Innlegg

Sikkerhet i skyen og det grønne skiftet

Sikkerhet i skyen og det grønne skiftet

In just a few months, the worldview has changed, and we feel an increased need for security in both private and professional contexts. This blog post addresses how Microsoft is working to counter digital attacks, help companies understand CO2 emissions from cloud operations, and make the transition from in-house data center to cloud easier.  

Makes the transition to the cloud easier 

With the Azure Hybrid Benefit service, Microsoft makes the transition to the cloud easier by letting you reuse licenses from in-house servers. The service has previously allowed you to reuse licenses for Windows Server and SQL Server. This year, Microsoft has opened up that the service also supports RedHat and SUSE Linux subscriptions. 

Windows Server og SQL Server

Stopped the greatest DDoS attack ever 

A Distributed Denial-of-Service (DDoS) attack is one of the biggest accessibility and security issues that organizations face when moving to the cloud. To help protect against these, Microsoft Azure offers the «Azure DDoS Protection and Mitigation» service. 

Azure DDoS Protection was tested when it handled a massive 3.4 terabit per second (Tbps) DDoS attack targeting an Azure customer in Asia in November 2021. Two more major attacks followed in December, also targeting Asian Azure customers. A 3.2 Tbps UDP attack on ports 80 and 443, and a 2.5 Tbps «UDP flood» on ports 443. 

The 3.4-minute attack at 3.4 Tbps came from about 10,000 sources and from several countries, such as the United States, China, South Korea, Russia, Thailand and India to name a few. The graph below shows how Azure DDoS Protection handled the attack over time. 

Illustration of stopping the DdoS attack

Gain insight into your digital carbon emissions 

In October 2021, Microsoft announced the Emission Impact Dashboard (EID) service for Azure. This is a Power-BI application that helps Azure enterprise customers understand the carbon emissions associated with resources in the cloud. 

Based on the work from October 2021, Microsoft has now launched the successor to EID for Microsoft 365 in «Public Preview». This Power-BI application measures greenhouse gas emissions related to the organization’s use of Microsoft 365 applications, such as Exchange Online, OneDrive for Business, and Microsoft Teams. 

The Power-BI dashboard quantifies the total emissions, as well as carbon emissions per active Microsoft 365 users. It is also possible to filter emissions by scope and region. 

Emission Impact Dashboard (EID)

Organizations can also use EID to estimate avoided emissions from having moved t SharePoint and Exchange to the cloud. A study found that Microsoft Cloud is up to 93% more energy efficient and 98% more carbon efficient than on- prem all the alternative. 

Current carbon emissions for online exchange and sharepoint online

In summary 

We live in a time with a high focus on safety and sustainability. In this blog post, we have talked about three key Azure initiatives that mainly deal with just this; migration and efficiency in the cloud, securing infrastructure, as well as measuring and reducing the carbon footprint. 

We hope this has been helpful and can help your organization move forward with the digital transformation.  

 

Sources: 

Microsoft mitigates largest DDoS attack ‘ever reported in history’ (bleepingcomputer.com) 

DDoS Protection and Mitigation Services | Microsoft Azure 

Measure your cloud carbon footprint with the Emissions Impact Dashboard for Microsoft 365 (Preview) – Microsoft Tech Community 

Azure Hybrid Benefit 

 

 

Endringene innen Microsoft lisenser blog

Dette er de viktigste endringene innen Microsoft lisenser

Microsofts CSP-program (Cloud Solution Provider) fortsetter å utvikles for å kunne møte de stadig skiftende behovene til dagens virksomheter. Som en del av investeringen i CSP-programmet har Microsoft jobbet for å redusere lisenskompleksitet og kostnader, i tillegg til å gi fleksibilitet til å støtte en rekke scenarioer for lisenskjøp. For å oppnå dette lanserte Microsoft New Commerce Experience (NCE) for Azure i 2019, som blant annet lot oss samle flere Azure abonnementer under én felles plan. 

Nå kommer Microsoft med nye SKU-er (varenummer) for tilsvarende lisenser vi bruker i dag som Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform, og andre sky- og setebaserte lisenser som Windows 365. De nye SKU-ene vil gi bedrifter muligheten til å abonnere på dem månedlig, årlig, eller over et treårig plan.  

I dette blogginnlegget oppsummerer jeg de viktigste endringene innen Microsoft lisenser, og går blant annet inn på prisendringer, nye alternativer for CSP abonnementer, og endringer i Open lisenser. 

 

Open lisens over til CSP 

Open lisens programmet har tidligere latt bedrifter lisensiere PCer lokalt med diverse Microsoft løsninger, og med en betalingsmodell hvor man kjøper lisenser up front. Dette er annerledes fra dagens CSP lisens program hvor man abonnerer på skybaserte løsninger pr. bruker pr. måned/år.

Open lisens programmet blir faset ut i januar 2022, og blir erstattet med CSP lisens programmet. Lisenser som tidligere har blitt solgt under Open lisens programmet kommer nå under CSP lisens programmet, slik at man kan kjøpe disse lisensene parallelt med sitt setebaserte CSP abonnement. 

 

Prisøkning og nye regler for justering av antall lisenser 

Fra 1. mars vil Microsoft øke prisen på følgende lisenser:

  • Microsoft 365 Business Basic (+20%)
  • Microsoft 365 Business Premium (+10%)
  • Office 365 E1 (+25%)
  • Office 365 E3 (+15%)
  • Office 365 E5 (+9%)
  • Microsoft 365 E3 (+13%).  

Det fleksible CSP månedsabonnementet vil nå bli 20% dyrere enn ett 12 måneders abonnement. Med månedsabonnement vil du på samme måte som i dag kunne justere opp og ned antall lisenser, når som helst.  

Om man velger 12 eller 36 måneders abonnement vil man få en prislås på de gjeldende lisensene ut den perioden man har valgt. Man har mulighet til å justere antall lisenser opp, men kan ikke justere antallet ned (med unntak av selve forlengingsdagen for lisensene og 72 timer frem). Med andre ord har man et 3 dagers vindu hvor man kan nedjustere antallet, før lisensene låser seg på et minimum for en ytterligere 12 eller 36 måneders periode. Det er mulig å velge om lisensene skal faktureres månedlig, årlig, eller om man tar hele summen på forskudd. 

Det er ikke bekreftet når 36 måneders abonnement vil bli tilgjengelig, men det har vært snakk om at det trolig kommer til sommeren. Pr. nå er det bare noen av Dynamics 365 tjenestene som er tilgjengelig for 36 måneders abonnement.  

Man har mulighet til å mikse mellom de ulike abonnementene, slik at man kan ha det fleksible månedsabonnementet ved siden av et 12 eller 36 måneders abonnement. På den måten kan man sikre seg en bedre pris på de lisensene man føler seg trygg på at man kommer til å ta i bruk over lengre tid, og heller ha et visst antall lisenser på månedsabonnementet for å kunne sjonglere med antallet.
 

NCE i stadig utvikling 

Det er verdt å merke seg at det stadig skjer endringer i New Commerce Experience (NCE), og at datoer kan endre seg. Vi i Point Taken jobber med å være oppdatert til enhver tid, slik at vi kan veilede dere best mulig på deres lisensiering. 

For mer informasjon om NCE se Microsoft sin dokumentasjon:
Let’s simplify the changes in the new commerce experience – US Partner Community Blog – Microsoft

Tidslinje  

Lisensiering Tidslinje - Microsoft CSP

Lisensiering Tidslinje – Microsoft CSP

 

Anbefaling 

Det er lurt å sette av tid til å se nærmere på hvordan disse endringene faktisk påvirker din bedrift, samt legge en plan på hvordan man skal gå dem i møte. Det er et godt tidspunkt for å gå gjennom hva man har av lisenser. Da er det lurt å spørre seg selv om man er der man ønsker, og være på den sikre fronten. 

Har du spørsmål til dine egne lisenser, ta kontakt med Martin for en kostnadsfri rådgivning på tlf: 930 03 052. 

 

 

 

Teams Room -Hybrid hver dag

Hybrid hverdag

Mange er på vei tilbake til kontorene sine etter en lang tid med hjemmekontor. Det byr på mange nye muligheter, og kanskje noen utfordringer.   

Nå begynner flere å holde fysiske møter, og det vil derfor bli naturlig å tilrettelegge for de som deltar over Teams. Det blir viktig å sørge for at alle blir sett, hørt, og får delta i dialogen, uansett hvor man deltar fra. Det kan bli utfordrende da noen kanskje er litt rustne og har glemt hvordan man for eksempel kobler opp Teams-møte på møteromsskjermen. Vi har alle knotet med å koble oss på diverse møterom tidligere og kjenner oss igjen i uttalelser som; “Var det HDMI-kabelen eller var det USB-C man brukte her?” “Hvem vet hvor overgangen ligger?” “Var det trådløst over internett eller var det Bluetooth?” Alternativene er mange og fallgruvene enda flere.  

Teams Rooms – en genial løsning for hybride møter!

Det finnes flere produkter som tilrettelegger for hybride møter som ekstra mikrofoner, kamera som fokuserer på de som prater i rommet og kontrollpanel som kan dirigere møtene. For å gjøre det enklere å holde styr på alt dette, har Microsoft laget «Teams Rooms» som sørger for bedre håndtering av Teams-møter, der noen sitter på kontoret og andre over Teams. Dette vil bli en del av vår hybride hverdag.  

Med Teams Rooms vil man kunne gå inn i et møterom og koble seg opp på møte uten å ha med PC-en sin (med mindre man ønsker å dele skjerm). Møteinnkaller sender bare invitasjon til  møterommet og alle deltagere, så kan deltagerne selv velge hvor de deltar, enten det er fysisk eller over Teams. De som deltar fra møterommet trenger ikke lenger knote med koblinger av mikrofoner og kamera, fordi møterommet allerede er koblet opp og det eneste de trenger å gjøre er å trykke på «bli med» på kontrollpanelet som ligger på bordet. Så enkelt!  

Se Teams godkjent møteroms utstyr her:

Microsoft Teams Rooms Packages and Systems | Teams-enheter 

Lisensiering

Teams Rooms er en lisens man bruker pr. møterom. Lisensene kommer i Standard og i Premium versjon. I likhet med Standard lisensen, inneholder Premium alt av funksjonalitet, men har også tilgang til «managed services» som ekstra support. 

Book en demo

Ønsker du å vite mer om Teams Rooms, har noen generelle spørsmål, eller ønsker å booke en demo med Point Taken, ta gjerne kontakt med Martin.

Martin Wiborg
Salgsansvarlig Azure
930 03 052

Windows 365

Windows 365 – Så enkelt!

 

Windows 365 

Windows 365 er en Sky-PC for alle brukere, og det er så enkelt å begynne å bruke! I dette innlegget vil jeg gå gjennom oppsettet av en Windows 365 Business i ditt Microsoft 365 miljø, og vise hvor fantastisk enkelt det er! 

Det er noen forutsetninger som må tas i betraktning, og jeg lister dem opp her: 

  • Azure AD – IAM 
  • Maksimalt 300 brukere i din tenant 
  • Microsoft Endpoint Manager (Intune) for admin/config 

Nøkkelen her er at du allerede skal ha Intune konfigurert da det gjør implementeringen av Windows 365 utrolig lett. 

 

La oss først snakke om lisenser. 

Microsoft skiller mellom Windows 365 Business, og Windows 365 Enterprise. Jeg vil som nevnt dekke Business -versjonen her, så la oss se på de ulike maskinstørrelsene. 

 Prisen varierer mellom 230 NOK for den billigste og 1700 NOK for den dyreste som har de fleste vCPU-er, mest RAM, og største lagringsplass. 

  • 1 vCPU og 2 GB RAM + 64 GB lagringsplass 
  • 2 vCPU og 4 GB/8 GB RAM + 64 GB/128 GB/256 GB lagringsplass 
  • 4 vCPU og 16 GB RAM + 128 GB/256 GB/512 GB lagringsplass 
  • 8 vCPU og 32 GB RAM + 128 GB/256 GB/512 GB lagringsplass 

Som dere kan se finnes det ulike lisenser å velge mellom (12 for å være nøyaktig), og jeg antar at alle kan finne en som passer til deres behov. 

Selv bruker jeg maskinen til ca. 450 NOK med “2 vCPU, 8 GB RAM, og 128 GB lagringsplass”. Dette er en maskin som kan kjører det meste av mine daglige arbeidsverktøy. 

    

Sett opp en sky-PC i miljøet ditt 

Så til den enkle delen! Først må du kjøpe lisensen du trenger basert på maskinstørrelsen din. Deretter, er det bare å legge til lisensen på brukeren du skal skaffe en sky-PC til. Så lett! 

Brukeren (kanskje din egen …) kan enkelt logge inn her https://windows365.microsoft.com/ og få tilgang til maskinen. Første gang du klikker for å koble til maskinen kan det ta litt tid før den blir klar – i mitt tilfelle tok dette omtrent 30 minutter – men etter det var maskinen klar til at jeg kunne koble meg til. 

Omtrent 1 time senere rapporterte maskinen til Intune at den var en kompatibel datamaskin akkurat som alle andre fysiske maskiner der ute! 

Fra administrasjonsruten på din sky-PC kan du gjøre handlinger som Restart, Reset, Rename og Troubleshoot. 

 

  

Avinstallering og opprydding 

Dette er enda enklere! Bare fjern lisensen fra brukeren, og Sky-PC -en fjernes etter omtrent 30 minutter. 

 

 

Hvor-kan-man-utvide-teams

Tilpasse Teams til din organisasjon ved hjelp av utvidelser

Tilbringer du og kollegaene dine mye tid i Teams? Irriterer du deg over at du stadig må ut av Teams for å finne informasjonen du trenger, for så å ta med denne informasjonen inn i Teams igjen? Enten i form av et dokument, vedlegg eller klippe og lime inn informasjon?

Jeg er her for å fortelle deg at det ikke trenger å være sånn, faktisk så kan du (med litt hjelp) få koblet Teams sammen med de andre løsningene du bruker for å gjøre arbeidsoppgavene dine. Og det gjelder ikke bare andre Microsoft-løsninger.

Det finnes flere muligheter for å utvide og tilpasse Teams til hver enkelt organisasjon. Jeg og mine kollegaer sitter bare og klør i fingrene etter å få skrive koden som gjør at akkurat du får en enklere arbeidshverdag. Men vi får ikke så mange forespørsler om denne typen utvidelser som man kunne forvente.

Jeg har en teori om at det er fordi kunnskapen om hva som er mulig ikke når ut til folket. Det hjelper lite at vi som jobber som utviklere vet om disse mulighetene hvis ikke du er klar over hvilke tilpasninger du kan få.

Derfor skriver jeg dette blogginnlegget. Målet med innlegget er å gi deg et overordnet bilde av hvilke muligheter som finnes. Det finnes ulike nyanser, og noen begrensninger, innenfor hver av disse, men jeg kommer ikke til å dekke absolutt alle tenkelige scenario. Men ikke bli fortvilet om du ikke ser din drømmeutvidelse i beskrivelsene under, det kan likevel godt være det er mulig! Ta kontakt om du har spørsmål.

 

Muligheter til å utvide Teams

Overordnet finnes det fire ulike typer utvidelser av teams: chat-bot, app, fane og meldingsutvidelse. På bildet under kan du se hvor i Teams man kan ha ‘inngangsporten’ til ulike utvidelsestypene.

Hvilken type utfordring skal utvidelsen løse, og hvor i arbeidsflyten passer den inn?

Før vi ser nærmere på de ulike utvidelsesmulighetene er det noen spørsmål man bør ha i bakhodet. Hva er utfordringen som skal løses? Ønsker du at utvidelsen kun skal hente og presentere data? Eller skal du i tillegg kunne gjøre noe med dataen og sende dette i retur til den eksterne tjenesten? Og hvor i arbeidsflyten passer det inn?

La oss se på et eksempel. Du prater med din kollega Arne i en chat i teams. Dere diskuterer en sak dere jobber med, og du lurer på om Arne har referansenummeret til denne saken liggende. Arne har dessverre ikke det og det betyr at en av dere må gå ut av Teams for å logge inn på et ekstern system og søke opp disse opplysningene. Med utvidelser for Teams er det flere muligheter for å gjøre denne arbeidsflyten bedre:

  1. Chat bot. Man kunne ha en chat-bot som hadde tilgang til å søke opp saker basert på søkeord representert i chatten. En slik bot kunne vært i sin egen chat, eller man kunne aktivert den fra meldingsvinduet i samtalen direkte. «@saksbehandlings-bot, finn referansenummer til saken om restauranten i kongensgate?». Så kommer et informasjonskort om saken tilbake i chatten.
  2. Meldingsutvidelse. Man kunne gått via kontekstmenyen på en melding og fått opp et skjema for å søke etter saker. Informasjonen kunne blitt returnert og presentert som et fint kort som ble postet direkte i samtalen der utvidelsen ble aktivert.
  3. Fane eller app. Om man vil ha en større integrasjon mot en ekstern løsning vil både fane eller app gi en større arbeidsflate – og derav flere muligheter for å legge til funksjonalitet uten at man mister den gode brukeropplevelsen. Hvilken man velger kommer an på typen oppgave. Noen oppgaver gir det mening å ha tilgjengelig internt i et team, som et tab, mens andre typer oppgaver kanskje heller bør bo «globalt» som en app slik at man har en enkel vei inn uansett i hvilket team/kanal man befinner seg.

La oss ta en nærmere titt på de ulike utvidelsene.

 

Apper

Helt til venstre i teams finner man en meny til ulike apper. Som standard finner du «Varslinger», «Chat», «Kalender», «Anrop» og «Filer». I tillegg kan man klikke på kontekstmenyen (de tre prikkene markert på bildet ved siden av teksten «Apper») for å velge å legge til flere apper. Slike apper kan være i en personlig kontekst, altså at den viser informasjon basert på innlogget bruker. Eller det kan være felles – alle vil se det samme når de går inn i appen.

 

Tabs

Inne i en kanal har man ulike tabs øverst. Det finnes allerede innebygd funksjonalitet for å vise eksterne nettsider som en egen tab. Men man kan også utvikle løsninger som lever i en tab – og i konteksten tabben finnes (altså i det spesifikke teamet).

Dette kan være en fordel om man ønsker å ha noen form for dokumenthåndtering f. eks. Hvis man har en tab vil det være begrenset til dokumentene som ligger i akkurat denne kanalen, mens i en app ville man måtte lete i alle dokumenter i Teams (som man har tilgang til).

Et scenario for en tab kan være at du har et «Prosjekter»-team. Og for hvert prosjekt er det opprettet en egen kanal. Inne i hver kanal kunne dere da hatt en tab henter inn og viser informasjon om prosjektet. Som oppgaver, miljø-status (produksjon, test, dev), måloppnåelse, økonomi etc.

 

Meldingsutvidelser

Meldingsutvidelser kan gjøres tilgjengelige fra opprett melding boksen (enten via kontekstmenyen, eller ved å bruke @ og navnet på utvidelsen), fra kontekstmenyen på allerede sendte meldinger, og fra søkefeltet øverst i teams.

Et scenario her kan være at du ønsker muligheten for å gjøre om meldinger i en samtale til kommentarer på en oppgave i et eksternt prosjektstyringsverktøy. For eksempel hvis du har spurt en kollega om noen detaljer om en oppgave, og hun svarer i en melding. Da kunne dere hatt en knapp via kontekstmenyen «Legg til på oppgave» som åpnet en dialogboks der man kan søke opp oppgaven kommentaren skal legges på, og klikke «send». Man kunne også hatt mulighet for å opprette nye oppgaver fra en melding.

 

Bots

En bot har typisk et ferdig definert sett av ting den kan gjøre, som brukeren kan aktivere ved å gi den kommandoer via en melding. Dette kan gjøres i en chat, eller fra opprett melding boksen i en samtale.

Et scenario her kan være timeføring. Hva med en bot som minner alle på å føre timer hver fredag, så kan du føre timene direkte fra chat-boten, uten å trenge å gå via timeføringssystemet. Kanskje kan du også spørre timeføringsboten om hvor mange timer du har ført så langt denne mnd, feriedager til gode osv.

Et annet eksempel er hvis du jobber med kundeservice på et nettsted der dere allerede har en bot kundene bruker til å ta kontakt. Da kunne man laget en kobling til en bot i Teams slik at samtalene automatisk kom rett inn der, og du kan svare derfra uten å bruke et annet system.

 

Oppsummering

Etter å ha lest dette blogginnlegget håper jeg du sitter igjen med en større forståelse for hvilke muligheter som finnes for å gjøre Teams til den ultimate arbeids-huben. Teams kan altså brukes til mer enn videosamtaler og dokumentdeling, bare fantasien setter grenser*!

* i teorien kan man koble seg til nesten hva som helst av eksterne tjenester ved å lage et «mellomledd» som kommuniserer med både Teams og de andre tjenestene. Men det vil være tilfeller der den eksterne tjenesten ikke støtter dette. Ta gjerne kontakt med oss om du har spørsmål.

Lag som plattform

«Teams as a platform» Største nyhet siden lanseringen av Windows!

Microsoft signaliserer det største teknologiskiftet siden de lanserte Windows i 1985.

Når Satya Nadella, Microsofts administrerende direktør, uttaler seg om sine visjoner får det markeder til å bevege seg og gir sterke føringer for den teknologiske utviklingen. Microsoft har vunnet slaget om chatte– og videoplattform gjennom Teams, som allerede har utviklet seg til å være navet i deres økosystem. Nå skal de ta det neste steget: «Teams as a platform». 

«Teams er på vei til å bli en digital plattform like viktig som nettleseren, eller et operativsystem», forteller Satya til Financial Times.  Målet er å samle alle apper, også tredjeparts, og verktøy på en plattform slik at brukeren ikke trenger å skifte mellom tjenester, men kan gjennomføre hele arbeidsprosesser i Teams samtidig som man deltar i videomøter. Teams skal på mange måter bli ditt nye skrivebord. Hele Microsofts produktportefølje skal integreres med Teams og det legges til rette for at alle systemer som skrives for Windows kan gjøre det samme, også konkurrerende løsningerUavhengig av om du bruker Microsofts Dynamics eller Salesforce så skal systemene kunne bli fullt innlemmet i Teams-plattformen på samme måte som konkurrerende løsninger funger på Windows i dag. På den måten skal Microsoft vinne slaget om fremtidens plattform

 

  

En «Teams first»- strategi

Den økte bruken av Teams og Azure er merkbarog innføringen av VIVA denne våren har ført til at mange av våre kunder ser muligheter til å forenkle både brukergrensesnitt og samhandlingen i sine organisasjonerNylig har vi levert både VIVA som gir brukeren en felles startside med tilgang til informasjon fra intranettet basert på Optimizely, og direkte arkivering fra Teams til Documaster. 

Å velge en «Teams first»-strategi har etablert seg blant mange Microsoftbrukere og preger nær sagt alle våre store leveranser Fremtiden til Satya Nadella er allerede i ferd med å manifestere seg. 

Her er en skisse vår CTO Kjetil Ødegaarden benytter for å vise våre kunder et trygt mulighetsbilde med «Teams as a platform».  

 

Teams as a plattform skisse

Bilde av Microsoft Viva

Microsoft Viva – hva er det, og hvorfor skal du skaffe deg det?

Har du hørt om Microsoft Viva men forstår ikke helt hva det er? Da er du ikke alene! Heldigvis har du kommet til rett sted. I dette blogginnlegget vil du få svar på både hva Microsoft Viva er, og hvordan du kan bruke de ulike modulene for å skape et moderne intranett med den ansatte i fokus.  

Klassisk intranett vs «Plattform for ansattopplevelse» 

 

La oss begynne med å ta en titt på det klassiske intranettet. Hvis jeg sier «intranett», hva ser du for deg 

Jeg ser for meg en landingsside der jeg finner interne nyheter, felles kalender, en liste med lenker til relevante verktøy, og mulighet til å søke i ansatte og innhold.  

Hva hvis jeg sier «Plattform for ansattopplevelse», hva ser du for deg da?  

Hvis du ble fjern i blikket og tom i hodet, og ikke klarer å se for deg noe som helst – ikke bekymre deg. Det er derfor jeg skriver dette blogginnlegget. For å gi det et tydelig bilde av hva en plattform for ansattopplevelse er, og hvorfor du burde ønske deg en. 

Men hva har dette med Microsoft Viva å gjøre? Jeg kommer til det snart. 

 

Plattform for ansattopplevelse aka EXP 

En plattform for ansattopplevelse eller «Employee Experience Platform»(EXP)setter brukeren – altså deg som ansatt – i fokus. Den har mye til felles med et klassisk intranett, men den er litt smartere og bruker ofte kunstig intelligens (AI) til å vise frem innhold og personer som er relatert til deg og dine arbeidsoppgaver. 

Der målet til et klassisk intranett er å gi den ansatte nyttig informasjoner målet til en EXP i tillegg å bidra til å skape en intern kultur og tilhørighet. Og der det klassiske intranettet ofte er styrt «fra toppen», det viser det ledelsen er opptatt av. Så er en EXP drevet av kunstig intelligens som setter deg som ansatt i fokus, og skal hjelpe deg ved å presentere deg for rett ressurser – akkurat i det du trenger dem.  

 

Microsoft Viva – ikke bare «enda en greie» 

Å jobbe hjemmefra er plutselig det nye normalen for veldig mange av oss, og da blir behovet for en god digital opplevelse enda viktigere. 

  • Ansatte ønsker å føle seg inkludert, som en del av felleskapet, og at man faktisk bidrar med noe nyttig selv om man sitter i hvert sitt hus.
  • Ledere ønsker å ha en god måte for å kommunisere med, engasjere og motivere sine ansatte.
  • IT-avdelingen ønsker å tilrettelegge for disse tingene – helst uten å bygge noe nytt fra bunn, da det kan bli både tidkrevende og kostbart. 

Dette er eksempler på behov det moderne intranettet bør ha som mål å løse. Microsoft sitt svar på disse nye digitale behovene er å tilby en plattform for ansattopplevelse – og det er denne de har kalt Microsoft Viva. Men Viva er ikke bare «enda en greie» du skal ta i bruk. Den integreres inn i din eksisterende Microsoft 365 løsning, og du opplever den gjennom Teams.  

 

Så hva er egentlig Microsoft Viva? 

Som nevnt er Microsoft Viva en plattform for ansattopplevelse. Helt konkret består Viva av fire moduler som hver har sikte på å tilby gode ansattopplevelser innenfor et spesifikt område. Disse fire modulene kalles Viva Connections, Viva Topics, Viva Insights og Viva Learning. Ut fra bedriftens behov kan du implementere den, eller de, modulene du ønsker – du trenger altså ikke å gå for alle fire* 

(*per dags dato er ikke alle fire modulene tilgjengelige enda, men de kommer i løpet av 2021). 

La oss ta en nærmere titt på hver av dem, og hvilke utfordringer de løser. 

 

Tilhørighet til arbeidsplassen med Viva Connections 

Dette er en landingsside innlemmet i Teams og målet er at den skal være inngangsporten til din digitale arbeidsplass. Her kan du som ansatt få tilgang til interne nyheter, lenker til verktøy, ressursgrupper og fellesskap. Innholdet kan tilpasses ulike roller slik at du kun ser det som er nyttig for deg og dine arbeidsoppgaver.  

 

Figur 1 Bilde fra Microsoft.com 

 

Viva topics – finn informasjonen du trenger, når du trenger den. 

Visste du at i snitt så bruker du opp til 60 minutter hver dag på å lete etter, eller gjenskape informasjon? Det blir 7 uker i løpet av et år!* 

Viva Topics bruker kunstig intelligens (AI) for å hjelpe deg å utnytte kunnskapen som allerede finnes i organisasjonen. Og den presenterer informasjonen der du er – du trenger ikke søke etter den. Informasjonen blir presentert på «Emnekort» som viser dokumenter, videoer og relaterte personer.  

Hvis du f. eks ser et emne du ikke kjenner i en samtale i Teams, eller noen har brukt en forkortelse i en e-post trenger du bare å holde musen over emnet/forkortelsen for å få opp emnekortet med beskrivelse og tilhørende ressurser 

Selv om Topics benytter kunstig intelligens er det flere muligheter for å være med å styre emnene manuelt ogsåDu kan f. eks lage egne emner, eller lage en liste med dokumenter du ikke ønsker skal bli plukket opp av topics.  

Topics tilbyr også informasjon fra tredjepartstjenester som ServiceNow og Salesforce. 

*Kilde: https://query.prod.cms.rt.microsoft.com/cms/api/am/binary/RE4MGSA  

 

Figur 2 Bilde fra Microsoft.com 

 

Skap balanse med Viva Insights 

Insights kommer i tre ulike «nivåer». Insights for enkelpersoner vil gi deg personlig informasjon om hvordan arbeidsdagen din er strukturert. Du vil også få opp forslag til hva du kan gjøre for å skape en god balanseDen vil f. eks minne deg på å ta regelmessige pauser.  

I tillegg kan man ha insights for overordnede og insights for bedriftsledere. All informasjon her er datadrevet og personvernbeskyttetOverordnede vil kunne se hvordan ulike team arbeider, kanskje er noen team overbelastet og trenger avlastning fra et annet team? Mens Insights for bedriftsledere gir innblikk i arbeidsmønstre og trender på tvers i organisasjonen.  

Figur 3 Bilde fra Microsoft.com 

 

Viva Learning – lær der du er 

Som Microsoft selv skriver på sine sider «Viva Learning bidrar til å gjøre læring til en naturlig del av de ansattes daglige oppgaver så vel som bedriftens kultur»  

Her skal du få tilgang til all opplæringen du trenger, samt holde deg oppdatert faglig. Ledere vil ha mulighet til å tilordne sine ansatte, og spore fullføringen av kursene. Du vil kunne få opp eget internt læringsinnhold sammen med innhold fra LinkedIn Learning, Microsoft Learn og tredjepartsleverandører som Pluralsight, Skillsoft etc.  

Figur 4 Bilde fra Microsoft.com 

 

Oppsummering 

Forhåpentligvis har du nå et klarere bilde i hodet av hva en «Plattform for ansattopplevelse» er, og en forståelse av hvilke utfordringer Microsoft Viva kan hjelpe deg med å løse.  

La oss ta en liten oppsummering til slutt: 

Microsoft Viva er en plattform for ansattopplevelse som består av fire ulike moduler. Modulene fokuserer på tilhørighet, kunnskap, balanse og læring. Målet til Microsoft Viva er å hjelpe deg til å ha en produktiv og balansert arbeidshverdag, samt skape tilhørighet og bedriftskultur digitalt. Og best av alt – det er ikke «enda et verktøy» du må lære deg. Viva implementeres i den Micrsoft 365 løsningen du allerede har, og for sluttbruker oppleves det som en forlengelse av Teams.  

 

Ressurser/kilder: 

Microsoft Viva: https://www.microsoft.com/nb-no/microsoft-365/blog/2021/02/04/microsoft-viva-empowering-every-employee-for-the-new-digital-age/  

The People-Powered Workplace: Reimagine the Employee Experience (PDF): https://query.prod.cms.rt.microsoft.com/cms/api/am/binary/RE4MGSA  

Teknisk dokumentasjon: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/knowledge/  

Hvor du skal lagre dokumentet

Hvor bør jeg lagre dokumentet mitt?

Skal du ha dokumentene dine i OneDrive, Teams eller SharePoint? Lurer du på hva som er forskjellen, og når du skal bruke hvilken løsning? Det skal du få svar på i dette innlegget.  


 

For å finne ut hvor man skal lagre dokumentet må vi først se på dokumentenes livssyklus. Denne vil variere noe i ulike bransjer, men forenklet kan vi være enige i at alle dokumenter begynner som et ukast. Deretter går man over i en arbeidsfase/samhandlingsfase, før dokumentet til slutt er ferdig og klart for å publiseres/arkiveres.

Så hvor i livssyklusen passer de ulike løsningene inn?  

 

 

Som du ser av figuren over kan du bruke flere av tjenestene i ulike steg av dokumentets livssyklus, men la oss ta en titt på hva som er best egnet.

Utkast

OneDrive er for dine ting. Du kan dele et dokument fra OneDrive også, men i utgangspunktet er alt som blir opprettet i OneDrive kun tilgjengelig for deg. Altså et passende sted for et utkast. Hvis du vet at dere skal være flere om å jobbe på dokumentet veldig tidlig, kan utkastet også opprettes direkte i Teams/SharePoint. Det viktigste er at dokumentet ikke blir værende i OneDrive når det går over i neste fase av livssyklusen. Selv om du kan dele dokumenter direkte fra OneDrive anbefaler jeg heller å flytte det over til Teams. Grunnene til det er:

  • Tilgangsstyring på dokumentnivå kan fort bli uoversiktlig. Det er lettere å forholde seg til at alle med tilgang til kanalen i Teams (eller til rommet i SharePoint) har tilgang til dokumentet. Heller enn å lure på hvem man hadde delt dokumentet med (Det kan man selvsagt finne ut – men det er likevel mindre oversiktlig).
  • Om du skulle slutte i jobben og dokumentet ligger i din OneDrive risikerer du at dokumentet forsvinner, med mindre du flytter det før du slutter. Derfor er det en god vane å flytte dokumenter ut av OneDrive når du skal dele det med andre.


Samhandling

Teams og SharePoint er laget for samhandling, og når utkastet ditt er klart for tilbakemeldinger fra andre kan du flytte det over i et team, eller i et samhandlingsrom i SharePoint. Hvilken av de to løsningene du skal velge vil variere i ulike bedrifter, og hvordan samhandlingsløsningen deres er satt opp spiller også inn. Men som regel anbefaler jeg Teams. Noen grunner til det er:

  • 1. Det er veldig lett å gi tilbakemeldinger på dokumentet, og for andre å se disse tilbakemeldingene, via samtaler i kanaler i Teams.
  • 2. Med mindre man er vant til SharePoint fra tidligere synes mange at Teams har et lettere brukergrensesnitt, og finner lettere frem i sine Teams enn i sine rom i SharePoint. Rent teknisk sett ligger dokumentet i SharePoint når man har det i Teams, så de brukerne som foretrekker å jobbe direkte fra SharePoint kan uansett gjøre dette, og de som foretrekker Teams kan bruke det.
  • 3. Om man skal ha inn eksterne brukere (gjester) for å samhandle på dokumentet er dette mer oversiktelig i Teams enn i SharePoint.

Microsoft satser hardt på Teams som «hub» for den digitale arbeidshverdagen, f.eks med Microsoft Viva.  

Ferdig dokument

Ofte skal dokumentet tilgjengeliggjøres for flere personer når det er helt ferdig. Kanskje skal det sendes over til en kunde samtidig som det arkiveres internt? Eller kanskje skal det publiseres på intranettet?

Av de tre løsningene er det SharePoint som er best egnet som destinasjon til slutt. Som nevnt tidligere ligger dokumentet allerede i SharePoint om man har brukt Teams til samhandlingen. Men når man er ferdig å jobbe med det bør man flytte det ut av team-rommet. Kanskje skal dokumentet inn som en ressurs i et annet område av SharePoint? Eller det skal inn i en arkivløsning?

SharePoint har allerede innebygd funksjonalitet for arkivbehandling, og du kan implementere policier for blant annet informasjonsbevaring og beskyttelse. Det finnes alltid unntak, og noen bedrifter bruker ikke SharePoint direkte men jobber kun i Teams. I slike tilfeller kan det være naturlig å ha et eget sted inne inne i Teams for ferdige dokumenter. OneDrive bør hvertfall ikke være endestasjon for dokumentene. Om man har valgt å dele dokumentet direkte fra OneDrive i arbeidsfasen er det nå på tide å flytte det til et felles område.        

Oppsummering

Kort oppsummert er OneDrive for utkast (samt private dokumenter). Teams (og i noen tilfeller SharePoint) er for deling, tilbakemeldinger og samhandling på dokumenter. Og SharePoint (eller i noen tilfeller Teams) er endestasjonen for dokumentet.    

Ekstra ressurser

Microsoft Teams-Breakout-rom

Ny og spennende funksjonalitet som kommer i Teams i 2020

Ignite-konferansen gikk av stabelen i forrige uke, og det er tydelig at Teams har vært helt i kjernen av Microsofts fokusområde den siste tiden. Microsoft presenterte et vell av nyheter og kommende funksjonalitet, og vi har valgt oss ut noen som vi tror vil skape spesielt mye verdi, og noen store nyheter som ikke fikk så mye oppmerksomhet på konferansen.  

Point Taken er leverandør av Microsoft FastTrack, og vi har et av Norges største spesialistmiljøer på SharePoint og Teams.  

Ny møteopplevelse og møtefunksjonalitet

På grunn av pandemisituasjonen har Teams plutselig blitt mye større og utstrakt i bruken, og som følge av dette implementerer Microsoft nye og innovative møteopplevelser. Formålet er å få møtet til å føles mer personlig og inkluderende. Blant annet vil du som bruker få mer kontroll over hvordan du ser møtet og hva du fokuserer på. For eksempel om du ønsker å fokusere på innholdet som deles eller personene i møtet.

En annen ting mange av oss har savnet med Teams-møter er dette med å kunne se kroppsspråket til de vi er i møte med, og nettopp dette har Microsoft forsøkt å gjøre noe med.

 

Breakout rooms (virtuelle stillerom)

Lanseres: Oktober 2020

Virtuelle stillerom er en svært spennende ide som vi ser stort potensiale for. Tanken er at du kan dele opp et møte i flere stillerom der deltagere kan samles for å ha diskusjoner utenfor plenum. Deltagerne kan så prates seg i mellom og returnere til hovedmøtet.

Dette er genialt for eksempel for virtuelle workshops, der en ønsker å dele inn møtet i flere små grupper som skal jobbe sammen og produsere noe. Men, vi ser også andre bruksområder som f.eks. å ha et virtuelt kontorlandskap der en raskt kan få tak i de man trenger og ha et møte som ikke forstyrrer alle. Denne funksjonen kan fort bli fast inventar også når vi alle er tilbake på kontoret, for å få bedre flyt i en arbeidsgruppe.

 

Meeting recap (Møtereferater)

Lanseres: ila 2020

Dette er noe mange har ønsket seg, endelig får vi et innebygget møtereferat i etterkant av møtet! Her finner du presentasjonen som ble vist, deltagerliste og tilstedevisning, opptak og transkribering av møtet (dersom det ble tatt opp) og møtenotater. Dette er en sårt ønsket funksjon som vi har ventet på.

 

Custom layouts (Tilpasset presentasjonsvisning)

Lanseres: ila 2020

Med tilpassede layouts blir møteopplevelsen en helt annen og mye mer personlig. Nå kan du vise en PowerPoint-presentasjon eller en annen presentasjon fra datamaskinen med vedkommende som presenterer overlappende. Det gjør at man kan kommunisere både med presentasjon og kroppsspråk samtidig.

 

Chat pop-ups (Snakkebobler i møtevisningen)

Lanseres: snart

Dette fikk ikke så mye oppmerksomhet på konferansen, men det er en svært verdifull funksjon som i hvert fall jeg har savnet veldig; når du skriver noe i chatten på et møte vises dette nå som en snakkeboble for alle møtedeltagerne. Teams lanserte en «løft hånden»-funksjon for litt siden, men i noen møter er det ikke alle som respekterer dette, og samtalen går uten at den som har løftet hånden får si noe.

Ved å vise en snakkeboble til alle møtedeltagerne blir det enklere å få fokus eller legge til tilleggsinformasjon eller relevante lenker til møtet. Dette vil nok også hjelpe en del på flyten i møtet.

 

Home site (SharePoint intranett i Teams)

Lanseres: snart

Dette er ganske stort, og det lå vel litt i kortene. «Home site» kom for noen måneder siden som en egen områdemal i SharePoint og fungerer som en landingsside for bedriftens intranett.

Nå får vi muligheten til å vise denne landingssiden som en egen app i Teams på venstremenyen. Det betyr at Teams nå får en enda mer sentral rolle som «kontoret i skyen». Det betyr at du alltid har tilgang til intranettet, enten du bruker Teams-appen på mobil, Teams i nettleser eller på skrivebordet.

PS. Visste du at du også kan få intranettet som en egen app i venstremenyen i Teams selv om det ikke er i SharePoint? Point Taken kan bistå med å få til dette.

 

Godkjenningsflyt og dokumentsignering i Teams

Lanseres: Oktober 2020

Endelig kom det! Med den nye Approvals-appen kan du sende ut et dokument på godkjenning til en eller flere mottakere.  Som godkjenner får du en notis i Teams når du har fått et nytt dokument på godkjenning. Du kan så gå til Approvals-appen for å se alle dokumenter som skal godkjennes. Siden Teams-apper også er tilgjengelig i mobilappen er dette en ordentlig gamechanger for godkjenningsflyt. Microsoft lover at det skal være mulig å tilpasse godkjenningsflytene for bedriftens behov med PowerAutomate og benytte disse i Teams.

 

I tillegg har Microsoft inngått et partnerskap med Adobe Sign og Docusign slik at det blir mulig å signere dokumenter direkte i Teams sammen med godkjenningen.

Vi kommer til å lage en ny bloggpost så snart vi har fått tilgang til dette, der vi går i dybden på hva som er mulig og hvordan dette kan tilpasses til å passe markedets behov.

 

Ny søkeopplevelse

Lanseres: senere i 2020

Ja vi innrømmer det, søkeopplevelsen i Teams har et visst forbedringspotensial. Slik det er i dag kan det være lett å tro at det ikke er noen treff, fordi en ikke har valgt rett kilde. Nå endres dette drastisk. Søket er fremdeles det samme, men presenteres på en annen måte – med alle treffene rett i skjermbildet. Det ser også ut til at det vil være muligheter for å skreddersy visningen for visse søkeord, men dette er ikke noe vi har fått bekreftet enda.

 

Lister i Teams

Lanseres: Nå

For mange er det kanskje en overraskelse at det ikke har vært mulig å lage lister i Teams før, men for oss som jobber med dette er dette en «big deal». I SharePoint har det vært mulig å lage både lister og dokumentbibliotek, men i Teams har det kun vært mulig å bruke dokumentbiblioteket. Nå får vi endelig muligheten for å lage lister. Disse listene lagres for øvrig i SharePoint, men de blir svært mye mer tilgjengelig når de nå blir en del av standardfunksjonaliteten til Teams.

 

Kilder:

  1. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/what-s-new-in-microsoft-teams-microsoft-ignite-2020/ba-p/1665600
  2. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/08/03/take-communnext-level-microsoft-teams/
  3. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/get-faster-results-with-approvals-in-microsoft-teams/ba-p/1680743
Microsoft Teams-Del 3

Hvorfor er menybåndet i Teams så kronglete og vanskelig å bruke!

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er tredje og siste bloggen i serien, og den vil handle om menybåndet i Teams. Klikk her for del 1. Se del 2 her

 

I nye Word Online, som er Word-programmet som Teams bruker, har Microsoft gjort store endringer på hvordan menybåndet ser ut og fungerer. Nå tar menybåndet bare halvparten så stor plass i høyden, og avhengig av hvor bred skjerm du har, får du automatisk flere eller færre valg i menyen.

Dette er genialt for brukere på flere plattformer, f.eks. hvis du er på en mobiltelefon eller nettbrett. Men, for mange som jobber på større skjermer kan det føles mer kronglete, siden det er et nytt og annerledes grensesnitt.

Heldigvis er det tradisjonelle menybåndet fremdeles på plass, det er bare litt skjult! Helt på høyresiden av menybåndet finner du denne lille knappen:

Når du trykker på den, får du den samme menylinjen som du får i skrivebordsversjonen av Word! Og ikke nok med det, den skalerer også i forhold til skjermen du bruker, så om du for eksempel sitter på et nettbrett, kan du fortsatt bruke den.

 

 

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88

GDPR Cookie Consent with Real Cookie Banner