Hvor du skal lagre dokumentet

Hvor bør jeg lagre dokumentet mitt?

Skal du ha dokumentene dine i OneDrive, Teams eller SharePoint? Lurer du på hva som er forskjellen, og når du skal bruke hvilken løsning? Det skal du få svar på i dette innlegget.  


 

For å finne ut hvor man skal lagre dokumentet må vi først se på dokumentenes livssyklus. Denne vil variere noe i ulike bransjer, men forenklet kan vi være enige i at alle dokumenter begynner som et ukast. Deretter går man over i en arbeidsfase/samhandlingsfase, før dokumentet til slutt er ferdig og klart for å publiseres/arkiveres.

Så hvor i livssyklusen passer de ulike løsningene inn?  

 

 

Som du ser av figuren over kan du bruke flere av tjenestene i ulike steg av dokumentets livssyklus, men la oss ta en titt på hva som er best egnet.

Utkast

OneDrive er for dine ting. Du kan dele et dokument fra OneDrive også, men i utgangspunktet er alt som blir opprettet i OneDrive kun tilgjengelig for deg. Altså et passende sted for et utkast. Hvis du vet at dere skal være flere om å jobbe på dokumentet veldig tidlig, kan utkastet også opprettes direkte i Teams/SharePoint. Det viktigste er at dokumentet ikke blir værende i OneDrive når det går over i neste fase av livssyklusen. Selv om du kan dele dokumenter direkte fra OneDrive anbefaler jeg heller å flytte det over til Teams. Grunnene til det er:

  • Tilgangsstyring på dokumentnivå kan fort bli uoversiktlig. Det er lettere å forholde seg til at alle med tilgang til kanalen i Teams (eller til rommet i SharePoint) har tilgang til dokumentet. Heller enn å lure på hvem man hadde delt dokumentet med (Det kan man selvsagt finne ut – men det er likevel mindre oversiktlig).
  • Om du skulle slutte i jobben og dokumentet ligger i din OneDrive risikerer du at dokumentet forsvinner, med mindre du flytter det før du slutter. Derfor er det en god vane å flytte dokumenter ut av OneDrive når du skal dele det med andre.


Samhandling

Teams og SharePoint er laget for samhandling, og når utkastet ditt er klart for tilbakemeldinger fra andre kan du flytte det over i et team, eller i et samhandlingsrom i SharePoint. Hvilken av de to løsningene du skal velge vil variere i ulike bedrifter, og hvordan samhandlingsløsningen deres er satt opp spiller også inn. Men som regel anbefaler jeg Teams. Noen grunner til det er:

  • 1. Det er veldig lett å gi tilbakemeldinger på dokumentet, og for andre å se disse tilbakemeldingene, via samtaler i kanaler i Teams.
  • 2. Med mindre man er vant til SharePoint fra tidligere synes mange at Teams har et lettere brukergrensesnitt, og finner lettere frem i sine Teams enn i sine rom i SharePoint. Rent teknisk sett ligger dokumentet i SharePoint når man har det i Teams, så de brukerne som foretrekker å jobbe direkte fra SharePoint kan uansett gjøre dette, og de som foretrekker Teams kan bruke det.
  • 3. Om man skal ha inn eksterne brukere (gjester) for å samhandle på dokumentet er dette mer oversiktelig i Teams enn i SharePoint.

Microsoft satser hardt på Teams som «hub» for den digitale arbeidshverdagen, f.eks med Microsoft Viva.  

Ferdig dokument

Ofte skal dokumentet tilgjengeliggjøres for flere personer når det er helt ferdig. Kanskje skal det sendes over til en kunde samtidig som det arkiveres internt? Eller kanskje skal det publiseres på intranettet?

Av de tre løsningene er det SharePoint som er best egnet som destinasjon til slutt. Som nevnt tidligere ligger dokumentet allerede i SharePoint om man har brukt Teams til samhandlingen. Men når man er ferdig å jobbe med det bør man flytte det ut av team-rommet. Kanskje skal dokumentet inn som en ressurs i et annet område av SharePoint? Eller det skal inn i en arkivløsning?

SharePoint har allerede innebygd funksjonalitet for arkivbehandling, og du kan implementere policier for blant annet informasjonsbevaring og beskyttelse. Det finnes alltid unntak, og noen bedrifter bruker ikke SharePoint direkte men jobber kun i Teams. I slike tilfeller kan det være naturlig å ha et eget sted inne inne i Teams for ferdige dokumenter. OneDrive bør hvertfall ikke være endestasjon for dokumentene. Om man har valgt å dele dokumentet direkte fra OneDrive i arbeidsfasen er det nå på tide å flytte det til et felles område.        

Oppsummering

Kort oppsummert er OneDrive for utkast (samt private dokumenter). Teams (og i noen tilfeller SharePoint) er for deling, tilbakemeldinger og samhandling på dokumenter. Og SharePoint (eller i noen tilfeller Teams) er endestasjonen for dokumentet.    

Ekstra ressurser

Rune Tangen-Microsoft Årets partner

Vi er årets modern workplace partner

Smart intranett

A clever business with a smart intranet!

Ever since our daily work routines recently have been disrupted, our employees have become more dependent on finding information. “Where can I find…”, “How do I…”, “Who is…” are typical questions we previously were able to ask our colleagues at work. Working from home has taken away “social querying” almost completely, and has made our employees dependent on finding information through portal (intranet) searches.

But, is our intranet designed to quick and easy find the answers our people are desperately looking for? And, how can one quickly add dynamic value to our intranet using out-of-the-box Office 365 and Azure components?

At Point Taken we can help you make the intranet smarter

Typical scenarios that have become critical lately are:

Finding the «How to» to answer your questions more effectively without having to sift through hundreds of documents and/or web pages:

Instead of manually building a FAQ or Knowledge Base, Artificial Intelligence (AI) can help you achieve this much more easily. An AI based indexer can crawl through a pile of documents and web pages rapidly, and make that knowledge available using an automated chatbot. Simply ask a question in your own words and the bot comes up with a relevant suggestion in a split second.

“Who can help me with…..?” questions we would typically ask a coworker sitting next to us:

With a smart “who-is” search engine, it will become possible to find colleagues that can help you at an instance.

News articles are important means to distribute relevant information to larger audiences:

How do I avoid information overflow and get the right information to the right audience?

Point Taken can help you using hub sites where individual departments are responsible for creating the news, while the hub site collects and sorts them according to relevance.

Present tools and resources in a structured way:

Gathering links to common tools (e.g. expenses, holiday requests, time sheets, etc…) as well as providing proper explanations related to these tools, will help employees find what they are looking for. This is especially helpful for newer employees.

Organize surveys to track for employee satisfaction and wellbeing:

It is important to keep track of how the employees are doing, so that we are able to quickly respond using corrective measures. This is especially important during these times of isolation, were employees are working from home.

Use of workflows to automate information flows and stay informed:

Traditional workflows used to focus on automating manual tasks to increase productivity. In today’s isolated working environment we can think about using workflows to e.g. forward news messages to selected Teams based on metadata, or control the flow of documents we used to pass on physically.

Information Discovery versus Information Search

An efficient search function enables us to quickly find the information we need. However, being away from our regular workplace also means that we lose track of the things we used to see when we walked around in the office, had occasional chats at the coffee machine, or conversations at the lunch table.

“Information Discovery” is a concept that has been around in Office 365 for quite a while, but so far has not been able to find its way to the “every day” Office 365 user. Office Graph (the AI based fabric behind this), represents a collection of content and activity, and the relationships between them that happen across the entire Office suite. Instead of searching for information, Office Graph shows me information and documents I was not aware of, but could potentially be relevant to my work.

Interested to find out how Point Taken can help you make your intranet smarter?

Simply contact Tomas Holseth on +47 90 08 92 64 or email to discuss how we could take it from there.

Point Taken Webinar & kurs

Webinar Office365 + Noark5

Microsoft PowerApps Logo

As cool as PowerApps could be

At Point Taken we have been promoting the use of Microsoft PowerApps (being part of the PowerPlatform) significantly since its inception.

Many customers have been following our advice using PowerApps to build custom apps delivering immediate benefits to their business. Most of these apps are tailored to a specific business context, but today I want to present to you a more generic concept that is both effective and supercool!

How about building a simple “webshop” for your company in just a couple of simple steps using PowerApps? You can use it e.g. to sell company specific items (fashion, gadgets, …) or to handle internal hardware/software requests.

Somebody wants to order a new laptop or phone? Use the company webshop displaying only the models and configurations that your company policy allows for.

Just a few clicks and both an internal order slip is sent to purchasing while the employee is receiving a confirmation email! The content of the webshop can be easily updated anytime. The webshop can be accessed from a laptop (internet browser), tablet or smartphone.

Are you interested to discover how PowerApps can be used to build a flashy webshop for your organization?

Simply contact Knut Skogvold on +47 90 09 50 88 or email to discuss how we could take it from there.

Dynamics 365 CRM

Sjekk når Microsoft overfører deg til nytt grensesnitt i CRM

Vi har tidligere skrevet en artikkel om at du fra 1. oktober 2020 blir tvunget over til nytt grensesnitt i Dynamics 365 CRM. Nå er det klart at de første kundene blir overført allerede fra Januar/februar!

Ved å logge inn på https://runone.powerappsportals.com/my-environments/ (som administrator) kan du se når Microsoft overfører ditt/dine miljø over til nytt grensesnitt. Du får en liste over alle miljøer og kan se når de skal overføres (datoformat mm/dd/yyyy).

Som du ser av bildet under har vi to miljø som vil oppdateres 24 april 2020 og et miljø som oppdateres 25 september (som er den siste fredagen før 1 oktober og den siste dato alle miljø kommer til å bli oppgradert til nytt grensesnitt).

Bilde fra mine miljøer

Dersom du ser at dato for endringen for ditt produksjonsmiljø kommer for tidlig kan du som global tenant administrator sende inn en forespørsel om du kan flytte dato. Du kan uansett ikke bruke det gamle grensesnittet etter 25. september 2020.

Tomas Holseth

Ta kontakt med Tomas Holseth på tlf: 900 89 264 dersom du behøver bistand til å oppgradere til nytt grensesnitt.

Luc-GDPR

App på en dag! – I Kristiansand

Vi har nå satt opp kurset «App på en dag» i Kristiansand!

Et kombinert Microsoft PowerApps og Flow kurs som kickstarter læringen og setter deg i gang med å lage dine helt egne kodefrie apper.

Begrenset antall plasser! Sikre deg din plass nå ved å melde deg på nå 

Home-Help-Kurs

Når: Onsdag 23.10.2019 klokken: 09:00 – 15:30

Hvor: Clarion Hotel Ernst, Rådhusgata 2, 4664 Kristiansand

Kursavgift: 3.950 kr. (Inkludert lunsj)

Påmeldingsfrist: 14.10.2019

I etterkant av kurset vil vi også tilby en GRATIS konsultasjonstime på ditt kontor for å identifisere potensielle bruksområder for deres organisasjon. 

Kurset vil bli holdt av Luc Marolt, som er en av våre senior Office 365 konsulenter og spesialist på PowerApps. Han vil lære deg hvordan du enkelt lager kodefrie forretningstilpassede applikasjoner som blir tilgjengelig internt i din organisasjon via mobil, nettbrett eller web.

Etter denne dagen vil du sitte igjen med et par nyttige applikasjoner samt en god forståelse av hvordan du selv kan lage applikasjoner som bidrar til økt produktivitet og automatisering for din organisasjon.

Dette kurset passer for deg som er kjent med Office 365, men som har lite eller ingen erfaring med PowerApps og/eller Flow fra før.

Ta kontakt på dersom du har spørsmål!

powerappsandflow
Power BI

Innsikt som setter fart på karrieren

Man behøver ikke være IT-ekspert for å klare å hente innsikt fra data. Vår workshop gir store og varige fordeler til de som jobber mye i Excel.  

Digital utvikling og -endring kan nå gjennomføres uten å måtte vente på at IT-avdelingen får frigjort tid. For å vise hvor enkelt det er, tilbyr vi skreddersydd opplæring i hvordan raskt sette opp smarte løsninger for analyse og innsikt med Microsoft-verktøyet Power BI.

– De som legger til rette for dette vil endre forventninger innad i egen bedrift, og får potensielt «helte-status» blant ledere og kolleger i lang tid fremover, sier fagekspert på innsikt og analyse Thomas Sandsør i Point Taken.

Best av alt:  Opplæringen er for «ikke-teknologer».

Analyseekspert på rekordtid

Selv om workshopen gir mest verdi til de som allerede har Microsoft-løsninger i bedriften, er det ikke et krav. Det viktigste er at man innser behovet for å finne smartere fremgangsmåter i en arbeidsdag der kravene øker og tilgjengelig tid minsker.

– Vi har levert flere slike samlinger, og tilbakemeldingene er svært gode. De fleste blir overrasket over hvor lett det er å bli analyse-ekspert. Man må nesten oppleve det for å tro det, sier Sandsør.

Det faglige opplegget gjennomføres i Microsofts nye inspirasjonssenter i Bjørvika i Oslo, på en tid/dag som er gunstig for deg og dine kolleger.

Slik gjennomføres kursene

Det faglige opplegget starter med at alle får hjelp til å sette opp sitt eget demo-miljø. Deretter kjører instruktørene gjennom en «steg for steg» prosess som det tar en hel dag å fullføre.

– Etter endt workshop har de mye bedre forståelse av mulighetene. De kan sette opp ting selv, forstår kraften i de smarte tjenestene , og får med seg «labben» hjem for videre testing, sier Sandsør.

– De skjønner at det er kult, og at det er kort vei frem til nye muligheter. Derfor kan også fagekspertene stille langt mer kvalifiserte spørsmål til egen IT-avdeling, og/eller leverandører.

Han presiserer at man ikke blir teknolog på en dag, men vil forstå mulighetene i ny teknologi, og innse at det kan være enklere enn man tror å lykkes med det som før var forbeholdt bare de største bedriftene.

– Instruktørene tar utgangspunkt i norske erfaringer, og kan bruke eksempler fra de aller fleste bransjer. Dette gir store fordeler for alle bedrifter, uansett størrelse, sier Sandsør.

Raskt i gang med business intelligence

Han fremhever at dette er en svært kostnadseffektiv måte for å evne å ta bedre beslutninger.

– Med Power BI får man dataene fra egne kilder opp i lyset, også de ubehagelige sannhetene som det bør tas beslutninger rundt, sier Sandsør. 

Målgruppen for workshopene er alle som jobber i Excel, data og/eller har behov for innsikt i data. står fritt til å ta med inntil 10-12 deltagere fra virksomheten.   

– Vårt mål er å gi inspirasjon og innblikk i muligheter. Deltagerne kan etter workshopen gjøre mye mer selv, og terskelen er overraskende lav for å komme i gang, avslutter Sandsør.

Les mer om analyse på en dag her

Appa pa en dag

Nå kan «alle» lære å lage apper

Ny teknologi gjør at veldig mange flere kan lage smarte apper for forretningsprosesser, uten å kunne kode.

LÆR-DEG-Å-LAGE-APPER-PÅ-UNDER-EN-DAG

Digital utvikling og -endring kan nå gjennomføres uten å måtte vente på at IT-avdelingen får frigjort tid. For å vise hvor enkelt det er å komme i gang tilbyr vi opplæring i hvordan lage smarte, enkle apper for forretningsprosesser. Dette på under en dag.

Utgangspunktet er PowerApps fra Microsoft. Dette er en sterk plattform for å skape små smarte apper. Med denne kan man raskt lage tjenester for enkle funksjoner, fremfor å fortsette med tunge programmer som er lite brukervennlige og tunge å navigere i.

– Den som introduserer disse konseptene får potensielt «helte-status» blant ledere og kolleger i lang tid fremover, sier fagekspert Thomas Sandsør i Point Taken.

Best av alt:  Opplæringen er for «ikke-teknologer».

Ledere som ikke må kunne kode

Selv om workshopen gir mest verdi til de som allerede har Microsoft-løsninger i bedriften, er det ikke et krav. Det viktigste er at man innser behovet for å finne smartere fremgangsmåter i en arbeidsdag der kravene øker og tilgjengelig tid minsker.

Det faglige opplegget gjennomføres i Microsofts nye inspirasjonssenter i Bjørvika i Oslo, på en tid/dag som er gunstig for deg og dine kolleger.

 – Med litt kunnskap kan man komme i gang med en applikasjon på under en dag, og det kan sammenlignes med å jobbe i Powerpoint. Det gir a-ha opplevelser til mange, sier han. 

Målgruppen for workshopene er særlig mellomledere, og de som jobber med prosesser. Man står fritt til å ta med inntil 10-12 deltagere fra virksomheten.  

powerappsandflow

Slik gjennomføres kursene

Det faglige opplegget starter med at alle får hjelp til å sette opp sitt eget demo-miljø. Deretter kjører instruktørene gjennom en «steg for steg» prosess som det tar en hel dag å fullføre.

– Etter endt workshop har de mye bedre forståelse av mulighetene. De kan sette opp ting selv, forstår kraften i de smarte tjenestene , og får med seg «labben» hjem for videre testing, sier Sandsør.

– De skjønner at det er kult, og at det er kort vei frem til nye muligheter. Derfor kan også fagekspertene stille langt mer kvalifiserte spørsmål til egen IT-avdeling, og/eller leverandører.

Han presiserer at man ikke blir IT-ekspert på en dag. Deltagerne vil derimot innse at det er mye enklere enn man tror å lykkes med nye typer tjenester og prosesser.

– Foreleserne tar utgangspunkt i norske erfaringer, og kan bruke eksempler fra de aller fleste bransjer, sier Sandsør.

– Målet er å gi inspirasjon og innblikk i nye typer muligheter. Deltagerne kan etter workshopen gjøre mye mer selv, og terskelen er overraskende lav for å komme i gang, avslutter Sandsør.

Les om hvordan lage apper på en dag her.

GDPR Cookie Consent with Real Cookie Banner