Tag Archive for: Teams

Sosialt digitalt

En påminnelse om at vi kan være sosiale digitalt!

Vi går nå inn i en tid hvor det vanligvis har vært mange sosiale arrangementer, og det er naturlig at vi savner muligheten til å treffes som normalt. Vi tenker alle kan trenge en liten påminnelse om at det finnes mange muligheter til å opprettholde sosiale relasjoner, også digitalt. Her kommer derfor både tips til aktiviteter og rutiner som har fungert for oss i Point Taken, samt noen nyheter i Teams det kan være verdt å ta en titt på.

 

Inkluderende møtekultur

Når man jobber hjemmefra er det fort gjort å fokusere for mye på oppgaver og arbeidsfordeling, og for lite på det sosiale. I løpet av en uke har man ofte faste statusmøter, som for eksempel salgsmøter, ledermøter, prosjektmøter og lignende. Sett av litt i tid i starten av møtet til en uformell samtale. Ta en runde rundt «bordet» og la folk fortelle hva de har gjort i helgen eller hva som er nytt hos dem. Om nye kollegaer eller teammedlemmer deltar i møtet, gi de mulighet til å hilse på hverandre og bli kjent. På den måten får man i gang praten, man blir mer oppmerksomme og engasjerte, og føler seg gjerne tryggere med å dele. Ikke minst, så er det alltid hyggelig å se hverandres ansikter når man sitter på hjemmekontor, så slå på kamera.

 

Lunsjmøter og Kahoot

I Point Taken har vi erfart at lunsjmøter i Teams er en fin måte å holde kontakten på. Dette har vi holdt tre ganger i uka siden mars, og det har vært veldig godt tatt imot. På fredager holder vi Kahoot-quiz i lunsjmøtet. Ansvaret for quizen har gått på rundgang mellom de ansatte. Dette har skapt mye engasjement og vært en fin avslutning på uka.

 

En egen kanal for uformell prat

I Microsoft Teams er det mulig å opprette egne kanaler til uformell prat hvor man kan poste morsomme bilder eller dele innlegg som ikke er arbeidsrelatert. Dette er en fin måte å opprettholde småpraten man ikke lenger får på kontoret, og her er det gjerne lavere terskel for å dele noe. Selv har vi en kanal vi har kalt «vannkjøler», hvor de ansatte kan småprate og sosialisere.

 

Digitale samlinger på Teams

Selv om fysiske samlinger blir avlyst, er det fortsatt mulig å gjennomføre disse hjemmefra. Teams blir nå mer og mer tilrettelagt for sosiale arrangementer. Blant annet har Microsoft nylig lansert Breakout Rooms i Teams. Denne funksjonen gjør det mulig å dele opp Teams- møtet i mindre grupper, for så å kalle tilbake til hovedmøtet igjen. Dette er genialt for store samlinger som for eksempel julebord, fagsamlinger eller Kick-off, hvor man ønsker at deltakerne skal mingle og være aktive. Ved å dele opp i mindre grupper kan man planlegge leker, quiz eller rebus, hvor deltakerne sammen kan diskutere seg frem til en løsning.

Og ikke nok med det. Microsoft lanserer nå nye Teams bakgrunner og Together Mode- miljø tilpasset høytiden. Dette kan bidra til å sette stemningen og skape en følelse av at vi er nærmere hverandre i en digital hverdag. Perfekt for å arrangere digitale julebord. Du kan lese mer om Teams nyhetene og hvordan du aktiverer funksjonene her.

 

I starten av desember holdt vi vårt første digitale julebord. Det ble på forhånd sendt ut en pakke fra Gutta på Haugen med masse snacks og god drikke til alle ansatte. På kvelden samlet vi oss på Teams hvor det ble julekonsert med Frida Ånnevik og Chris Holsten. Her var alle invitert til å delta med sine kjære, og det ble en hyggelig stund for store og små. Etter konserten inviterte sosialkomiteen til «nachspiel» på Teams, hvor de som ville kunne delta for en løs prat.

 

Under ser du bilder av hvordan julebordet ble gjennomført rundt omkring i landet:

 

Vær aktive sammen

Vi har et stort behov for frisk luft, og da fungerer gjerne hodet bedre etterpå. Skal du ha et telefonmøte, kan du jo vurdere om du kan kombinere det med en gåtur? I november arrangerte vår trivselsansvarlig Kate en aktivitetskonkurranse for alle søsterselskapene. Konkurransen gikk ut på å være så aktiv som mulig og bestod av styrkeøkter, stretching, utendørs aktivitet og selvvalgte økter. Alle selskapene tok utfordringen på strak arm og det skapte et stort engasjement og inkludering. Det sprekeste firma mottok en fet premie, samt heder og ære.

Under ser du bilder våre ansatte delte underveis i konkurransen:

Microsoft Teams-Breakout-rom

Ny og spennende funksjonalitet som kommer i Teams i 2020

Ignite-konferansen gikk av stabelen i forrige uke, og det er tydelig at Teams har vært helt i kjernen av Microsofts fokusområde den siste tiden. Microsoft presenterte et vell av nyheter og kommende funksjonalitet, og vi har valgt oss ut noen som vi tror vil skape spesielt mye verdi, og noen store nyheter som ikke fikk så mye oppmerksomhet på konferansen.  

Point Taken er leverandør av Microsoft FastTrack, og vi har et av Norges største spesialistmiljøer på SharePoint og Teams.  

Ny møteopplevelse og møtefunksjonalitet

På grunn av pandemisituasjonen har Teams plutselig blitt mye større og utstrakt i bruken, og som følge av dette implementerer Microsoft nye og innovative møteopplevelser. Formålet er å få møtet til å føles mer personlig og inkluderende. Blant annet vil du som bruker få mer kontroll over hvordan du ser møtet og hva du fokuserer på. For eksempel om du ønsker å fokusere på innholdet som deles eller personene i møtet.

En annen ting mange av oss har savnet med Teams-møter er dette med å kunne se kroppsspråket til de vi er i møte med, og nettopp dette har Microsoft forsøkt å gjøre noe med.

 

Breakout rooms (virtuelle stillerom)

Lanseres: Oktober 2020

Virtuelle stillerom er en svært spennende ide som vi ser stort potensiale for. Tanken er at du kan dele opp et møte i flere stillerom der deltagere kan samles for å ha diskusjoner utenfor plenum. Deltagerne kan så prates seg i mellom og returnere til hovedmøtet.

Dette er genialt for eksempel for virtuelle workshops, der en ønsker å dele inn møtet i flere små grupper som skal jobbe sammen og produsere noe. Men, vi ser også andre bruksområder som f.eks. å ha et virtuelt kontorlandskap der en raskt kan få tak i de man trenger og ha et møte som ikke forstyrrer alle. Denne funksjonen kan fort bli fast inventar også når vi alle er tilbake på kontoret, for å få bedre flyt i en arbeidsgruppe.

 

Meeting recap (Møtereferater)

Lanseres: ila 2020

Dette er noe mange har ønsket seg, endelig får vi et innebygget møtereferat i etterkant av møtet! Her finner du presentasjonen som ble vist, deltagerliste og tilstedevisning, opptak og transkribering av møtet (dersom det ble tatt opp) og møtenotater. Dette er en sårt ønsket funksjon som vi har ventet på.

 

Custom layouts (Tilpasset presentasjonsvisning)

Lanseres: ila 2020

Med tilpassede layouts blir møteopplevelsen en helt annen og mye mer personlig. Nå kan du vise en PowerPoint-presentasjon eller en annen presentasjon fra datamaskinen med vedkommende som presenterer overlappende. Det gjør at man kan kommunisere både med presentasjon og kroppsspråk samtidig.

 

Chat pop-ups (Snakkebobler i møtevisningen)

Lanseres: snart

Dette fikk ikke så mye oppmerksomhet på konferansen, men det er en svært verdifull funksjon som i hvert fall jeg har savnet veldig; når du skriver noe i chatten på et møte vises dette nå som en snakkeboble for alle møtedeltagerne. Teams lanserte en «løft hånden»-funksjon for litt siden, men i noen møter er det ikke alle som respekterer dette, og samtalen går uten at den som har løftet hånden får si noe.

Ved å vise en snakkeboble til alle møtedeltagerne blir det enklere å få fokus eller legge til tilleggsinformasjon eller relevante lenker til møtet. Dette vil nok også hjelpe en del på flyten i møtet.

 

Home site (SharePoint intranett i Teams)

Lanseres: snart

Dette er ganske stort, og det lå vel litt i kortene. «Home site» kom for noen måneder siden som en egen områdemal i SharePoint og fungerer som en landingsside for bedriftens intranett.

Nå får vi muligheten til å vise denne landingssiden som en egen app i Teams på venstremenyen. Det betyr at Teams nå får en enda mer sentral rolle som «kontoret i skyen». Det betyr at du alltid har tilgang til intranettet, enten du bruker Teams-appen på mobil, Teams i nettleser eller på skrivebordet.

PS. Visste du at du også kan få intranettet som en egen app i venstremenyen i Teams selv om det ikke er i SharePoint? Point Taken kan bistå med å få til dette.

 

Godkjenningsflyt og dokumentsignering i Teams

Lanseres: Oktober 2020

Endelig kom det! Med den nye Approvals-appen kan du sende ut et dokument på godkjenning til en eller flere mottakere.  Som godkjenner får du en notis i Teams når du har fått et nytt dokument på godkjenning. Du kan så gå til Approvals-appen for å se alle dokumenter som skal godkjennes. Siden Teams-apper også er tilgjengelig i mobilappen er dette en ordentlig gamechanger for godkjenningsflyt. Microsoft lover at det skal være mulig å tilpasse godkjenningsflytene for bedriftens behov med PowerAutomate og benytte disse i Teams.

 

I tillegg har Microsoft inngått et partnerskap med Adobe Sign og Docusign slik at det blir mulig å signere dokumenter direkte i Teams sammen med godkjenningen.

Vi kommer til å lage en ny bloggpost så snart vi har fått tilgang til dette, der vi går i dybden på hva som er mulig og hvordan dette kan tilpasses til å passe markedets behov.

 

Ny søkeopplevelse

Lanseres: senere i 2020

Ja vi innrømmer det, søkeopplevelsen i Teams har et visst forbedringspotensial. Slik det er i dag kan det være lett å tro at det ikke er noen treff, fordi en ikke har valgt rett kilde. Nå endres dette drastisk. Søket er fremdeles det samme, men presenteres på en annen måte – med alle treffene rett i skjermbildet. Det ser også ut til at det vil være muligheter for å skreddersy visningen for visse søkeord, men dette er ikke noe vi har fått bekreftet enda.

 

Lister i Teams

Lanseres: Nå

For mange er det kanskje en overraskelse at det ikke har vært mulig å lage lister i Teams før, men for oss som jobber med dette er dette en «big deal». I SharePoint har det vært mulig å lage både lister og dokumentbibliotek, men i Teams har det kun vært mulig å bruke dokumentbiblioteket. Nå får vi endelig muligheten for å lage lister. Disse listene lagres for øvrig i SharePoint, men de blir svært mye mer tilgjengelig når de nå blir en del av standardfunksjonaliteten til Teams.

 

Kilder:

  1. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/what-s-new-in-microsoft-teams-microsoft-ignite-2020/ba-p/1665600
  2. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/08/03/take-communnext-level-microsoft-teams/
  3. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/get-faster-results-with-approvals-in-microsoft-teams/ba-p/1680743
Teams webinar spørsmål og svar

Teams Webinar – spørsmål og svar

I denne artikkelen finner du spørsmål og svar fra vårt Teams Webinar. Har du fremdeles noe du lurer på, eller ønsker å bestille konsulentbistand så ta kontakt med Tomas Holseth på e-post: , eller telefon +47 900 89 264.


Q1 Jeg har synkronisert filene fra en kanal på Teams. Hvordan fjerner jeg denne synkroniseringen?

Aller viktigst er at du først må sjekke at eventuelle nye filer fra din PC er synkronisert opp (klikk på OneDrive ikonet), for deretter å stoppe synkronisering av folderen/biblioteket. Har du den nyeste versjonen av OneDrive så høyreklikker du på en vilkårlig mappe som er synkronisert inne i Windows utforsker og velger «Settings», og så «Stop sync» av den/de bibliotekene som er aktuelle. Da kan du om du vil også slette mappen fra din PC.

Har du forrige versjon av OneDrive finner du «stop» ved å høyreklikke på OneDrive ikonet les her: https://support.office.com/en-us/article/stop-syncing-a-library-with-the-onedrive-for-business-app-a7e41f1f-3a98-4ca7-9443-f10250688330?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Q2 Går det an å begrense hvem som får lov å skrive innlegg i en kanal?

Ja selvsagt, her er det nesten bare fantasien som setter grenser! Hvis du høyreklikker aktuelle kanal og velger «Channel Modification», får du muligheten til å gjøre de tilpasningene som passer denne kanalen.

Q3 Om jeg skal sende et dokument som ligger i Teams (via Outlook) – MÅ jeg laste det ned (mellomlagre) for å kunne legge det som et vedlegg i mailen?

Nei du trenger ikke mellomlagre. Har du nyeste Outlook versjon velger du nedtrekksmenyen på «Attach Files» i en ny e-post i Outlook og deretter «Browse Web Locations» og så «Group Files», finner teamet/kanalen og filen(e).

Alternativt kan du synkronisere biblioteket til din PC. Mer informasjon her: https://support.microsoft.com/en-us/office/share-group-files-in-outlook-749bc73b-90c9-4760-9b6f-9aa1cf01b403?ui=en-us&rs=en-us&ad=us

Q4 Slette innlegg jeg selv har skrevet i en kanal – får det ikke til. Kan kun redigere?

Da er det nok en eier av kanalen som har gjort sikkerhets tilpasninger i denne kanalen (se Q2) eller det er en policy i Office 365 Admin senteret eller i Teams Admin senteret som er på. Sjekk med eieren/admin.

Q5 Vi kjører Teams videomøter med kunder. Det går stort sett veldig bra, men så er det noen som ikke får logget på. De har Teams i egen organisasjon, men får ikke logget seg på invitasjoner som kommer eksternt. Hvordan løser man det, uten å måtte be IT/admin i deres organisasjon om å gjøre endringer?

Mest sannsynlig er det en datapropp i deres organisasjon, enten er det sperre i brannmurer nettverk eller i O365 innstillinger som forårsaker dette. Så ofte må man prate med IT/admin da.

Men, det kan også være andre muligheter for feilkilder. Kan f.eks vedkommende delta i andre møter mot andre organisasjoner enn din? Om ja, så er det kanskje en feil i profilen på denne brukeren i din tenant. Jeg har sett problemer der brukere har endret e-post for de har giftet seg etcetera, og da må det slettes i user profilen på deres organisasjon sin tenant (Admin jobb).

Kan du chatte med vedkommende er ikke dette problemet på din side, men da er det på vedkommendes side. Du kan eventuelt teste med å invitere vedkommende inn via en privat e-post (Hotmail f.eks).

Om det ikke går, så er problemet nettverks/brannmur relatert som nevnt innledningsvis og man må snakke med IT: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/upgrade-prepare-environment-prepare-network

Q6 Er det mappe med generelt inne på alle team eller er det bare tilfeldig? Heter teamet du er inne i nå Point Taken?

Ja mappen «Generelt» etableres når teamet lages og det er denne mappen som du når via «Filer» på Tabs inne i kanalen. Lager man så en ny kanal eks «Friday update» vil det bli en ny mappe i SharePoint med samme navn og en ny Tab i denne kanalen som heter «Filer. Ja Teamet jeg var mest inne i het «Point Taken».

Q7 Blir filen flyttet, når jeg laster den opp, eller er det bare en link til opprinnelig plassering?

Filen blir kopiert opp, og det er ingen link eller relasjon til opprinnelig plassering (du kan trygt fjerne den fra eks «mine dokumenter» etterpå).

Q8 Hvis man har en stor filstruktur under Filer, med mange mapper og undermapper osv.. Er det da en enkel måte å komme ut av et dokument uten å havne helt tilbake i rotmappen? Opplever at det er litt tungvint å navigere mellom dokumenter hvis det er noe man leter etter, siden jeg opplever å komme tilbake til rotmappen når jeg går ut av et dokument..

Hvis du åpner dokumentet i Word online eller i Word klientversjonen og lukker filen har du fremdeles samme visning i teams og kan navigere mapper via breadcrumbs (se figur). Åpner du dokumentet i Teams for redigering så er det som du sier dessverre sånn i dag at du går tilbake til «root» mappen når du lukker dokumentet igjen.

Q9 Hvordan kan man lagre endringene i den originale filen du har importert til Teams ?

Endringer lagres automatisk og kontinuerlig ettersom du endrer på filen, dette gjelder både om du åpner den i Teams, Office Web appen eller fullklient. Forutsatt at det er en Office fil vel og merke – Excel, Word, PPT

Q10 Hvis du åpner et dokument i Word eller Word online, kan du vel ikke sameditere?

Det går helt fint, hvertfall så lenge filen ligger i Teams (eller i SharePoint/OneDrive), eneste forutsetning er at du har en rimelig ny versjon av Word klienten på din PC.

Q11 Filer, må du sjekke inn og ut filene, eller kan flere redigere i samme fil uten å sjekke inn og ut?

Det er ikke nødvendig å sjekke ut filen, sjekk ut er bare en fin funksjon jeg liker på «viktige» dokumenter for å få med en god versjonslogg og også vise andre at jeg jobber på filen og det kommer snart en oppdatert versjon.

Q12 Samhandling med filer hos noen utenfor egen organisasjon. Hvordan vet jeg hvem som har tilgang – eller hvordan gir jeg tilgang? Er det kun de som er i kanalen som har tilgang?

Det er kun de som er i kanalen som har tilgang. Om du ønsker å dele bare denne ene filen med en ekstern deltaker kan du åpne filen i SharePoint og dele filen fra SharePoint online. Oversikt over enkelt delte filer/mapper eller biblioteker finner du også da i SharePoint Online som ligger «bak» Teams filene dine.

Q13 SPM til filer; Oppdateres de tilbake i Teams også ved Last ned, eller må de da lastes opp på nytt (Eks. Excel dårlig redigerbar i teams) ?

Nei du må laste de opp igjen etterpå. Alternativt kan du synkronisere biblioteket med OneDrive da vil OD synkronisere de tilbake for deg. Du kan også åpne Excel filer i klientversjonen av Excel direkte fra teams.

Q14 Angående skjulte teams: kan/får man varsler om det blir lagt noe der (når man har «gjemt» ett Team?)

Ja

Q15 Jeg har ikke kalender i menyen min. Hvordan får jeg lastet inn denne?

Finner du ikke kalenderen din i venstre menyen eller på de tre … i venstre menyen (se figur) så har ikke din organisasjon Exchange (e-post) i Office365 enda. Det er ikke noe som skal lastes.

Q16 Hvordan begrenser man et gjentakende møte for en periode?

Velg egendefinert regelmessighet og begrens med slutt kalenderen (se figur)

Q17 Hva må man gjøre for at ikke Wiki-fanen opprettes automatisk hver gang man lager et team?

Standard så går ikke dette da Wiki fanen blir opprettet når du lager nytt team eller oppretter et team basert på et tidligere team (selv om dette tidligere teamet har slettet Wikifanen). Eneste mulighet er å gjøre dette programmatisk, ta kontakt med Tomas Holseth (se innledning) om du ønsker at vi skal lage en løsning på dette.

Q18 Kan man holde åpne møter med ukjente deltakere og sikre at man kan svare på spørsmål fra de? Må de da legge igjen en bestemt kontaktinfo?

Ja, dette blir akkurat likt som vårt webinar. Du lager en Teams Live Event og har på valget for Q&A da kan deltakere velge å være anonyme eller bare skrive fornavnet sitt når de spør spørsmål.


Les mer her: https://support.office.com/nb-no/article/kom-i-gang-med-live-hendelser-i-microsoft-teams-d077fec2-a058-483e-9ab5-1494afda578a?ui=nb-NO&rs=nb-NO&ad=NO

Q19 I skype var det en integrasjon mot outlook slik at du fikk opp gul/grønn/rød tilgjengeligheten i outlook også. Kommer dette i Teams også?

Ja, det får du om du har siste versjonen av Outlook – se figur fra min e-post med Tomas under.

Q20 Hva er beste måten å få folk til å bruke Teams på?

Det at Microsoft nå har lagt ned Skype online og oppgradert til Teams gjør at møter/videomøter foregår på teams, så bruk Teams aktivt til møter, brukere på farten eller hjemme kan da delta i interne fysiske møter. Videre vil jeg anbefale å flytte /migrere filer som ligger på tradisjonelle filservere og inn i aktuelle Teams, filene blir da mer tilgjengelig og trygt lagret i SharePoint Online. Trenger din organisasjons hjelp til å migrere filer har vi i Point Taken stor erfaring med slike prosjekter -ta kontakt med Tomas Holseth.

 

GDPR Cookie Consent with Real Cookie Banner