Innlegg

Tilpasse Teams til din organisasjon ved hjelp av utvidelser

Tilbringer du og kollegaene dine mye tid i Teams? Irriterer du deg over at du stadig må ut av Teams for å finne informasjonen du trenger, for så å ta med denne informasjonen inn i Teams igjen? Enten i form av et dokument, vedlegg eller klippe og lime inn informasjon?

Jeg er her for å fortelle deg at det ikke trenger å være sånn, faktisk så kan du (med litt hjelp) få koblet Teams sammen med de andre løsningene du bruker for å gjøre arbeidsoppgavene dine. Og det gjelder ikke bare andre Microsoft-løsninger.

Det finnes flere muligheter for å utvide og tilpasse Teams til hver enkelt organisasjon. Jeg og mine kollegaer sitter bare og klør i fingrene etter å få skrive koden som gjør at akkurat du får en enklere arbeidshverdag. Men vi får ikke så mange forespørsler om denne typen utvidelser som man kunne forvente.

Jeg har en teori om at det er fordi kunnskapen om hva som er mulig ikke når ut til folket. Det hjelper lite at vi som jobber som utviklere vet om disse mulighetene hvis ikke du er klar over hvilke tilpasninger du kan få.

Derfor skriver jeg dette blogginnlegget. Målet med innlegget er å gi deg et overordnet bilde av hvilke muligheter som finnes. Det finnes ulike nyanser, og noen begrensninger, innenfor hver av disse, men jeg kommer ikke til å dekke absolutt alle tenkelige scenario. Men ikke bli fortvilet om du ikke ser din drømmeutvidelse i beskrivelsene under, det kan likevel godt være det er mulig! Ta kontakt om du har spørsmål.

 

Muligheter til å utvide Teams

Overordnet finnes det fire ulike typer utvidelser av teams: chat-bot, app, fane og meldingsutvidelse. På bildet under kan du se hvor i Teams man kan ha ‘inngangsporten’ til ulike utvidelsestypene.

Hvilken type utfordring skal utvidelsen løse, og hvor i arbeidsflyten passer den inn?

Før vi ser nærmere på de ulike utvidelsesmulighetene er det noen spørsmål man bør ha i bakhodet. Hva er utfordringen som skal løses? Ønsker du at utvidelsen kun skal hente og presentere data? Eller skal du i tillegg kunne gjøre noe med dataen og sende dette i retur til den eksterne tjenesten? Og hvor i arbeidsflyten passer det inn?

La oss se på et eksempel. Du prater med din kollega Arne i en chat i teams. Dere diskuterer en sak dere jobber med, og du lurer på om Arne har referansenummeret til denne saken liggende. Arne har dessverre ikke det og det betyr at en av dere må gå ut av Teams for å logge inn på et ekstern system og søke opp disse opplysningene. Med utvidelser for Teams er det flere muligheter for å gjøre denne arbeidsflyten bedre:

  1. Chat bot. Man kunne ha en chat-bot som hadde tilgang til å søke opp saker basert på søkeord representert i chatten. En slik bot kunne vært i sin egen chat, eller man kunne aktivert den fra meldingsvinduet i samtalen direkte. «@saksbehandlings-bot, finn referansenummer til saken om restauranten i kongensgate?». Så kommer et informasjonskort om saken tilbake i chatten.
  2. Meldingsutvidelse. Man kunne gått via kontekstmenyen på en melding og fått opp et skjema for å søke etter saker. Informasjonen kunne blitt returnert og presentert som et fint kort som ble postet direkte i samtalen der utvidelsen ble aktivert.
  3. Fane eller app. Om man vil ha en større integrasjon mot en ekstern løsning vil både fane eller app gi en større arbeidsflate – og derav flere muligheter for å legge til funksjonalitet uten at man mister den gode brukeropplevelsen. Hvilken man velger kommer an på typen oppgave. Noen oppgaver gir det mening å ha tilgjengelig internt i et team, som et tab, mens andre typer oppgaver kanskje heller bør bo «globalt» som en app slik at man har en enkel vei inn uansett i hvilket team/kanal man befinner seg.

La oss ta en nærmere titt på de ulike utvidelsene.

 

Apper

Helt til venstre i teams finner man en meny til ulike apper. Som standard finner du «Varslinger», «Chat», «Kalender», «Anrop» og «Filer». I tillegg kan man klikke på kontekstmenyen (de tre prikkene markert på bildet ved siden av teksten «Apper») for å velge å legge til flere apper. Slike apper kan være i en personlig kontekst, altså at den viser informasjon basert på innlogget bruker. Eller det kan være felles – alle vil se det samme når de går inn i appen.

 

Tabs

Inne i en kanal har man ulike tabs øverst. Det finnes allerede innebygd funksjonalitet for å vise eksterne nettsider som en egen tab. Men man kan også utvikle løsninger som lever i en tab – og i konteksten tabben finnes (altså i det spesifikke teamet).

Dette kan være en fordel om man ønsker å ha noen form for dokumenthåndtering f. eks. Hvis man har en tab vil det være begrenset til dokumentene som ligger i akkurat denne kanalen, mens i en app ville man måtte lete i alle dokumenter i Teams (som man har tilgang til).

Et scenario for en tab kan være at du har et «Prosjekter»-team. Og for hvert prosjekt er det opprettet en egen kanal. Inne i hver kanal kunne dere da hatt en tab henter inn og viser informasjon om prosjektet. Som oppgaver, miljø-status (produksjon, test, dev), måloppnåelse, økonomi etc.

 

Meldingsutvidelser

Meldingsutvidelser kan gjøres tilgjengelige fra opprett melding boksen (enten via kontekstmenyen, eller ved å bruke @ og navnet på utvidelsen), fra kontekstmenyen på allerede sendte meldinger, og fra søkefeltet øverst i teams.

Et scenario her kan være at du ønsker muligheten for å gjøre om meldinger i en samtale til kommentarer på en oppgave i et eksternt prosjektstyringsverktøy. For eksempel hvis du har spurt en kollega om noen detaljer om en oppgave, og hun svarer i en melding. Da kunne dere hatt en knapp via kontekstmenyen «Legg til på oppgave» som åpnet en dialogboks der man kan søke opp oppgaven kommentaren skal legges på, og klikke «send». Man kunne også hatt mulighet for å opprette nye oppgaver fra en melding.

 

Bots

En bot har typisk et ferdig definert sett av ting den kan gjøre, som brukeren kan aktivere ved å gi den kommandoer via en melding. Dette kan gjøres i en chat, eller fra opprett melding boksen i en samtale.

Et scenario her kan være timeføring. Hva med en bot som minner alle på å føre timer hver fredag, så kan du føre timene direkte fra chat-boten, uten å trenge å gå via timeføringssystemet. Kanskje kan du også spørre timeføringsboten om hvor mange timer du har ført så langt denne mnd, feriedager til gode osv.

Et annet eksempel er hvis du jobber med kundeservice på et nettsted der dere allerede har en bot kundene bruker til å ta kontakt. Da kunne man laget en kobling til en bot i Teams slik at samtalene automatisk kom rett inn der, og du kan svare derfra uten å bruke et annet system.

 

Oppsummering

Etter å ha lest dette blogginnlegget håper jeg du sitter igjen med en større forståelse for hvilke muligheter som finnes for å gjøre Teams til den ultimate arbeids-huben. Teams kan altså brukes til mer enn videosamtaler og dokumentdeling, bare fantasien setter grenser*!

* i teorien kan man koble seg til nesten hva som helst av eksterne tjenester ved å lage et «mellomledd» som kommuniserer med både Teams og de andre tjenestene. Men det vil være tilfeller der den eksterne tjenesten ikke støtter dette. Ta gjerne kontakt med oss om du har spørsmål.

“Teams as a platform” Største nyhet siden lanseringen av Windows!

Microsoft signaliserer det største teknologiskiftet siden de lanserte Windows i 1985.

Når Satya Nadella, Microsofts administrerende direktør, uttaler seg om sine visjoner får det markeder til å bevege seg og gir sterke føringer for den teknologiske utviklingen. Microsoft har vunnet slaget om chatte– og videoplattform gjennom Teams, som allerede har utviklet seg til å være navet i deres økosystem. Nå skal de ta det neste steget: «Teams as a platform». 

«Teams er på vei til å bli en digital plattform like viktig som nettleseren, eller et operativsystem», forteller Satya til Financial Times.  Målet er å samle alle apper, også tredjeparts, og verktøy på en plattform slik at brukeren ikke trenger å skifte mellom tjenester, men kan gjennomføre hele arbeidsprosesser i Teams samtidig som man deltar i videomøter. Teams skal på mange måter bli ditt nye skrivebord. Hele Microsofts produktportefølje skal integreres med Teams og det legges til rette for at alle systemer som skrives for Windows kan gjøre det samme, også konkurrerende løsningerUavhengig av om du bruker Microsofts Dynamics eller Salesforce så skal systemene kunne bli fullt innlemmet i Teams-plattformen på samme måte som konkurrerende løsninger funger på Windows i dag. På den måten skal Microsoft vinne slaget om fremtidens plattform

 

  

En “Teams first”- strategi

Den økte bruken av Teams og Azure er merkbarog innføringen av VIVA denne våren har ført til at mange av våre kunder ser muligheter til å forenkle både brukergrensesnitt og samhandlingen i sine organisasjonerNylig har vi levert både VIVA som gir brukeren en felles startside med tilgang til informasjon fra intranettet basert på Optimizely, og direkte arkivering fra Teams til Documaster. 

Å velge en «Teams first»-strategi har etablert seg blant mange Microsoftbrukere og preger nær sagt alle våre store leveranser Fremtiden til Satya Nadella er allerede i ferd med å manifestere seg. 

Her er en skisse vår CTO Kjetil Ødegaarden benytter for å vise våre kunder et trygt mulighetsbilde med “Teams as a platform”.  

 

Teams as a plattform skisse

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88