Tag Archive for: Microsoft 365

Microsoft Teams-Breakout-rom

Ny og spennende funksjonalitet som kommer i Teams i 2020

Ignite-konferansen gikk av stabelen i forrige uke, og det er tydelig at Teams har vært helt i kjernen av Microsofts fokusområde den siste tiden. Microsoft presenterte et vell av nyheter og kommende funksjonalitet, og vi har valgt oss ut noen som vi tror vil skape spesielt mye verdi, og noen store nyheter som ikke fikk så mye oppmerksomhet på konferansen.  

Point Taken er leverandør av Microsoft FastTrack, og vi har et av Norges største spesialistmiljøer på SharePoint og Teams.  

Ny møteopplevelse og møtefunksjonalitet

På grunn av pandemisituasjonen har Teams plutselig blitt mye større og utstrakt i bruken, og som følge av dette implementerer Microsoft nye og innovative møteopplevelser. Formålet er å få møtet til å føles mer personlig og inkluderende. Blant annet vil du som bruker få mer kontroll over hvordan du ser møtet og hva du fokuserer på. For eksempel om du ønsker å fokusere på innholdet som deles eller personene i møtet.

En annen ting mange av oss har savnet med Teams-møter er dette med å kunne se kroppsspråket til de vi er i møte med, og nettopp dette har Microsoft forsøkt å gjøre noe med.

 

Breakout rooms (virtuelle stillerom)

Lanseres: Oktober 2020

Virtuelle stillerom er en svært spennende ide som vi ser stort potensiale for. Tanken er at du kan dele opp et møte i flere stillerom der deltagere kan samles for å ha diskusjoner utenfor plenum. Deltagerne kan så prates seg i mellom og returnere til hovedmøtet.

Dette er genialt for eksempel for virtuelle workshops, der en ønsker å dele inn møtet i flere små grupper som skal jobbe sammen og produsere noe. Men, vi ser også andre bruksområder som f.eks. å ha et virtuelt kontorlandskap der en raskt kan få tak i de man trenger og ha et møte som ikke forstyrrer alle. Denne funksjonen kan fort bli fast inventar også når vi alle er tilbake på kontoret, for å få bedre flyt i en arbeidsgruppe.

 

Meeting recap (Møtereferater)

Lanseres: ila 2020

Dette er noe mange har ønsket seg, endelig får vi et innebygget møtereferat i etterkant av møtet! Her finner du presentasjonen som ble vist, deltagerliste og tilstedevisning, opptak og transkribering av møtet (dersom det ble tatt opp) og møtenotater. Dette er en sårt ønsket funksjon som vi har ventet på.

 

Custom layouts (Tilpasset presentasjonsvisning)

Lanseres: ila 2020

Med tilpassede layouts blir møteopplevelsen en helt annen og mye mer personlig. Nå kan du vise en PowerPoint-presentasjon eller en annen presentasjon fra datamaskinen med vedkommende som presenterer overlappende. Det gjør at man kan kommunisere både med presentasjon og kroppsspråk samtidig.

 

Chat pop-ups (Snakkebobler i møtevisningen)

Lanseres: snart

Dette fikk ikke så mye oppmerksomhet på konferansen, men det er en svært verdifull funksjon som i hvert fall jeg har savnet veldig; når du skriver noe i chatten på et møte vises dette nå som en snakkeboble for alle møtedeltagerne. Teams lanserte en «løft hånden»-funksjon for litt siden, men i noen møter er det ikke alle som respekterer dette, og samtalen går uten at den som har løftet hånden får si noe.

Ved å vise en snakkeboble til alle møtedeltagerne blir det enklere å få fokus eller legge til tilleggsinformasjon eller relevante lenker til møtet. Dette vil nok også hjelpe en del på flyten i møtet.

 

Home site (SharePoint intranett i Teams)

Lanseres: snart

Dette er ganske stort, og det lå vel litt i kortene. «Home site» kom for noen måneder siden som en egen områdemal i SharePoint og fungerer som en landingsside for bedriftens intranett.

Nå får vi muligheten til å vise denne landingssiden som en egen app i Teams på venstremenyen. Det betyr at Teams nå får en enda mer sentral rolle som «kontoret i skyen». Det betyr at du alltid har tilgang til intranettet, enten du bruker Teams-appen på mobil, Teams i nettleser eller på skrivebordet.

PS. Visste du at du også kan få intranettet som en egen app i venstremenyen i Teams selv om det ikke er i SharePoint? Point Taken kan bistå med å få til dette.

 

Godkjenningsflyt og dokumentsignering i Teams

Lanseres: Oktober 2020

Endelig kom det! Med den nye Approvals-appen kan du sende ut et dokument på godkjenning til en eller flere mottakere.  Som godkjenner får du en notis i Teams når du har fått et nytt dokument på godkjenning. Du kan så gå til Approvals-appen for å se alle dokumenter som skal godkjennes. Siden Teams-apper også er tilgjengelig i mobilappen er dette en ordentlig gamechanger for godkjenningsflyt. Microsoft lover at det skal være mulig å tilpasse godkjenningsflytene for bedriftens behov med PowerAutomate og benytte disse i Teams.

 

I tillegg har Microsoft inngått et partnerskap med Adobe Sign og Docusign slik at det blir mulig å signere dokumenter direkte i Teams sammen med godkjenningen.

Vi kommer til å lage en ny bloggpost så snart vi har fått tilgang til dette, der vi går i dybden på hva som er mulig og hvordan dette kan tilpasses til å passe markedets behov.

 

Ny søkeopplevelse

Lanseres: senere i 2020

Ja vi innrømmer det, søkeopplevelsen i Teams har et visst forbedringspotensial. Slik det er i dag kan det være lett å tro at det ikke er noen treff, fordi en ikke har valgt rett kilde. Nå endres dette drastisk. Søket er fremdeles det samme, men presenteres på en annen måte – med alle treffene rett i skjermbildet. Det ser også ut til at det vil være muligheter for å skreddersy visningen for visse søkeord, men dette er ikke noe vi har fått bekreftet enda.

 

Lister i Teams

Lanseres: Nå

For mange er det kanskje en overraskelse at det ikke har vært mulig å lage lister i Teams før, men for oss som jobber med dette er dette en «big deal». I SharePoint har det vært mulig å lage både lister og dokumentbibliotek, men i Teams har det kun vært mulig å bruke dokumentbiblioteket. Nå får vi endelig muligheten for å lage lister. Disse listene lagres for øvrig i SharePoint, men de blir svært mye mer tilgjengelig når de nå blir en del av standardfunksjonaliteten til Teams.

 

Kilder:

  1. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/what-s-new-in-microsoft-teams-microsoft-ignite-2020/ba-p/1665600
  2. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/08/03/take-communnext-level-microsoft-teams/
  3. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/get-faster-results-with-approvals-in-microsoft-teams/ba-p/1680743
Microsoft Teams-Del 3

Hvorfor er menybåndet i Teams så kronglete og vanskelig å bruke!

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er tredje og siste bloggen i serien, og den vil handle om menybåndet i Teams. Klikk her for del 1. Se del 2 her

 

I nye Word Online, som er Word-programmet som Teams bruker, har Microsoft gjort store endringer på hvordan menybåndet ser ut og fungerer. Nå tar menybåndet bare halvparten så stor plass i høyden, og avhengig av hvor bred skjerm du har, får du automatisk flere eller færre valg i menyen.

Dette er genialt for brukere på flere plattformer, f.eks. hvis du er på en mobiltelefon eller nettbrett. Men, for mange som jobber på større skjermer kan det føles mer kronglete, siden det er et nytt og annerledes grensesnitt.

Heldigvis er det tradisjonelle menybåndet fremdeles på plass, det er bare litt skjult! Helt på høyresiden av menybåndet finner du denne lille knappen:

Når du trykker på den, får du den samme menylinjen som du får i skrivebordsversjonen av Word! Og ikke nok med det, den skalerer også i forhold til skjermen du bruker, så om du for eksempel sitter på et nettbrett, kan du fortsatt bruke den.

 

 

Microsoft Teams-Del 2

Hvordan kan jeg ha to dokumenter oppe samtidig i Teams?

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er den andre bloggen i serien, og den vil handle om hvordan man kan ha to dokumenter oppe samtidig i Teams. Klikk her for del 3

 

Nå like før sommeren kom muligheten for å «poppe ut» én til én-chatter, det vil si at du kan høyreklikke på en chat også åpner den seg i et nytt vindu, så du kan fortsette å bruke Teams mens du snakker med en eller flere kolleger. Det samme gjelder for møter, som nå som standard åpner seg i et nytt vindu.

Men hva med dokumenter? Jo du kan åpne dokumentet i skrivebordsprogrammet, og så åpne et annet dokument i Teams og ha de side om side, og det fungerer som regel greit, men da er du ikke lenger i konteksten av Teams, og mister funksjonalitet som f.eks. samtaler, og du må ha Word installert på maskinen.

Den alternative løsningen er heldigvis ganske enkel. Visste du at Teams faktisk er en rendyrket nettapplikasjon? Det fine med det, er at det er nesten helt det samme om du bruker web-versjonen eller skrivebordsversjonen. Du får bittelitt mer funksjonalitet på skrivebordsversjonen, men web-versjonen fungerer i de aller fleste tilfeller på akkurat samme måte.

For å åpne et annet dokument, kan du altså bare åpne en nettleser og gå til: https://teams.microsoft.com. Da kommer du inn på Teams på web – og som regel sendes du rett inn til teamet du har åpent. Du kan ha så mange Teams-vinduer åpne som du vil, men dersom du har mer enn to vinduer åpne samtidig, vil Teams gå i «Sovemodus» for ett av vinduene og kreve at du bekrefter at «Jeg er her fremdeles» når du bytter tilbake.

 

Ny Microsoft Edge

Nye Microsoft Edge, en fantastisk nettleser!

I denne bloggposten vil jeg gi deg 10 tips og grunner til at du bør begynne å bruke nye Microsoft Edge foran Internet Explorer, Chrome, Safari, Opera, Firefox og selvsagt gamle Edge.

Kort forklart er den nye Edge nettleseren bygd helt fra bunnen av, basert på Chromium, som er en åpen kildekode nettleserprosjekt drevet av Google. Googles egen nettleser Chrome, er basert på Chromium. Chrome er allerede manges favoritt, og med nye Microsoft Edge får du nå mange av de samme mulighetene som du har i Chrome, i tillegg til flere funksjoner som er bra for oss som bruker Internett.

  1. Profiler: En egen jobb-profil med Single Sign-on. Edge gir deg muligheten til å ha profiler på samme måte som Chrome. Dette er spesielt nyttig for oss som er konsulenter og som jobber med flere kunder samtidig. Men, det er også nyttig for våre kunder, fordi du enkelt kan lage en profil i Edge og knytte den opp mot din Microsoft 365-identitet på jobb. Da vil du være innlogget i Microsoft 365-universet med den profilen. Om du har en privat Microsoft-konto (outlook.com / live.com), så kan du ha en privat og en til jobb. Veldig greit, og ekstremt ryddig.
  2. Internet Explorer-kompabilitet: Det er mange bedrifter som fortsatt sliter med at de har eldre webapplikasjoner som bare fungerer i Internet Explorer(IE), og snart får du muligheten til å laste inn en fane med IE kompabilitet. Det finnes per i dag bare i beta-versjonen (86), og den siste stabile versjonen som er lansert er versjon 84, men det er ikke lenge til den kommer. Så det betyr at du snart kan slutte å starte IE for å gå inn på dine gamle webapplikasjoner – du kan gjøre alt fra en moderne nettleser.
  3. Egendefinert startside: Hvis du har valgt å gå for muligheten i punkt 1 om å lage deg en jobb-profil, kan du velge at startsiden for nye tomme faner du åpner blir en kombinasjon av dine mest brukte sider, relevante dokumenter fra Office 365, og dine mest brukte områder i SharePoint. I tillegg får du vaffelen øverst til venstre, så du kan gå rett inn i Planner, Yammer eller SharePoint.
  4. Dark mode: Veldig 2020, men det er mulighet for mørkmodus, slik at ikke nettleseren kaster masse hvitt lys utover rommet når du åpner en ny fane. Mørkmodus er mer behagelig for øynene og er en favoritt.
  5. Personvern: Store muligheter for å begrense hvilke spor du legger igjen etter deg når du surfer. Der kan du velge Basis, som gjør veldig lite annet enn å blokkere kjente slemme sporere. Balansert, som blokkerer sporere fra sider du ikke har besøk tidligere. Også har du den strengeste modusen, den stopper det meste av sporing og den vil nok gi deg veldig lite relevant reklame. Den strengeste modusen kan gjøre at enkelte sider ikke fungerer. Det er for eksempel mulig å sette på streng modus bare for «InPrivate»-modus.
  6. Utvidelser: Det finnes mange utvidelser for Edge allerede. Fordelen Edge har, er at den er bygget på Chromium, og du kan derfor bruke Chrome-utvidelser i Edge. Så du trenger ikke vente på at din favorittutvidelse skal komme til Edge.
  7. Sikrere for bedrifter: Den kan styres av IT-avdelingen på en mye bedre måte enn Firefox og Chrome, slik at den blir sikker for alle i bedriften.
  8. Samlinger: eller «Collections» som Microsoft kaller det, er en enklere måte å samle sammen nyttige websider du skal huske til senere, på en annen måte enn å bruke favoritter/bokmerker. Her kan du for eksempel lage en samling som heter «Julegaver til kona» og begynne å legge inn etter hvert som du kommer over noe, så kanskje du slipper å finne noe i siste sekund lille julaften. Disse kan du også enkelt dele med andre.
  9. Nettside som app: Du kan lagre sider som applikasjoner. For eksempel hvis du bruker Twitter mye, så kan du gå på menyen i Edge og velge «Apps» > «Install site as App». Da kan du feste den til oppgavelinjen eller start-menyen, slik at du ikke trenger å alltid ha den åpen i nettleseren.
  10. To ting for nerdene til slutt!
    • Edge har et eget vindu for oppgavebehandling, slik at du kan se hva hver enkelt fane bruker av ressurser som CPU, RAM og GPU. Dette gjør at at du slipper å lete etter den ene siden som spiser av ressursene dine. I Edge trykker du SHIFT + ESC for å få opp denne.
    • Siden Edge er bygget på Chromium, har Edge de samme gode utviklerverktøyene som Chrome, bare å fortsette som før!

Jeg anbefaler at du eller din bedrift begynner å tenke på overgang til nye Microsoft Edge nå! Nettleseren slår de fleste konkurrentene i testene som går på hastigheter, så her er det bare å sette i gang.

Du får denne nye nettleseren enten fra Windows Update, eller du kan laste den ned her.

God surfing!

Office 365

Office 365 blir tilgjengelig i norske datasentre

Team som prosjektverktøy

Teams som prosjektverktøy- spørsmål og svar

Kjetil

I denne artikkelen finner du spørsmål og svar fra vårt Webinar Teams som prosjektverktøy. Har du fremdeles noe du lurer på, eller ønsker å bestille konsulentbistand så ta kontakt med Tomas Holseth på e-post: , eller telefon +47 900 89 264.


Q1- Planner fungerer vel ikke i private kanaler -finnes det en «omvei»?

Nei, det gjør egentlig ikke det. Du kan lage deg en egen planner i selve Planner-tjenesten og vise denne som en webside i Teams, men det vil bare delvis løse problemet. Den underliggende strukturen i private kanaler i Teams gjør dette vanskelig fordi en privat kanal i praksis er en egen delvis Office365-gruppe. Dermed vil planneren ikke ha noe sted å «bo» når du oppretter den i en privat kanal. Jeg antar at Microsoft jobber med dette, men har ikke sett noen varsler på eventuelle endringer der pr. nå.

 

Q2- Er det noen grunn til at du ikke bruker kanaler som faser (og heller legger alt under generelt)?

Nei, egentlig ikke. Du kan fint definere kanalene dine som de ulike fasene. Ulempen (eller kanskje fordelen) med det er at du får flere chat’er.

 

Q3-Får man notifikasjoner hvis noen kommentere på en oppgave?

Du kan få notifikasjoner fra planner. Enten via epost til gruppen eller via Planner-app til din mobil.
Slik jeg leser denne: https://support.office.com/en-us/article/stay-on-top-of-tasks-and-plans-withemail-and-notifications-cce223d6-b0ae-43cf-a080-266e2414a859, så får man kun varsling dersom du selv har kommentert på oppgaven tidligere. Det er pr. nå ingen triggere I flow for kommentarer på oppgaver slik at man dessverre ikke kan få varsling til Teams.

 

Q4-Kan du enkelt legge inn en mail som oppgave i planner?

Nei, dette er ikke veldig enkelt. Du vil klare å automatisere dette ved hjelp av flow, enten manuelt eller ved at mailen inneholder spesifikke ord i tittel eller avsender og opprette en oppgave automatisk.

 

Q5- Er det noen integrasjon mellom Shift og Outlook?

Nei, men dette er planlagt inn i produktet så det vil dukke opp https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/36544183-outlookintegrations-for-shifts

 

Q6- HUB Sites: er det noe som må aktiveres i Admin Center?

Du må si at en site er en hubsite i adminsenteret ja. https://docs.microsoft.com/enus/sharepoint/create-hub-site. Når dette er gjort vil det være mulig å knytte andre siter til denne.

 

Q7- Jeg har hørt at det skal komme maler for prosjekter i Planner. Vet dere når dette kommer?

Jeg kan ikke se noe sted hos MS at det er planlagt. Det man kan gjøre er å for eksempel lage seg en «template»-planner og så kopiere oppgavene fra denne via flow.

 

Q8- Hvordan lages en komplett «prosjektmal»?

Det kommer an på hva du mener med komplett. Men, dette er noe av det vi gjør mest for våre kunder, det vil si tilpasninger av ulike maler slik at vi får en fullverdig løsning. Best practice er å ta utgangspunkt i det som heter site design for SharePoint (https://docs.microsoft.com/enus/sharepoint/dev/declarative-customization/site-design-overview), eller Team-templates dersom man har brukergrensesnittet sitt i Teams (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/getstarted-with-teams-templates). Fullverdige løsninger med porteføljeoversikter og felles rapportering kan tilpasses i SharePoint.

 

Q9- Publiserer Power BI rapporter og dashboards til Teams og det fungerer bra. Men sliter fortsatt litt med regelmessig bruk internt. Er det mulig å automatisere publisering av f.eks. viktigste KPI’er i en Teams-post, f.eks. ukentlig? Har prøvd litt gjennom alerts i dashboards og Flow, men ikke funnet en løsning som egentlig fungerer.

Uten at jeg kjenner detaljene i det tekniske oppsettet her så vil jeg tro at man kan tilpasse dette ved å kanskje se på grunndataene og så gjøre en flow basert på når disse endrer seg. Ta kontakt så kan vi se på dette.

 

Q10- Er det lurt å kun bruke Teams til dokumenthåndtering?

Det kan det være. Fordelen er at man da gir en enhetlig brukeropplevelse. Du har alle funksjoner du trenger for å gjøre fullverdig dokumenthåndtering i Teams.

 

Q11- Er invitert til flere team internt og eksternt, kommer inn på 1 av 3 eksterne, men finner ikkje ut hva som blokkerer de 2 andre. Mistenker brukerkonflikt, men hvordan resette dette?

Ofte er det gjestekontoen i de andre tenantene som problemet ligger i, eventuelt at det er sikkerhets innstillinger slått på for de andre tenantene som ikke oppfylles med B2B brukeren. For å resette må man slette gjestebrukeren i gjestetenant og få den opprettet på nytt. Enten ved at administrator oppretter den manuelt eller at man blir invitert inn i team’ene på nytt.

 

Q12- Kan du linke til en eksisterende sharePoint?

Med forbehold om at jeg skjønner hva du spør om så kan man ta en eksisterende site å legge til en hub-site. Dersom du mener et team så må teamet opprettes fra den SharePoint-siten. Man har en snarvei for dette dersom siten ikke har et team knyttet til seg.

 

Q13- Hva om man har flere Teams tilknytninger? Jeg har en Teams der jeg jobber, og er gjest i et annet team. Noen lett måte å holde styr på begge teams?

Du har mulighet til å navigere mellom dine ulike tilknytninger i menyen oppe til høyre i Teams (ved siden av profilbildet). Der kan man bytte tilknytning til tenant. Det vil ikke være noen automatisk kobling mellom disse annet enn at man kan navigere mellom dem.

 

Q14- Du tagger for at mottaker skal få en notifications. Kan man legge til at mottaker også får en mail om at det har blitt en oppdatering eller lignende i Teams?

Dessverre, dette er ikke mulig, det er heller per nå ingen koblinger i flow som gjør at man selv kan automatisere dette.

 

Q15- Hvordan bør man håndtere dokumentene man ønsker å ta vare på når prosjektet er slutt? Dvs. i en organisasjon med mange små prosjekter blir det fort mange team sites (Bruker ikke arkivsystem) Noen gode råd?

Her er det mye man kan gjøre. Alle teams kan settes som en expirydate. Noen velger da å la brukerne selv ta vare på det de skal før ting slettes. Det er vanlig i en periode før eventuell sletting å sette området og teamet som read-only. Det er også mulig å bygge automatisering og «arkivering» av dokumentene i teamene. SharePoint kan også velges å beholdes slik at filene ikke forsvinner. Ta gjerne kontakt for mer informasjon rundt slike løsninger.

 

Q16- Er det noen god måte å lage tidslinjer/milepælsplaner i Teams?

Det eneste innebygde produktet er planner der task’ene dine kan være milepæler og tilordnes datoer og vises i en kalender-visning.

 

Q17- Er det mulig å etablere avhengighet mellom oppgaver?

Nei, dersom man har behov som går utover relativ enkel oppgavestyring og vil ha verktøy for mer tyngre prosjektledelse anbefales MS Project som også kan kjøpes innenfor Office 365.

 

Q18- Kan du si litt mer om til hva/hvordan du bruker HUB-sider, og hvor vises disse sidnee i HUB?

Primært benyttes hub-områder for å gruppere områder innenfor en gitt kategori for å kunne lage felles navigasjon, brukeropplevelse og enklere gjenfinning.

 

Q19- Kan man skrive ut filer direkte fra teams? eller må de lastes ned, lagres deretter skrives ut?

Du kan benytte word for å åpne dokumentet ved å åpne dokumentet i teams, deretter velge ‘Åpne i skrivebordsapplikasjon’ hvis du har norsk Office. Eller ‘Open i desktop app’ hvis du har engelsk Office. Derfra kan du skrive ut dokumentet ditt.

 

Q20- Ser dere noen betenkeligheter med å sette «avvikende» rettigheter på undermapper på SharePoint Teams Site?

Nei, det gir selvfølgelig en litt mer vanskelig governance jo mer slike ting man gjør, men hvis man holder det på et fornuftig nivå så er det mulig å håndtere. Dersom man har mange mapper i et dokumentbibliotek (100+) og man bryter arv på alle disse og på enkelte dokumenter kan dette gå ut over ytelsen i biblioteket.

Microsoft 365-Dynamisk lisensiering

Dynamisk lisensiering i Microsoft 365

Har du i dag et avansert oppsett/script for å tildele dine brukere riktige lisenser i Microsoft 365? Da burde du lese videre for mer om hvordan du kan forenkle dette.

I Azure Active Directory har du i dag noe som heter dynamiske grupper. Dette er grupper hvor du blir medlem hvis du møter kriteriene som er satt opp som regler for betinget medlemskap i gruppen.

Du lager en slik gruppe i Azure AD. Gå inn i Azure-portalen, også går du inn på Azure Active Directory, og velger grupper og trykker på «ny»:

 

Deretter grupperer du inn nederst i skjemaet og legger inn regler for hva som skal til for å bli medlem av gruppen:

 

Når du har fått lagt inn de reglene du ønsker, så er det bare lage gruppen.

Så gjenstår det som gjør dette til at gruppen benytte til dynamisk lisensiering av brukerne dine. Det er bare å knytte riktig lisens til denne gruppen. I Azure-portalen velger du Azure Active Directory, deretter velger du «Licenses», også velger du «All products».

 

Merk den lisensen du skal tildele ved hjelp av dynamiske grupper, og trykk «Assign».

I det neste bildet velger du den gruppen du nettopp har laget under «Users and groups». Etter du har gjort dette kan du gjøre noen valg på hvilke tjenester som skal settes på for brukerne av den lisensen, for eksempel ta bort «Sway» eller andre tjenester du ikke ønsker at din organisasjon skal benytte.

 

Når du har gjort dette er det bare å fullføre ved å trykke «Assign».

Det er store forskjeller fra organisasjon til organisasjon hvordan Active Directory er satt opp, så regler og hvordan brukerne skal bli medlem av de dynamiske gruppene er forskjellig fra organisasjon til organisasjon.

Din bedrift kan også ha flere typer lisenser, for eksempel at alle dine butikkmedarbeidere har tilgang på e-post, SharePoint, OneDrive og Microsoft Teams gjennom Office 365 F1-lisens, alle kontormedarbeidere med egen PC har tilgang til Microsoft 365 E3-lisens, og de som sitter i konsernledelsen har Microsoft 365 E5-lisens. Da burde du kanskje benytte Avdeling-feltet i Active Directory som en av reglene for tildeling av lisens i Office 365/Microsoft 365.

Husk, du kan også benytte utvidelsesattributter i reglene i Active Directory for å bestemme dynamisk gruppemedlemskap.

Smart intranett

A clever business with a smart intranet!

Ever since our daily work routines recently have been disrupted, our employees have become more dependent on finding information. “Where can I find…”, “How do I…”, “Who is…” are typical questions we previously were able to ask our colleagues at work. Working from home has taken away “social querying” almost completely, and has made our employees dependent on finding information through portal (intranet) searches.

But, is our intranet designed to quick and easy find the answers our people are desperately looking for? And, how can one quickly add dynamic value to our intranet using out-of-the-box Office 365 and Azure components?

At Point Taken we can help you make the intranet smarter

Typical scenarios that have become critical lately are:

Finding the «How to» to answer your questions more effectively without having to sift through hundreds of documents and/or web pages:

Instead of manually building a FAQ or Knowledge Base, Artificial Intelligence (AI) can help you achieve this much more easily. An AI based indexer can crawl through a pile of documents and web pages rapidly, and make that knowledge available using an automated chatbot. Simply ask a question in your own words and the bot comes up with a relevant suggestion in a split second.

“Who can help me with…..?” questions we would typically ask a coworker sitting next to us:

With a smart “who-is” search engine, it will become possible to find colleagues that can help you at an instance.

News articles are important means to distribute relevant information to larger audiences:

How do I avoid information overflow and get the right information to the right audience?

Point Taken can help you using hub sites where individual departments are responsible for creating the news, while the hub site collects and sorts them according to relevance.

Present tools and resources in a structured way:

Gathering links to common tools (e.g. expenses, holiday requests, time sheets, etc…) as well as providing proper explanations related to these tools, will help employees find what they are looking for. This is especially helpful for newer employees.

Organize surveys to track for employee satisfaction and wellbeing:

It is important to keep track of how the employees are doing, so that we are able to quickly respond using corrective measures. This is especially important during these times of isolation, were employees are working from home.

Use of workflows to automate information flows and stay informed:

Traditional workflows used to focus on automating manual tasks to increase productivity. In today’s isolated working environment we can think about using workflows to e.g. forward news messages to selected Teams based on metadata, or control the flow of documents we used to pass on physically.

Information Discovery versus Information Search

An efficient search function enables us to quickly find the information we need. However, being away from our regular workplace also means that we lose track of the things we used to see when we walked around in the office, had occasional chats at the coffee machine, or conversations at the lunch table.

“Information Discovery” is a concept that has been around in Office 365 for quite a while, but so far has not been able to find its way to the “every day” Office 365 user. Office Graph (the AI based fabric behind this), represents a collection of content and activity, and the relationships between them that happen across the entire Office suite. Instead of searching for information, Office Graph shows me information and documents I was not aware of, but could potentially be relevant to my work.

Interested to find out how Point Taken can help you make your intranet smarter?

Simply contact Tomas Holseth on +47 90 08 92 64 or email to discuss how we could take it from there.

Teams webinar spørsmål og svar

Teams Webinar – spørsmål og svar

I denne artikkelen finner du spørsmål og svar fra vårt Teams Webinar. Har du fremdeles noe du lurer på, eller ønsker å bestille konsulentbistand så ta kontakt med Tomas Holseth på e-post: , eller telefon +47 900 89 264.


Q1 Jeg har synkronisert filene fra en kanal på Teams. Hvordan fjerner jeg denne synkroniseringen?

Aller viktigst er at du først må sjekke at eventuelle nye filer fra din PC er synkronisert opp (klikk på OneDrive ikonet), for deretter å stoppe synkronisering av folderen/biblioteket. Har du den nyeste versjonen av OneDrive så høyreklikker du på en vilkårlig mappe som er synkronisert inne i Windows utforsker og velger «Settings», og så «Stop sync» av den/de bibliotekene som er aktuelle. Da kan du om du vil også slette mappen fra din PC.

Har du forrige versjon av OneDrive finner du «stop» ved å høyreklikke på OneDrive ikonet les her: https://support.office.com/en-us/article/stop-syncing-a-library-with-the-onedrive-for-business-app-a7e41f1f-3a98-4ca7-9443-f10250688330?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Q2 Går det an å begrense hvem som får lov å skrive innlegg i en kanal?

Ja selvsagt, her er det nesten bare fantasien som setter grenser! Hvis du høyreklikker aktuelle kanal og velger «Channel Modification», får du muligheten til å gjøre de tilpasningene som passer denne kanalen.

Q3 Om jeg skal sende et dokument som ligger i Teams (via Outlook) – MÅ jeg laste det ned (mellomlagre) for å kunne legge det som et vedlegg i mailen?

Nei du trenger ikke mellomlagre. Har du nyeste Outlook versjon velger du nedtrekksmenyen på «Attach Files» i en ny e-post i Outlook og deretter «Browse Web Locations» og så «Group Files», finner teamet/kanalen og filen(e).

Alternativt kan du synkronisere biblioteket til din PC. Mer informasjon her: https://support.microsoft.com/en-us/office/share-group-files-in-outlook-749bc73b-90c9-4760-9b6f-9aa1cf01b403?ui=en-us&rs=en-us&ad=us

Q4 Slette innlegg jeg selv har skrevet i en kanal – får det ikke til. Kan kun redigere?

Da er det nok en eier av kanalen som har gjort sikkerhets tilpasninger i denne kanalen (se Q2) eller det er en policy i Office 365 Admin senteret eller i Teams Admin senteret som er på. Sjekk med eieren/admin.

Q5 Vi kjører Teams videomøter med kunder. Det går stort sett veldig bra, men så er det noen som ikke får logget på. De har Teams i egen organisasjon, men får ikke logget seg på invitasjoner som kommer eksternt. Hvordan løser man det, uten å måtte be IT/admin i deres organisasjon om å gjøre endringer?

Mest sannsynlig er det en datapropp i deres organisasjon, enten er det sperre i brannmurer nettverk eller i O365 innstillinger som forårsaker dette. Så ofte må man prate med IT/admin da.

Men, det kan også være andre muligheter for feilkilder. Kan f.eks vedkommende delta i andre møter mot andre organisasjoner enn din? Om ja, så er det kanskje en feil i profilen på denne brukeren i din tenant. Jeg har sett problemer der brukere har endret e-post for de har giftet seg etcetera, og da må det slettes i user profilen på deres organisasjon sin tenant (Admin jobb).

Kan du chatte med vedkommende er ikke dette problemet på din side, men da er det på vedkommendes side. Du kan eventuelt teste med å invitere vedkommende inn via en privat e-post (Hotmail f.eks).

Om det ikke går, så er problemet nettverks/brannmur relatert som nevnt innledningsvis og man må snakke med IT: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/upgrade-prepare-environment-prepare-network

Q6 Er det mappe med generelt inne på alle team eller er det bare tilfeldig? Heter teamet du er inne i nå Point Taken?

Ja mappen «Generelt» etableres når teamet lages og det er denne mappen som du når via «Filer» på Tabs inne i kanalen. Lager man så en ny kanal eks «Friday update» vil det bli en ny mappe i SharePoint med samme navn og en ny Tab i denne kanalen som heter «Filer. Ja Teamet jeg var mest inne i het «Point Taken».

Q7 Blir filen flyttet, når jeg laster den opp, eller er det bare en link til opprinnelig plassering?

Filen blir kopiert opp, og det er ingen link eller relasjon til opprinnelig plassering (du kan trygt fjerne den fra eks «mine dokumenter» etterpå).

Q8 Hvis man har en stor filstruktur under Filer, med mange mapper og undermapper osv.. Er det da en enkel måte å komme ut av et dokument uten å havne helt tilbake i rotmappen? Opplever at det er litt tungvint å navigere mellom dokumenter hvis det er noe man leter etter, siden jeg opplever å komme tilbake til rotmappen når jeg går ut av et dokument..

Hvis du åpner dokumentet i Word online eller i Word klientversjonen og lukker filen har du fremdeles samme visning i teams og kan navigere mapper via breadcrumbs (se figur). Åpner du dokumentet i Teams for redigering så er det som du sier dessverre sånn i dag at du går tilbake til «root» mappen når du lukker dokumentet igjen.

Q9 Hvordan kan man lagre endringene i den originale filen du har importert til Teams ?

Endringer lagres automatisk og kontinuerlig ettersom du endrer på filen, dette gjelder både om du åpner den i Teams, Office Web appen eller fullklient. Forutsatt at det er en Office fil vel og merke – Excel, Word, PPT

Q10 Hvis du åpner et dokument i Word eller Word online, kan du vel ikke sameditere?

Det går helt fint, hvertfall så lenge filen ligger i Teams (eller i SharePoint/OneDrive), eneste forutsetning er at du har en rimelig ny versjon av Word klienten på din PC.

Q11 Filer, må du sjekke inn og ut filene, eller kan flere redigere i samme fil uten å sjekke inn og ut?

Det er ikke nødvendig å sjekke ut filen, sjekk ut er bare en fin funksjon jeg liker på «viktige» dokumenter for å få med en god versjonslogg og også vise andre at jeg jobber på filen og det kommer snart en oppdatert versjon.

Q12 Samhandling med filer hos noen utenfor egen organisasjon. Hvordan vet jeg hvem som har tilgang – eller hvordan gir jeg tilgang? Er det kun de som er i kanalen som har tilgang?

Det er kun de som er i kanalen som har tilgang. Om du ønsker å dele bare denne ene filen med en ekstern deltaker kan du åpne filen i SharePoint og dele filen fra SharePoint online. Oversikt over enkelt delte filer/mapper eller biblioteker finner du også da i SharePoint Online som ligger «bak» Teams filene dine.

Q13 SPM til filer; Oppdateres de tilbake i Teams også ved Last ned, eller må de da lastes opp på nytt (Eks. Excel dårlig redigerbar i teams) ?

Nei du må laste de opp igjen etterpå. Alternativt kan du synkronisere biblioteket med OneDrive da vil OD synkronisere de tilbake for deg. Du kan også åpne Excel filer i klientversjonen av Excel direkte fra teams.

Q14 Angående skjulte teams: kan/får man varsler om det blir lagt noe der (når man har «gjemt» ett Team?)

Ja

Q15 Jeg har ikke kalender i menyen min. Hvordan får jeg lastet inn denne?

Finner du ikke kalenderen din i venstre menyen eller på de tre … i venstre menyen (se figur) så har ikke din organisasjon Exchange (e-post) i Office365 enda. Det er ikke noe som skal lastes.

Q16 Hvordan begrenser man et gjentakende møte for en periode?

Velg egendefinert regelmessighet og begrens med slutt kalenderen (se figur)

Q17 Hva må man gjøre for at ikke Wiki-fanen opprettes automatisk hver gang man lager et team?

Standard så går ikke dette da Wiki fanen blir opprettet når du lager nytt team eller oppretter et team basert på et tidligere team (selv om dette tidligere teamet har slettet Wikifanen). Eneste mulighet er å gjøre dette programmatisk, ta kontakt med Tomas Holseth (se innledning) om du ønsker at vi skal lage en løsning på dette.

Q18 Kan man holde åpne møter med ukjente deltakere og sikre at man kan svare på spørsmål fra de? Må de da legge igjen en bestemt kontaktinfo?

Ja, dette blir akkurat likt som vårt webinar. Du lager en Teams Live Event og har på valget for Q&A da kan deltakere velge å være anonyme eller bare skrive fornavnet sitt når de spør spørsmål.


Les mer her: https://support.office.com/nb-no/article/kom-i-gang-med-live-hendelser-i-microsoft-teams-d077fec2-a058-483e-9ab5-1494afda578a?ui=nb-NO&rs=nb-NO&ad=NO

Q19 I skype var det en integrasjon mot outlook slik at du fikk opp gul/grønn/rød tilgjengeligheten i outlook også. Kommer dette i Teams også?

Ja, det får du om du har siste versjonen av Outlook – se figur fra min e-post med Tomas under.

Q20 Hva er beste måten å få folk til å bruke Teams på?

Det at Microsoft nå har lagt ned Skype online og oppgradert til Teams gjør at møter/videomøter foregår på teams, så bruk Teams aktivt til møter, brukere på farten eller hjemme kan da delta i interne fysiske møter. Videre vil jeg anbefale å flytte /migrere filer som ligger på tradisjonelle filservere og inn i aktuelle Teams, filene blir da mer tilgjengelig og trygt lagret i SharePoint Online. Trenger din organisasjons hjelp til å migrere filer har vi i Point Taken stor erfaring med slike prosjekter -ta kontakt med Tomas Holseth.

 

Effektivt hjemmekontor

Gode rutiner for effektivt hjemmekontor

Tiltakene for å hindre spredning av Coronaviruset har ført til at mange bedrifter har flyttet de ansatte inn på hjemmekontor. I den anledning blir vi utfordret på nye måter. De fleste er vant med å ha møter der noen av de ansatte sitter på hjemmekontor, men når alle gjør det, kan det være lurt å ta med seg noen gode tiltak og virkemidler for å gjøre disse møtene enklere.  

Det vi ser en del av, er at arbeidsgivere gjerne mangler en plan med gode rutiner for hvordan jobbe effektivt fra hjemmekontor. Det holder ikke å bare rulle ut Teams, det må også være noen føringer for hvordan den ansatte skal forholde seg til å jobbe hjemmefra. Disse rutinene bør ikke bare ta arbeidspraktiske hensyn, men også inkludere det sosiale aspektet. En av de store fordelene med at de ansatte er samlet på kontoret er at man kan se hverandre, det blir vanskeligere, og er en god utfordring.  

De fleste som prøver dette, har gode erfaringer, og opplever at konferansemøter med mange deltagere fungerer overraskende bra. Men for at de skal fungere så godt som mulig, kan det være lurt å implementere noen rutiner. Dette gjelder ikke bare for de ansatte, men også for ledelsen. Det er fremdeles en del fordommer mot hjemmekontor, men om det skal fungere er det viktig at hele bedriften er med på å prøve det ut.  

Her er noen forslag til rutiner du kan evaluere for din bedrift:

  • Tilby de ansatte gode verktøy: Microsoft har økt lisensperioden E1-lisens til 6 måneder, og du kan rulle ut gratisversjonen av Teams frem til Januar 2021. E1-lisensen inneholder alt de ansatte trenger for produktivitet, Teams, Planner, SharePoint og web-versjonene av Word, Excel, PowerPoint og OneNote.  
  • Business as usual: For de fleste kontorarbeidere kan hverdagen fint gå som normalt fra hjemmekontoret. Oppretthold vanlige møter, jobb med vanlige oppgaver. Ta situasjonen som en utfordring og ha en positiv innstilling også til problemer som oppstår underveis.  
  • Forbered deg på produktivitet: Hvis du ikke allerede har det; invester i en god stol, mus, tastatur og en skjerm. Det er slitsomt å se på en laptop-skjerm hele dagen, og en får fort vondt av å sitte i sofaen og jobbe. Ved å ha gode fysiske verktøy så vel som digitale, gjør du arbeidssituasjonen litt enklere. Pass også på at arbeidsplassen din er komfortabel, og litt skjermet mot støy og distraksjoner. 
  • Bruk et planleggingsverktøy: Det er fremdeles en del fordommer om ansatte som utnytter hjemmekontor som bare slapper av og ikke jobber. Ved å sette klare mål for dagen, får du bedre kontroll på fremgangen. Bruk Planner for å vise hva du jobber med, og rapportere på status. Rapporter gjerne daglig, det gir deg som ansatt også oversikt over hvordan du ligger an.  
  • Møteskikk: Følg rutiner for møteskikk, start møter med mikrofonen mutet og hold den på mute helt til du har noe å si. Møteledere bør gi litt ekstra tid etter at noen har sagt noe, i tilfelle noen andre ønsker å skyte inn. Det er viktig å unngå situasjoner der to eller tre snakker høyere og høyere for å overdøve den andre. Alle skal bli hørt, men man må – som på et fysisk møterom – vente på tur.  
  • Fokustid: Det er lett å bli distrahert, særlig om du for eksempel har barn eller en partner som også er hjemme. Pass derfor på å sette av en del tid der du jobber uforstyrret.  
  • Det sosiale: Fortsett å være sosial! Det er fort gjort å føle seg ensom og alene når man sitter for seg selv, og det er nok mange som fort savner den sosiale atmosfæren på kontoret. Men det er ingen grunn til å sitte for seg selv, alle kollegene er bare noen få tastetrykk unna. Inviter noen kolleger til å spise lunsj sammen, eller ring opp en kollega bare for å slå av en prat. Det er sannsynlig at vedkommende også setter pris på den sosiale tilstedeværelsen. Hvis man sitter i et prosjekt, kan det også være fint å ha en pågående konferansesamtale der alle prosjektdeltagerne er pålogget når mulig, men mutet.  
  • Ergonomi: En god arbeidsplass gjør ofte underverker for både kropp og produktivitet. Pass på at du har en god sittestilling, og varier den i løpet av dagen. Reis deg opp og strekk ut iblant.  
  • Gå ut: Bare fordi du er på hjemmekontor, betyr ikke det at du må være innendørs hele dagen. Ta en jobbtelefon ute i sola, eller sett deg på en benk ute og jobb en times tid om du har anledning til det.  
  • Følg vanlige rutiner: Husk frokost, spis lunsj til vanlig tid og start og avslutt arbeidet som vanlig. Og ta gjerne på jobbklær på hjemmekontoret.  

Om du ikke allerede har en løsning for hjemmekontor, kan vi informere om at Microsoft har forlenget prøvetiden på den gratis prøveversjonen av Office 365 E1 til 6 måneder.  

samhandling-1

Om dere bruker Teams for møter og dere opplever problemer med klienten, anbefaler vi å bruke web-versjonen. Den finner dere alltid her: https://teams.microsoft.com.  

Forøvrig har Microsoft også kommet med noen veldig gode tips for å holde seg produktiv når du jobber fra hjemmekontor, de finner du her: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/10/staying-productive-while-working-remotely-with-microsoft-teams/ 

GDPR Cookie Consent with Real Cookie Banner