Hybrid hverdag

Mange er på vei tilbake til kontorene sine etter en lang tid med hjemmekontor. Det byr på mange nye muligheter, og kanskje noen utfordringer.   

Nå begynner flere å holde fysiske møter, og det vil derfor bli naturlig å tilrettelegge for de som deltar over Teams. Det blir viktig å sørge for at alle blir sett, hørt, og får delta i dialogen, uansett hvor man deltar fra. Det kan bli utfordrende da noen kanskje er litt rustne og har glemt hvordan man for eksempel kobler opp Teams-møte på møteromsskjermen. Vi har alle knotet med å koble oss på diverse møterom tidligere og kjenner oss igjen i uttalelser som; “Var det HDMI-kabelen eller var det USB-C man brukte her?” “Hvem vet hvor overgangen ligger?” “Var det trådløst over internett eller var det Bluetooth?” Alternativene er mange og fallgruvene enda flere.  

Teams Rooms – en genial løsning for hybride møter!

Det finnes flere produkter som tilrettelegger for hybride møter som ekstra mikrofoner, kamera som fokuserer på de som prater i rommet og kontrollpanel som kan dirigere møtene. For å gjøre det enklere å holde styr på alt dette, har Microsoft laget “Teams Rooms” som sørger for bedre håndtering av Teams-møter, der noen sitter på kontoret og andre over Teams. Dette vil bli en del av vår hybride hverdag.  

Med Teams Rooms vil man kunne gå inn i et møterom og koble seg opp på møte uten å ha med PC-en sin (med mindre man ønsker å dele skjerm). Møteinnkaller sender bare invitasjon til  møterommet og alle deltagere, så kan deltagerne selv velge hvor de deltar, enten det er fysisk eller over Teams. De som deltar fra møterommet trenger ikke lenger knote med koblinger av mikrofoner og kamera, fordi møterommet allerede er koblet opp og det eneste de trenger å gjøre er å trykke på «bli med» på kontrollpanelet som ligger på bordet. Så enkelt!  

Se Teams godkjent møteroms utstyr her:

Microsoft Teams Rooms Packages and Systems | Teams-enheter 

Lisensiering

Teams Rooms er en lisens man bruker pr. møterom. Lisensene kommer i Standard og i Premium versjon. I likhet med Standard lisensen, inneholder Premium alt av funksjonalitet, men har også tilgang til «managed services» som ekstra support. 

Book en demo

Ønsker du å vite mer om Teams Rooms, har noen generelle spørsmål, eller ønsker å booke en demo med Point Taken, ta gjerne kontakt med Martin.

Martin Wiborg
Salgsansvarlig Azure
930 03 052

Tilpasse Teams til din organisasjon ved hjelp av utvidelser

Tilbringer du og kollegaene dine mye tid i Teams? Irriterer du deg over at du stadig må ut av Teams for å finne informasjonen du trenger, for så å ta med denne informasjonen inn i Teams igjen? Enten i form av et dokument, vedlegg eller klippe og lime inn informasjon?

Jeg er her for å fortelle deg at det ikke trenger å være sånn, faktisk så kan du (med litt hjelp) få koblet Teams sammen med de andre løsningene du bruker for å gjøre arbeidsoppgavene dine. Og det gjelder ikke bare andre Microsoft-løsninger.

Det finnes flere muligheter for å utvide og tilpasse Teams til hver enkelt organisasjon. Jeg og mine kollegaer sitter bare og klør i fingrene etter å få skrive koden som gjør at akkurat du får en enklere arbeidshverdag. Men vi får ikke så mange forespørsler om denne typen utvidelser som man kunne forvente.

Jeg har en teori om at det er fordi kunnskapen om hva som er mulig ikke når ut til folket. Det hjelper lite at vi som jobber som utviklere vet om disse mulighetene hvis ikke du er klar over hvilke tilpasninger du kan få.

Derfor skriver jeg dette blogginnlegget. Målet med innlegget er å gi deg et overordnet bilde av hvilke muligheter som finnes. Det finnes ulike nyanser, og noen begrensninger, innenfor hver av disse, men jeg kommer ikke til å dekke absolutt alle tenkelige scenario. Men ikke bli fortvilet om du ikke ser din drømmeutvidelse i beskrivelsene under, det kan likevel godt være det er mulig! Ta kontakt om du har spørsmål.

 

Muligheter til å utvide Teams

Overordnet finnes det fire ulike typer utvidelser av teams: chat-bot, app, fane og meldingsutvidelse. På bildet under kan du se hvor i Teams man kan ha ‘inngangsporten’ til ulike utvidelsestypene.

Hvilken type utfordring skal utvidelsen løse, og hvor i arbeidsflyten passer den inn?

Før vi ser nærmere på de ulike utvidelsesmulighetene er det noen spørsmål man bør ha i bakhodet. Hva er utfordringen som skal løses? Ønsker du at utvidelsen kun skal hente og presentere data? Eller skal du i tillegg kunne gjøre noe med dataen og sende dette i retur til den eksterne tjenesten? Og hvor i arbeidsflyten passer det inn?

La oss se på et eksempel. Du prater med din kollega Arne i en chat i teams. Dere diskuterer en sak dere jobber med, og du lurer på om Arne har referansenummeret til denne saken liggende. Arne har dessverre ikke det og det betyr at en av dere må gå ut av Teams for å logge inn på et ekstern system og søke opp disse opplysningene. Med utvidelser for Teams er det flere muligheter for å gjøre denne arbeidsflyten bedre:

  1. Chat bot. Man kunne ha en chat-bot som hadde tilgang til å søke opp saker basert på søkeord representert i chatten. En slik bot kunne vært i sin egen chat, eller man kunne aktivert den fra meldingsvinduet i samtalen direkte. «@saksbehandlings-bot, finn referansenummer til saken om restauranten i kongensgate?». Så kommer et informasjonskort om saken tilbake i chatten.
  2. Meldingsutvidelse. Man kunne gått via kontekstmenyen på en melding og fått opp et skjema for å søke etter saker. Informasjonen kunne blitt returnert og presentert som et fint kort som ble postet direkte i samtalen der utvidelsen ble aktivert.
  3. Fane eller app. Om man vil ha en større integrasjon mot en ekstern løsning vil både fane eller app gi en større arbeidsflate – og derav flere muligheter for å legge til funksjonalitet uten at man mister den gode brukeropplevelsen. Hvilken man velger kommer an på typen oppgave. Noen oppgaver gir det mening å ha tilgjengelig internt i et team, som et tab, mens andre typer oppgaver kanskje heller bør bo «globalt» som en app slik at man har en enkel vei inn uansett i hvilket team/kanal man befinner seg.

La oss ta en nærmere titt på de ulike utvidelsene.

 

Apper

Helt til venstre i teams finner man en meny til ulike apper. Som standard finner du «Varslinger», «Chat», «Kalender», «Anrop» og «Filer». I tillegg kan man klikke på kontekstmenyen (de tre prikkene markert på bildet ved siden av teksten «Apper») for å velge å legge til flere apper. Slike apper kan være i en personlig kontekst, altså at den viser informasjon basert på innlogget bruker. Eller det kan være felles – alle vil se det samme når de går inn i appen.

 

Tabs

Inne i en kanal har man ulike tabs øverst. Det finnes allerede innebygd funksjonalitet for å vise eksterne nettsider som en egen tab. Men man kan også utvikle løsninger som lever i en tab – og i konteksten tabben finnes (altså i det spesifikke teamet).

Dette kan være en fordel om man ønsker å ha noen form for dokumenthåndtering f. eks. Hvis man har en tab vil det være begrenset til dokumentene som ligger i akkurat denne kanalen, mens i en app ville man måtte lete i alle dokumenter i Teams (som man har tilgang til).

Et scenario for en tab kan være at du har et «Prosjekter»-team. Og for hvert prosjekt er det opprettet en egen kanal. Inne i hver kanal kunne dere da hatt en tab henter inn og viser informasjon om prosjektet. Som oppgaver, miljø-status (produksjon, test, dev), måloppnåelse, økonomi etc.

 

Meldingsutvidelser

Meldingsutvidelser kan gjøres tilgjengelige fra opprett melding boksen (enten via kontekstmenyen, eller ved å bruke @ og navnet på utvidelsen), fra kontekstmenyen på allerede sendte meldinger, og fra søkefeltet øverst i teams.

Et scenario her kan være at du ønsker muligheten for å gjøre om meldinger i en samtale til kommentarer på en oppgave i et eksternt prosjektstyringsverktøy. For eksempel hvis du har spurt en kollega om noen detaljer om en oppgave, og hun svarer i en melding. Da kunne dere hatt en knapp via kontekstmenyen «Legg til på oppgave» som åpnet en dialogboks der man kan søke opp oppgaven kommentaren skal legges på, og klikke «send». Man kunne også hatt mulighet for å opprette nye oppgaver fra en melding.

 

Bots

En bot har typisk et ferdig definert sett av ting den kan gjøre, som brukeren kan aktivere ved å gi den kommandoer via en melding. Dette kan gjøres i en chat, eller fra opprett melding boksen i en samtale.

Et scenario her kan være timeføring. Hva med en bot som minner alle på å føre timer hver fredag, så kan du føre timene direkte fra chat-boten, uten å trenge å gå via timeføringssystemet. Kanskje kan du også spørre timeføringsboten om hvor mange timer du har ført så langt denne mnd, feriedager til gode osv.

Et annet eksempel er hvis du jobber med kundeservice på et nettsted der dere allerede har en bot kundene bruker til å ta kontakt. Da kunne man laget en kobling til en bot i Teams slik at samtalene automatisk kom rett inn der, og du kan svare derfra uten å bruke et annet system.

 

Oppsummering

Etter å ha lest dette blogginnlegget håper jeg du sitter igjen med en større forståelse for hvilke muligheter som finnes for å gjøre Teams til den ultimate arbeids-huben. Teams kan altså brukes til mer enn videosamtaler og dokumentdeling, bare fantasien setter grenser*!

* i teorien kan man koble seg til nesten hva som helst av eksterne tjenester ved å lage et «mellomledd» som kommuniserer med både Teams og de andre tjenestene. Men det vil være tilfeller der den eksterne tjenesten ikke støtter dette. Ta gjerne kontakt med oss om du har spørsmål.

“Teams as a platform” Største nyhet siden lanseringen av Windows!

Microsoft signaliserer det største teknologiskiftet siden de lanserte Windows i 1985.

Når Satya Nadella, Microsofts administrerende direktør, uttaler seg om sine visjoner får det markeder til å bevege seg og gir sterke føringer for den teknologiske utviklingen. Microsoft har vunnet slaget om chatte– og videoplattform gjennom Teams, som allerede har utviklet seg til å være navet i deres økosystem. Nå skal de ta det neste steget: «Teams as a platform». 

«Teams er på vei til å bli en digital plattform like viktig som nettleseren, eller et operativsystem», forteller Satya til Financial Times.  Målet er å samle alle apper, også tredjeparts, og verktøy på en plattform slik at brukeren ikke trenger å skifte mellom tjenester, men kan gjennomføre hele arbeidsprosesser i Teams samtidig som man deltar i videomøter. Teams skal på mange måter bli ditt nye skrivebord. Hele Microsofts produktportefølje skal integreres med Teams og det legges til rette for at alle systemer som skrives for Windows kan gjøre det samme, også konkurrerende løsningerUavhengig av om du bruker Microsofts Dynamics eller Salesforce så skal systemene kunne bli fullt innlemmet i Teams-plattformen på samme måte som konkurrerende løsninger funger på Windows i dag. På den måten skal Microsoft vinne slaget om fremtidens plattform

 

  

En “Teams first”- strategi

Den økte bruken av Teams og Azure er merkbarog innføringen av VIVA denne våren har ført til at mange av våre kunder ser muligheter til å forenkle både brukergrensesnitt og samhandlingen i sine organisasjonerNylig har vi levert både VIVA som gir brukeren en felles startside med tilgang til informasjon fra intranettet basert på Optimizely, og direkte arkivering fra Teams til Documaster. 

Å velge en «Teams first»-strategi har etablert seg blant mange Microsoftbrukere og preger nær sagt alle våre store leveranser Fremtiden til Satya Nadella er allerede i ferd med å manifestere seg. 

Her er en skisse vår CTO Kjetil Ødegaarden benytter for å vise våre kunder et trygt mulighetsbilde med “Teams as a platform”.  

 

Teams as a plattform skisse

Microsoft Viva – hva er det, og hvorfor skal du skaffe deg det?

Har du hørt om Microsoft Viva men forstår ikke helt hva det er? Da er du ikke alene! Heldigvis har du kommet til rett sted. I dette blogginnlegget vil du få svar på både hva Microsoft Viva er, og hvordan du kan bruke de ulike modulene for å skape et moderne intranett med den ansatte i fokus.  

Klassisk intranett vs «Plattform for ansattopplevelse» 

 

La oss begynne med å ta en titt på det klassiske intranettet. Hvis jeg sier «intranett», hva ser du for deg 

Jeg ser for meg en landingsside der jeg finner interne nyheter, felles kalender, en liste med lenker til relevante verktøy, og mulighet til å søke i ansatte og innhold.  

Hva hvis jeg sier «Plattform for ansattopplevelse», hva ser du for deg da?  

Hvis du ble fjern i blikket og tom i hodet, og ikke klarer å se for deg noe som helst – ikke bekymre deg. Det er derfor jeg skriver dette blogginnlegget. For å gi det et tydelig bilde av hva en plattform for ansattopplevelse er, og hvorfor du burde ønske deg en. 

Men hva har dette med Microsoft Viva å gjøre? Jeg kommer til det snart. 

 

Plattform for ansattopplevelse aka EXP 

En plattform for ansattopplevelse eller «Employee Experience Platform»(EXP)setter brukeren – altså deg som ansatt – i fokus. Den har mye til felles med et klassisk intranett, men den er litt smartere og bruker ofte kunstig intelligens (AI) til å vise frem innhold og personer som er relatert til deg og dine arbeidsoppgaver. 

Der målet til et klassisk intranett er å gi den ansatte nyttig informasjoner målet til en EXP i tillegg å bidra til å skape en intern kultur og tilhørighet. Og der det klassiske intranettet ofte er styrt «fra toppen», det viser det ledelsen er opptatt av. Så er en EXP drevet av kunstig intelligens som setter deg som ansatt i fokus, og skal hjelpe deg ved å presentere deg for rett ressurser – akkurat i det du trenger dem.  

 

Microsoft Viva – ikke bare «enda en greie» 

Å jobbe hjemmefra er plutselig det nye normalen for veldig mange av oss, og da blir behovet for en god digital opplevelse enda viktigere. 

  • Ansatte ønsker å føle seg inkludert, som en del av felleskapet, og at man faktisk bidrar med noe nyttig selv om man sitter i hvert sitt hus.
  • Ledere ønsker å ha en god måte for å kommunisere med, engasjere og motivere sine ansatte.
  • IT-avdelingen ønsker å tilrettelegge for disse tingene – helst uten å bygge noe nytt fra bunn, da det kan bli både tidkrevende og kostbart. 

Dette er eksempler på behov det moderne intranettet bør ha som mål å løse. Microsoft sitt svar på disse nye digitale behovene er å tilby en plattform for ansattopplevelse – og det er denne de har kalt Microsoft Viva. Men Viva er ikke bare «enda en greie» du skal ta i bruk. Den integreres inn i din eksisterende Microsoft 365 løsning, og du opplever den gjennom Teams.  

 

Så hva er egentlig Microsoft Viva? 

Som nevnt er Microsoft Viva en plattform for ansattopplevelse. Helt konkret består Viva av fire moduler som hver har sikte på å tilby gode ansattopplevelser innenfor et spesifikt område. Disse fire modulene kalles Viva Connections, Viva Topics, Viva Insights og Viva Learning. Ut fra bedriftens behov kan du implementere den, eller de, modulene du ønsker – du trenger altså ikke å gå for alle fire* 

(*per dags dato er ikke alle fire modulene tilgjengelige enda, men de kommer i løpet av 2021). 

La oss ta en nærmere titt på hver av dem, og hvilke utfordringer de løser. 

 

Tilhørighet til arbeidsplassen med Viva Connections 

Dette er en landingsside innlemmet i Teams og målet er at den skal være inngangsporten til din digitale arbeidsplass. Her kan du som ansatt få tilgang til interne nyheter, lenker til verktøy, ressursgrupper og fellesskap. Innholdet kan tilpasses ulike roller slik at du kun ser det som er nyttig for deg og dine arbeidsoppgaver.  

 

Figur 1 Bilde fra Microsoft.com 

 

Viva topics – finn informasjonen du trenger, når du trenger den. 

Visste du at i snitt så bruker du opp til 60 minutter hver dag på å lete etter, eller gjenskape informasjon? Det blir 7 uker i løpet av et år!* 

Viva Topics bruker kunstig intelligens (AI) for å hjelpe deg å utnytte kunnskapen som allerede finnes i organisasjonen. Og den presenterer informasjonen der du er – du trenger ikke søke etter den. Informasjonen blir presentert på «Emnekort» som viser dokumenter, videoer og relaterte personer.  

Hvis du f. eks ser et emne du ikke kjenner i en samtale i Teams, eller noen har brukt en forkortelse i en e-post trenger du bare å holde musen over emnet/forkortelsen for å få opp emnekortet med beskrivelse og tilhørende ressurser 

Selv om Topics benytter kunstig intelligens er det flere muligheter for å være med å styre emnene manuelt ogsåDu kan f. eks lage egne emner, eller lage en liste med dokumenter du ikke ønsker skal bli plukket opp av topics.  

Topics tilbyr også informasjon fra tredjepartstjenester som ServiceNow og Salesforce. 

*Kilde: https://query.prod.cms.rt.microsoft.com/cms/api/am/binary/RE4MGSA  

 

Figur 2 Bilde fra Microsoft.com 

 

Skap balanse med Viva Insights 

Insights kommer i tre ulike «nivåer». Insights for enkelpersoner vil gi deg personlig informasjon om hvordan arbeidsdagen din er strukturert. Du vil også få opp forslag til hva du kan gjøre for å skape en god balanseDen vil f. eks minne deg på å ta regelmessige pauser.  

I tillegg kan man ha insights for overordnede og insights for bedriftsledere. All informasjon her er datadrevet og personvernbeskyttetOverordnede vil kunne se hvordan ulike team arbeider, kanskje er noen team overbelastet og trenger avlastning fra et annet team? Mens Insights for bedriftsledere gir innblikk i arbeidsmønstre og trender på tvers i organisasjonen.  

Figur 3 Bilde fra Microsoft.com 

 

Viva Learning – lær der du er 

Som Microsoft selv skriver på sine sider «Viva Learning bidrar til å gjøre læring til en naturlig del av de ansattes daglige oppgaver så vel som bedriftens kultur»  

Her skal du få tilgang til all opplæringen du trenger, samt holde deg oppdatert faglig. Ledere vil ha mulighet til å tilordne sine ansatte, og spore fullføringen av kursene. Du vil kunne få opp eget internt læringsinnhold sammen med innhold fra LinkedIn Learning, Microsoft Learn og tredjepartsleverandører som Pluralsight, Skillsoft etc.  

Figur 4 Bilde fra Microsoft.com 

 

Oppsummering 

Forhåpentligvis har du nå et klarere bilde i hodet av hva en «Plattform for ansattopplevelse» er, og en forståelse av hvilke utfordringer Microsoft Viva kan hjelpe deg med å løse.  

La oss ta en liten oppsummering til slutt: 

Microsoft Viva er en plattform for ansattopplevelse som består av fire ulike moduler. Modulene fokuserer på tilhørighet, kunnskap, balanse og læring. Målet til Microsoft Viva er å hjelpe deg til å ha en produktiv og balansert arbeidshverdag, samt skape tilhørighet og bedriftskultur digitalt. Og best av alt – det er ikke «enda et verktøy» du må lære deg. Viva implementeres i den Micrsoft 365 løsningen du allerede har, og for sluttbruker oppleves det som en forlengelse av Teams.  

 

Ressurser/kilder: 

Microsoft Viva: https://www.microsoft.com/nb-no/microsoft-365/blog/2021/02/04/microsoft-viva-empowering-every-employee-for-the-new-digital-age/  

The People-Powered Workplace: Reimagine the Employee Experience (PDF): https://query.prod.cms.rt.microsoft.com/cms/api/am/binary/RE4MGSA  

Teknisk dokumentasjon: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/knowledge/  

Hvor bør jeg lagre dokumentet mitt?

Skal du ha dokumentene dine i OneDrive, Teams eller SharePoint? Lurer du på hva som er forskjellen, og når du skal bruke hvilken løsning? Det skal du få svar på i dette innlegget.  


 

For å finne ut hvor man skal lagre dokumentet må vi først se på dokumentenes livssyklus. Denne vil variere noe i ulike bransjer, men forenklet kan vi være enige i at alle dokumenter begynner som et ukast. Deretter går man over i en arbeidsfase/samhandlingsfase, før dokumentet til slutt er ferdig og klart for å publiseres/arkiveres.

Så hvor i livssyklusen passer de ulike løsningene inn?  

 

 

Som du ser av figuren over kan du bruke flere av tjenestene i ulike steg av dokumentets livssyklus, men la oss ta en titt på hva som er best egnet.

Utkast

OneDrive er for dine ting. Du kan dele et dokument fra OneDrive også, men i utgangspunktet er alt som blir opprettet i OneDrive kun tilgjengelig for deg. Altså et passende sted for et utkast. Hvis du vet at dere skal være flere om å jobbe på dokumentet veldig tidlig, kan utkastet også opprettes direkte i Teams/SharePoint. Det viktigste er at dokumentet ikke blir værende i OneDrive når det går over i neste fase av livssyklusen. Selv om du kan dele dokumenter direkte fra OneDrive anbefaler jeg heller å flytte det over til Teams. Grunnene til det er:

  • Tilgangsstyring på dokumentnivå kan fort bli uoversiktlig. Det er lettere å forholde seg til at alle med tilgang til kanalen i Teams (eller til rommet i SharePoint) har tilgang til dokumentet. Heller enn å lure på hvem man hadde delt dokumentet med (Det kan man selvsagt finne ut – men det er likevel mindre oversiktlig).
  • Om du skulle slutte i jobben og dokumentet ligger i din OneDrive risikerer du at dokumentet forsvinner, med mindre du flytter det før du slutter. Derfor er det en god vane å flytte dokumenter ut av OneDrive når du skal dele det med andre.


Samhandling

Teams og SharePoint er laget for samhandling, og når utkastet ditt er klart for tilbakemeldinger fra andre kan du flytte det over i et team, eller i et samhandlingsrom i SharePoint. Hvilken av de to løsningene du skal velge vil variere i ulike bedrifter, og hvordan samhandlingsløsningen deres er satt opp spiller også inn. Men som regel anbefaler jeg Teams. Noen grunner til det er:

  • 1. Det er veldig lett å gi tilbakemeldinger på dokumentet, og for andre å se disse tilbakemeldingene, via samtaler i kanaler i Teams.
  • 2. Med mindre man er vant til SharePoint fra tidligere synes mange at Teams har et lettere brukergrensesnitt, og finner lettere frem i sine Teams enn i sine rom i SharePoint. Rent teknisk sett ligger dokumentet i SharePoint når man har det i Teams, så de brukerne som foretrekker å jobbe direkte fra SharePoint kan uansett gjøre dette, og de som foretrekker Teams kan bruke det.
  • 3. Om man skal ha inn eksterne brukere (gjester) for å samhandle på dokumentet er dette mer oversiktelig i Teams enn i SharePoint.

Microsoft satser hardt på Teams som “hub” for den digitale arbeidshverdagen, f.eks med Microsoft Viva.  

Ferdig dokument

Ofte skal dokumentet tilgjengeliggjøres for flere personer når det er helt ferdig. Kanskje skal det sendes over til en kunde samtidig som det arkiveres internt? Eller kanskje skal det publiseres på intranettet?

Av de tre løsningene er det SharePoint som er best egnet som destinasjon til slutt. Som nevnt tidligere ligger dokumentet allerede i SharePoint om man har brukt Teams til samhandlingen. Men når man er ferdig å jobbe med det bør man flytte det ut av team-rommet. Kanskje skal dokumentet inn som en ressurs i et annet område av SharePoint? Eller det skal inn i en arkivløsning?

SharePoint har allerede innebygd funksjonalitet for arkivbehandling, og du kan implementere policier for blant annet informasjonsbevaring og beskyttelse. Det finnes alltid unntak, og noen bedrifter bruker ikke SharePoint direkte men jobber kun i Teams. I slike tilfeller kan det være naturlig å ha et eget sted inne inne i Teams for ferdige dokumenter. OneDrive bør hvertfall ikke være endestasjon for dokumentene. Om man har valgt å dele dokumentet direkte fra OneDrive i arbeidsfasen er det nå på tide å flytte det til et felles område.        

Oppsummering

Kort oppsummert er OneDrive for utkast (samt private dokumenter). Teams (og i noen tilfeller SharePoint) er for deling, tilbakemeldinger og samhandling på dokumenter. Og SharePoint (eller i noen tilfeller Teams) er endestasjonen for dokumentet.    

Ekstra ressurser

En påminnelse om at vi kan være sosiale digitalt!

Vi går nå inn i en tid hvor det vanligvis har vært mange sosiale arrangementer, og det er naturlig at vi savner muligheten til å treffes som normalt. Vi tenker alle kan trenge en liten påminnelse om at det finnes mange muligheter til å opprettholde sosiale relasjoner, også digitalt. Her kommer derfor både tips til aktiviteter og rutiner som har fungert for oss i Point Taken, samt noen nyheter i Teams det kan være verdt å ta en titt på.

 

Inkluderende møtekultur

Når man jobber hjemmefra er det fort gjort å fokusere for mye på oppgaver og arbeidsfordeling, og for lite på det sosiale. I løpet av en uke har man ofte faste statusmøter, som for eksempel salgsmøter, ledermøter, prosjektmøter og lignende. Sett av litt i tid i starten av møtet til en uformell samtale. Ta en runde rundt «bordet» og la folk fortelle hva de har gjort i helgen eller hva som er nytt hos dem. Om nye kollegaer eller teammedlemmer deltar i møtet, gi de mulighet til å hilse på hverandre og bli kjent. På den måten får man i gang praten, man blir mer oppmerksomme og engasjerte, og føler seg gjerne tryggere med å dele. Ikke minst, så er det alltid hyggelig å se hverandres ansikter når man sitter på hjemmekontor, så slå på kamera.

 

Lunsjmøter og Kahoot

I Point Taken har vi erfart at lunsjmøter i Teams er en fin måte å holde kontakten på. Dette har vi holdt tre ganger i uka siden mars, og det har vært veldig godt tatt imot. På fredager holder vi Kahoot-quiz i lunsjmøtet. Ansvaret for quizen har gått på rundgang mellom de ansatte. Dette har skapt mye engasjement og vært en fin avslutning på uka.

 

En egen kanal for uformell prat

I Microsoft Teams er det mulig å opprette egne kanaler til uformell prat hvor man kan poste morsomme bilder eller dele innlegg som ikke er arbeidsrelatert. Dette er en fin måte å opprettholde småpraten man ikke lenger får på kontoret, og her er det gjerne lavere terskel for å dele noe. Selv har vi en kanal vi har kalt «vannkjøler», hvor de ansatte kan småprate og sosialisere.

 

Digitale samlinger på Teams

Selv om fysiske samlinger blir avlyst, er det fortsatt mulig å gjennomføre disse hjemmefra. Teams blir nå mer og mer tilrettelagt for sosiale arrangementer. Blant annet har Microsoft nylig lansert Breakout Rooms i Teams. Denne funksjonen gjør det mulig å dele opp Teams- møtet i mindre grupper, for så å kalle tilbake til hovedmøtet igjen. Dette er genialt for store samlinger som for eksempel julebord, fagsamlinger eller Kick-off, hvor man ønsker at deltakerne skal mingle og være aktive. Ved å dele opp i mindre grupper kan man planlegge leker, quiz eller rebus, hvor deltakerne sammen kan diskutere seg frem til en løsning.

Og ikke nok med det. Microsoft lanserer nå nye Teams bakgrunner og Together Mode- miljø tilpasset høytiden. Dette kan bidra til å sette stemningen og skape en følelse av at vi er nærmere hverandre i en digital hverdag. Perfekt for å arrangere digitale julebord. Du kan lese mer om Teams nyhetene og hvordan du aktiverer funksjonene her.

 

I starten av desember holdt vi vårt første digitale julebord. Det ble på forhånd sendt ut en pakke fra Gutta på Haugen med masse snacks og god drikke til alle ansatte. På kvelden samlet vi oss på Teams hvor det ble julekonsert med Frida Ånnevik og Chris Holsten. Her var alle invitert til å delta med sine kjære, og det ble en hyggelig stund for store og små. Etter konserten inviterte sosialkomiteen til «nachspiel» på Teams, hvor de som ville kunne delta for en løs prat.

 

Under ser du bilder av hvordan julebordet ble gjennomført rundt omkring i landet:

 

Vær aktive sammen

Vi har et stort behov for frisk luft, og da fungerer gjerne hodet bedre etterpå. Skal du ha et telefonmøte, kan du jo vurdere om du kan kombinere det med en gåtur? I november arrangerte vår trivselsansvarlig Kate en aktivitetskonkurranse for alle søsterselskapene. Konkurransen gikk ut på å være så aktiv som mulig og bestod av styrkeøkter, stretching, utendørs aktivitet og selvvalgte økter. Alle selskapene tok utfordringen på strak arm og det skapte et stort engasjement og inkludering. Det sprekeste firma mottok en fet premie, samt heder og ære.

Under ser du bilder våre ansatte delte underveis i konkurransen:

Ny og spennende funksjonalitet som kommer i Teams i 2020

Ignite-konferansen gikk av stabelen i forrige uke, og det er tydelig at Teams har vært helt i kjernen av Microsofts fokusområde den siste tiden. Microsoft presenterte et vell av nyheter og kommende funksjonalitet, og vi har valgt oss ut noen som vi tror vil skape spesielt mye verdi, og noen store nyheter som ikke fikk så mye oppmerksomhet på konferansen.  

Point Taken er leverandør av Microsoft FastTrack, og vi har et av Norges største spesialistmiljøer på SharePoint og Teams.  

Ny møteopplevelse og møtefunksjonalitet

På grunn av pandemisituasjonen har Teams plutselig blitt mye større og utstrakt i bruken, og som følge av dette implementerer Microsoft nye og innovative møteopplevelser. Formålet er å få møtet til å føles mer personlig og inkluderende. Blant annet vil du som bruker få mer kontroll over hvordan du ser møtet og hva du fokuserer på. For eksempel om du ønsker å fokusere på innholdet som deles eller personene i møtet.

En annen ting mange av oss har savnet med Teams-møter er dette med å kunne se kroppsspråket til de vi er i møte med, og nettopp dette har Microsoft forsøkt å gjøre noe med.

 

Breakout rooms (virtuelle stillerom)

Lanseres: Oktober 2020

Virtuelle stillerom er en svært spennende ide som vi ser stort potensiale for. Tanken er at du kan dele opp et møte i flere stillerom der deltagere kan samles for å ha diskusjoner utenfor plenum. Deltagerne kan så prates seg i mellom og returnere til hovedmøtet.

Dette er genialt for eksempel for virtuelle workshops, der en ønsker å dele inn møtet i flere små grupper som skal jobbe sammen og produsere noe. Men, vi ser også andre bruksområder som f.eks. å ha et virtuelt kontorlandskap der en raskt kan få tak i de man trenger og ha et møte som ikke forstyrrer alle. Denne funksjonen kan fort bli fast inventar også når vi alle er tilbake på kontoret, for å få bedre flyt i en arbeidsgruppe.

 

Meeting recap (Møtereferater)

Lanseres: ila 2020

Dette er noe mange har ønsket seg, endelig får vi et innebygget møtereferat i etterkant av møtet! Her finner du presentasjonen som ble vist, deltagerliste og tilstedevisning, opptak og transkribering av møtet (dersom det ble tatt opp) og møtenotater. Dette er en sårt ønsket funksjon som vi har ventet på.

 

Custom layouts (Tilpasset presentasjonsvisning)

Lanseres: ila 2020

Med tilpassede layouts blir møteopplevelsen en helt annen og mye mer personlig. Nå kan du vise en PowerPoint-presentasjon eller en annen presentasjon fra datamaskinen med vedkommende som presenterer overlappende. Det gjør at man kan kommunisere både med presentasjon og kroppsspråk samtidig.

 

Chat pop-ups (Snakkebobler i møtevisningen)

Lanseres: snart

Dette fikk ikke så mye oppmerksomhet på konferansen, men det er en svært verdifull funksjon som i hvert fall jeg har savnet veldig; når du skriver noe i chatten på et møte vises dette nå som en snakkeboble for alle møtedeltagerne. Teams lanserte en «løft hånden»-funksjon for litt siden, men i noen møter er det ikke alle som respekterer dette, og samtalen går uten at den som har løftet hånden får si noe.

Ved å vise en snakkeboble til alle møtedeltagerne blir det enklere å få fokus eller legge til tilleggsinformasjon eller relevante lenker til møtet. Dette vil nok også hjelpe en del på flyten i møtet.

 

Home site (SharePoint intranett i Teams)

Lanseres: snart

Dette er ganske stort, og det lå vel litt i kortene. «Home site» kom for noen måneder siden som en egen områdemal i SharePoint og fungerer som en landingsside for bedriftens intranett.

Nå får vi muligheten til å vise denne landingssiden som en egen app i Teams på venstremenyen. Det betyr at Teams nå får en enda mer sentral rolle som «kontoret i skyen». Det betyr at du alltid har tilgang til intranettet, enten du bruker Teams-appen på mobil, Teams i nettleser eller på skrivebordet.

PS. Visste du at du også kan få intranettet som en egen app i venstremenyen i Teams selv om det ikke er i SharePoint? Point Taken kan bistå med å få til dette.

 

Godkjenningsflyt og dokumentsignering i Teams

Lanseres: Oktober 2020

Endelig kom det! Med den nye Approvals-appen kan du sende ut et dokument på godkjenning til en eller flere mottakere.  Som godkjenner får du en notis i Teams når du har fått et nytt dokument på godkjenning. Du kan så gå til Approvals-appen for å se alle dokumenter som skal godkjennes. Siden Teams-apper også er tilgjengelig i mobilappen er dette en ordentlig gamechanger for godkjenningsflyt. Microsoft lover at det skal være mulig å tilpasse godkjenningsflytene for bedriftens behov med PowerAutomate og benytte disse i Teams.

 

I tillegg har Microsoft inngått et partnerskap med Adobe Sign og Docusign slik at det blir mulig å signere dokumenter direkte i Teams sammen med godkjenningen.

Vi kommer til å lage en ny bloggpost så snart vi har fått tilgang til dette, der vi går i dybden på hva som er mulig og hvordan dette kan tilpasses til å passe markedets behov.

 

Ny søkeopplevelse

Lanseres: senere i 2020

Ja vi innrømmer det, søkeopplevelsen i Teams har et visst forbedringspotensial. Slik det er i dag kan det være lett å tro at det ikke er noen treff, fordi en ikke har valgt rett kilde. Nå endres dette drastisk. Søket er fremdeles det samme, men presenteres på en annen måte – med alle treffene rett i skjermbildet. Det ser også ut til at det vil være muligheter for å skreddersy visningen for visse søkeord, men dette er ikke noe vi har fått bekreftet enda.

 

Lister i Teams

Lanseres: Nå

For mange er det kanskje en overraskelse at det ikke har vært mulig å lage lister i Teams før, men for oss som jobber med dette er dette en «big deal». I SharePoint har det vært mulig å lage både lister og dokumentbibliotek, men i Teams har det kun vært mulig å bruke dokumentbiblioteket. Nå får vi endelig muligheten for å lage lister. Disse listene lagres for øvrig i SharePoint, men de blir svært mye mer tilgjengelig når de nå blir en del av standardfunksjonaliteten til Teams.

 

Kilder:

  1. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/what-s-new-in-microsoft-teams-microsoft-ignite-2020/ba-p/1665600
  2. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/08/03/take-communnext-level-microsoft-teams/
  3. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/get-faster-results-with-approvals-in-microsoft-teams/ba-p/1680743

Hvorfor er menybåndet i Teams så kronglete og vanskelig å bruke!

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er tredje og siste bloggen i serien, og den vil handle om menybåndet i Teams. Klikk her for del 1. Se del 2 her

 

I nye Word Online, som er Word-programmet som Teams bruker, har Microsoft gjort store endringer på hvordan menybåndet ser ut og fungerer. Nå tar menybåndet bare halvparten så stor plass i høyden, og avhengig av hvor bred skjerm du har, får du automatisk flere eller færre valg i menyen.

Dette er genialt for brukere på flere plattformer, f.eks. hvis du er på en mobiltelefon eller nettbrett. Men, for mange som jobber på større skjermer kan det føles mer kronglete, siden det er et nytt og annerledes grensesnitt.

Heldigvis er det tradisjonelle menybåndet fremdeles på plass, det er bare litt skjult! Helt på høyresiden av menybåndet finner du denne lille knappen:

Når du trykker på den, får du den samme menylinjen som du får i skrivebordsversjonen av Word! Og ikke nok med det, den skalerer også i forhold til skjermen du bruker, så om du for eksempel sitter på et nettbrett, kan du fortsatt bruke den.

 

 

Hvordan kan jeg ha to dokumenter oppe samtidig i Teams?

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er den andre bloggen i serien, og den vil handle om hvordan man kan ha to dokumenter oppe samtidig i Teams. Klikk her for del 3

 

Nå like før sommeren kom muligheten for å «poppe ut» én til én-chatter, det vil si at du kan høyreklikke på en chat også åpner den seg i et nytt vindu, så du kan fortsette å bruke Teams mens du snakker med en eller flere kolleger. Det samme gjelder for møter, som nå som standard åpner seg i et nytt vindu.

Men hva med dokumenter? Jo du kan åpne dokumentet i skrivebordsprogrammet, og så åpne et annet dokument i Teams og ha de side om side, og det fungerer som regel greit, men da er du ikke lenger i konteksten av Teams, og mister funksjonalitet som f.eks. samtaler, og du må ha Word installert på maskinen.

Den alternative løsningen er heldigvis ganske enkel. Visste du at Teams faktisk er en rendyrket nettapplikasjon? Det fine med det, er at det er nesten helt det samme om du bruker web-versjonen eller skrivebordsversjonen. Du får bittelitt mer funksjonalitet på skrivebordsversjonen, men web-versjonen fungerer i de aller fleste tilfeller på akkurat samme måte.

For å åpne et annet dokument, kan du altså bare åpne en nettleser og gå til: https://teams.microsoft.com. Da kommer du inn på Teams på web – og som regel sendes du rett inn til teamet du har åpent. Du kan ha så mange Teams-vinduer åpne som du vil, men dersom du har mer enn to vinduer åpne samtidig, vil Teams gå i «Sovemodus» for ett av vinduene og kreve at du bekrefter at «Jeg er her fremdeles» når du bytter tilbake.

 

Hvordan kan jeg dele et dokument rett fra Word i Teams?

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er den første bloggen i serien, og den vil handle om hvordan man deler et Word-dokument direkte til Teams. Klikk her for del 2. 

Du har opprettet et Word-dokument i et team og jobbet litt med det, nå ønsker du at andre i teamet skal se på det og komme med innspill. Men hvordan deler du egentlig et dokument rett fra Word i Teams?

Tidligere var det ingen “Kopier kobling”-knapp i Word i Teams, men nå har dette kommet! Metoden som vi vil beskrive her, er imidlertid fremdeles den aller beste for å slippe å forlate dokumentet for å dele det.  

Grensesnittet har kanskje litt å gå på når det kommer til hvordan du egentlig skal dele et dokument med Teams. Riktignok finnes det en «Del»-knapp. Dersom du står i Word og velger «Fil»-fanen, får du opp ett sidepanel med «Del», men denne gir deg en «Bygg inn»-kode slik at du kan «Bygge inn dokumentet på bloggen eller nettstedet». Det vi ønsker er jo å dele et dokument med en kollega.

På de fleste kurs, blir du opplært til at du nå må ut av dokumentet og inn på teamets «hovedside», altså innlegg, og der bruke Vedlegg-funksjonen for å legge ved dokumenter. Dette er et veldig godt mønster å lære seg, siden du da kan dele andre typer dokumenter også som f.eks PDF-dokumenter.

Men, det finnes altså en enda bedre måte i Teams. Øverst til høyre i Word i Teams, har du knappen «Samtale». Når du klikker på denne og skriver noe, opprettes en samtale som et innlegg i teamet, og siden du står i et dokument, vedlegges automatisk også en lenke til dokumentet!

Dersom du nå også «@-omtaler» noen av kollegene i teamet (du kan ikke @-omtale personer som ikke er medlem i teamet) – får de en notifikasjon om at du ønsker å dele noe med de!

Samtalen kan dere fortsette enten i Samtale-fanen i dokumentet, eller i teamets innlegg. Nye svar på samtalen vil automatisk også vises i samtalefanen i dokumentet.

 

 

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88