Dynamics 365 for Talent April ‘19 slipp – Generelt tilgjengelig
To ganger per år har Microsoft et stort slipp av ny funksjonalitet til Dynamics 365, dette innlegget fokuserer på funksjonaliteten som vil være tilgjengelig for alle i april’19-slippet for Dynamics 365 for Talent.
For Talent fokuserer April’19 slippet på Attract og Onboarding av Talent.
Attract
Post jobbene dine enkelt til flere nettsteder Dette er en funksjon jeg tror vil bety en stor forbedring for mange bedrifter. Dette er integrasjonen med eksterne jobbsider for stillingsannonser. Dette betyr at du kan poste stillingsannonser til andre nettsteder og sosiale nettverk med ett enkelt klikk. Funksjonen gjør det mulig for rekrutterer å:
Legge inn nye jobber på en eller flere eksterne jobbsider
Rediger jobbinnlegg og re-post til en eller flere eksterne jobbsider
Fjern innlegg fra en eller flere eksterne jobbsider
Bruk LinkedIn-profilen til å søke om en jobb Vi vet alle at det å skrive informasjon om deg selv og atter en gang skrive hvor du jobber og hvilken utdanning du har, er kjedelig arbeid. Når du kan bruke LinkedIn-profilen til å søke om en jobb, blir informasjonen på LinkedIn-profilen din automatisk brukt til å fylle ut informasjon i søknaden din slik at du slipper å registrere informasjonen en gang til.
Denne funksjonaliteten gjør det også mulig for rekrutterer å se hvilke kandidater som begynte å søke, men ikke fullførte.
Raskere tilbudsforberedelse Evnen til å få tilbudet signert av Adobe Sign og DocuSign kommer i april ‘19. Som administrator vil du også kunne definere obligatoriske og valgfrie tilbudsdata i tilbudspakken, og kan nå definere standardverdier for tilbudsdata.
Tilbudsemailene vil nå kunne konfigureres og malen kan redigeres før du sender den til kandidaten.
Onbording
Effektivisere veiledningsadministrasjon ved å tildele aktiviteter til roller Noen aktiviteter i onbordføringsguiden vil involvere den nye ansatte, men utføres ikke av den ansatte. I en mal vil du kunne tilordne en aktivitet til en rolle som du oppretter som du vil. Når veilederen er opprettet for å sende til den nye medarbeideren, tildeler du disse aktivitetene til et bestemt team medlem.
Del best praksis over hele organisasjonen din ved å bruke onbordingsteam. Endelig kan du opprette onbordingsteam hvor du kan dele maler og avdelingsleder kan få analyser / oversikter fra alle som har gjennomgått onboardingen.
Fremskynde opprettelse av veiledning ved å importere en eksisterende mal til din egen Du kan importere aktiviteter fra andre maler, og endringer på en mal kan skyves nedstrøms for å endre guider du allerede har sendt.
Core HR
Utvidet Core HR-enheter i CDS for Apps Microsoft fortsetter å overføre områder fra Core til CDS for Apps, denne gangen er det: * Kompetanser (Ferdigheter, sertifikater, utdanning) * Jobb * Fordeler * Kompensasjon * Organisasjonsinnstillinger
Ferie, fraværsregler og retningslinjer Oppdatering eller kansellering av registrerte forespørsler vil være tilgjengelig, du vil være i stand til å bestille fremtidig fravær, konfigurere overføring dersom det er inkludert i ferieplanen og det å kreve grunnkode for noen typer permisjon.
Så snart denne er ute på web er det klart for vårt første nyhetsbrev 😀
Vil du vite mer om Dynamics 365?
https://pointtaken.no/wp-content/uploads/2019/08/talent_interface.png6152160Malin Martneshttps://pointtaken.no/wp-content/uploads/2023/01/pointtaken-logo-1.pngMalin Martnes2019-02-25 05:47:122022-11-06 14:38:29Dynamics 365 for Talent April ’19 slipp – Generelt tilgjengelig
Høsten er over oss og snart er vi over i oktober, en måned hvor svært mange nyheter kommer fra Microsoft. I dette blogginnlegget har jeg fokusert på de nye funksjonene som kommer til Talent i oktober..
Attract
Attract er rekruteringsmodulen av Talent, denne er tett knyttet til LinkedIn og lar deg finne den rette personen med riktig kvalifikasjoner for jobben du har utlyst. I dette slippet av nyheter er det svært tydelig at fokuset hovedsakelig har vært på Attract, det er her de fleste nyhetene er kommet.
Profil på kandidat Mer informasjon registreres om kandidaten og kandidaten kan også oppdatere profilen sin basert på sin LinkedIn profil. Dette gjør at mer data om kandidaten blir registrert på en enklere og mer strømlinjeformet måte. Ansvarlige for rekruteringen kan selv velge hvilken data de ønsker å spore for å velge riktig kandidat.
Instrumentbord og advarsler Nye instrumentbord vil gi bedre oversikt og dypere innsikt i prosessen for de forskjellige rollene i bedriften. Tanken er å enkelt kunne guide brukere som behøver oppmerksomhet, trender eller annen relevant informasjon. Det vil gi en oversikt over advarsler man bør reagere på for å få prosessen videre. Ny søkefunksjonalitet vil gjøre det enklere å søke ved å ha en dypere forståelse av nøkkelord og fraser.
Utvidelser Gjennom at også Attract er blitt en del av Common Data Service kan man endelig lage utvidelser med PowerApps, Microsoft Flow, Office Forms, Microsoft Stream og mye mer. For eksempel ved bruk av PowerApps eller Office Forms for å bruke et sett med spørsmål som skal stilles til kandidaten under et intervju, for å være sikker på at bedriftens retningslinjer blir fulgt under intervjuet.
Tilbudsmaler og styling av utsendelser Endelig kan man lage maler med tilbud om stillingen og sende denne ut fra Attract. Du kan til og med bruke elektronisk signatur slik at kandidaten kan akseptere tilbudet elektronisk og starte direkte på onboarding. Dette vil si at administratorer kan lage egne maler for dokumenter og tilbud som er stylet riktig i forhold til bedriftens profil. Det vil være en egen versjonshåndtering for å følge med på endringer i malene for full sporbarhet på endringer.
Utvidelser med LinkedIn Recruiter Attract og LinkedIn Recruiter blir enda tettere knyttet sammen for brukere som har lisens for begge. Det vil bli enda enklere å finne potensielle kandidater i LinkedIn Recruiter og koble disse mot en jobb i Attract, da vil du også se historikken på kandidaten fra Attract som er skjedd i Recruiter eller tilbakemeldinger som er gjort etter et intervju registrert i Attract vil vises i Recruiter.
Kandidatbase I mine øyne er dette en av de viktigste oppdateringene i Attract i oktober. Kandidater du allerede har hatt kontakt med i forbindelse med andre jobber, eller som har sendt inn en søknad til deg, kan legges i en base og kan brukes mot senere jobber. Du får da en base med potensielle kandidater og kan bruke systemet til å se hva som ble registrert på kandidatene tidligere, hvorfor de ikke fikk jobben sist, eller om dette er en jobb som vil passe den bedre. I oktober kommer det også en forhåndstest på AI som skal kunne anbefale kandidater som ligger i basen og som kunne passe for jobber som opprettes i systemet. Den kunstige intelligensen her trenes opp ut fra tilbakemeldinger både fra kandidaten og rekrutterer og blir stadig bedre.
Onboard
For Onboarding er det hovedsakelig en nyhet som kommer klar i oktober og det er «Onboarding team». Det vil brukes for å enkelt definere forskjellige team som skal dele innhold, rapportering og samarbeid i team. Guider og utsendelser blir automatisk delt på tvers av teamet. I desember kommer endelig auto-save til onboarding og januar slippes integrasjon mot sjekklister i Core HR – det er bare å glede seg for utviklingen som skjer her!
Common Data Service
Til nå har Core HR vært på CDS (Common Data Service), på lik linje som CRM og AX er knyttet til CDS. Nå kommer endelig de to andre modulene på CDS, noe som gjør det mulig å integrere disse mot andre systemer. For eksempel blir kan jobber og prosesser bli synkronisert mellom Core HR og Attract. Noe som gjør at de som jobber med rekruttering slipper å gå inn i Core HR for å finne alle detaljer om jobber, informasjonen kan synkes direkte til Attract.
https://pointtaken.no/wp-content/uploads/2019/08/tallent.png6311138Malin Martneshttps://pointtaken.no/wp-content/uploads/2023/01/pointtaken-logo-1.pngMalin Martnes2018-09-26 05:56:472022-11-06 14:51:11Nyheter i Dynamics 365 for Talent i oktober
Har du oversikt over hvilke ledige stillinger din bedrift har?
Talent gir deg oversikt over alle ledige stillinger i din bedrift. Du kan enkelt klikke deg inn på stillingene og lese mer om hver og en av dem. Kanskje du føler at du eller noen du kjenner passer godt til stillingen? Når du kan lese hvilke kvaliteter man skal ha og hva stillingen innebærer, er det enklere å kunne rekruttere i alle ledd.
Bilde 1: Ledige stillinger
Hvordan er din rekrutteringsprosess?
I Attract delen av Talent kan du bygge opp din egen rekrutteringsprosess slik at systemet bistår deg i prosessen. Et system som bygger opp under din prosess vil også gjøre at alle går gjennom den samme prosessen og dermed får alle en lik inngang til bedriften.
Bilde 2: Prosesser i rekruttering
Du registrer all relevant informasjon om stillingene, dette legges på LinkedIn og er tilgjengelig for potensielle kandidater.
Bilde 3: Ledig stilling
Holder du kontakt med søkerne underveis i prosessen?
Nå du har mottatt en søknad sender Talent automatisk ut en e-post med beskjed om at søknaden er mottatt, dette uavhengig av om du har søkt via LinkedIn eller om du er kommet inn andre veier og manuelt registrert. Søkeren får deretter muligheten til å følge prosessen sin via en innloggingsside.
Bilde 4: Automatisk e-post til søker
Søker får tilgang til å se hvor langt i prosessen de er kommet på hver jobb de har søkt på.
Bilde 5: Innlogging for søkere
Intervju kan planlegges med flere intervjuere, registrere direkte i kalenderen til de som skal intervjue, kalle inn som Skype-møte. Planlegge flere intervjuer samtidig med flere søkere og en hel rekke andre nyttige funksjoner.
Bilde 6: Planlegge intervju
Kandidaten får mulighet til å velge de datoene som passer best via sin innloggingsside.
Bilde 7: Innloggingsside for kandidater
Har du en reell oversikt over hvem som har søkt de forskjellige stillingene?
Du får oversikt over alle personene som har søkt på hver jobb og hvor langt i prosessen de er kommet. I tillegg kan du enkelt klikke deg inn på hver person og gå direkte til LinkedIn-profilen deres for å finne mer informasjon om dem.
Bilde 8: Hvem har søkt
2. Nye ansatte
Hva skjer etter ansettelse og oppstart?
De alle fleste som har blitt ansatt en plass hører lite eller ingenting fra sin nye arbeidsplass etter at kontakten er signert og før man starter. Det kan gå 3-6 måneder nesten uten å høre fra bedriften man skal starte i, da kan usikkerheten komme smygende, «Var dette riktig valg?», «Hva skjer når jeg starter?», «Hvordan vil min nye arbeidsdag se ut?». Hvorfor ikke gi nyansatte informasjon de kan lese gjennom før de starter, slik at de er godt forberedt til oppstart og oppstarten går som planlagt.
Bilde 9: Onboarding for nyansatt
Hvilke oppgaver må utføres internt før første arbeidsdag?
Du har ansatt en ny person, hvilke oppgaver skal gjøres før denne personen kommer på sin første arbeidsdag? Hvem skal bestille ny pc, når skal alt være klart? En sjekkliste kan lages for hver nyansatte og med ekstra oppgaver for gitte avdelinger, dersom noen har spesialregler.
Bilde 10. Onboarding internt
Hvilke ansatte er enda i prøvetid, og når går den ut?
Talent har en enkelt oversikt over hvem i bedriften som enda er i prøvetiden, og når denne går ut. Dette gjør det enkelt å holde oversikten over alle nye ansatte.
Bilde 11. Prøvetid
Vet du om personen som er i prøvetiden faktisk har nådd den kompetansen som kreves for stillingen?
Talent gjør det enkelt å få oversikt over en gitt ansatt opp mot en gitt stilling, dette kan være den stillingen personen allerede har eller om du skal tenke på intern rekrutering. En person som nærmer seg slutten av prøvetiden skal kanskje ha oppnådd de kompetansemålene som er for sin stilling, og dette visualiseres på en oversiktlig måte.
Bilde 12: Analyse av kompetansegap
3. Kompetanseoversikt
Har du oversikt over hvem i bedriften som kan hva og hvor godt de kan det?
Med kompetansesøk kan du få ut en liste over alle personer som har et gitt sett med kriterier. Dette kan brukes for intern rekruttering, du finner ut hvem i bedriften som har de kriteriene du har satt for stillingen. Eller når du skal ha et nytt internt kurs, hvem kan dette stoffet best, eller hvem kan det ikke og bør være med på kurset.
Bilde 13: Kompetansesøk
Få en visuelt god oversikt over kunnskapen i bedriften og hvilket nivå den ligger på.
Bilde 14: Kunnskapsnivå
4. Personlig HR-side
Er all informasjon om dine ansatte registrert en plass?
Noen bedrifter har et register over ansatte, hvor informasjon kanskje blir lagret, av noen sjefer om noen ansatte. Når GDPR slår inn blir det ekstremt viktig å ha full kontroll på all data du har registrert om dine ansatte, slik at du enkelt kan slette dem. Når alt registreres i Talent har du kontroll på din bedrifts data.
Bilde 15: Register over ansatte
Kan hver ansatt endre på sin informasjon og registrere ny informasjon og kunnskaper?
Alle ansatte får en egen side hvor de administrerer sin informasjon. Den ansatte kan enkelt registrere sertifiseringer, sertifikater, oppdatere sitt kunnskapsnivå, melde seg på kurs, se medarbeidersamtaler og alt som er relatert til HR. I tillegg kan man legge inn relevante dokumenter som HR får tilgang til. HR får også muligheten til å registrere dokumenter om den ansatte på den ansatte, som den ansatte ikke har tilgang til. F.eks. En klage på den ansatte er viktig å registrere, men også viktig at den ansatte ikke har tilgang til.
Bilde 16: Selvbetjening for ansatte
5. Leders oversikt over sitt team
Leder får oversikt over alle på sitt team med all relevant informasjon om hver ansatt du har ansvaret for.
Bilde 17: Mitt team
Hvilke kunnskaper har ditt team?
Med et klikk får du oversikt over hvilke kunnskaper ditt team har og hvilket nivå de er på.
Bilde 18: Kompetansen til mitt team
Vil de nå målene vi har satt?
Du får oversikt over hvilke mål ditt team har satt seg og hvordan de ligger an med de forskjellige målene.
Bilde 19: Mål hos mitt team
Når skal vi ha neste medarbeidersamtale?
Medarbeidersamtaler er noe de fleste bedriftene har, i større eller mindre grad. Hvorfor ikke ha det registrert på en plass, på en strømlinjeformet måte. I Talent får du alt dette, og oversikt over når neste medarbeidersamtale skal være.
Bilde 20: Medarbeidersamtaler
6. Oversikt over fri og fravær
Bruker du Excel for å planlegge ønsker om fri og fravær?
Hvor mange bruker Excel for å planlegge ferien for de ansatte? Er det ikke enklere at hver og en registrerer når de ønsker fri i Talent, slik at du får oversikt over det? Her kan man også registrere andre typer fravær.
Bilde 21: Medarbeidersamtaler
Du registrerer selv hvilke typer fravær du ønsker skal registreres i Talent.
Bilde 22: Typer fravær
7. Utlånt teknologi til ansatte
Har du oversikt over hvem som har lånt hva?
Veldig mange selskaper låner ut pc, mobil og annet teknisk utstyr til sine ansatte. Utrolig mye penger går tapt ved at ansatte ikke leverer tilbake gammelt utstyr. Det burde jo finnes et system som registrerer hvem som har lånt hvilket utstyr og en sjekkliste med oppgaver når en ansatt slutter? Talent har selvsagt begge deler.
Bilde 23: Lånt utstyr
Får du tilbake alt utstyret fra ansatte som slutter?
Med en egen offboarding-liste registrerer man forskjellige oppgaver som skal gjøres i forbindelse med at en person slutter. Skal pc leveres tilbake, hvilken e-postadresse har den ansatte nå. Er personen fjernet fra hjemmesiden. Alt dette har Talent kontroll på.
Bilde 24: Offboarding
8. Interne kurs
Hvilke kurs tilbyr bedriften og hvem har deltatt på kursene?
Talent gir deg oversikt over hvilke kurs bedriften din tilbyr. Du kan registrere nye kurs både fysiske og online og du kan registrere hvem som har deltatt på de forskjellige kursene og hvilket nivå kurset var på.
Bilde 25: Kurs
9. Statistikk
Hvem har bursdag? Hvilken avdeling har flest ansatte? Hvilke språk snakkes det i bedriften? Hva er andelen kvinner?
Talent er knyttet tett opp mot PowerBI og har allerede flere rapporter som gir deg fullstendig oversikt over alle ansatte. En oversikt ansiniteten til de ansatte og hvilke data de forskjellige ansatte har jubileum.
Bilde 26. Statistikk 1
Statistikk over hvor dine ansatte holder til, og i hvilken avdeling jobber de.
Bilde 27. Statistikk 2
Generell statistikk over bedriftens ansatte får du også se.
Bilde 28. Statistikk 3
Jeg mener Talent er et meget godt verktøy som vil bistå HR og hjelpe bedrifter i sitt arbeid med HR. Ønsker du en demo av Talent eller finne ut mer om mulighetene til hvordan Talent kan hjelpe deg?
Ta kontakt med Malin Donoso Martnes – 913 15 019 eller
https://pointtaken.no/wp-content/uploads/2019/08/tallent-1.png6311138Malin Martneshttps://pointtaken.no/wp-content/uploads/2023/01/pointtaken-logo-1.pngMalin Martnes2018-04-26 09:25:302022-11-06 15:08:319 HR-utfordringer og hvordan Dynamics 365 for Talent løser disse
When Microsoft release Dynamics 365 app for Outlook, they introduced a client with modern and seamless experience for tracking email to Dynamics 365. While the client introduces a lot of great benefits that were no doubt great, it forgot one of the most basic tasks. Before you could see a small icon on emails when things were tracked.
Now you have to open the outlook client on every single email you have in the inbox to see if it has been tracked. The goal of making a users workday easier just got a little harder. Did I remember to track this email?
The genius solutions he provided was conditional formatting to emails in your inbox based on the tracked status in CRM! (see picture below).
All you have to configure is the following:
Outlook stores a value based on the tracking status in the “crmLinkState” column.
0 – Not tracked but has been tracked at some point
1 – Tracking pending
2 – Email is tracked
The column can be added to outlook by navigating to – View – View Settings
Click Columns
Click New Column
Write: crmLinkState in name and Type: Number
Now that we have the column we can create the conditional formatting based on the tracking status. Navigate back to View Settings and chose “Conditional Formatting”.
Choose Add and give the rule a name.
Click on condition on the rule and choose the tab Advanced in the new window. Here you can add “crmLinkState” and set value based on the state.
At last we choose how we want to format the emails with the status «2» that we have in the example above.
FINALLY we can see emails we have tracked!
https://pointtaken.no/wp-content/uploads/2019/08/OutlookApp1-1.png231289MARTIN GRINDEhttps://pointtaken.no/wp-content/uploads/2023/01/pointtaken-logo-1.pngMARTIN GRINDE2018-03-25 09:25:312021-04-15 06:27:06Dynamics 365 app for outlook tracking
Digitaliseringen har gått gjennom hele bedriften og alle er nå fornøyde, men kan det være noen du har glemt?
Salgsavdelingen har fått sitt CRM-system og har full kontroll over sine potensielle kunder.
Markedsavdelingen har fått et markedsføringsverktøy som hjelper dem til å automatisere sitt løp for inngående markedsføring.
Finansavdelingen har full kontroll på alle finansielle transaksjoner og lagerstatus, her hjelper systemet til at ingenting glipper.
Ledergruppen jubler fordi de endelig har fått verktøy som viser hele kundesyklusen fra markedsavdelingen får etablert kontakten og gjort dem interessert, til salgsavdelingen tar kontakt og gjennomfører et salg, til fakturering og oppfølging av betaling og marked sin videre jobb med å beholde dem som kunder. Arbeidsdagen er blitt mye bedre, mye takket være gode digitale verktøy som systematiserer og forenkler hverdagen til ansatte.
Hva med HR og dine ansatte? Hvor er de i digitaliseringsløpet ditt? Har du tenkt på at dine ansatte er den viktigste ressursen du har? Ved å investere i et nytt HCM-verktøy (Human Capital Management) kan gjøre arbeidsdagen enklere for hele bedriften.
Hvor skal man starte? Hva bør et nytt HCM-verktøy hjelpe deg med?
Rekruttering
Finne nye ansatte?
Hjelpe deg i rekrutteringsprosessen?
Holde oversikt over CV’er som er kommet inn?
Samle tilbakemeldinger fra alle som er involverte i prosessen?
Onboarding
Holde kontakt med den ansatte før de starter?
Forberede den ansatte før hun eller han starter?
Gjøre den nyansatte forberedt til første dag?
Daglig drift
Holde oversikt over alle ansatte?
Vise ansattes merkedager (som når de er ansatt eller bursdag)?
Gi ledere og mellomledere et verktøy for å ha medarbeidersamtaler?
Gi ansatte mulighet til å gi tilbakemeldinger til andre ansatte når det måtte passe?
Ha en egen portal hvor den ansatte selv administrerer sine opplysninger?
Ha en egen portal hvor ledere har oversikt over sine ansatte?
Ha full kontroll over sertifiseringer som utløper og kurs som er tatt og må tas?
Oppgaver som må gjøres når det kommer en nyansatt?
Kunne finne hvilke kompetanser de ansatte har?
Kunne se alle ledige stillinger i hele bedriften?
Hva om du kunne finne et HCM-verktøy som kan gjøre dette og mye mer?
Hadde ikke det vært fint? Tenk om det i tillegg kunne ha et enkelt brukergrensesnitt, være tilgjengelig på alle enheter og ligge i skyen? For en utopi det vil være om dette ikke koster 1 million å implementere og så mer til for lisenser og hosting.
Jeg mener Microsoft Dynamics 365 for Talent er verktøyet som gir deg alt dette og jeg kan vise deg hvorfor i en demonstrasjon. Ta kontakt på e-post eller telefon 913 15 019
