Hvorfor er menybåndet i Teams så kronglete og vanskelig å bruke!

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er tredje og siste bloggen i serien, og den vil handle om menybåndet i Teams. Klikk her for del 1. Se del 2 her

 

I nye Word Online, som er Word-programmet som Teams bruker, har Microsoft gjort store endringer på hvordan menybåndet ser ut og fungerer. Nå tar menybåndet bare halvparten så stor plass i høyden, og avhengig av hvor bred skjerm du har, får du automatisk flere eller færre valg i menyen.

Dette er genialt for brukere på flere plattformer, f.eks. hvis du er på en mobiltelefon eller nettbrett. Men, for mange som jobber på større skjermer kan det føles mer kronglete, siden det er et nytt og annerledes grensesnitt.

Heldigvis er det tradisjonelle menybåndet fremdeles på plass, det er bare litt skjult! Helt på høyresiden av menybåndet finner du denne lille knappen:

Når du trykker på den, får du den samme menylinjen som du får i skrivebordsversjonen av Word! Og ikke nok med det, den skalerer også i forhold til skjermen du bruker, så om du for eksempel sitter på et nettbrett, kan du fortsatt bruke den.

 

 

Hvordan kan jeg ha to dokumenter oppe samtidig i Teams?

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er den andre bloggen i serien, og den vil handle om hvordan man kan ha to dokumenter oppe samtidig i Teams. Se del 1 her, og følg med for del 3! 

 

Nå like før sommeren kom muligheten for å «poppe ut» én til én-chatter, det vil si at du kan høyreklikke på en chat også åpner den seg i et nytt vindu, så du kan fortsette å bruke Teams mens du snakker med en eller flere kolleger. Det samme gjelder for møter, som nå som standard åpner seg i et nytt vindu.

Men hva med dokumenter? Jo du kan åpne dokumentet i skrivebordsprogrammet, og så åpne et annet dokument i Teams og ha de side om side, og det fungerer som regel greit, men da er du ikke lenger i konteksten av Teams, og mister funksjonalitet som f.eks. samtaler, og du må ha Word installert på maskinen.

Den alternative løsningen er heldigvis ganske enkel. Visste du at Teams faktisk er en rendyrket nettapplikasjon? Det fine med det, er at det er nesten helt det samme om du bruker web-versjonen eller skrivebordsversjonen. Du får bittelitt mer funksjonalitet på skrivebordsversjonen, men web-versjonen fungerer i de aller fleste tilfeller på akkurat samme måte.

For å åpne et annet dokument, kan du altså bare åpne en nettleser og gå til: https://teams.microsoft.com. Da kommer du inn på Teams på web – og som regel sendes du rett inn til teamet du har åpent. Du kan ha så mange Teams-vinduer åpne som du vil, men dersom du har mer enn to vinduer åpne samtidig, vil Teams gå i «Sovemodus» for ett av vinduene og kreve at du bekrefter at «Jeg er her fremdeles» når du bytter tilbake.

 

Hvorfor er det ingen «Del» eller «Kopier kobling»-knapp i Word i Teams?

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er den første bloggen i serien, og den vil handle om hvordan man deler et Word-dokument direkte til Teams. Følg med for del 2.

Du har opprettet et Word-dokument i et team og jobbet litt med det, nå ønsker du at andre i teamet skal se på det og komme med innspill. Men hvordan deler du egentlig et dokument rett fra Word i Teams?

Dette er det mange som lurer på, og her har nok kanskje grensesnittet litt å gå på når det kommer til hvordan du egentlig skal dele et dokument med Teams. Riktignok finnes det en «Del»-knapp, dersom du står i Word og velger «Fil»-fanen, får du opp ett sidepanel med «Del», men denne gir deg en «Bygg inn»-kode slik at du kan «Bygge inn dokumentet på bloggen eller nettstedet». Det vi ønsker er jo å dele et dokument med en kollega.

På de fleste kurs, blir du opplært til at du nå må ut av dokumentet og inn på teamets «hovedside», altså innlegg, og der bruke Vedlegg-funksjonen for å legge ved dokumenter. Dette er et veldig godt mønster å lære seg, siden du da kan dele andre typer dokumenter også som f.eks PDF-dokumenter.

Men, det finnes altså en enda bedre måte i Teams. Øverst til høyre i Word i Teams, har du knappen «Samtale». Når du klikker på denne og skriver noe, opprettes en samtale som et innlegg i teamet, og siden du står i et dokument, vedlegges automatisk også en lenke til dokumentet!

Dersom du nå også «@-omtaler» noen av kollegene i teamet (du kan ikke @-omtale personer som ikke er medlem i teamet) – får de en notifikasjon om at du ønsker å dele noe med de!

Samtalen kan dere fortsette enten i Samtale-fanen i dokumentet, eller i teamets innlegg. Nye svar på samtalen vil automatisk også vises i samtalefanen i dokumentet.

 

 

Nye Microsoft Edge, en fantastisk nettleser!

I denne bloggposten vil jeg gi deg 10 tips og grunner til at du bør begynne å bruke nye Microsoft Edge foran Internet Explorer, Chrome, Safari, Opera, Firefox og selvsagt gamle Edge.

Kort forklart er den nye Edge nettleseren bygd helt fra bunnen av, basert på Chromium, som er en åpen kildekode nettleserprosjekt drevet av Google. Googles egen nettleser Chrome, er basert på Chromium. Chrome er allerede manges favoritt, og med nye Microsoft Edge får du nå mange av de samme mulighetene som du har i Chrome, i tillegg til flere funksjoner som er bra for oss som bruker Internett.

  1. Profiler: En egen jobb-profil med Single Sign-on. Edge gir deg muligheten til å ha profiler på samme måte som Chrome. Dette er spesielt nyttig for oss som er konsulenter og som jobber med flere kunder samtidig. Men, det er også nyttig for våre kunder, fordi du enkelt kan lage en profil i Edge og knytte den opp mot din Microsoft 365-identitet på jobb. Da vil du være innlogget i Microsoft 365-universet med den profilen. Om du har en privat Microsoft-konto (outlook.com / live.com), så kan du ha en privat og en til jobb. Veldig greit, og ekstremt ryddig.
  2. Internet Explorer-kompabilitet: Det er mange bedrifter som fortsatt sliter med at de har eldre webapplikasjoner som bare fungerer i Internet Explorer(IE), og snart får du muligheten til å laste inn en fane med IE kompabilitet. Det finnes per i dag bare i beta-versjonen (86), og den siste stabile versjonen som er lansert er versjon 84, men det er ikke lenge til den kommer. Så det betyr at du snart kan slutte å starte IE for å gå inn på dine gamle webapplikasjoner – du kan gjøre alt fra en moderne nettleser.
  3. Egendefinert startside: Hvis du har valgt å gå for muligheten i punkt 1 om å lage deg en jobb-profil, kan du velge at startsiden for nye tomme faner du åpner blir en kombinasjon av dine mest brukte sider, relevante dokumenter fra Office 365, og dine mest brukte områder i SharePoint. I tillegg får du vaffelen øverst til venstre, så du kan gå rett inn i Planner, Yammer eller SharePoint.
  4. Dark mode: Veldig 2020, men det er mulighet for mørkmodus, slik at ikke nettleseren kaster masse hvitt lys utover rommet når du åpner en ny fane. Mørkmodus er mer behagelig for øynene og er en favoritt.
  5. Personvern: Store muligheter for å begrense hvilke spor du legger igjen etter deg når du surfer. Der kan du velge Basis, som gjør veldig lite annet enn å blokkere kjente slemme sporere. Balansert, som blokkerer sporere fra sider du ikke har besøk tidligere. Også har du den strengeste modusen, den stopper det meste av sporing og den vil nok gi deg veldig lite relevant reklame. Den strengeste modusen kan gjøre at enkelte sider ikke fungerer. Det er for eksempel mulig å sette på streng modus bare for «InPrivate»-modus.
  6. Utvidelser: Det finnes mange utvidelser for Edge allerede. Fordelen Edge har, er at den er bygget på Chromium, og du kan derfor bruke Chrome-utvidelser i Edge. Så du trenger ikke vente på at din favorittutvidelse skal komme til Edge.
  7. Sikrere for bedrifter: Den kan styres av IT-avdelingen på en mye bedre måte enn Firefox og Chrome, slik at den blir sikker for alle i bedriften.
  8. Samlinger: eller «Collections» som Microsoft kaller det, er en enklere måte å samle sammen nyttige websider du skal huske til senere, på en annen måte enn å bruke favoritter/bokmerker. Her kan du for eksempel lage en samling som heter «Julegaver til kona» og begynne å legge inn etter hvert som du kommer over noe, så kanskje du slipper å finne noe i siste sekund lille julaften. Disse kan du også enkelt dele med andre.
  9. Nettside som app: Du kan lagre sider som applikasjoner. For eksempel hvis du bruker Twitter mye, så kan du gå på menyen i Edge og velge «Apps» > «Install site as App». Da kan du feste den til oppgavelinjen eller start-menyen, slik at du ikke trenger å alltid ha den åpen i nettleseren.
  10. To ting for nerdene til slutt!
    • Edge har et eget vindu for oppgavebehandling, slik at du kan se hva hver enkelt fane bruker av ressurser som CPU, RAM og GPU. Dette gjør at at du slipper å lete etter den ene siden som spiser av ressursene dine. I Edge trykker du SHIFT + ESC for å få opp denne.
    • Siden Edge er bygget på Chromium, har Edge de samme gode utviklerverktøyene som Chrome, bare å fortsette som før!

Jeg anbefaler at du eller din bedrift begynner å tenke på overgang til nye Microsoft Edge nå! Nettleseren slår de fleste konkurrentene i testene som går på hastigheter, så her er det bare å sette i gang.

Du får denne nye nettleseren enten fra Windows Update, eller du kan laste den ned her.

God surfing!

Dynamisk lisensiering i Microsoft 365

Har du i dag et avansert oppsett/script for å tildele dine brukere riktige lisenser i Microsoft 365? Da burde du lese videre for mer om hvordan du kan forenkle dette.

I Azure Active Directory har du i dag noe som heter dynamiske grupper. Dette er grupper hvor du blir medlem hvis du møter kriteriene som er satt opp som regler for betinget medlemskap i gruppen.

Du lager en slik gruppe i Azure AD. Gå inn i Azure-portalen, også går du inn på Azure Active Directory, og velger grupper og trykker på «ny»:

 

Deretter grupperer du inn nederst i skjemaet og legger inn regler for hva som skal til for å bli medlem av gruppen:

 

Når du har fått lagt inn de reglene du ønsker, så er det bare lage gruppen.

Så gjenstår det som gjør dette til at gruppen benytte til dynamisk lisensiering av brukerne dine. Det er bare å knytte riktig lisens til denne gruppen. I Azure-portalen velger du Azure Active Directory, deretter velger du «Licenses», også velger du «All products».

 

Merk den lisensen du skal tildele ved hjelp av dynamiske grupper, og trykk «Assign».

I det neste bildet velger du den gruppen du nettopp har laget under «Users and groups». Etter du har gjort dette kan du gjøre noen valg på hvilke tjenester som skal settes på for brukerne av den lisensen, for eksempel ta bort «Sway» eller andre tjenester du ikke ønsker at din organisasjon skal benytte.

 

Når du har gjort dette er det bare å fullføre ved å trykke «Assign».

Det er store forskjeller fra organisasjon til organisasjon hvordan Active Directory er satt opp, så regler og hvordan brukerne skal bli medlem av de dynamiske gruppene er forskjellig fra organisasjon til organisasjon.

Din bedrift kan også ha flere typer lisenser, for eksempel at alle dine butikkmedarbeidere har tilgang på e-post, SharePoint, OneDrive og Microsoft Teams gjennom Office 365 F1-lisens, alle kontormedarbeidere med egen PC har tilgang til Microsoft 365 E3-lisens, og de som sitter i konsernledelsen har Microsoft 365 E5-lisens. Da burde du kanskje benytte Avdeling-feltet i Active Directory som en av reglene for tildeling av lisens i Office 365/Microsoft 365.

Husk, du kan også benytte utvidelsesattributter i reglene i Active Directory for å bestemme dynamisk gruppemedlemskap.

A clever business with a smart intranet!

Ever since our daily work routines recently have been disrupted, our employees have become more dependent on finding information. “Where can I find…”, “How do I…”, “Who is…” are typical questions we previously were able to ask our colleagues at work. Working from home has taken away “social querying” almost completely, and has made our employees dependent on finding information through portal (intranet) searches.

But, is our intranet designed to quick and easy find the answers our people are desperately looking for? And, how can one quickly add dynamic value to our intranet using out-of-the-box Office 365 and Azure components?

At Point Taken we can help you make the intranet smarter

Typical scenarios that have become critical lately are:

Finding the “How to” to answer your questions more effectively without having to sift through hundreds of documents and/or web pages:

Instead of manually building a FAQ or Knowledge Base, Artificial Intelligence (AI) can help you achieve this much more easily. An AI based indexer can crawl through a pile of documents and web pages rapidly, and make that knowledge available using an automated chatbot. Simply ask a question in your own words and the bot comes up with a relevant suggestion in a split second.

“Who can help me with…..?” questions we would typically ask a coworker sitting next to us:

With a smart “who-is” search engine, it will become possible to find colleagues that can help you at an instance.

News articles are important means to distribute relevant information to larger audiences:

How do I avoid information overflow and get the right information to the right audience?

Point Taken can help you using hub sites where individual departments are responsible for creating the news, while the hub site collects and sorts them according to relevance.

Present tools and resources in a structured way:

Gathering links to common tools (e.g. expenses, holiday requests, time sheets, etc…) as well as providing proper explanations related to these tools, will help employees find what they are looking for. This is especially helpful for newer employees.

Organize surveys to track for employee satisfaction and wellbeing:

It is important to keep track of how the employees are doing, so that we are able to quickly respond using corrective measures. This is especially important during these times of isolation, were employees are working from home.

Use of workflows to automate information flows and stay informed:

Traditional workflows used to focus on automating manual tasks to increase productivity. In today’s isolated working environment we can think about using workflows to e.g. forward news messages to selected Teams based on metadata, or control the flow of documents we used to pass on physically.

Information Discovery versus Information Search

An efficient search function enables us to quickly find the information we need. However, being away from our regular workplace also means that we lose track of the things we used to see when we walked around in the office, had occasional chats at the coffee machine, or conversations at the lunch table.

“Information Discovery” is a concept that has been around in Office 365 for quite a while, but so far has not been able to find its way to the “every day” Office 365 user. Office Graph (the AI based fabric behind this), represents a collection of content and activity, and the relationships between them that happen across the entire Office suite. Instead of searching for information, Office Graph shows me information and documents I was not aware of, but could potentially be relevant to my work.

Interested to find out how Point Taken can help you make your intranet smarter?

Simply contact Tomas Holseth on +47 90 08 92 64 or email to discuss how we could take it from there.

As cool as PowerApps could be

At Point Taken we have been promoting the use of Microsoft PowerApps (being part of the PowerPlatform) significantly since its inception.

Many customers have been following our advice using PowerApps to build custom apps delivering immediate benefits to their business. Most of these apps are tailored to a specific business context, but today I want to present to you a more generic concept that is both effective and supercool!

How about building a simple “webshop” for your company in just a couple of simple steps using PowerApps? You can use it e.g. to sell company specific items (fashion, gadgets, …) or to handle internal hardware/software requests.

Somebody wants to order a new laptop or phone? Use the company webshop displaying only the models and configurations that your company policy allows for.

Just a few clicks and both an internal order slip is sent to purchasing while the employee is receiving a confirmation email! The content of the webshop can be easily updated anytime. The webshop can be accessed from a laptop (internet browser), tablet or smartphone.

Are you interested to discover how PowerApps can be used to build a flashy webshop for your organization?

Simply contact Knut Skogvold on +47 90 09 50 88 or email to discuss how we could take it from there.

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88