Innlegg

Gode rutiner for effektivt hjemmekontor

Tiltakene for å hindre spredning av Coronaviruset har ført til at mange bedrifter har flyttet de ansatte inn på hjemmekontor. I den anledning blir vi utfordret på nye måter. De fleste er vant med å ha møter der noen av de ansatte sitter på hjemmekontor, men når alle gjør det, kan det være lurt å ta med seg noen gode tiltak og virkemidler for å gjøre disse møtene enklere.  

Det vi ser en del av, er at arbeidsgivere gjerne mangler en plan med gode rutiner for hvordan jobbe effektivt fra hjemmekontor. Det holder ikke å bare rulle ut Teams, det må også være noen føringer for hvordan den ansatte skal forholde seg til å jobbe hjemmefra. Disse rutinene bør ikke bare ta arbeidspraktiske hensyn, men også inkludere det sosiale aspektet. En av de store fordelene med at de ansatte er samlet på kontoret er at man kan se hverandre, det blir vanskeligere, og er en god utfordring.  

De fleste som prøver dette, har gode erfaringer, og opplever at konferansemøter med mange deltagere fungerer overraskende bra. Men for at de skal fungere så godt som mulig, kan det være lurt å implementere noen rutiner. Dette gjelder ikke bare for de ansatte, men også for ledelsen. Det er fremdeles en del fordommer mot hjemmekontor, men om det skal fungere er det viktig at hele bedriften er med på å prøve det ut.  

Her er noen forslag til rutiner du kan evaluere for din bedrift:

  • Tilby de ansatte gode verktøy: Microsoft har økt lisensperioden E1-lisens til 6 måneder, og du kan rulle ut gratisversjonen av Teams frem til Januar 2021. E1-lisensen inneholder alt de ansatte trenger for produktivitet, Teams, Planner, SharePoint og web-versjonene av Word, Excel, PowerPoint og OneNote.  
  • Business as usual: For de fleste kontorarbeidere kan hverdagen fint gå som normalt fra hjemmekontoret. Oppretthold vanlige møter, jobb med vanlige oppgaver. Ta situasjonen som en utfordring og ha en positiv innstilling også til problemer som oppstår underveis.  
  • Forbered deg på produktivitet: Hvis du ikke allerede har det; invester i en god stol, mus, tastatur og en skjerm. Det er slitsomt å se på en laptop-skjerm hele dagen, og en får fort vondt av å sitte i sofaen og jobbe. Ved å ha gode fysiske verktøy så vel som digitale, gjør du arbeidssituasjonen litt enklere. Pass også på at arbeidsplassen din er komfortabel, og litt skjermet mot støy og distraksjoner. 
  • Bruk et planleggingsverktøy: Det er fremdeles en del fordommer om ansatte som utnytter hjemmekontor som bare slapper av og ikke jobber. Ved å sette klare mål for dagen, får du bedre kontroll på fremgangen. Bruk Planner for å vise hva du jobber med, og rapportere på status. Rapporter gjerne daglig, det gir deg som ansatt også oversikt over hvordan du ligger an.  
  • Møteskikk: Følg rutiner for møteskikk, start møter med mikrofonen mutet og hold den på mute helt til du har noe å si. Møteledere bør gi litt ekstra tid etter at noen har sagt noe, i tilfelle noen andre ønsker å skyte inn. Det er viktig å unngå situasjoner der to eller tre snakker høyere og høyere for å overdøve den andre. Alle skal bli hørt, men man må – som på et fysisk møterom – vente på tur.  
  • Fokustid: Det er lett å bli distrahert, særlig om du for eksempel har barn eller en partner som også er hjemme. Pass derfor på å sette av en del tid der du jobber uforstyrret.  
  • Det sosiale: Fortsett å være sosial! Det er fort gjort å føle seg ensom og alene når man sitter for seg selv, og det er nok mange som fort savner den sosiale atmosfæren på kontoret. Men det er ingen grunn til å sitte for seg selv, alle kollegene er bare noen få tastetrykk unna. Inviter noen kolleger til å spise lunsj sammen, eller ring opp en kollega bare for å slå av en prat. Det er sannsynlig at vedkommende også setter pris på den sosiale tilstedeværelsen. Hvis man sitter i et prosjekt, kan det også være fint å ha en pågående konferansesamtale der alle prosjektdeltagerne er pålogget når mulig, men mutet.  
  • Ergonomi: En god arbeidsplass gjør ofte underverker for både kropp og produktivitet. Pass på at du har en god sittestilling, og varier den i løpet av dagen. Reis deg opp og strekk ut iblant.  
  • Gå ut: Bare fordi du er på hjemmekontor, betyr ikke det at du må være innendørs hele dagen. Ta en jobbtelefon ute i sola, eller sett deg på en benk ute og jobb en times tid om du har anledning til det.  
  • Følg vanlige rutiner: Husk frokost, spis lunsj til vanlig tid og start og avslutt arbeidet som vanlig. Og ta gjerne på jobbklær på hjemmekontoret.  

Om du ikke allerede har en løsning for hjemmekontor, kan vi informere om at Microsoft har forlenget prøvetiden på den gratis prøveversjonen av Office 365 E1 til 6 måneder.  

samhandling-1

Om dere bruker Teams for møter og dere opplever problemer med klienten, anbefaler vi å bruke web-versjonen. Den finner dere alltid her: https://teams.microsoft.com.  

Forøvrig har Microsoft også kommet med noen veldig gode tips for å holde seg produktiv når du jobber fra hjemmekontor, de finner du her: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/10/staying-productive-while-working-remotely-with-microsoft-teams/ 

Mer effektiv med tastatursnarveier i Teams

Etter å ha brukt Teams-klienten en stund, har du sikkert blitt kjent med hvor alle menyvalgene er, men visste du også at det finnes et utvalg smarte tastatursnarveier for å navigere enda raskere i Teams?

Her er mine oftest brukte Teams-snarveier:

CTRL + N (New) – Tar deg direkte til en ny chat der du kan taste inn navnet på den du ønsker å chatte med. Når du taster inn navnet, kommer også hele samtalen dere har hatt inn i chatvinduet. Legg også merke til nedtrekkspilen, som lar deg gi chatten et navn om dere er flere deltagere.

CTRL + E (Explore) – Søkefeltet i Teams (og Office-programmene generelt) er svært nyttig og fungerer stort sett utmerket. Når du trykker inn snarveien, åpner søkefeltet seg umiddelbart og du kan begynne å søke, nyttig om du f.eks sitter i et Teams-møte, og du kjapt trenger å få søkt opp et relevant dokument eller samtale. 

CTRL + SHIFT + M (Mute) – Det kan være litt irriterende at panelet med Mute-knappen forsvinner når du ikke rører på musepekeren etter en stund. Med denne snarveien, trenger du ikke tenke på knappen.

Andre nyttige snarveier er: CTRL + 1,2,3,4,5,6 (blar mellom Teams-funksjonene) og så må vi ikke glemme CTRL + + (plusstegn) og CTRL + – (minustegn) som lar deg zoome i Teams-vinduet. Svært nyttig om du f.eks har åpnet et Word eller Excel-dokument i Teams.

Det finnes mange flere snarveier tilgjengelig i Teams, du kan se alle ved å gå hit: https://support.office.com/en-us/article/keyboard-shortcuts-for-microsoft-teams-2e8e2a70-e8d8-4a19-949b-4c36dd5292d2

skift1

Microsoft Skift lansert

Skiftarbeidere får nytt verktøy i Teams

Microsoft hadde en periode et produkt som het StaffHUB, og dette bytter navn til Microsoft Skift og blir et produkt integrert i Teams. Nå kan du enkelt se oversikt over alle skift som skal bemannes og hvem som har blitt satt på jobben. 

skift1

Samhandling og dialog

Det velkjent at mange skiftarbeidere kommuniserer via Facebook eller andre grupper for å organisere hvem som skal jobbe når. Man bytter vakter i fri flyt uten at dette organiseres via et sentralt verktøy. Ved å integrere Skift inn i Teams får du søke om fri, bytte eller gi fra deg skift. 

skift2

Arbeidsflate

Skiftarbeidere jobber ofte på mobil, og derfor er selvfølgelig denne applikasjonen også tilgjengelig på mobile plattformer. 

skift3

Her får du oversikt over dine skift, samtidig som du kan snakke med andre om oppgaver som omhandler jobben.

Inkludert i de fleste abonnementer

Det beste av alt er at dette produktet er inkludert i alle Office planer som inkluderer Teams! 

skift4
FirstPlugin1

5 tips for å få mer ut av Microsoft Teams

Mange av våre kunder gjør i disse dager en stor satsning på Teams. Vi får derfor ofte spørsmål om vi har noen små enkle grep som kan tas for å forenkle innføringen, og dra mer nytte av produktet. Her følger derfor de 5 tipsene jeg vil trekke frem som mest nyttig i forhold til å bruke Teams mer effektivt:

1. Bruk favoritter!

Den største bekymringen vi møter på, er at det på sikt vil bli uoversiktlig med mange teams. Det er lett å tenke at det blir rotete og uoversiktlig, men det behøver det absolutt ikke bli. Ved å bruke favoritter-funksjonaliteten kan du lett velge ut de teamene du ønsker å ha på listen over teams, og skjule de andre som du ikke bruker så ofte.

Ved å høyreklikke på et team i listen, kan du sette et team som favoritt og dermed velge ut hvilke team du ønsker å ha synlig, og hvilke du ønsker å skjule. Teamene du er med i er alltid tilgjengelig under “More” / “flere”-knappen.

Favoritter

2. Bruk søkefeltet på toppen av Teams

Sokebar

Teams er første Office 365-applikasjon ut som får søkefeltet i toppen av applikasjonen. Dette er en svært kraftig funksjon der du kan søke opp personer, samtaler, filer og til og med utføre kraftige kommandoer – svært enkelt. Det er bare å begynne å venne seg til plasseringen av søkefeltet, da sterke indikasjoner vil ha det til at det kommer til flere Office-applikasjoner i en nær fremtid.

Noen kommandoer som er verdt å merke seg;

/saved

Du har sikkert sett at du kan “bokmerke” poster og samtalebobler i Teams. Hvis du skriver /saved i søkefeltet får du opp, ikke bare teksten som er bokmerket, men samtalen over og under også – full kontekst! Neste gang noen skriver noe til deg som du tenker “dette burde jeg huske til senere” klikker du på bokmerket, så kan du når som helst senere finne tilbake til det.

/call

Hvis du vil ringe opp en kollega på raskeste måte, skriver du /call og begynner å skrive navnet på personen, og trykker Enter. Da ringer Teams umiddelbart opp vedkommende.

3. Bruk “Files” for å raskt finne igjen filene du jobber på, også utenfor Teams!

Ved å klikke på “Files” får du opp en liste over de filene du sist jobbet på i Office 365, ikke bare i Teams. Dermed slipper du å navigere rundt i SharePoint eller til OneDrive for å finne igjen filene du jobber med. Her får du også tilgang til din OneDrive for Business og alle filer du har lastet ned fra Teams.

Dersom du har en Dropbox, Box, ShareFile eller Google Drive-konto du ønsker å kopiere filer fra, gis du muligheten til også dette på “Files”.

4. Begynn å bruke Teams-møter

Når du oppretter et møte i Outlook skal du nå ha fått en ny knapp for å gjøre møtet til et Teams-møte. Teams vil på sikt få den samme funksjonaliteten som Skype for Business, og Microsoft har store og svært spennende planer for Teams-møter for fremtiden.

Dersom en bruker du har invitert ikke har installert Teams, vil de med lenken de blir tilsendt i møtet kunne koble seg opp med web-klienten. Klienten er svært god, med mulighet for å se delt skjerm og utveksle lyd. Kamera, meldingsskriving og skjermdeling fra webklienten er imidlertid ikke støttet enda.

Dersom en bruker du har invitert ikke har installert Teams, vil de med lenken de blir tilsendt i møtet kunne koble seg opp med web-klienten. Klienten er svært god, med mulighet for å se delt skjerm og utveksle lyd. Kamera, meldingsskriving og skjermdeling fra webklienten er imidlertid ikke støttet enda.

OutlookTeamsMote

Slik ser det ut når en bruker logger på møtet via web-klienten:

TeamsWebKlientMote

Mobilklienten (Teams appen for iOS og Android) kan også brukes for å koble til et møte (også utenfor din egen organisasjon) og den støtter visning av skjermdeling, lyd og video.

5. Ha ad-hoc møter direkte i kanalen

Hvis dere diskuterer et tema i en kanal, kan du, istedenfor å skrive tekst, avholde et møte. Som nevnt i forrige punkt har Microsoft store planer for møter i Teams, og noe av det som kommer i nær fremtid er automatisk avskrift av møtet, og mulighet for å søke på både tekst og person. Det kan derfor være en god vane å tilegne seg å ha møter i Teams.

Du kan avholde et ad-hoc møte som en ny diskusjon eller som et svar på en eksisterende diskusjon.

For å avholde et møte, bruker du video-knappen:

AdHocMote

Du kan så skrive inn en tittel på møtet, velge om du vil vise kamera eller ikke, og om du heller ønsker å ha møtet på et annet tidspunkt. Når møtet er i gang vil tekstdialogen i møtet vises på kanalen.

Når møtet er avsluttet kan det være fint å skrive en kommentar om hva som ble besluttet.


Med disse tipsene i bakhodet vil brukerne tilegne seg gode vaner og forhåpentligvis oppleve Teams som en brukervennlig, ryddig og svært forenklende måte å samarbeide på.

Det finnes naturligvis mange flere tips om Teams enn dette, og vi bistår kunder som innfører eller ønsker å innføre Teams på daglig basis. Point Taken var lanseringspartner på Teams ved lanseringen i Norge, og våre ansatte innehar en unik dyp kunnskap om produktet.

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88