Tag Archive for: Microsoft 365

Tastatursnarveier

Mer effektiv med tastatursnarveier i Teams

Etter å ha brukt Teams-klienten en stund, har du sikkert blitt kjent med hvor alle menyvalgene er, men visste du også at det finnes et utvalg smarte tastatursnarveier for å navigere enda raskere i Teams?

Her er mine oftest brukte Teams-snarveier:

CTRL + N (New) – Tar deg direkte til en ny chat der du kan taste inn navnet på den du ønsker å chatte med. Når du taster inn navnet, kommer også hele samtalen dere har hatt inn i chatvinduet. Legg også merke til nedtrekkspilen, som lar deg gi chatten et navn om dere er flere deltagere.

CTRL + E (Explore) – Søkefeltet i Teams (og Office-programmene generelt) er svært nyttig og fungerer stort sett utmerket. Når du trykker inn snarveien, åpner søkefeltet seg umiddelbart og du kan begynne å søke, nyttig om du f.eks sitter i et Teams-møte, og du kjapt trenger å få søkt opp et relevant dokument eller samtale. 

CTRL + SHIFT + M (Mute) – Det kan være litt irriterende at panelet med Mute-knappen forsvinner når du ikke rører på musepekeren etter en stund. Med denne snarveien, trenger du ikke tenke på knappen.

Andre nyttige snarveier er: CTRL + 1,2,3,4,5,6 (blar mellom Teams-funksjonene) og så må vi ikke glemme CTRL + + (plusstegn) og CTRL + – (minustegn) som lar deg zoome i Teams-vinduet. Svært nyttig om du f.eks har åpnet et Word eller Excel-dokument i Teams.

Det finnes mange flere snarveier tilgjengelig i Teams, du kan se alle ved å gå hit: https://support.office.com/en-us/article/keyboard-shortcuts-for-microsoft-teams-2e8e2a70-e8d8-4a19-949b-4c36dd5292d2

Microsoft 365 Multifaktor autentisering

Microsoft 365 Multifaktor autentisering

I forbindelse med nasjonal sikkerhetsmåned har jeg skrevet en artikkel hvor jeg forklarer fordelene med Microsoft sin multifaktor autentisering og hvordan du kommer i gang med det.

Enkel start

Det absolutt enkleste steget for å starte med sikring av dine bedriftsdata er ved å aktivere multifaktor autentisering for dine brukere. Ved bruk av MFA blir faktoren for å stjele data et hakk vanskeligere da det kreves både brukernavn, passord OG en faktor fra enten Authenticator app eller telefoni tjenester som SMS eller Tale. Vi anbefaler at dette er aktivert for ALLE brukere i ditt miljø. Ved kjøp av Microsoft 365 eller Office 365 så har man denne funksjonen med i lisensen og dermed er det kun aktivering som gjenstår.

Dersom man tar en «Soft» start ved å ta i bruk MFA, bør man starte med at alle kontoer som har administrasjonsrettigheter skal ha MFA aktivert – dette er roller som Global Administrator, Exchange Administrator, SharePoint Administrator osv. deretter slår man dette på for alle brukere.

Hva kreves av brukeren?

Brukeradopsjonen er enkel og det medfører liten «støy» i organisasjonen ved å aktivere MFA. Konsekvensen er at brukere vil få et «ekstra» påloggingsbilde hver 14. dag hvor de må bekrefte passord og en ekstra faktor.

Man kan konfigurere bruk av forskjellige faktorer som App godkjenning, App kode, SMS Kode eller verifikasjon ved en oppringing. Jeg anbefaler bruker av App godkjenning da dette krever minst av brukeren.

Når man benytter Azure AD integret med sine tredjeparts applikasjoner vil man automatisk også få MFA for disse applikasjonene, derfor er det viktig å etablere bruk av Azure AD som identitetsdatabase for alle applikasjoner som støtter dette.

Hvordan komme i gang?

Hvordan kommer man raskt i gang med MFA?  – Dersom man er administrator i ditt Office 365 miljø, kan man logge inn på admin.microsoft.com og ved hjelp av tre enkle steg kommer du i gang:

  1. Velg brukere
  2. klikk på fanen «Multifaktor autentisering»
  3. søker du opp brukere du vil aktivere og klikker «Enable»

Neste gang brukeren logger inn på Office.com vil brukeren bli bedt om å legge inn ekstra sikkerhetsinformasjon på sin bruker. I den prosessen aktiveres også MFA og bruker velger hvilken faktor han vil benytte basert på de tilgjengelige valgene.

Så enkelt kan det være! – men det er lurt å tenke igjennom aktiveringen samt å informere organisasjonen godt i forkant av aktiveringen. For best mulig brukeradopsjon anbefaler jeg å legge ut en bruksanvisning så guider brukere gjennom registreringen. 

Lurer du på noe angående multifaktor eller identitets håndtering så ta kontakt så hjelper vi deg.


Julian

Jeg ønsker deg lykke til mot en sikrere hverdag !

Vil du lære mer om Multifaktor autentisering? Du finner mer informasjon på min egen blogg (på engelsk);

Microsoft Inspire

MS Inspire og nyheter i Teams

inspire-1

Microsoft Inspire er den største konferansen for Microsoft partnere. Det årlige arrangementet, fant sted i Las Vegas 14. – 18. juli, og samlet partnere fra hele verden.

Microsoft presenterte flere nyheter som gjør det bedre og enklere for Partnere å utvikle raskere og tryggere løsninger for kundene.

Noen bullets fra konferansen:

  • Intelligent sky for alle
  • AI i alle plattformer, store investering fra Microsoft allerede, resultater presentert i flere usecaser hos kunder
  • AI ikke bare et buzzword lengre, kan løse mange samfunnsutfordringer
  • AI Azure og AI i Microsoft 365, mye utvikling
  • Nye og bedre partnerprogram, verktøy og plattformer, for å muliggjøre raskere utrullinger til kunder
  • Virtuelle og mixed reality, sammensatt med AI og språk
  • Power Platform
  • Power Apps og apper inn i Microsoft 365
  • Marketplace og fokus på å lage og dele apper
  • Fokus på bransjeløsninger i Apper og deling av disse
  • Teams utvikling og potensiale med integrert forretningsprosesser
  • Brukeradopsjon – stort fokus på å øke bruk
  • Og mye mer…

Azure Executive i Microsoft, Julia White, kunne ved bruk av AI Azure og Hololens 2, fremføre en presentasjon med hologram, en utgave av seg selv, som ser ut og høres ut som henne, og snakke flytende japansk, uten å kunne dette selv. Denne presentasjonen ga mange gåsehud, du kan se den her: https://www.youtube.com/watch?v=auJJrHgG9Mc

For Point Taken, som har spisskompetanse innen Dynamics 365 og Office 365, så var det gledelig å høre at Microsoft satser stort på Power Platform og Apps, samt Teams, og at dette var noen av høydepunkter til Microsoft CEO Satya Nadella i hans Keynote.

inspire-2

Nyheter i Teams:

Teams er helt klart fortsatt en av de største satsningene til Microsoft, og det bremses ikke, men akselerer.

Microsoft annonserte i juli at antall daglige brukere på Teams har passert sin største konkurrent. Slack, på bare 2 år.

De har lenge varslet at Skype for Business skal termineres, og ønsker alle kunder snarlig over på Teams. Det ble for første gang nå i juli, satt en endelig sluttdato for terminering av Skype for Business, juli 2021. Dette betyr at mange kunder vil måtte håndtere flytten innen denne perioden, men samtidig få oppleve nye muligheter med Teams.

Microsoft legger mye investeringer i Teams, og mener dette er en større plattform enn bare samhandling og deling av dokumenter. Det legges inn mye ressurser for å videreutvikle, og partnere blir oppfordret til å øke arbeidet med å utvikle apper, slik at våre kunder kan få arbeidsprosesser støttet i apper som legges inn i Teams. Man vil også differensiere Teams mer mot bransjer, og alle apper tilgjengeliggjøres via Marketplace og dermed integreres i Teams.

Kunngjøringsfunksjon, lar deg gjøre Teamet ditt ekstra oppmerksom på viktige nyheter i en kanal. For eksempel når du sparker i gang et prosjekt, eller har viktig informasjon i et prosjekt, når man tar imot en ny kollega, eller når man skal dele resultater i organisasjonen.

Moderering på kanaler gjør det mulig for teameiere å utpeke en eller flere moderatorer på hver kanal, som deretter kan administrere det so blir lagt ut i kanalen. Moderatore har da mulighet å legge ut meldinger i kanalen, samt angi om et innlegg kan besvares.

Kryss-melding funksjon gjør det mulig å legge ut en og samme melding i flere kanaler

Prioritet på varslinger i Chat, varlser mottakere, man kan feks velge “Haster!” og det ligger et tidsintervall med varslinger hver 2.minutt i 20 minutter, inntil eldingen er besvart, både mobil og pc.

Nyheten om at Private Channel (Private kanaler) nå endelig ligger i Roadmappen for utrulling allerede i august/september. Dette har vært svært etterspurt lenge, da det så langt ikke har vært mulig å skjerme en kanal for utvalgte brukere. Målet med Teams er at man skal ha åpenhet og dele mest mulig, men de aller fleste organisasjoner har behov for å skjerme enkelte data og områder. Nå vil det bli mulig å ha offentlige (åpne Teams), men kunne ha kanaler innenfor ett Team som man kan skjerme for enkelte brukere.

  • Teameiere i et Team, kan se alle private kanaler i et Team
  • Team medlemmer kan bare se de private kanaler som de er lagt til i av en Teameier

Microsoft ønsker å få opp bruken av sine produkter, og har stort fokus på brukeradopsjon i alle ledd, og det å få opp daglig bruk hos alle kunder. De har programmer for utvalgte partnere som støtter dette, feks Fast Track Ready, som Point Taken er verifisert som i Norge. Les mer om muligheter i å delta i Fast Track Ready hos oss: https://www.pointtaken.no/kampanje/fasttrack/fast-track-point-taken.pdf

Microsoft legger også veldig mye ressurser inn for å gi oppdaterte opplæringsmateriale og portal for dette. Dette har vært tilgjengelig en stund, men Microsoft melder at dette er et svært viktig satsningsområde, og videreutvikles videre. Feks har det en stund vært en god motor i Teams «Hjelp», som gir deg nyttig materiale direkte.

inspire-3

Årets Inspire var som vanlig inspirerende og en bekreftelse på at Microsoft lykkes og at teknologiutviklingen går stadig raskere. Teknologi som AI og Power Plattform er nå operativ og allerede I bruk for våre kunder. I Point Taken følger vi utviklingen nøye til beste for våre kunder og har nå opprettet en egen Analytics avdeling for å satse 100% på Power Plattform, BI og AI

Microsoft Intune

Microsoft Intune

Når vi snakker om skyen er «Device management» for mange et «glemt» kapittel, i alle fall for små og mellomstore bedrifter i Norge. Device management i skyen ble tidligere omtalt som MDM (Mobile device management), og mange tenkte nok at det bare gjaldt for Mobiler og nettbrett, – men tiden har endret seg og MDM omfavner nå PC og Mac`er også!

Microsoft sin Intune-løsning har støtte for både Windows, MacOS, Android og iOS pr. dags dato. Dette betyr at de støtter de største operativsystemene som brukes ute i norske bedrifter.

Men hvorfor trenger akkurat du dette? Er det ikke greit at de ansatte selv har kontroll på maskinene? Jo, kanskje, men hvordan håndterer vi da bedriftens data som lagres på de ansattes telefoner eller pc`er?

Med Office 365 er bedriftens data veldig enkel å få tilgang på, det holder at man logger seg inn på «office.com» med brukernavn og passord (+ MFA selvsagt) så har man derfra tilgang til epost, felles dokumenter i SharePoint, hjemmekatalogen i OneDrive for business eller andre sky-tjenester som er tilgjengeliggjort igjennom portalen.

Ok, så hva skal Intune hjelpe til med?

Overordnet i en cloud only konfigurasjon vil det se slikt ut:

blog-image-1
Registrering av enheter som kan få tilgang til bedriftens data 

Ved at brukernes enheter registreres i firmaportalen (Intune-app) eller i Azure AD så vil man få kontroll på hvilke enheter brukerne har og får tilgang til bedriftens data med.

Sette krav til enheten

Man kan lage samsvars krav til enhetene, som for eks. krever at maskinen har Antivirus, er oppdatert med siste oppdateringer og har kryptering av harddisken, før den blir markert som en “godkjent enhet”. For Windows 10-maskiner kan man konfigurere opp til 28 sjekker, for MacOS opp til 18 sjekker. Man kan virkelig sette krav til enheten man skal dele alle bedriftshemmelighetene med.

Slippe inn ansatte basert på hvilken enhet de kommer fra

– Ved bruk av Conditional Access sammen med Intune kan man kreve at enheten skal være «Compliant» i henhold til samsvarskravene vi konfigurerte i punktet over, om man skal kunne logge på «Office.com» og starte SharePoint.

blog-image-3

Når man nå har registrert de mobile enhetene, som brukerne også bruker for personlige filer, får man et skille på bedriftsdata og personlige data i applikasjonen. Dette betyr at dersom enhetene blir stjålet, eller at den ansatte slutter i firmaet, kan man ved et par klikk slette bedriftens data (dokumenter, epost osv.) 
Man vil kunne blokkere datakopiering mellom den private delen av applikasjonen og den bedrifts-eide delen.

blog-image-4

 

Office 365-grupper

Getting better control over Office 365 groups when using MS Teams

Many of our customers are starting or continue to use Microsoft Teams as an effective company-wide collaboration tool. Most of these companies are encouraging their Office 365 users to set up their own MS Teams initiative, resulting sometimes in an unstructured array of Teams but implicitly also in a pile of (unwanted) Office 365 groups. Every time a Team is created an Office 365 group with the same name is also created in the background. Imagine only the number of groups including the word “test”. To avoid this situation requires being more restrictive when it comes to crating new Teams or Office 365 groups in general.

One fancy way of doing this can be as follows: 
  • Create a new Security (not Office 365) Group called e.g. “Office 365 Group Creators” and add selected members
  • Restrict the creation of Office 365 Groups to only members of this group. For this use the PowerShell script below “LimitO365GroupCreation.ps1”
  • Create a simple SharePoint custom list with the fields required to create Office 365 Groups (Name, Description, Alias, etc.). Allow access for everyone
  • Publish a MS Flow to that list that allows filling out the Group details by the end-user and then sends it to one or several approvers
  • When approved an Office 365 Group Creator creates the Office 365 group that will be allowed for Team creation


Here is the challenge: 

  • Only the Office 365 Group Creators can create new Teams
  • But they can only use Office 365 Groups that they are an owner off
  • For security reasons they cannot be permanent owners of those groups
  • The Group Creator should only be a Group Owner for the duration of creating the Team

To achieve this one of the Office 365 Group Creators launches the PowerShell script below “NewTeam.ps1”

  • The script prompts for the necessary information
  • Adds the user to the Group as an Ownero Allows for manual Team Creation
  • There is a snatch here: to create a new Team using PowerShell this can (for now) only be done using the Group ID. However, the Group ID (for now) cannot be obtained using PowerShell hence user interactivity of some kind is required
  • Downgrades the user to a Group Member (Owners cannot be deleted from a Group)
  • Removes the member from the Group

If you want to hear how we can assist you to make your Office 365 environment more productive simply contact Knut Skogvold on +47 90 09 50 88 or e-mail customer service in Point Taken. 

PowerShell scripts:

LimitO365GroupCreation.ps1

$GroupName = "Office 365 Group Creaters"
$AllowGroupCreation = "False"

Connect-AzureAD

$settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id
if(!$settingsObjectID)
{
      $template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | Where-object {$_.displayname -eq "group.unified"}
    $settingsCopy = $template.CreateDirectorySetting()
   New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $settingsCopy
   $settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id
}

$settingsCopy = Get-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID
$settingsCopy["EnableGroupCreation"] = $AllowGroupCreation

if($GroupName)
{
    $settingsCopy["GroupCreationAllowedGroupId"] = (Get-AzureADGroup -SearchString $GroupName).objectid
}

Set-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID -DirectorySetting $settingsCopy

(Get-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID).Values

NewTeam.ps1

#Create credential object
$credObject = Get-Credential
#Import the Exchange Online ps session
Write-Host "Connecting to Exchange online (ignore any warnings)" -ForegroundColor DarkCyan
$ExchOnlineSession = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $credObject -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $ExchOnlineSession
Write-Host Connection successful! -ForegroundColor Green
$User = Read-Host -Prompt 'What is your email address?'
$GroupName = Read-Host -Prompt 'What is the Group Name? Use NO "quotes"!!'
Write-Host Adding $User as a group owner now to $GroupName -ForegroundColor DarkCyan
Write-Host This can take a few seconds... -ForegroundColor Yellow
Add-UnifiedGroupLinks –Identity $GroupName –LinkType Members –Links $User
Add-UnifiedGroupLinks –Identity $GroupName –LinkType Owners –Links $User
Write-Host Create the Team and return here when finished -ForegroundColor Green
Pause
Write-Host Removing the user from the group again -ForegroundColor DarkCyan
Remove-UnifiedGroupLinks –Identity $GroupName –LinkType Owners –Links $User -Confirm:$false
Remove-UnifiedGroupLinks –Identity $GroupName –LinkType Members –Links $User -Confirm:$false
Write-Host User removed from $GroupName! -ForegroundColor Green
Write-Host Finished! -ForegroundColor Yellow
Pause
Microsoft Skift

Microsoft Skift lansert

Skiftarbeidere får nytt verktøy i Teams

Microsoft hadde en periode et produkt som het StaffHUB, og dette bytter navn til Microsoft Skift og blir et produkt integrert i Teams. Nå kan du enkelt se oversikt over alle skift som skal bemannes og hvem som har blitt satt på jobben. 

skift1

Samhandling og dialog

Det velkjent at mange skiftarbeidere kommuniserer via Facebook eller andre grupper for å organisere hvem som skal jobbe når. Man bytter vakter i fri flyt uten at dette organiseres via et sentralt verktøy. Ved å integrere Skift inn i Teams får du søke om fri, bytte eller gi fra deg skift. 

skift2

Arbeidsflate

Skiftarbeidere jobber ofte på mobil, og derfor er selvfølgelig denne applikasjonen også tilgjengelig på mobile plattformer. 

skift3

Her får du oversikt over dine skift, samtidig som du kan snakke med andre om oppgaver som omhandler jobben.

Inkludert i de fleste abonnementer

Det beste av alt er at dette produktet er inkludert i alle Office planer som inkluderer Teams! 

skift4
Microsoft Teams - FirstPlugin

5 tips for å få mer ut av Microsoft Teams

Mange av våre kunder gjør i disse dager en stor satsning på Teams. Vi får derfor ofte spørsmål om vi har noen små enkle grep som kan tas for å forenkle innføringen, og dra mer nytte av produktet. Her følger derfor de 5 tipsene jeg vil trekke frem som mest nyttig i forhold til å bruke Teams mer effektivt:

1. Bruk favoritter!

Den største bekymringen vi møter på, er at det på sikt vil bli uoversiktlig med mange teams. Det er lett å tenke at det blir rotete og uoversiktlig, men det behøver det absolutt ikke bli. Ved å bruke favoritter-funksjonaliteten kan du lett velge ut de teamene du ønsker å ha på listen over teams, og skjule de andre som du ikke bruker så ofte.

Ved å høyreklikke på et team i listen, kan du sette et team som favoritt og dermed velge ut hvilke team du ønsker å ha synlig, og hvilke du ønsker å skjule. Teamene du er med i er alltid tilgjengelig under “More” / “flere”-knappen.

Favoritter

2. Bruk søkefeltet på toppen av Teams

Sokebar

Teams er første Office 365-applikasjon ut som får søkefeltet i toppen av applikasjonen. Dette er en svært kraftig funksjon der du kan søke opp personer, samtaler, filer og til og med utføre kraftige kommandoer – svært enkelt. Det er bare å begynne å venne seg til plasseringen av søkefeltet, da sterke indikasjoner vil ha det til at det kommer til flere Office-applikasjoner i en nær fremtid.

Noen kommandoer som er verdt å merke seg;

/saved

Du har sikkert sett at du kan “bokmerke” poster og samtalebobler i Teams. Hvis du skriver /saved i søkefeltet får du opp, ikke bare teksten som er bokmerket, men samtalen over og under også – full kontekst! Neste gang noen skriver noe til deg som du tenker “dette burde jeg huske til senere” klikker du på bokmerket, så kan du når som helst senere finne tilbake til det.

/call

Hvis du vil ringe opp en kollega på raskeste måte, skriver du /call og begynner å skrive navnet på personen, og trykker Enter. Da ringer Teams umiddelbart opp vedkommende.

3. Bruk “Files” for å raskt finne igjen filene du jobber på, også utenfor Teams!

Ved å klikke på “Files” får du opp en liste over de filene du sist jobbet på i Office 365, ikke bare i Teams. Dermed slipper du å navigere rundt i SharePoint eller til OneDrive for å finne igjen filene du jobber med. Her får du også tilgang til din OneDrive for Business og alle filer du har lastet ned fra Teams.

Dersom du har en Dropbox, Box, ShareFile eller Google Drive-konto du ønsker å kopiere filer fra, gis du muligheten til også dette på “Files”.

4. Begynn å bruke Teams-møter

Når du oppretter et møte i Outlook skal du nå ha fått en ny knapp for å gjøre møtet til et Teams-møte. Teams vil på sikt få den samme funksjonaliteten som Skype for Business, og Microsoft har store og svært spennende planer for Teams-møter for fremtiden.

Dersom en bruker du har invitert ikke har installert Teams, vil de med lenken de blir tilsendt i møtet kunne koble seg opp med web-klienten. Klienten er svært god, med mulighet for å se delt skjerm og utveksle lyd. Kamera, meldingsskriving og skjermdeling fra webklienten er imidlertid ikke støttet enda.

OutlookTeamsMote

Slik ser det ut når en bruker logger på møtet via web-klienten:

TeamsWebKlientMote

Mobilklienten (Teams appen for iOS og Android) kan også brukes for å koble til et møte (også utenfor din egen organisasjon) og den støtter visning av skjermdeling, lyd og video.

5. Ha ad-hoc møter direkte i kanalen

Hvis dere diskuterer et tema i en kanal, kan du, istedenfor å skrive tekst, avholde et møte. Som nevnt i forrige punkt har Microsoft store planer for møter i Teams, og noe av det som kommer i nær fremtid er automatisk avskrift av møtet, og mulighet for å søke på både tekst og person. Det kan derfor være en god vane å tilegne seg å ha møter i Teams.

Du kan avholde et ad-hoc møte som en ny diskusjon eller som et svar på en eksisterende diskusjon.

For å avholde et møte, bruker du video-knappen:

AdHocMote

Du kan så skrive inn en tittel på møtet, velge om du vil vise kamera eller ikke, og om du heller ønsker å ha møtet på et annet tidspunkt. Når møtet er i gang vil tekstdialogen i møtet vises på kanalen.

Når møtet er avsluttet kan det være fint å skrive en kommentar om hva som ble besluttet.


Med disse tipsene i bakhodet vil brukerne tilegne seg gode vaner og forhåpentligvis oppleve Teams som en brukervennlig, ryddig og svært forenklende måte å samarbeide på.

Det finnes naturligvis mange flere tips om Teams enn dette, og vi bistår kunder som innfører eller ønsker å innføre Teams på daglig basis. Point Taken var lanseringspartner på Teams ved lanseringen i Norge, og våre ansatte innehar en unik dyp kunnskap om produktet.

Microsoft 365 Business - atp-rapportering

Nye sikkerhetstjenester i Microsoft 365 Business

Denne uken ble Microsoft 365 Business-lisensene oppgradert med en rekke nye sikkerhetstjenester som kan bidra til at ditt selskaps enheter og dokumenter blir håndtert på en forsvarlig og sikker måte. Funksjonene som fra og med denne uken er inkludert i Microsoft 365 Business er følgende:

Azure Information Protection P1
Azure Rights Management
Office 365 Advanced Threat Protection
Exchange Online Archiving for Exchange Online
Intune

Office 365 Advanced Threat ProtectionAdvanced Threat Protection

(ATP) hjelper bedriften din mot sofistikerte og avanserte phishing og ransomware-angrep designet for å kompromittere ansattes eller kunders informasjon. Funksjoner inkludert:
Sofistikert skann av vedlegg ved bruk av Microsofts AI-drevne analyse for å oppdage og stoppe mistenkelige eposter.
Automatisk sjekk av URL/Web-linker i eposter for å analysere om de benyttes i et phishing- angrep. Hjelper alle ansatte med å stoppe tilgang mot utrygge nettsteder.

Exchange Online Archiving

Exchange Online Archiving-tjenesten muliggjør arkivering av e-poster. All epost blir arkivert ved denne tjenesten, også slettede elementer og sendte eposter. Bevaringsregler satt sentralt fra Exchange admin senteret, håndterer dataene dersom det er behov for å kjøre Litigation holds eller eDiscovery og er gjerne en funksjon som kreves for å møte samsvarskrav i større bedrifter.

Azure Information Protection (AIP)

Information Protection hjelper deg med å kontrollere tilganger til sensitiv informasjon i eposter eller dokumenter med ekstra kontroller som «Do not foward» eller «Do not copy». Du kan altså klassifisere sensitiv informasjon som «konfidensielt» og spesifisere hvordan klassifiseringen kan deles både innad i selskapet eller med eksterne. Azure Rights Management gir Azure Information Protection enterprise gradert kryptering enkelt etablert på dokumenter og eposter for å holde kontroll på klassifisert informasjon. Microsoft 365 Business innehar alle funksjoner som Azure Information Protection Plan 1 har.

Alle funksjoner av Intune

Ved å ta i bruk Intune med Microsoft 365 Business kan man fra nå av ta i bruk funksjoner som kan ta kontroll over MacOS enheter, iPhone og Android telefoner og avanserte enhets kontroll or Windows. Dette er tjenester som ikke har vært tilgjengelig i Microsoft 365 Admin grensesnittet. Funksjonene når man ved å aksessere Intune Admin senteret.

Point Taken har konsulenter på alle områder innenfor Office 365 vil kunne hjelpe deg og din bedrift til å ta full utnyttelse av dine Office 365 lisenser. Har du ikke Office 365 i dag hjelper vi deg med hele transformasjonen!

Ta kontakt for en uformell samtale

Repeat_customers_forums

Unngå fellene ved migrering til skyen

Unngå fellene ved migrering til skyen

Flere og flere bedrifter opplever at det blir mer og mer kaotisk etter at fellesdisken er flyttet til skyen. Dette kan skyldes mangel på god planlegging.

repeat_customers_forums

Når bedriften går over til skytjenester, får de ansatte lettere tilgang til sine arbeidsflater. Filer og info kan lett hentes frem og jobbes videre med via mobil og nettbrett, og materiellet blir mye lettere å finne enten de er på jobb, hjemme eller på reise. Men tilgang til skyen åpner også for at de ansatte kan lage sine egne rutiner og installere produkter som ikke er en del av produktporteføljen til bedriften.

Jeg har sett eksempler på ansatte som oppretter lukkede bedriftssider på Facebook, lagrer og deler bedriftens filer med sin private DropBox-konto, eller inviterer andre til å jobbe sammen i dokument på Google Disk uten å sette tilganger. I prinsippet kan i alle tilfellene ovenfor hvem som helst få tilgang til filene og dermed misbruke dem eller skade bedriften. Ofte er disse programmene tatt i bruk i mangel på strategi fra ledelsen og at tilgjengelige programmer ikke dekker behovet. Men hva skjer når eieren av kontoen blir sykemeldt, drar på ferie eller slutter? Hva om flere skal jobbe i dokumentene? Hvilken versjon gjelder, og hvem gjorde endringer sist?
Resultatet blir da at bedriften mister kontroll på hvor dokumentene ligger!

Legg en strategi

Før du begynner, bør bedriften derfor kartlegge hva som skal nås av hvem. Spesielt filer og dokumenter er det viktig å ha en god plan på. Skal dette deles, og med hvem? Ofte jobbes det sammen om å forfatte en presentasjon, tilbud eller avtale. I Office 365 kan man jobbe samtidig i samme dokument, og spore endringer. Men da må man ha en strategi på hvordan man får til dette! Andre behov som sikkerhet, søkbarhet, struktur og evt. tilgangsbegrensninger er sentral i en slik prosess.
En ting jeg har erfart mange bedrifter overser, er at de ulike avdelingene ofte har ulike rutiner og behov. Dette bør også kartlegges slik at dette også ivaretas. Det er mange måter å jobbe på i Office 365 også, samtidig som filer og dokumenter ligger i samme struktur! Dermed kan den nye skytjenesten tas i bruk samtidig som de ansattes rutiner ikke blir for avvikende.

Velg teknologi

Når kartleggingen er foretatt, kan man tenke på teknologi. Med Teams, Planner, OneDrive, SharePoint og andre programmer som allerede finnes inkludert og klar til bruk i Office365-lisensen, kan man løfte bedriftens effektivitet og smidighet på et høyere nivå! Men uten kartlegging og strategi kan disse programmene bli brukt på feil måte og dermed gjøre hverdagen mer kaotisk.
Når det gjelder sikkerhet, finnes det teknologier som setter regler for hva som kan deles, og bedriften har mer kontroll på hvem som mottar eller kan lese den. Data Loss Prevention (DLP) kan f.eks brukes til å forhindre at epost ikke blir sendt til feil person, Information Rights Management (IRM) kan fjernstyre tilganger til dokumenter selv om de allerede er kommet på avveie. Den nyere Azure Information Protection (AIP) og Azure Rights Management (ARM) kan også være et alternativ for å merke sensitive dokumenter slik at de ikke kan deles til hvem som helst.

Når bedriften skal flytte lisensene til Office 365 fra lokale installasjoner av Office-produkter som Word, Excel og PowerPoint, får de ansatte også tilgang til en rekke nyttige programmer i Office 365 som gjør det morsommere å jobbe! Får å få best mulig utnyttelse av disse programmene bør det legges en strategi for at bedriften får en mer effektiv og morsommere hverdag.

Når strategien for migreringen er satt, er det enklere å gjøre en kontrollert utrulling av hele eller deler av porteføljen i organisasjonen.
Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon 90 09 50 88 for å vite mer om migrering til Office 365.

Office 365 - fungerte-ikke

Får du ikke åpnet invitasjoner til filer i OneDrive eller SharePoint?

Opplever du at du ikke får åpnet invitasjoner til dokumenter i Office 365? Dette kan skyldes at du allerede er innlogget med en annen konto da du klikket på lenken.

Didnotwork

I praksis vil det si at alle som klikker på lenken i en invitasjon kan logge inn for å se dokumentet. Brukeren blir riktignok opprettet i Office 365, men brukernavnet kan være et annet enn det det er delt til. En deling er allikevel unik og første person som logger seg inn får delingen knyttet opp mot kontoen.

Løsning

Administratorer kan logge seg inn i administrasjonspanelet for OneDrive https://admin.onedrive.com/?v=SharingSettings og sette innstillingene for behandling av delinger. Det viktigste er å huke av at bare inviterte e-postadresser kan åpne invitasjoner. Dokumentet må enten deles en gang til, eller brukeren må logge seg på med den kontoen som er registrert i din lokale Office 365. Dette gjelder både for dokumenter som ligger i SharePoint, Teams og OneDrive For Business.

Anbefalt innstilling:

sharingsettings
Les også:
Her bør du lagre filene dine
Vil du vite mer om å flytte filer og dokumenter i skyen? Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon +4790583665

GDPR Cookie Consent with Real Cookie Banner