskepersonell osv.

Prosessen

Leger uten Grenser sender “benchmarkers” ut til organisasjoner rundt omkring i verden som intervjues. Mange av lokasjonene rundt omkring kan også befinne seg i områder uten internet. På bakgrunn av intervjuene ender de opp med en rapport som skal samstilles pr land. Dette er en lang og manuell prosess for samstilling av data.

Løsningen

Ved å kombinere Power Platform og PowerBI kunne Point Taken lage en løsning som gir umiddelbare resultater etter at intervjuet er logget i applikasjonen. Dette gir muligheter for raskere beslutningsstøtte som er viktig i land der nye hjelpeorganisasjoner skal etablere seg.

Point Taken valgte å gjøre oppdraget pro bono for å støtte Leger uten grenser sitt viktige arbeid.

resco.net

Den mobile applikasjonen ble bygget på Resco, som gir brukere 100% offline funksjonalitet.

Les mer om løsningen på digi.no

Les mer om seminaret.

Microsoft 365 Multifaktor autentisering

I forbindelse med nasjonal sikkerhetsmåned har jeg skrevet en artikkel hvor jeg forklarer fordelene med Microsoft sin multifaktor autentisering og hvordan du kommer i gang med det.

Enkel start

Det absolutt enkleste steget for å starte med sikring av dine bedriftsdata er ved å aktivere multifaktor autentisering for dine brukere. Ved bruk av MFA blir faktoren for å stjele data et hakk vanskeligere da det kreves både brukernavn, passord OG en faktor fra enten Authenticator app eller telefoni tjenester som SMS eller Tale. Vi anbefaler at dette er aktivert for ALLE brukere i ditt miljø. Ved kjøp av Microsoft 365 eller Office 365 så har man denne funksjonen med i lisensen og dermed er det kun aktivering som gjenstår.

Dersom man tar en “Soft” start ved å ta i bruk MFA, bør man starte med at alle kontoer som har administrasjonsrettigheter skal ha MFA aktivert – dette er roller som Global Administrator, Exchange Administrator, SharePoint Administrator osv. deretter slår man dette på for alle brukere.

Hva kreves av brukeren?

Brukeradopsjonen er enkel og det medfører liten “støy” i organisasjonen ved å aktivere MFA. Konsekvensen er at brukere vil få et “ekstra” påloggingsbilde hver 14. dag hvor de må bekrefte passord og en ekstra faktor.

Man kan konfigurere bruk av forskjellige faktorer som App godkjenning, App kode, SMS Kode eller verifikasjon ved en oppringing. Jeg anbefaler bruker av App godkjenning da dette krever minst av brukeren.

Når man benytter Azure AD integret med sine tredjeparts applikasjoner vil man automatisk også få MFA for disse applikasjonene, derfor er det viktig å etablere bruk av Azure AD som identitetsdatabase for alle applikasjoner som støtter dette.

Hvordan komme i gang?

Hvordan kommer man raskt i gang med MFA?  – Dersom man er administrator i ditt Office 365 miljø, kan man logge inn på admin.microsoft.com og ved hjelp av tre enkle steg kommer du i gang:

  1. Velg brukere
  2. klikk på fanen “Multifaktor autentisering”
  3. søker du opp brukere du vil aktivere og klikker “Enable”

Neste gang brukeren logger inn på Office.com vil brukeren bli bedt om å legge inn ekstra sikkerhetsinformasjon på sin bruker. I den prosessen aktiveres også MFA og bruker velger hvilken faktor han vil benytte basert på de tilgjengelige valgene.

Så enkelt kan det være! – men det er lurt å tenke igjennom aktiveringen samt å informere organisasjonen godt i forkant av aktiveringen. For best mulig brukeradopsjon anbefaler jeg å legge ut en bruksanvisning så guider brukere gjennom registreringen. 

Lurer du på noe angående multifaktor eller identitets håndtering så ta kontakt så hjelper vi deg.


Julian

Jeg ønsker deg lykke til mot en sikrere hverdag !

Vil du lære mer om Multifaktor autentisering? Du finner mer informasjon på min egen blogg (på engelsk);

intune0

Microsoft Intune

Når vi snakker om skyen er «Device management» for mange et “glemt” kapittel, i alle fall for små og mellomstore bedrifter i Norge. Device management i skyen ble tidligere omtalt som MDM (Mobile device management), og mange tenkte nok at det bare gjaldt for Mobiler og nettbrett, – men tiden har endret seg og MDM omfavner nå PC og Mac`er også!

Microsoft sin Intune-løsning har støtte for både Windows, MacOS, Android og iOS pr. dags dato. Dette betyr at de støtter de største operativsystemene som brukes ute i norske bedrifter.

Men hvorfor trenger akkurat du dette? Er det ikke greit at de ansatte selv har kontroll på maskinene? Jo, kanskje, men hvordan håndterer vi da bedriftens data som lagres på de ansattes telefoner eller pc`er?

Med Office 365 er bedriftens data veldig enkel å få tilgang på, det holder at man logger seg inn på “office.com” med brukernavn og passord (+ MFA selvsagt) så har man derfra tilgang til epost, felles dokumenter i SharePoint, hjemmekatalogen i OneDrive for business eller andre sky-tjenester som er tilgjengeliggjort igjennom portalen.

Ok, så hva skal Intune hjelpe til med?

Overordnet i en cloud only konfigurasjon vil det se slikt ut:

blog-image-1
Registrering av enheter som kan få tilgang til bedriftens data 

Ved at brukernes enheter registreres i firmaportalen (Intune-app) eller i Azure AD så vil man få kontroll på hvilke enheter brukerne har og får tilgang til bedriftens data med.

Sette krav til enheten

Man kan lage samsvars krav til enhetene, som for eks. krever at maskinen har Antivirus, er oppdatert med siste oppdateringer og har kryptering av harddisken, før den blir markert som en “godkjent enhet”. For Windows 10-maskiner kan man konfigurere opp til 28 sjekker, for MacOS opp til 18 sjekker. Man kan virkelig sette krav til enheten man skal dele alle bedriftshemmelighetene med.

Slippe inn ansatte basert på hvilken enhet de kommer fra

– Ved bruk av Conditional Access sammen med Intune kan man kreve at enheten skal være “Compliant» i henhold til samsvarskravene vi konfigurerte i punktet over, om man skal kunne logge på “Office.com” og starte SharePoint.

blog-image-3

Når man nå har registrert de mobile enhetene, som brukerne også bruker for personlige filer, får man et skille på bedriftsdata og personlige data i applikasjonen. Dette betyr at dersom enhetene blir stjålet, eller at den ansatte slutter i firmaet, kan man ved et par klikk slette bedriftens data (dokumenter, epost osv.) 
Man vil kunne blokkere datakopiering mellom den private delen av applikasjonen og den bedrifts-eide delen.

blog-image-4

groupsteams

Getting better control over Office 365 groups when using MS Teams

Many of our customers are starting or continue to use Microsoft Teams as an effective company-wide collaboration tool. Most of these companies are encouraging their Office 365 users to set up their own MS Teams initiative, resulting sometimes in an unstructured array of Teams but implicitly also in a pile of (unwanted) Office 365 groups. Every time a Team is created an Office 365 group with the same name is also created in the background. Imagine only the number of groups including the word “test”. To avoid this situation requires being more restrictive when it comes to crating new Teams or Office 365 groups in general.

One fancy way of doing this can be as follows: 
  • Create a new Security (not Office 365) Group called e.g. “Office 365 Group Creators” and add selected members
  • Restrict the creation of Office 365 Groups to only members of this group. For this use the PowerShell script below “LimitO365GroupCreation.ps1”
  • Create a simple SharePoint custom list with the fields required to create Office 365 Groups (Name, Description, Alias, etc.). Allow access for everyone
  • Publish a MS Flow to that list that allows filling out the Group details by the end-user and then sends it to one or several approvers
  • When approved an Office 365 Group Creator creates the Office 365 group that will be allowed for Team creation


Here is the challenge: 

  • Only the Office 365 Group Creators can create new Teams
  • But they can only use Office 365 Groups that they are an owner off
  • For security reasons they cannot be permanent owners of those groups
  • The Group Creator should only be a Group Owner for the duration of creating the Team

To achieve this one of the Office 365 Group Creators launches the PowerShell script below “NewTeam.ps1”

  • The script prompts for the necessary information
  • Adds the user to the Group as an Ownero Allows for manual Team Creation
  • There is a snatch here: to create a new Team using PowerShell this can (for now) only be done using the Group ID. However, the Group ID (for now) cannot be obtained using PowerShell hence user interactivity of some kind is required
  • Downgrades the user to a Group Member (Owners cannot be deleted from a Group)
  • Removes the member from the Group

If you want to hear how we can assist you to make your Office 365 environment more productive simply contact Knut Skogvold on +47 90 09 50 88 or e-mail customer service in Point Taken. 

PowerShell scripts:

LimitO365GroupCreation.ps1

$GroupName = "Office 365 Group Creaters"
$AllowGroupCreation = "False"

Connect-AzureAD

$settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id
if(!$settingsObjectID)
{
      $template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | Where-object {$_.displayname -eq "group.unified"}
    $settingsCopy = $template.CreateDirectorySetting()
   New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $settingsCopy
   $settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id
}

$settingsCopy = Get-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID
$settingsCopy["EnableGroupCreation"] = $AllowGroupCreation

if($GroupName)
{
    $settingsCopy["GroupCreationAllowedGroupId"] = (Get-AzureADGroup -SearchString $GroupName).objectid
}

Set-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID -DirectorySetting $settingsCopy

(Get-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID).Values

NewTeam.ps1

#Create credential object
$credObject = Get-Credential
#Import the Exchange Online ps session
Write-Host "Connecting to Exchange online (ignore any warnings)" -ForegroundColor DarkCyan
$ExchOnlineSession = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $credObject -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $ExchOnlineSession
Write-Host Connection successful! -ForegroundColor Green
$User = Read-Host -Prompt 'What is your email address?'
$GroupName = Read-Host -Prompt 'What is the Group Name? Use NO "quotes"!!'
Write-Host Adding $User as a group owner now to $GroupName -ForegroundColor DarkCyan
Write-Host This can take a few seconds... -ForegroundColor Yellow
Add-UnifiedGroupLinks –Identity $GroupName –LinkType Members –Links $User
Add-UnifiedGroupLinks –Identity $GroupName –LinkType Owners –Links $User
Write-Host Create the Team and return here when finished -ForegroundColor Green
Pause
Write-Host Removing the user from the group again -ForegroundColor DarkCyan
Remove-UnifiedGroupLinks –Identity $GroupName –LinkType Owners –Links $User -Confirm:$false
Remove-UnifiedGroupLinks –Identity $GroupName –LinkType Members –Links $User -Confirm:$false
Write-Host User removed from $GroupName! -ForegroundColor Green
Write-Host Finished! -ForegroundColor Yellow
Pause

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88