Posts

Teams Webinar – spørsmål og svar

I denne artikkelen finner du spørsmål og svar fra vårt Teams Webinar. Har du fremdeles noe du lurer på, eller ønsker å bestille konsulentbistand så ta kontakt med Tomas Holseth på e-post: , eller telefon +47 900 89 264.


Q1 Jeg har synkronisert filene fra en kanal på Teams. Hvordan fjerner jeg denne synkroniseringen?

Aller viktigst er at du først må sjekke at eventuelle nye filer fra din PC er synkronisert opp (klikk på OneDrive ikonet), for deretter å stoppe synkronisering av folderen/biblioteket. Har du den nyeste versjonen av OneDrive så høyreklikker du på en vilkårlig mappe som er synkronisert inne i Windows utforsker og velger «Settings», og så «Stop sync» av den/de bibliotekene som er aktuelle. Da kan du om du vil også slette mappen fra din PC.

Har du forrige versjon av OneDrive finner du “stop” ved å høyreklikke på OneDrive ikonet les her: https://support.office.com/en-us/article/stop-syncing-a-library-with-the-onedrive-for-business-app-a7e41f1f-3a98-4ca7-9443-f10250688330?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Q2 Går det an å begrense hvem som får lov å skrive innlegg i en kanal?

Ja selvsagt, her er det nesten bare fantasien som setter grenser! Hvis du høyreklikker aktuelle kanal og velger «Channel Modification», får du muligheten til å gjøre de tilpasningene som passer denne kanalen.

Q3 Om jeg skal sende et dokument som ligger i Teams (via Outlook) – MÅ jeg laste det ned (mellomlagre) for å kunne legge det som et vedlegg i mailen?

Nei du trenger ikke mellomlagre. Har du nyeste Outlook versjon velger du nedtrekksmenyen på «Attach Files» i en ny e-post i Outlook og deretter «Browse Web Locations» og så «Group Files», finner teamet/kanalen og filen(e).

Alternativt kan du synkronisere biblioteket til din PC. Mer informasjon her: https://support.microsoft.com/en-us/office/share-group-files-in-outlook-749bc73b-90c9-4760-9b6f-9aa1cf01b403?ui=en-us&rs=en-us&ad=us

Q4 Slette innlegg jeg selv har skrevet i en kanal – får det ikke til. Kan kun redigere?

Da er det nok en eier av kanalen som har gjort sikkerhets tilpasninger i denne kanalen (se Q2) eller det er en policy i Office 365 Admin senteret eller i Teams Admin senteret som er på. Sjekk med eieren/admin.

Q5 Vi kjører Teams videomøter med kunder. Det går stort sett veldig bra, men så er det noen som ikke får logget på. De har Teams i egen organisasjon, men får ikke logget seg på invitasjoner som kommer eksternt. Hvordan løser man det, uten å måtte be IT/admin i deres organisasjon om å gjøre endringer?

Mest sannsynlig er det en datapropp i deres organisasjon, enten er det sperre i brannmurer nettverk eller i O365 innstillinger som forårsaker dette. Så ofte må man prate med IT/admin da.

Men, det kan også være andre muligheter for feilkilder. Kan f.eks vedkommende delta i andre møter mot andre organisasjoner enn din? Om ja, så er det kanskje en feil i profilen på denne brukeren i din tenant. Jeg har sett problemer der brukere har endret e-post for de har giftet seg etcetera, og da må det slettes i user profilen på deres organisasjon sin tenant (Admin jobb).

Kan du chatte med vedkommende er ikke dette problemet på din side, men da er det på vedkommendes side. Du kan eventuelt teste med å invitere vedkommende inn via en privat e-post (Hotmail f.eks).

Om det ikke går, så er problemet nettverks/brannmur relatert som nevnt innledningsvis og man må snakke med IT: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/upgrade-prepare-environment-prepare-network

Q6 Er det mappe med generelt inne på alle team eller er det bare tilfeldig? Heter teamet du er inne i nå Point Taken?

Ja mappen «Generelt» etableres når teamet lages og det er denne mappen som du når via «Filer» på Tabs inne i kanalen. Lager man så en ny kanal eks «Friday update» vil det bli en ny mappe i SharePoint med samme navn og en ny Tab i denne kanalen som heter «Filer. Ja Teamet jeg var mest inne i het «Point Taken».

Q7 Blir filen flyttet, når jeg laster den opp, eller er det bare en link til opprinnelig plassering?

Filen blir kopiert opp, og det er ingen link eller relasjon til opprinnelig plassering (du kan trygt fjerne den fra eks «mine dokumenter» etterpå).

Q8 Hvis man har en stor filstruktur under Filer, med mange mapper og undermapper osv.. Er det da en enkel måte å komme ut av et dokument uten å havne helt tilbake i rotmappen? Opplever at det er litt tungvint å navigere mellom dokumenter hvis det er noe man leter etter, siden jeg opplever å komme tilbake til rotmappen når jeg går ut av et dokument..

Hvis du åpner dokumentet i Word online eller i Word klientversjonen og lukker filen har du fremdeles samme visning i teams og kan navigere mapper via breadcrumbs (se figur). Åpner du dokumentet i Teams for redigering så er det som du sier dessverre sånn i dag at du går tilbake til «root» mappen når du lukker dokumentet igjen.

Q9 Hvordan kan man lagre endringene i den originale filen du har importert til Teams ?

Endringer lagres automatisk og kontinuerlig ettersom du endrer på filen, dette gjelder både om du åpner den i Teams, Office Web appen eller fullklient. Forutsatt at det er en Office fil vel og merke – Excel, Word, PPT

Q10 Hvis du åpner et dokument i Word eller Word online, kan du vel ikke sameditere?

Det går helt fint, hvertfall så lenge filen ligger i Teams (eller i SharePoint/OneDrive), eneste forutsetning er at du har en rimelig ny versjon av Word klienten på din PC.

Q11 Filer, må du sjekke inn og ut filene, eller kan flere redigere i samme fil uten å sjekke inn og ut?

Det er ikke nødvendig å sjekke ut filen, sjekk ut er bare en fin funksjon jeg liker på «viktige» dokumenter for å få med en god versjonslogg og også vise andre at jeg jobber på filen og det kommer snart en oppdatert versjon.

Q12 Samhandling med filer hos noen utenfor egen organisasjon. Hvordan vet jeg hvem som har tilgang – eller hvordan gir jeg tilgang? Er det kun de som er i kanalen som har tilgang?

Det er kun de som er i kanalen som har tilgang. Om du ønsker å dele bare denne ene filen med en ekstern deltaker kan du åpne filen i SharePoint og dele filen fra SharePoint online. Oversikt over enkelt delte filer/mapper eller biblioteker finner du også da i SharePoint Online som ligger «bak» Teams filene dine.

Q13 SPM til filer; Oppdateres de tilbake i Teams også ved Last ned, eller må de da lastes opp på nytt (Eks. Excel dårlig redigerbar i teams) ?

Nei du må laste de opp igjen etterpå. Alternativt kan du synkronisere biblioteket med OneDrive da vil OD synkronisere de tilbake for deg. Du kan også åpne Excel filer i klientversjonen av Excel direkte fra teams.

Q14 Angående skjulte teams: kan/får man varsler om det blir lagt noe der (når man har “gjemt” ett Team?)

Ja

Q15 Jeg har ikke kalender i menyen min. Hvordan får jeg lastet inn denne?

Finner du ikke kalenderen din i venstre menyen eller på de tre … i venstre menyen (se figur) så har ikke din organisasjon Exchange (e-post) i Office365 enda. Det er ikke noe som skal lastes.

Q16 Hvordan begrenser man et gjentakende møte for en periode?

Velg egendefinert regelmessighet og begrens med slutt kalenderen (se figur)

Q17 Hva må man gjøre for at ikke Wiki-fanen opprettes automatisk hver gang man lager et team?

Standard så går ikke dette da Wiki fanen blir opprettet når du lager nytt team eller oppretter et team basert på et tidligere team (selv om dette tidligere teamet har slettet Wikifanen). Eneste mulighet er å gjøre dette programmatisk, ta kontakt med Tomas Holseth (se innledning) om du ønsker at vi skal lage en løsning på dette.

Q18 Kan man holde åpne møter med ukjente deltakere og sikre at man kan svare på spørsmål fra de? Må de da legge igjen en bestemt kontaktinfo?

Ja, dette blir akkurat likt som vårt webinar. Du lager en Teams Live Event og har på valget for Q&A da kan deltakere velge å være anonyme eller bare skrive fornavnet sitt når de spør spørsmål.


Les mer her: https://support.office.com/nb-no/article/kom-i-gang-med-live-hendelser-i-microsoft-teams-d077fec2-a058-483e-9ab5-1494afda578a?ui=nb-NO&rs=nb-NO&ad=NO

Q19 I skype var det en integrasjon mot outlook slik at du fikk opp gul/grønn/rød tilgjengeligheten i outlook også. Kommer dette i Teams også?

Ja, det får du om du har siste versjonen av Outlook – se figur fra min e-post med Tomas under.

Q20 Hva er beste måten å få folk til å bruke Teams på?

Det at Microsoft nå har lagt ned Skype online og oppgradert til Teams gjør at møter/videomøter foregår på teams, så bruk Teams aktivt til møter, brukere på farten eller hjemme kan da delta i interne fysiske møter. Videre vil jeg anbefale å flytte /migrere filer som ligger på tradisjonelle filservere og inn i aktuelle Teams, filene blir da mer tilgjengelig og trygt lagret i SharePoint Online. Trenger din organisasjons hjelp til å migrere filer har vi i Point Taken stor erfaring med slike prosjekter -ta kontakt med Tomas Holseth.

 

Gode rutiner for effektivt hjemmekontor

Tiltakene for å hindre spredning av Coronaviruset har ført til at mange bedrifter har flyttet de ansatte inn på hjemmekontor. I den anledning blir vi utfordret på nye måter. De fleste er vant med å ha møter der noen av de ansatte sitter på hjemmekontor, men når alle gjør det, kan det være lurt å ta med seg noen gode tiltak og virkemidler for å gjøre disse møtene enklere.  

Det vi ser en del av, er at arbeidsgivere gjerne mangler en plan med gode rutiner for hvordan jobbe effektivt fra hjemmekontor. Det holder ikke å bare rulle ut Teams, det må også være noen føringer for hvordan den ansatte skal forholde seg til å jobbe hjemmefra. Disse rutinene bør ikke bare ta arbeidspraktiske hensyn, men også inkludere det sosiale aspektet. En av de store fordelene med at de ansatte er samlet på kontoret er at man kan se hverandre, det blir vanskeligere, og er en god utfordring.  

De fleste som prøver dette, har gode erfaringer, og opplever at konferansemøter med mange deltagere fungerer overraskende bra. Men for at de skal fungere så godt som mulig, kan det være lurt å implementere noen rutiner. Dette gjelder ikke bare for de ansatte, men også for ledelsen. Det er fremdeles en del fordommer mot hjemmekontor, men om det skal fungere er det viktig at hele bedriften er med på å prøve det ut.  

Her er noen forslag til rutiner du kan evaluere for din bedrift:

  • Tilby de ansatte gode verktøy: Microsoft har økt lisensperioden E1-lisens til 6 måneder, og du kan rulle ut gratisversjonen av Teams frem til Januar 2021. E1-lisensen inneholder alt de ansatte trenger for produktivitet, Teams, Planner, SharePoint og web-versjonene av Word, Excel, PowerPoint og OneNote.  
  • Business as usual: For de fleste kontorarbeidere kan hverdagen fint gå som normalt fra hjemmekontoret. Oppretthold vanlige møter, jobb med vanlige oppgaver. Ta situasjonen som en utfordring og ha en positiv innstilling også til problemer som oppstår underveis.  
  • Forbered deg på produktivitet: Hvis du ikke allerede har det; invester i en god stol, mus, tastatur og en skjerm. Det er slitsomt å se på en laptop-skjerm hele dagen, og en får fort vondt av å sitte i sofaen og jobbe. Ved å ha gode fysiske verktøy så vel som digitale, gjør du arbeidssituasjonen litt enklere. Pass også på at arbeidsplassen din er komfortabel, og litt skjermet mot støy og distraksjoner. 
  • Bruk et planleggingsverktøy: Det er fremdeles en del fordommer om ansatte som utnytter hjemmekontor som bare slapper av og ikke jobber. Ved å sette klare mål for dagen, får du bedre kontroll på fremgangen. Bruk Planner for å vise hva du jobber med, og rapportere på status. Rapporter gjerne daglig, det gir deg som ansatt også oversikt over hvordan du ligger an.  
  • Møteskikk: Følg rutiner for møteskikk, start møter med mikrofonen mutet og hold den på mute helt til du har noe å si. Møteledere bør gi litt ekstra tid etter at noen har sagt noe, i tilfelle noen andre ønsker å skyte inn. Det er viktig å unngå situasjoner der to eller tre snakker høyere og høyere for å overdøve den andre. Alle skal bli hørt, men man må – som på et fysisk møterom – vente på tur.  
  • Fokustid: Det er lett å bli distrahert, særlig om du for eksempel har barn eller en partner som også er hjemme. Pass derfor på å sette av en del tid der du jobber uforstyrret.  
  • Det sosiale: Fortsett å være sosial! Det er fort gjort å føle seg ensom og alene når man sitter for seg selv, og det er nok mange som fort savner den sosiale atmosfæren på kontoret. Men det er ingen grunn til å sitte for seg selv, alle kollegene er bare noen få tastetrykk unna. Inviter noen kolleger til å spise lunsj sammen, eller ring opp en kollega bare for å slå av en prat. Det er sannsynlig at vedkommende også setter pris på den sosiale tilstedeværelsen. Hvis man sitter i et prosjekt, kan det også være fint å ha en pågående konferansesamtale der alle prosjektdeltagerne er pålogget når mulig, men mutet.  
  • Ergonomi: En god arbeidsplass gjør ofte underverker for både kropp og produktivitet. Pass på at du har en god sittestilling, og varier den i løpet av dagen. Reis deg opp og strekk ut iblant.  
  • Gå ut: Bare fordi du er på hjemmekontor, betyr ikke det at du må være innendørs hele dagen. Ta en jobbtelefon ute i sola, eller sett deg på en benk ute og jobb en times tid om du har anledning til det.  
  • Følg vanlige rutiner: Husk frokost, spis lunsj til vanlig tid og start og avslutt arbeidet som vanlig. Og ta gjerne på jobbklær på hjemmekontoret.  

Om du ikke allerede har en løsning for hjemmekontor, kan vi informere om at Microsoft har forlenget prøvetiden på den gratis prøveversjonen av Office 365 E1 til 6 måneder.  

samhandling-1

Om dere bruker Teams for møter og dere opplever problemer med klienten, anbefaler vi å bruke web-versjonen. Den finner dere alltid her: https://teams.microsoft.com.  

Forøvrig har Microsoft også kommet med noen veldig gode tips for å holde seg produktiv når du jobber fra hjemmekontor, de finner du her: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/10/staying-productive-while-working-remotely-with-microsoft-teams/ 

Mer effektiv med tastatursnarveier i Teams

Etter å ha brukt Teams-klienten en stund, har du sikkert blitt kjent med hvor alle menyvalgene er, men visste du også at det finnes et utvalg smarte tastatursnarveier for å navigere enda raskere i Teams?

Her er mine oftest brukte Teams-snarveier:

CTRL + N (New) – Tar deg direkte til en ny chat der du kan taste inn navnet på den du ønsker å chatte med. Når du taster inn navnet, kommer også hele samtalen dere har hatt inn i chatvinduet. Legg også merke til nedtrekkspilen, som lar deg gi chatten et navn om dere er flere deltagere.

CTRL + E (Explore) – Søkefeltet i Teams (og Office-programmene generelt) er svært nyttig og fungerer stort sett utmerket. Når du trykker inn snarveien, åpner søkefeltet seg umiddelbart og du kan begynne å søke, nyttig om du f.eks sitter i et Teams-møte, og du kjapt trenger å få søkt opp et relevant dokument eller samtale. 

CTRL + SHIFT + M (Mute) – Det kan være litt irriterende at panelet med Mute-knappen forsvinner når du ikke rører på musepekeren etter en stund. Med denne snarveien, trenger du ikke tenke på knappen.

Andre nyttige snarveier er: CTRL + 1,2,3,4,5,6 (blar mellom Teams-funksjonene) og så må vi ikke glemme CTRL + + (plusstegn) og CTRL + – (minustegn) som lar deg zoome i Teams-vinduet. Svært nyttig om du f.eks har åpnet et Word eller Excel-dokument i Teams.

Det finnes mange flere snarveier tilgjengelig i Teams, du kan se alle ved å gå hit: https://support.office.com/en-us/article/keyboard-shortcuts-for-microsoft-teams-2e8e2a70-e8d8-4a19-949b-4c36dd5292d2

skift1

Microsoft Skift lansert

Skiftarbeidere får nytt verktøy i Teams

Microsoft hadde en periode et produkt som het StaffHUB, og dette bytter navn til Microsoft Skift og blir et produkt integrert i Teams. Nå kan du enkelt se oversikt over alle skift som skal bemannes og hvem som har blitt satt på jobben. 

skift1

Samhandling og dialog

Det velkjent at mange skiftarbeidere kommuniserer via Facebook eller andre grupper for å organisere hvem som skal jobbe når. Man bytter vakter i fri flyt uten at dette organiseres via et sentralt verktøy. Ved å integrere Skift inn i Teams får du søke om fri, bytte eller gi fra deg skift. 

skift2

Arbeidsflate

Skiftarbeidere jobber ofte på mobil, og derfor er selvfølgelig denne applikasjonen også tilgjengelig på mobile plattformer. 

skift3

Her får du oversikt over dine skift, samtidig som du kan snakke med andre om oppgaver som omhandler jobben.

Inkludert i de fleste abonnementer

Det beste av alt er at dette produktet er inkludert i alle Office planer som inkluderer Teams! 

skift4
FirstPlugin1

5 tips for å få mer ut av Microsoft Teams

Mange av våre kunder gjør i disse dager en stor satsning på Teams. Vi får derfor ofte spørsmål om vi har noen små enkle grep som kan tas for å forenkle innføringen, og dra mer nytte av produktet. Her følger derfor de 5 tipsene jeg vil trekke frem som mest nyttig i forhold til å bruke Teams mer effektivt:

1. Bruk favoritter!

Den største bekymringen vi møter på, er at det på sikt vil bli uoversiktlig med mange teams. Det er lett å tenke at det blir rotete og uoversiktlig, men det behøver det absolutt ikke bli. Ved å bruke favoritter-funksjonaliteten kan du lett velge ut de teamene du ønsker å ha på listen over teams, og skjule de andre som du ikke bruker så ofte.

Ved å høyreklikke på et team i listen, kan du sette et team som favoritt og dermed velge ut hvilke team du ønsker å ha synlig, og hvilke du ønsker å skjule. Teamene du er med i er alltid tilgjengelig under “More” / “flere”-knappen.

Favoritter

2. Bruk søkefeltet på toppen av Teams

Sokebar

Teams er første Office 365-applikasjon ut som får søkefeltet i toppen av applikasjonen. Dette er en svært kraftig funksjon der du kan søke opp personer, samtaler, filer og til og med utføre kraftige kommandoer – svært enkelt. Det er bare å begynne å venne seg til plasseringen av søkefeltet, da sterke indikasjoner vil ha det til at det kommer til flere Office-applikasjoner i en nær fremtid.

Noen kommandoer som er verdt å merke seg;

/saved

Du har sikkert sett at du kan “bokmerke” poster og samtalebobler i Teams. Hvis du skriver /saved i søkefeltet får du opp, ikke bare teksten som er bokmerket, men samtalen over og under også – full kontekst! Neste gang noen skriver noe til deg som du tenker “dette burde jeg huske til senere” klikker du på bokmerket, så kan du når som helst senere finne tilbake til det.

/call

Hvis du vil ringe opp en kollega på raskeste måte, skriver du /call og begynner å skrive navnet på personen, og trykker Enter. Da ringer Teams umiddelbart opp vedkommende.

3. Bruk “Files” for å raskt finne igjen filene du jobber på, også utenfor Teams!

Ved å klikke på “Files” får du opp en liste over de filene du sist jobbet på i Office 365, ikke bare i Teams. Dermed slipper du å navigere rundt i SharePoint eller til OneDrive for å finne igjen filene du jobber med. Her får du også tilgang til din OneDrive for Business og alle filer du har lastet ned fra Teams.

Dersom du har en Dropbox, Box, ShareFile eller Google Drive-konto du ønsker å kopiere filer fra, gis du muligheten til også dette på “Files”.

4. Begynn å bruke Teams-møter

Når du oppretter et møte i Outlook skal du nå ha fått en ny knapp for å gjøre møtet til et Teams-møte. Teams vil på sikt få den samme funksjonaliteten som Skype for Business, og Microsoft har store og svært spennende planer for Teams-møter for fremtiden.

Dersom en bruker du har invitert ikke har installert Teams, vil de med lenken de blir tilsendt i møtet kunne koble seg opp med web-klienten. Klienten er svært god, med mulighet for å se delt skjerm og utveksle lyd. Kamera, meldingsskriving og skjermdeling fra webklienten er imidlertid ikke støttet enda.

Dersom en bruker du har invitert ikke har installert Teams, vil de med lenken de blir tilsendt i møtet kunne koble seg opp med web-klienten. Klienten er svært god, med mulighet for å se delt skjerm og utveksle lyd. Kamera, meldingsskriving og skjermdeling fra webklienten er imidlertid ikke støttet enda.

OutlookTeamsMote

Slik ser det ut når en bruker logger på møtet via web-klienten:

TeamsWebKlientMote

Mobilklienten (Teams appen for iOS og Android) kan også brukes for å koble til et møte (også utenfor din egen organisasjon) og den støtter visning av skjermdeling, lyd og video.

5. Ha ad-hoc møter direkte i kanalen

Hvis dere diskuterer et tema i en kanal, kan du, istedenfor å skrive tekst, avholde et møte. Som nevnt i forrige punkt har Microsoft store planer for møter i Teams, og noe av det som kommer i nær fremtid er automatisk avskrift av møtet, og mulighet for å søke på både tekst og person. Det kan derfor være en god vane å tilegne seg å ha møter i Teams.

Du kan avholde et ad-hoc møte som en ny diskusjon eller som et svar på en eksisterende diskusjon.

For å avholde et møte, bruker du video-knappen:

AdHocMote

Du kan så skrive inn en tittel på møtet, velge om du vil vise kamera eller ikke, og om du heller ønsker å ha møtet på et annet tidspunkt. Når møtet er i gang vil tekstdialogen i møtet vises på kanalen.

Når møtet er avsluttet kan det være fint å skrive en kommentar om hva som ble besluttet.


Med disse tipsene i bakhodet vil brukerne tilegne seg gode vaner og forhåpentligvis oppleve Teams som en brukervennlig, ryddig og svært forenklende måte å samarbeide på.

Det finnes naturligvis mange flere tips om Teams enn dette, og vi bistår kunder som innfører eller ønsker å innføre Teams på daglig basis. Point Taken var lanseringspartner på Teams ved lanseringen i Norge, og våre ansatte innehar en unik dyp kunnskap om produktet.

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88