PT: Sak og Arkiv

PT: Sak og Arkiv er en sak og arkiv løsning basert på Documaster sin Noark 5-godkjente arkivløsning ferdig integrert mot Microsoft 365. Denne løsningen har vi utviklet for å forenkle hverdagen til en rekke store norske virksomheter både offentlige og privat. Kundene våre forteller om høy grad av brukeradopsjon og samhandling, og vi har en rekke gode referanser.

Hvorfor velge PT: Sak og Arkiv?

Gjør som blant annet Lånekassen, Østfold Energi og De nasjonale forskningsetiske komiteene. Flytt saksbehandling fra sak/arkiv og over til Microsoft 365.

Stadig flere statlige virksomheter går nå over til Microsoft 365. Det gir nye muligheter for samhandling, prosessflyt og godkjenningsprosesser. Sammen med vår Partner Documaster har vi utviklet en løsning hvor offentlig virksomhet flytter all saksbehandling over til Microsoft 365. Integrasjon til vårt frittstående arkiv sikrer at all arkivering skjer i henhold til Noark 5 standarden.

  • Få full utnyttelse av Microsoft 365 lisensen
  • Enkelt tilgjengelig overalt på alle enheter
  • Integrasjon Microsoft 365 – Documaster Arkiv kjerne
search

Sett saksbehandling i system – få full oversikt over saker, dokumenter, informasjon og arkiv.

Instrumentbordene gir deg rask oversikt og deles inn i:

  • Saker
  • Dokumenter
  • Informasjon
  • Deling
  • Arkiv
users

Enkelt og tilgjengelig 

I dag jobbes det ikke bare på kontoret, og til og med saksbehandling må gjøres tilgjengelig utenfor.

Dette sørger samhandlingen for. Jobb og del dokumenter i Microsoft 365 online hvor som helst og når som helst, mens det arkiveres sikkert og godkjent i Documaster.

microsoft

Ferdige integrasjoner mellom Documaster og Microsoft 365

For å gjøre saksregistreringen enklere, samhandles det og deles dokumenter og informasjon i Microsoft Teams. Når det er arkivverdig blir det automatisk arkivert i Documaster.

Point Taken har stått for integrasjonen mellom Documaster og Microsoft 365 for å få til denne samhandlingen.

Dette gjør at saksbehandler slipper å jobbe i såkalte siloer og forholde seg til å registrere ting i flere ulike systemer.

Hvilke utfordringer har man i saksarbeid i dag?

I dag er det store krav om å kunne jobbe hvor som helst og når som helst, uten at det går på bekostning av sikkerhet.
I tillegg trenger man informasjon raskt for å kunne samarbeide på en enkel og effektiv måte på tvers av organisasjonen, og det kan heller ikke være usikkerhet i forhold til om informasjonen blir arkivert eller om den blir knyttet til riktig sak.

Utfordringer

Når man skal samarbeide i team, så har man behov for å dele og administrere informasjon knyttet til en sak.

Dette kan for enkelte organisasjoner være tungvint og lite effektivt, siden man gjerne har ulike systemer for sakshåndtering og arkivering. Da kan man risikere å miste data pga. dårlige rutiner, og man må ofte registrere ting dobbelt.

Utfordringer

Den ideelle løsningen

PT: Sak og arkiv med Documaster og Microsoft 365, er en sak og arkiv løsning hvor alle i gruppen får mulighet til å utnytte samhandlingsverktøy fra Microsoft 365 på en enkel måte, med deling av dokumenter både internt og eksternt – samtidig som det blir arkivert på en Noark 5 godkjent måte.

Samhandling med egne kanaler og faner

Samhandling er enklere i Teams. Når hvert Team er fokusert på ett tema, én gruppe eller én prosess har brukere enkel og rask tilgang til informasjon og dokumenter og andre programmer som Documaster ol.

channels

Samhandling og godkjenningsprosess med MS Teams

PT: Sak & Arkiv har laget en smart kobling til Teams som gjør at grupper kan samhandle på tvers.

Hver gruppe får et eget Team, og hver prosess kan automatiseres med flyter i Microsoft Power Automate. På denne måten utføres samhandlingen og godkjenningsprosessen i Microsoft 365 og Teams. Selve godkjenningsprosessen består av flere ulike steg. Blant annet:

  • Valg av godkjenner
  • Utsendelse av godkjenningsoppgaver
  • Registrering av svar på godkjenninger og kommentarer
  • Tilbakemelding om gangen prosessen i Teams/SharePoint og på e-post
  • Arkivering av godkjenningsflyten til Documaster arkiv
microsoft-teams
microsoft

Saksarbeid

Selve saksarbeidet foregår i Microsoft 365, hvor det er naturlig å jobbe sammen med søknader, dokumenter, kommentere og dele med andre både internt og eksternt.

chat

Del og kommenter dokumenter i Teams 

Delingen og kommenteringen av dokumentene gjøres effektivt, enkelt og på en sikker måte i Teams. Del, jobb sammen, kommenter, alt uten at saksbehandlerne er usikre på hvilke versjon av dokumentet som jobbes med.

project diagram

Godkjennelsesprosesser 

PT: Sak & Arkiv automatiserer hele godkjennelsesprosessen i en sak, ved å definere prosessene og lage flyter i Microsoft Power Automate.

Enklere saksbehandling med PT:Sak og Arkiv

Lånekassen ønsket en enklere måte å arkivere på. Tidligere brukte de tradisjonell standardløsning sak/arkivsystem, men synes det var for mye funksjonalitet som de ikke hadde behov for. Resultatet ble å droppe sak og arkivsystem og heller arkivere direkte fra verktøy med integrasjon til Documaster som de allerede jobbet i hver dag. Nå bruker de Microsoft 365 (tidligere Office 365) med Documaster som arkiv.

Les hele referansen her!

Innebygget arkivering

Lånekassen har laget dokumentflyt fra Microsoft 365 med integrasjon til Documaster for raskere og automatisk arkivering. Løsningen er laget med god hjelp av Documaster, som er en av Point Taken sine partnere.

Point Taken bygger prosess funksjonaliteten i Microsoft 365 som fungerer sømløst mot arkiv.

«Målet er at enklere prosesser og verktøy skal føre til mer dokumentfangst, sier Vilde Bjørklund», Fagansvarlig arkiv hos Lånekassen. 

Så enkelt kommer du igang​

Det hele starter med en kort uforpliktende prat. ​

PointTaken er eneste Microsoft 365 FastTrack partner i Norge, som har tilgang til Microsofts rammeverk for best practise brukeradopsjon. ​

Dette gir våre kunder unike muligheter til å motta workshops som ingen andre i Norge leverer. Ved behov kan vi også gi tilgang til eksperter i Microsoft systemet på ulike områder. Vi vurderer om kunden er kvalifisert for dette programmet etter møtet. ​

Dersom dere ønsker å gå videre, tar vi så et møte for å skissere mål, og så følger videre faser som vist under. Hele prosessen tar fra noen uker og opp til seks måneder, alt avhengig av hva som skal gjøres. Vi vil skissere kostnads- og tidsperspektiv i de første stegene i prosessen.​

Tlf-samtale​​
(15 minutter)​​​

1

Kort samtale for å finne ut hva man ønsker å få til og om vi kan bidra til å gjøre dette. Denne er uforpliktende.​​

Møte
(2 timer)​​

2

Utdypning av målbilde og mulighetene man har for å nå dette, samt identifisere forutsetninger som er sentrale for å lykkes​​.

Workshop​​​​
(1-2 dager)​​​

3

Gjennomgang og kvalitetssikring av ide, som til slutt ender med spesifikasjon av en POC/Pilot. ​​Her må alle viktige bidragsytere være tilstede​​.

Produksjon​​​

4

Løsningen gjøres tilgjengelig for sluttbrukere eller kunder med en forutsigbar kvalitet og sikkerhet​​.

Gevinst/nytte​​​

5

Vi ser på gevinster og avstemmer disse mot mål.​

Forvaltning ​​og support​​

6

Vi forvalter og supporterer løsningen videre i henhold til avtale.​

Bestill NÅ: Kartleggingsworkshop

Pris 15 000,-

Etter at vi har hatt en kartleggingssamtale (ca 1–2 timer) og skissert opp deres behov, har vi mulighet til å skreddersy en heldagsworkshop for deres bedrift.​

– Her vil vi gå i dybden på behov, arbeidsprosesser, bransje etc.​

– Det utarbeides et løsningsforslag og en POC (Proof of Concept)​

Videre framdrift (prises spesifikt):​

  • Workshop nr 2 ved behov​
  • Produksjon​​
  • Evaluering av gevinst/nytt​​
  • Eventuelle endringer i løsning
  • Forvaltning/support
Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

  • Jeg er interessert i sak og arkiv-arbeid, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.
  • Jeg har allerede Microsoft 365, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.
  • Jeg har allerede Documaster, og ønsker hjelp med å implementere løsningen.

Knut Skogvold
Senior selger / Rådgiver
90 09 50 88

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88