Har du hørt om Microsoft Viva men forstår ikke helt hva det er? Da er du ikke alene! Heldigvis har du kommet til rett sted. I dette blogginnlegget vil du få svar på både hva Microsoft Viva er, og hvordan du kan bruke de ulike modulene for å skape et moderne intranett med den ansatte i fokus.
Klassisk intranett vs «Plattform for ansattopplevelse»
La oss begynne med å ta en titt på det klassiske intranettet. Hvis jeg sier «intranett», hva ser du for deg?
Jeg ser for meg en landingsside der jeg finner interne nyheter, felles kalender, en liste med lenker til relevante verktøy, og mulighet til å søke i ansatte og innhold.
Hva hvis jeg sier «Plattform for ansattopplevelse», hva ser du for deg da?
Hvis du ble fjern i blikket og tom i hodet, og ikke klarer å se for deg noe som helst – ikke bekymre deg. Det er derfor jeg skriver dette blogginnlegget. For å gi det et tydelig bilde av hva en plattform for ansattopplevelse er, og hvorfor du burde ønske deg en.
Men hva har dette med Microsoft Viva å gjøre? Jeg kommer til det snart.
Plattform for ansattopplevelse aka EXP
En plattform for ansattopplevelse eller «Employee Experience Platform»(EXP), setter brukeren – altså deg som ansatt – i fokus. Den har mye til felles med et klassisk intranett, men den er litt smartere og bruker ofte kunstig intelligens (AI) til å vise frem innhold og personer som er relatert til deg og dine arbeidsoppgaver.
Der målet til et klassisk intranett er å gi den ansatte nyttig informasjon, er målet til en EXP i tillegg å bidra til å skape en intern kultur og tilhørighet. Og der det klassiske intranettet ofte er styrt «fra toppen», det viser det ledelsen er opptatt av. Så er en EXP drevet av kunstig intelligens som setter deg som ansatt i fokus, og skal hjelpe deg ved å presentere deg for rett ressurser – akkurat i det du trenger dem.
Microsoft Viva – ikke bare «enda en greie»
Å jobbe hjemmefra er plutselig det nye normalen for veldig mange av oss, og da blir behovet for en god digital opplevelse enda viktigere.
- Ansatte ønsker å føle seg inkludert, som en del av felleskapet, og at man faktisk bidrar med noe nyttig selv om man sitter i hvert sitt hus.
- Ledere ønsker å ha en god måte for å kommunisere med, engasjere og motivere sine ansatte.
- IT-avdelingen ønsker å tilrettelegge for disse tingene – helst uten å bygge noe nytt fra bunn, da det kan bli både tidkrevende og kostbart.
Dette er eksempler på behov det moderne intranettet bør ha som mål å løse. Microsoft sitt svar på disse nye digitale behovene er å tilby en plattform for ansattopplevelse – og det er denne de har kalt Microsoft Viva. Men Viva er ikke bare «enda en greie» du skal ta i bruk. Den integreres inn i din eksisterende Microsoft 365 løsning, og du opplever den gjennom Teams.
Så hva er egentlig Microsoft Viva?
Som nevnt er Microsoft Viva en plattform for ansattopplevelse. Helt konkret består Viva av fire moduler som hver har sikte på å tilby gode ansattopplevelser innenfor et spesifikt område. Disse fire modulene kalles Viva Connections, Viva Topics, Viva Insights og Viva Learning. Ut fra bedriftens behov kan du implementere den, eller de, modulene du ønsker – du trenger altså ikke å gå for alle fire*.
(*per dags dato er ikke alle fire modulene tilgjengelige enda, men de kommer i løpet av 2021).
La oss ta en nærmere titt på hver av dem, og hvilke utfordringer de løser.
Tilhørighet til arbeidsplassen med Viva Connections
Dette er en landingsside innlemmet i Teams og målet er at den skal være inngangsporten til din digitale arbeidsplass. Her kan du som ansatt få tilgang til interne nyheter, lenker til verktøy, ressursgrupper og fellesskap. Innholdet kan tilpasses ulike roller slik at du kun ser det som er nyttig for deg og dine arbeidsoppgaver.
Figur 1 Bilde fra Microsoft.com
Viva topics – finn informasjonen du trenger, når du trenger den.
Visste du at i snitt så bruker du opp til 60 minutter hver dag på å lete etter, eller gjenskape informasjon? Det blir 7 uker i løpet av et år!*
Viva Topics bruker kunstig intelligens (AI) for å hjelpe deg å utnytte kunnskapen som allerede finnes i organisasjonen. Og den presenterer informasjonen der du er – du trenger ikke søke etter den. Informasjonen blir presentert på «Emnekort» som viser dokumenter, videoer og relaterte personer.
Hvis du f. eks ser et emne du ikke kjenner i en samtale i Teams, eller noen har brukt en forkortelse i en e-post trenger du bare å holde musen over emnet/forkortelsen for å få opp emnekortet med beskrivelse og tilhørende ressurser.
Selv om Topics benytter kunstig intelligens er det flere muligheter for å være med å styre emnene manuelt også. Du kan f. eks lage egne emner, eller lage en liste med dokumenter du ikke ønsker skal bli plukket opp av topics.
Topics tilbyr også informasjon fra tredjepartstjenester som ServiceNow og Salesforce.
Figur 2 Bilde fra Microsoft.com
Skap balanse med Viva Insights
Insights kommer i tre ulike «nivåer». Insights for enkelpersoner vil gi deg personlig informasjon om hvordan arbeidsdagen din er strukturert. Du vil også få opp forslag til hva du kan gjøre for å skape en god balanse. Den vil f. eks minne deg på å ta regelmessige pauser.
I tillegg kan man ha insights for overordnede og insights for bedriftsledere. All informasjon her er datadrevet og personvernbeskyttet. Overordnede vil kunne se hvordan ulike team arbeider, kanskje er noen team overbelastet og trenger avlastning fra et annet team? Mens Insights for bedriftsledere gir innblikk i arbeidsmønstre og trender på tvers i organisasjonen.
Figur 3 Bilde fra Microsoft.com
Viva Learning – lær der du er
Som Microsoft selv skriver på sine sider «Viva Learning bidrar til å gjøre læring til en naturlig del av de ansattes daglige oppgaver så vel som bedriftens kultur»
Her skal du få tilgang til all opplæringen du trenger, samt holde deg oppdatert faglig. Ledere vil ha mulighet til å tilordne sine ansatte, og spore fullføringen av kursene. Du vil kunne få opp eget internt læringsinnhold sammen med innhold fra LinkedIn Learning, Microsoft Learn og tredjepartsleverandører som Pluralsight, Skillsoft etc.
Figur 4 Bilde fra Microsoft.com
Oppsummering
Forhåpentligvis har du nå et klarere bilde i hodet av hva en «Plattform for ansattopplevelse» er, og en forståelse av hvilke utfordringer Microsoft Viva kan hjelpe deg med å løse.
La oss ta en liten oppsummering til slutt:
Microsoft Viva er en plattform for ansattopplevelse som består av fire ulike moduler. Modulene fokuserer på tilhørighet, kunnskap, balanse og læring. Målet til Microsoft Viva er å hjelpe deg til å ha en produktiv og balansert arbeidshverdag, samt skape tilhørighet og bedriftskultur digitalt. Og best av alt – det er ikke «enda et verktøy» du må lære deg. Viva implementeres i den Micrsoft 365 løsningen du allerede har, og for sluttbruker oppleves det som en forlengelse av Teams.
Ressurser/kilder:
Microsoft Viva: https://www.microsoft.com/nb-no/microsoft-365/blog/2021/02/04/microsoft-viva-empowering-every-employee-for-the-new-digital-age/
The People-Powered Workplace: Reimagine the Employee Experience (PDF)
Teknisk dokumentasjon: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/knowledge/
Teams og SharePoint er laget for samhandling, og når utkastet ditt er klart for tilbakemeldinger fra andre kan du flytte det over i et team, eller i et samhandlingsrom i SharePoint. Hvilken av de to løsningene du skal velge vil variere i ulike bedrifter, og hvordan samhandlingsløsningen deres er satt opp spiller også inn. Men som regel anbefaler jeg Teams. Noen grunner til det er:
Ofte skal dokumentet tilgjengeliggjøres for flere personer når det er helt ferdig. Kanskje skal det sendes over til en kunde samtidig som det arkiveres internt? Eller kanskje skal det publiseres på intranettet?
