Innlegg

Hvor-kan-man-utvide-teams

Tilpasse Teams til din organisasjon ved hjelp av utvidelser

Tilbringer du og kollegaene dine mye tid i Teams? Irriterer du deg over at du stadig må ut av Teams for å finne informasjonen du trenger, for så å ta med denne informasjonen inn i Teams igjen? Enten i form av et dokument, vedlegg eller klippe og lime inn informasjon?

Jeg er her for å fortelle deg at det ikke trenger å være sånn, faktisk så kan du (med litt hjelp) få koblet Teams sammen med de andre løsningene du bruker for å gjøre arbeidsoppgavene dine. Og det gjelder ikke bare andre Microsoft-løsninger.

Det finnes flere muligheter for å utvide og tilpasse Teams til hver enkelt organisasjon. Jeg og mine kollegaer sitter bare og klør i fingrene etter å få skrive koden som gjør at akkurat du får en enklere arbeidshverdag. Men vi får ikke så mange forespørsler om denne typen utvidelser som man kunne forvente.

Jeg har en teori om at det er fordi kunnskapen om hva som er mulig ikke når ut til folket. Det hjelper lite at vi som jobber som utviklere vet om disse mulighetene hvis ikke du er klar over hvilke tilpasninger du kan få.

Derfor skriver jeg dette blogginnlegget. Målet med innlegget er å gi deg et overordnet bilde av hvilke muligheter som finnes. Det finnes ulike nyanser, og noen begrensninger, innenfor hver av disse, men jeg kommer ikke til å dekke absolutt alle tenkelige scenario. Men ikke bli fortvilet om du ikke ser din drømmeutvidelse i beskrivelsene under, det kan likevel godt være det er mulig! Ta kontakt om du har spørsmål.

 

Muligheter til å utvide Teams

Overordnet finnes det fire ulike typer utvidelser av teams: chat-bot, app, fane og meldingsutvidelse. På bildet under kan du se hvor i Teams man kan ha ‘inngangsporten’ til ulike utvidelsestypene.

Hvilken type utfordring skal utvidelsen løse, og hvor i arbeidsflyten passer den inn?

Før vi ser nærmere på de ulike utvidelsesmulighetene er det noen spørsmål man bør ha i bakhodet. Hva er utfordringen som skal løses? Ønsker du at utvidelsen kun skal hente og presentere data? Eller skal du i tillegg kunne gjøre noe med dataen og sende dette i retur til den eksterne tjenesten? Og hvor i arbeidsflyten passer det inn?

La oss se på et eksempel. Du prater med din kollega Arne i en chat i teams. Dere diskuterer en sak dere jobber med, og du lurer på om Arne har referansenummeret til denne saken liggende. Arne har dessverre ikke det og det betyr at en av dere må gå ut av Teams for å logge inn på et ekstern system og søke opp disse opplysningene. Med utvidelser for Teams er det flere muligheter for å gjøre denne arbeidsflyten bedre:

  1. Chat bot. Man kunne ha en chat-bot som hadde tilgang til å søke opp saker basert på søkeord representert i chatten. En slik bot kunne vært i sin egen chat, eller man kunne aktivert den fra meldingsvinduet i samtalen direkte. «@saksbehandlings-bot, finn referansenummer til saken om restauranten i kongensgate?». Så kommer et informasjonskort om saken tilbake i chatten.
  2. Meldingsutvidelse. Man kunne gått via kontekstmenyen på en melding og fått opp et skjema for å søke etter saker. Informasjonen kunne blitt returnert og presentert som et fint kort som ble postet direkte i samtalen der utvidelsen ble aktivert.
  3. Fane eller app. Om man vil ha en større integrasjon mot en ekstern løsning vil både fane eller app gi en større arbeidsflate – og derav flere muligheter for å legge til funksjonalitet uten at man mister den gode brukeropplevelsen. Hvilken man velger kommer an på typen oppgave. Noen oppgaver gir det mening å ha tilgjengelig internt i et team, som et tab, mens andre typer oppgaver kanskje heller bør bo «globalt» som en app slik at man har en enkel vei inn uansett i hvilket team/kanal man befinner seg.

La oss ta en nærmere titt på de ulike utvidelsene.

 

Apper

Helt til venstre i teams finner man en meny til ulike apper. Som standard finner du «Varslinger», «Chat», «Kalender», «Anrop» og «Filer». I tillegg kan man klikke på kontekstmenyen (de tre prikkene markert på bildet ved siden av teksten «Apper») for å velge å legge til flere apper. Slike apper kan være i en personlig kontekst, altså at den viser informasjon basert på innlogget bruker. Eller det kan være felles – alle vil se det samme når de går inn i appen.

 

Tabs

Inne i en kanal har man ulike tabs øverst. Det finnes allerede innebygd funksjonalitet for å vise eksterne nettsider som en egen tab. Men man kan også utvikle løsninger som lever i en tab – og i konteksten tabben finnes (altså i det spesifikke teamet).

Dette kan være en fordel om man ønsker å ha noen form for dokumenthåndtering f. eks. Hvis man har en tab vil det være begrenset til dokumentene som ligger i akkurat denne kanalen, mens i en app ville man måtte lete i alle dokumenter i Teams (som man har tilgang til).

Et scenario for en tab kan være at du har et «Prosjekter»-team. Og for hvert prosjekt er det opprettet en egen kanal. Inne i hver kanal kunne dere da hatt en tab henter inn og viser informasjon om prosjektet. Som oppgaver, miljø-status (produksjon, test, dev), måloppnåelse, økonomi etc.

 

Meldingsutvidelser

Meldingsutvidelser kan gjøres tilgjengelige fra opprett melding boksen (enten via kontekstmenyen, eller ved å bruke @ og navnet på utvidelsen), fra kontekstmenyen på allerede sendte meldinger, og fra søkefeltet øverst i teams.

Et scenario her kan være at du ønsker muligheten for å gjøre om meldinger i en samtale til kommentarer på en oppgave i et eksternt prosjektstyringsverktøy. For eksempel hvis du har spurt en kollega om noen detaljer om en oppgave, og hun svarer i en melding. Da kunne dere hatt en knapp via kontekstmenyen «Legg til på oppgave» som åpnet en dialogboks der man kan søke opp oppgaven kommentaren skal legges på, og klikke «send». Man kunne også hatt mulighet for å opprette nye oppgaver fra en melding.

 

Bots

En bot har typisk et ferdig definert sett av ting den kan gjøre, som brukeren kan aktivere ved å gi den kommandoer via en melding. Dette kan gjøres i en chat, eller fra opprett melding boksen i en samtale.

Et scenario her kan være timeføring. Hva med en bot som minner alle på å føre timer hver fredag, så kan du føre timene direkte fra chat-boten, uten å trenge å gå via timeføringssystemet. Kanskje kan du også spørre timeføringsboten om hvor mange timer du har ført så langt denne mnd, feriedager til gode osv.

Et annet eksempel er hvis du jobber med kundeservice på et nettsted der dere allerede har en bot kundene bruker til å ta kontakt. Da kunne man laget en kobling til en bot i Teams slik at samtalene automatisk kom rett inn der, og du kan svare derfra uten å bruke et annet system.

 

Oppsummering

Etter å ha lest dette blogginnlegget håper jeg du sitter igjen med en større forståelse for hvilke muligheter som finnes for å gjøre Teams til den ultimate arbeids-huben. Teams kan altså brukes til mer enn videosamtaler og dokumentdeling, bare fantasien setter grenser*!

* i teorien kan man koble seg til nesten hva som helst av eksterne tjenester ved å lage et «mellomledd» som kommuniserer med både Teams og de andre tjenestene. Men det vil være tilfeller der den eksterne tjenesten ikke støtter dette. Ta gjerne kontakt med oss om du har spørsmål.

Digital Hygiene - Plakaten på veggen

«Plakaten på veggen»

Den kalde krigen er tilbake. Denne gangen i cyberspace med både statsstyrte angrep fra blant andre Kina og Russland, og kriminelle som angriper enkeltpersoner og selskaper. Angrepene skjer kontinuerlig. I denne krigen blir alle muligheter benyttet for å finne et svakt punkt hos målet, og nettopp du kan være dette punktet. Et svakt punkt blir fort til en åpen dør du ikke en gang visste fantes, og den døra ønsker du ikke å være. Når uønskede besøkende havner innenfor dine systemer risikerer du ikke bare at dine egne data blir kompromittert, men også at du kan bli et verktøy for deres videre handlinger.

 

Mange forstår ikke hvor alvorlig dette er og vet veldig lite om hva Politiet, NSM og tilsvarende tjenester gjør for å sikre nasjonale verdier mot denne typen angrep. Selv om selskaper som Microsoft investerer voldsomt med tid og penger samt har flere tusen dedikerte spesialister til å sikre sine løsninger, ser vi at angriperne lykkes. Som for eksempel under det nylige og svært alvorlige angrepet på Exchange Server (Mail). Dette angrepet ble i Norge beskrevet som «Et angrep på vårt demokrati» av Stortingspresident Tone W. Trøen.

 

Hva er de vanligste angrepene?

 

De vanligste angrepene nå til dags skjer ved bruk av såkalt phising angrep eller “nulldags-sårbarheter” i programvaren. Et phising angrep er målrettet mot ansatte i bedriften hvor man forsøker å narre ansatte til å trykke på lenker, eller legge inn informasjon på falske websider. Når de lykkes så er første ledd kompromittert og angriperne kan tilegne seg informasjon og kompetanse om hvordan organisasjonen er strukturert og lære seg nok om virksomheten til kunne rette seg mot beslutningstagere og personell som har myndighet til å betale ut penger eller gi ut sensitiv informasjon.

 

Nulldags-sårbarheter er sikkerhetshull som ennå ikke er oppdaget av leverandøren av programvaren. Exchange Server hadde et slikt sikkerhetshull, og løsningen er å oppdatere programvaren og sjekke om maskinene er kompromittert.

 

Vi alle er frontsoldater i cyberkrigen

 

For å sikre deg må du ta forhåndsregler og praktiske grep. Til forskjell fra den kalde krigen, så er du også ved fronten, og utsettes for angrep med jevne mellomrom enten du vet det eller ikke. Å være frontsoldat i cyberkrigen er imidlertid ikke noe folk flest har fått opplæring i, og det er vanskelig å holde seg oppdatert på hva man må eller skal gjøre. Heldigvis er det mange som jobber med å sikkerheten i vår infrastruktur, men hundre prosent cybersikkerhet vil man aldri oppnå i denne krigen. Derfor er det viktig at vi har gode rutiner og regler for hvordan vi bruker teknologien.

 

Julian Rasmussen er vår sikkerhetsekspert og har laget en hustavle, eller som man sier i Forsvaret: «Plakaten på veggen», for digital hygiene som det kan være lurt å henge opp ved kaffemaskinen på kontoret. Følger vi reglene på denne så er vi langt sikrere enn om vi ikke gjør det. Det er mye sikkerhet som ligger i adferd og mentalitet.

 

 

Jeg er en teknologioptimist

 

Selv om jeg trekker parallellen til kald krig så jeg er en #teknologioptimist og mener vi er godt posisjonert for fremtiden og vi kan gå inn i påskefeiringen med fokus på den andre trusselen vi håndterer i disse dager.

De færreste har vel utedo på hytta si i dag, men smell denne plakaten ved siden av fjellvettreglene så går det deg vel.

I disse tider er det viktig å ta vare på hverandre både følelsesmessig og fysisk, og ikke minst digitalt!

 

Vi ønsker deg en sikker og God Påske!

Nyansatt på hjemmekontor

Nyansatt på hjemmekontor

3 tips til både den nyansatte, og den nye arbeidsgiveren!

 

Det er første dag i ny jobb. Du passer på at skjorta er strøket og at du ikke har noe mellom tennene. Spent og full av forventning er du klar for å ta fatt på nye arbeidsoppgaver, og ikke minst møte nye kollegaer. Du pusser tennene, sjekker at du har mobilen i lomma, og gjør deg klar til å gå – inn på hjemmekontoret.

Å være nyansatt i en bransje der alle jobber på hjemmekontor kommer med noen ekstra utfordringer. Jeg begynte selv i ny jobb i februar i år, og i dette innlegget deler jeg 3 tips til deg som er nyansatt, og til dere som tar i mot en ny kollega digitalt.

 

 

Til den nyansatte:

  1. Ikke vær redd for å spørre!
    Dette gjelder uansett men er ekstra viktig når alt foregår virtuelt. Spør om hjelp, spør om råd, spør om kollegaen din har gjort noe spennende i helgen.
  2. Engasjer deg internt.
    Ved å engasjere deg internt ‘møter’ du flere av dine nye kollegaer, og man blir fortere kjent. Skal det være en fagdag snart der du kan dele noe? Ikke lyst å kaste deg ut i det faglige enda, kanskje du kan bidra med en kahoot? Eller kanskje har dere en intern blogg der du kan få skrive ett blogginnlegg om hvordan det er å være nyansatt på hjemmekontor? Det er helt sikkert en måte du kan bidra på.
  3. Vær tydelig på hva du trenger.
    Har du litt lite å gjøre? Litt for mye å ta tak i? Liker du å ha en fast avtale med din leder om en ukentlig prat for å føle deg «koblet på», eller synes du det er best å ta kontakt ved behov? Når man ikke kan stikke bort i gangen, sees til lunsj hver dag eller møtes ved kaffemaskinen, så er det ekstra vanskelig for din(e) leder(e) å bli kjent med deg, og du med dem. Da er det ekstra viktig at du er tydelig på hva du trenger for å trives i din nye arbeidshverdag.

 

Til dere som tar i mot en ny kollega:

  1. Ta kontakt, og vær flink til å svare.
    Dette gjelder alle ansatte: ta kontakt og involver den nyansatte i interne samtaler og diskusjoner. Og ta deg litt ekstra tid til å svare hvis den nyansatte tar kontakt med deg. Får du en e-post eller chatmelding som ikke egentlig krever et svar? Svar likevel! Noe av det kjipeste som nyansatt er om man føler at man roper inn i et sort hull – uten å vite om noen en gang har fått det med seg.
  2. Forutsigbarhet
    Lag en plan for den nyansatte og gå gjennom planen sammen. Vær tydelig på hva som er arbeidsoppgaver og forventninger den første tiden. La gjerne den nyansatte være med å styre denne planen der det er mulig.
    Sett opp noen faste møter de første ukene der den nyansatte kan få ta opp ting han/hun lurer på, men også bare prate om løst og fast – rett og slett bli bedre kjent.
    Men pass på å legg til rette for at det er lavterskel å ta kontakt utenom også, slik at han/hun ikke føler de må vente til neste møte for å få svar på noe.
  3. Lag en arena der ansatte kan være sosiale virtuelt.
    I Point Taken har vi for eksempel faste lunsjmøter mandager, onsdager og fredager. Og fredagene har vi kahoot i dette møtet. Gøy for alle, og det gir nyansatte en lavterskel mulighet for å delta og bli litt kjent med de andre.
    Vi har også en egen kanal i Teams som heter «Vannkjøler» der man kan dele morsomme (tørre red.anm) vitser, eller diskutere alt fra anbefalt skiutstyr til fotballresultater.
  4. Bonustips – Gi den nyansatte tilgang til deres interne sosiale og faglige arenaer før oppstart.
    På den måten får den nyansatte mulighet til å bli litt kjent med både kollegaer og arbeidsrutiner før han/hun begynner.

 

Ressurser:

Hvor du skal lagre dokumentet

Hvor bør jeg lagre dokumentet mitt?

Skal du ha dokumentene dine i OneDrive, Teams eller SharePoint? Lurer du på hva som er forskjellen, og når du skal bruke hvilken løsning? Det skal du få svar på i dette innlegget.  


 

For å finne ut hvor man skal lagre dokumentet må vi først se på dokumentenes livssyklus. Denne vil variere noe i ulike bransjer, men forenklet kan vi være enige i at alle dokumenter begynner som et ukast. Deretter går man over i en arbeidsfase/samhandlingsfase, før dokumentet til slutt er ferdig og klart for å publiseres/arkiveres.

Så hvor i livssyklusen passer de ulike løsningene inn?  

 

 

Som du ser av figuren over kan du bruke flere av tjenestene i ulike steg av dokumentets livssyklus, men la oss ta en titt på hva som er best egnet.

Utkast

OneDrive er for dine ting. Du kan dele et dokument fra OneDrive også, men i utgangspunktet er alt som blir opprettet i OneDrive kun tilgjengelig for deg. Altså et passende sted for et utkast. Hvis du vet at dere skal være flere om å jobbe på dokumentet veldig tidlig, kan utkastet også opprettes direkte i Teams/SharePoint. Det viktigste er at dokumentet ikke blir værende i OneDrive når det går over i neste fase av livssyklusen. Selv om du kan dele dokumenter direkte fra OneDrive anbefaler jeg heller å flytte det over til Teams. Grunnene til det er:

  • Tilgangsstyring på dokumentnivå kan fort bli uoversiktlig. Det er lettere å forholde seg til at alle med tilgang til kanalen i Teams (eller til rommet i SharePoint) har tilgang til dokumentet. Heller enn å lure på hvem man hadde delt dokumentet med (Det kan man selvsagt finne ut – men det er likevel mindre oversiktlig).
  • Om du skulle slutte i jobben og dokumentet ligger i din OneDrive risikerer du at dokumentet forsvinner, med mindre du flytter det før du slutter. Derfor er det en god vane å flytte dokumenter ut av OneDrive når du skal dele det med andre.


Samhandling

Teams og SharePoint er laget for samhandling, og når utkastet ditt er klart for tilbakemeldinger fra andre kan du flytte det over i et team, eller i et samhandlingsrom i SharePoint. Hvilken av de to løsningene du skal velge vil variere i ulike bedrifter, og hvordan samhandlingsløsningen deres er satt opp spiller også inn. Men som regel anbefaler jeg Teams. Noen grunner til det er:

  • 1. Det er veldig lett å gi tilbakemeldinger på dokumentet, og for andre å se disse tilbakemeldingene, via samtaler i kanaler i Teams.
  • 2. Med mindre man er vant til SharePoint fra tidligere synes mange at Teams har et lettere brukergrensesnitt, og finner lettere frem i sine Teams enn i sine rom i SharePoint. Rent teknisk sett ligger dokumentet i SharePoint når man har det i Teams, så de brukerne som foretrekker å jobbe direkte fra SharePoint kan uansett gjøre dette, og de som foretrekker Teams kan bruke det.
  • 3. Om man skal ha inn eksterne brukere (gjester) for å samhandle på dokumentet er dette mer oversiktelig i Teams enn i SharePoint.

Microsoft satser hardt på Teams som «hub» for den digitale arbeidshverdagen, f.eks med Microsoft Viva.  

Ferdig dokument

Ofte skal dokumentet tilgjengeliggjøres for flere personer når det er helt ferdig. Kanskje skal det sendes over til en kunde samtidig som det arkiveres internt? Eller kanskje skal det publiseres på intranettet?

Av de tre løsningene er det SharePoint som er best egnet som destinasjon til slutt. Som nevnt tidligere ligger dokumentet allerede i SharePoint om man har brukt Teams til samhandlingen. Men når man er ferdig å jobbe med det bør man flytte det ut av team-rommet. Kanskje skal dokumentet inn som en ressurs i et annet område av SharePoint? Eller det skal inn i en arkivløsning?

SharePoint har allerede innebygd funksjonalitet for arkivbehandling, og du kan implementere policier for blant annet informasjonsbevaring og beskyttelse. Det finnes alltid unntak, og noen bedrifter bruker ikke SharePoint direkte men jobber kun i Teams. I slike tilfeller kan det være naturlig å ha et eget sted inne inne i Teams for ferdige dokumenter. OneDrive bør hvertfall ikke være endestasjon for dokumentene. Om man har valgt å dele dokumentet direkte fra OneDrive i arbeidsfasen er det nå på tide å flytte det til et felles område.        

Oppsummering

Kort oppsummert er OneDrive for utkast (samt private dokumenter). Teams (og i noen tilfeller SharePoint) er for deling, tilbakemeldinger og samhandling på dokumenter. Og SharePoint (eller i noen tilfeller Teams) er endestasjonen for dokumentet.    

Ekstra ressurser

Microsoft Teams-Del 3

Hvorfor er menybåndet i Teams så kronglete og vanskelig å bruke!

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er tredje og siste bloggen i serien, og den vil handle om menybåndet i Teams. Klikk her for del 1. Se del 2 her

 

I nye Word Online, som er Word-programmet som Teams bruker, har Microsoft gjort store endringer på hvordan menybåndet ser ut og fungerer. Nå tar menybåndet bare halvparten så stor plass i høyden, og avhengig av hvor bred skjerm du har, får du automatisk flere eller færre valg i menyen.

Dette er genialt for brukere på flere plattformer, f.eks. hvis du er på en mobiltelefon eller nettbrett. Men, for mange som jobber på større skjermer kan det føles mer kronglete, siden det er et nytt og annerledes grensesnitt.

Heldigvis er det tradisjonelle menybåndet fremdeles på plass, det er bare litt skjult! Helt på høyresiden av menybåndet finner du denne lille knappen:

Når du trykker på den, får du den samme menylinjen som du får i skrivebordsversjonen av Word! Og ikke nok med det, den skalerer også i forhold til skjermen du bruker, så om du for eksempel sitter på et nettbrett, kan du fortsatt bruke den.

 

 

Microsoft Teams-Del 2

Hvordan kan jeg ha to dokumenter oppe samtidig i Teams?

I denne bloggserien kommer jeg til å ta for meg tre ofte stilte spørsmål om bruk av Word i Teams. Dette er den andre bloggen i serien, og den vil handle om hvordan man kan ha to dokumenter oppe samtidig i Teams. Klikk her for del 3

 

Nå like før sommeren kom muligheten for å «poppe ut» én til én-chatter, det vil si at du kan høyreklikke på en chat også åpner den seg i et nytt vindu, så du kan fortsette å bruke Teams mens du snakker med en eller flere kolleger. Det samme gjelder for møter, som nå som standard åpner seg i et nytt vindu.

Men hva med dokumenter? Jo du kan åpne dokumentet i skrivebordsprogrammet, og så åpne et annet dokument i Teams og ha de side om side, og det fungerer som regel greit, men da er du ikke lenger i konteksten av Teams, og mister funksjonalitet som f.eks. samtaler, og du må ha Word installert på maskinen.

Den alternative løsningen er heldigvis ganske enkel. Visste du at Teams faktisk er en rendyrket nettapplikasjon? Det fine med det, er at det er nesten helt det samme om du bruker web-versjonen eller skrivebordsversjonen. Du får bittelitt mer funksjonalitet på skrivebordsversjonen, men web-versjonen fungerer i de aller fleste tilfeller på akkurat samme måte.

For å åpne et annet dokument, kan du altså bare åpne en nettleser og gå til: https://teams.microsoft.com. Da kommer du inn på Teams på web – og som regel sendes du rett inn til teamet du har åpent. Du kan ha så mange Teams-vinduer åpne som du vil, men dersom du har mer enn to vinduer åpne samtidig, vil Teams gå i «Sovemodus» for ett av vinduene og kreve at du bekrefter at «Jeg er her fremdeles» når du bytter tilbake.

 

Ny Microsoft Edge

Nye Microsoft Edge, en fantastisk nettleser!

I denne bloggposten vil jeg gi deg 10 tips og grunner til at du bør begynne å bruke nye Microsoft Edge foran Internet Explorer, Chrome, Safari, Opera, Firefox og selvsagt gamle Edge.

Kort forklart er den nye Edge nettleseren bygd helt fra bunnen av, basert på Chromium, som er en åpen kildekode nettleserprosjekt drevet av Google. Googles egen nettleser Chrome, er basert på Chromium. Chrome er allerede manges favoritt, og med nye Microsoft Edge får du nå mange av de samme mulighetene som du har i Chrome, i tillegg til flere funksjoner som er bra for oss som bruker Internett.

  1. Profiler: En egen jobb-profil med Single Sign-on. Edge gir deg muligheten til å ha profiler på samme måte som Chrome. Dette er spesielt nyttig for oss som er konsulenter og som jobber med flere kunder samtidig. Men, det er også nyttig for våre kunder, fordi du enkelt kan lage en profil i Edge og knytte den opp mot din Microsoft 365-identitet på jobb. Da vil du være innlogget i Microsoft 365-universet med den profilen. Om du har en privat Microsoft-konto (outlook.com / live.com), så kan du ha en privat og en til jobb. Veldig greit, og ekstremt ryddig.
  2. Internet Explorer-kompabilitet: Det er mange bedrifter som fortsatt sliter med at de har eldre webapplikasjoner som bare fungerer i Internet Explorer(IE), og snart får du muligheten til å laste inn en fane med IE kompabilitet. Det finnes per i dag bare i beta-versjonen (86), og den siste stabile versjonen som er lansert er versjon 84, men det er ikke lenge til den kommer. Så det betyr at du snart kan slutte å starte IE for å gå inn på dine gamle webapplikasjoner – du kan gjøre alt fra en moderne nettleser.
  3. Egendefinert startside: Hvis du har valgt å gå for muligheten i punkt 1 om å lage deg en jobb-profil, kan du velge at startsiden for nye tomme faner du åpner blir en kombinasjon av dine mest brukte sider, relevante dokumenter fra Office 365, og dine mest brukte områder i SharePoint. I tillegg får du vaffelen øverst til venstre, så du kan gå rett inn i Planner, Yammer eller SharePoint.
  4. Dark mode: Veldig 2020, men det er mulighet for mørkmodus, slik at ikke nettleseren kaster masse hvitt lys utover rommet når du åpner en ny fane. Mørkmodus er mer behagelig for øynene og er en favoritt.
  5. Personvern: Store muligheter for å begrense hvilke spor du legger igjen etter deg når du surfer. Der kan du velge Basis, som gjør veldig lite annet enn å blokkere kjente slemme sporere. Balansert, som blokkerer sporere fra sider du ikke har besøk tidligere. Også har du den strengeste modusen, den stopper det meste av sporing og den vil nok gi deg veldig lite relevant reklame. Den strengeste modusen kan gjøre at enkelte sider ikke fungerer. Det er for eksempel mulig å sette på streng modus bare for «InPrivate»-modus.
  6. Utvidelser: Det finnes mange utvidelser for Edge allerede. Fordelen Edge har, er at den er bygget på Chromium, og du kan derfor bruke Chrome-utvidelser i Edge. Så du trenger ikke vente på at din favorittutvidelse skal komme til Edge.
  7. Sikrere for bedrifter: Den kan styres av IT-avdelingen på en mye bedre måte enn Firefox og Chrome, slik at den blir sikker for alle i bedriften.
  8. Samlinger: eller «Collections» som Microsoft kaller det, er en enklere måte å samle sammen nyttige websider du skal huske til senere, på en annen måte enn å bruke favoritter/bokmerker. Her kan du for eksempel lage en samling som heter «Julegaver til kona» og begynne å legge inn etter hvert som du kommer over noe, så kanskje du slipper å finne noe i siste sekund lille julaften. Disse kan du også enkelt dele med andre.
  9. Nettside som app: Du kan lagre sider som applikasjoner. For eksempel hvis du bruker Twitter mye, så kan du gå på menyen i Edge og velge «Apps» > «Install site as App». Da kan du feste den til oppgavelinjen eller start-menyen, slik at du ikke trenger å alltid ha den åpen i nettleseren.
  10. To ting for nerdene til slutt!
    • Edge har et eget vindu for oppgavebehandling, slik at du kan se hva hver enkelt fane bruker av ressurser som CPU, RAM og GPU. Dette gjør at at du slipper å lete etter den ene siden som spiser av ressursene dine. I Edge trykker du SHIFT + ESC for å få opp denne.
    • Siden Edge er bygget på Chromium, har Edge de samme gode utviklerverktøyene som Chrome, bare å fortsette som før!

Jeg anbefaler at du eller din bedrift begynner å tenke på overgang til nye Microsoft Edge nå! Nettleseren slår de fleste konkurrentene i testene som går på hastigheter, så her er det bare å sette i gang.

Du får denne nye nettleseren enten fra Windows Update, eller du kan laste den ned her.

God surfing!

Team som prosjektverktøy

Teams som prosjektverktøy- spørsmål og svar

Kjetil

I denne artikkelen finner du spørsmål og svar fra vårt Webinar Teams som prosjektverktøy. Har du fremdeles noe du lurer på, eller ønsker å bestille konsulentbistand så ta kontakt med Tomas Holseth på e-post: , eller telefon +47 900 89 264.


Q1- Planner fungerer vel ikke i private kanaler -finnes det en «omvei»?

Nei, det gjør egentlig ikke det. Du kan lage deg en egen planner i selve Planner-tjenesten og vise denne som en webside i Teams, men det vil bare delvis løse problemet. Den underliggende strukturen i private kanaler i Teams gjør dette vanskelig fordi en privat kanal i praksis er en egen delvis Office365-gruppe. Dermed vil planneren ikke ha noe sted å «bo» når du oppretter den i en privat kanal. Jeg antar at Microsoft jobber med dette, men har ikke sett noen varsler på eventuelle endringer der pr. nå.

 

Q2- Er det noen grunn til at du ikke bruker kanaler som faser (og heller legger alt under generelt)?

Nei, egentlig ikke. Du kan fint definere kanalene dine som de ulike fasene. Ulempen (eller kanskje fordelen) med det er at du får flere chat’er.

 

Q3-Får man notifikasjoner hvis noen kommentere på en oppgave?

Du kan få notifikasjoner fra planner. Enten via epost til gruppen eller via Planner-app til din mobil.
Slik jeg leser denne: https://support.office.com/en-us/article/stay-on-top-of-tasks-and-plans-withemail-and-notifications-cce223d6-b0ae-43cf-a080-266e2414a859, så får man kun varsling dersom du selv har kommentert på oppgaven tidligere. Det er pr. nå ingen triggere I flow for kommentarer på oppgaver slik at man dessverre ikke kan få varsling til Teams.

 

Q4-Kan du enkelt legge inn en mail som oppgave i planner?

Nei, dette er ikke veldig enkelt. Du vil klare å automatisere dette ved hjelp av flow, enten manuelt eller ved at mailen inneholder spesifikke ord i tittel eller avsender og opprette en oppgave automatisk.

 

Q5- Er det noen integrasjon mellom Shift og Outlook?

Nei, men dette er planlagt inn i produktet så det vil dukke opp https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/36544183-outlookintegrations-for-shifts

 

Q6- HUB Sites: er det noe som må aktiveres i Admin Center?

Du må si at en site er en hubsite i adminsenteret ja. https://docs.microsoft.com/enus/sharepoint/create-hub-site. Når dette er gjort vil det være mulig å knytte andre siter til denne.

 

Q7- Jeg har hørt at det skal komme maler for prosjekter i Planner. Vet dere når dette kommer?

Jeg kan ikke se noe sted hos MS at det er planlagt. Det man kan gjøre er å for eksempel lage seg en «template»-planner og så kopiere oppgavene fra denne via flow.

 

Q8- Hvordan lages en komplett «prosjektmal»?

Det kommer an på hva du mener med komplett. Men, dette er noe av det vi gjør mest for våre kunder, det vil si tilpasninger av ulike maler slik at vi får en fullverdig løsning. Best practice er å ta utgangspunkt i det som heter site design for SharePoint (https://docs.microsoft.com/enus/sharepoint/dev/declarative-customization/site-design-overview), eller Team-templates dersom man har brukergrensesnittet sitt i Teams (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/getstarted-with-teams-templates). Fullverdige løsninger med porteføljeoversikter og felles rapportering kan tilpasses i SharePoint.

 

Q9- Publiserer Power BI rapporter og dashboards til Teams og det fungerer bra. Men sliter fortsatt litt med regelmessig bruk internt. Er det mulig å automatisere publisering av f.eks. viktigste KPI’er i en Teams-post, f.eks. ukentlig? Har prøvd litt gjennom alerts i dashboards og Flow, men ikke funnet en løsning som egentlig fungerer.

Uten at jeg kjenner detaljene i det tekniske oppsettet her så vil jeg tro at man kan tilpasse dette ved å kanskje se på grunndataene og så gjøre en flow basert på når disse endrer seg. Ta kontakt så kan vi se på dette.

 

Q10- Er det lurt å kun bruke Teams til dokumenthåndtering?

Det kan det være. Fordelen er at man da gir en enhetlig brukeropplevelse. Du har alle funksjoner du trenger for å gjøre fullverdig dokumenthåndtering i Teams.

 

Q11- Er invitert til flere team internt og eksternt, kommer inn på 1 av 3 eksterne, men finner ikkje ut hva som blokkerer de 2 andre. Mistenker brukerkonflikt, men hvordan resette dette?

Ofte er det gjestekontoen i de andre tenantene som problemet ligger i, eventuelt at det er sikkerhets innstillinger slått på for de andre tenantene som ikke oppfylles med B2B brukeren. For å resette må man slette gjestebrukeren i gjestetenant og få den opprettet på nytt. Enten ved at administrator oppretter den manuelt eller at man blir invitert inn i team’ene på nytt.

 

Q12- Kan du linke til en eksisterende sharePoint?

Med forbehold om at jeg skjønner hva du spør om så kan man ta en eksisterende site å legge til en hub-site. Dersom du mener et team så må teamet opprettes fra den SharePoint-siten. Man har en snarvei for dette dersom siten ikke har et team knyttet til seg.

 

Q13- Hva om man har flere Teams tilknytninger? Jeg har en Teams der jeg jobber, og er gjest i et annet team. Noen lett måte å holde styr på begge teams?

Du har mulighet til å navigere mellom dine ulike tilknytninger i menyen oppe til høyre i Teams (ved siden av profilbildet). Der kan man bytte tilknytning til tenant. Det vil ikke være noen automatisk kobling mellom disse annet enn at man kan navigere mellom dem.

 

Q14- Du tagger for at mottaker skal få en notifications. Kan man legge til at mottaker også får en mail om at det har blitt en oppdatering eller lignende i Teams?

Dessverre, dette er ikke mulig, det er heller per nå ingen koblinger i flow som gjør at man selv kan automatisere dette.

 

Q15- Hvordan bør man håndtere dokumentene man ønsker å ta vare på når prosjektet er slutt? Dvs. i en organisasjon med mange små prosjekter blir det fort mange team sites (Bruker ikke arkivsystem) Noen gode råd?

Her er det mye man kan gjøre. Alle teams kan settes som en expirydate. Noen velger da å la brukerne selv ta vare på det de skal før ting slettes. Det er vanlig i en periode før eventuell sletting å sette området og teamet som read-only. Det er også mulig å bygge automatisering og «arkivering» av dokumentene i teamene. SharePoint kan også velges å beholdes slik at filene ikke forsvinner. Ta gjerne kontakt for mer informasjon rundt slike løsninger.

 

Q16- Er det noen god måte å lage tidslinjer/milepælsplaner i Teams?

Det eneste innebygde produktet er planner der task’ene dine kan være milepæler og tilordnes datoer og vises i en kalender-visning.

 

Q17- Er det mulig å etablere avhengighet mellom oppgaver?

Nei, dersom man har behov som går utover relativ enkel oppgavestyring og vil ha verktøy for mer tyngre prosjektledelse anbefales MS Project som også kan kjøpes innenfor Office 365.

 

Q18- Kan du si litt mer om til hva/hvordan du bruker HUB-sider, og hvor vises disse sidnee i HUB?

Primært benyttes hub-områder for å gruppere områder innenfor en gitt kategori for å kunne lage felles navigasjon, brukeropplevelse og enklere gjenfinning.

 

Q19- Kan man skrive ut filer direkte fra teams? eller må de lastes ned, lagres deretter skrives ut?

Du kan benytte word for å åpne dokumentet ved å åpne dokumentet i teams, deretter velge ‘Åpne i skrivebordsapplikasjon’ hvis du har norsk Office. Eller ‘Open i desktop app’ hvis du har engelsk Office. Derfra kan du skrive ut dokumentet ditt.

 

Q20- Ser dere noen betenkeligheter med å sette «avvikende» rettigheter på undermapper på SharePoint Teams Site?

Nei, det gir selvfølgelig en litt mer vanskelig governance jo mer slike ting man gjør, men hvis man holder det på et fornuftig nivå så er det mulig å håndtere. Dersom man har mange mapper i et dokumentbibliotek (100+) og man bryter arv på alle disse og på enkelte dokumenter kan dette gå ut over ytelsen i biblioteket.

Smart intranett

A clever business with a smart intranet!

Ever since our daily work routines recently have been disrupted, our employees have become more dependent on finding information. “Where can I find…”, “How do I…”, “Who is…” are typical questions we previously were able to ask our colleagues at work. Working from home has taken away “social querying” almost completely, and has made our employees dependent on finding information through portal (intranet) searches.

But, is our intranet designed to quick and easy find the answers our people are desperately looking for? And, how can one quickly add dynamic value to our intranet using out-of-the-box Office 365 and Azure components?

At Point Taken we can help you make the intranet smarter

Typical scenarios that have become critical lately are:

Finding the «How to» to answer your questions more effectively without having to sift through hundreds of documents and/or web pages:

Instead of manually building a FAQ or Knowledge Base, Artificial Intelligence (AI) can help you achieve this much more easily. An AI based indexer can crawl through a pile of documents and web pages rapidly, and make that knowledge available using an automated chatbot. Simply ask a question in your own words and the bot comes up with a relevant suggestion in a split second.

“Who can help me with…..?” questions we would typically ask a coworker sitting next to us:

With a smart “who-is” search engine, it will become possible to find colleagues that can help you at an instance.

News articles are important means to distribute relevant information to larger audiences:

How do I avoid information overflow and get the right information to the right audience?

Point Taken can help you using hub sites where individual departments are responsible for creating the news, while the hub site collects and sorts them according to relevance.

Present tools and resources in a structured way:

Gathering links to common tools (e.g. expenses, holiday requests, time sheets, etc…) as well as providing proper explanations related to these tools, will help employees find what they are looking for. This is especially helpful for newer employees.

Organize surveys to track for employee satisfaction and wellbeing:

It is important to keep track of how the employees are doing, so that we are able to quickly respond using corrective measures. This is especially important during these times of isolation, were employees are working from home.

Use of workflows to automate information flows and stay informed:

Traditional workflows used to focus on automating manual tasks to increase productivity. In today’s isolated working environment we can think about using workflows to e.g. forward news messages to selected Teams based on metadata, or control the flow of documents we used to pass on physically.

Information Discovery versus Information Search

An efficient search function enables us to quickly find the information we need. However, being away from our regular workplace also means that we lose track of the things we used to see when we walked around in the office, had occasional chats at the coffee machine, or conversations at the lunch table.

“Information Discovery” is a concept that has been around in Office 365 for quite a while, but so far has not been able to find its way to the “every day” Office 365 user. Office Graph (the AI based fabric behind this), represents a collection of content and activity, and the relationships between them that happen across the entire Office suite. Instead of searching for information, Office Graph shows me information and documents I was not aware of, but could potentially be relevant to my work.

Interested to find out how Point Taken can help you make your intranet smarter?

Simply contact Tomas Holseth on +47 90 08 92 64 or email to discuss how we could take it from there.

Teams webinar spørsmål og svar

Teams Webinar – spørsmål og svar

I denne artikkelen finner du spørsmål og svar fra vårt Teams Webinar. Har du fremdeles noe du lurer på, eller ønsker å bestille konsulentbistand så ta kontakt med Tomas Holseth på e-post: , eller telefon +47 900 89 264.


Q1 Jeg har synkronisert filene fra en kanal på Teams. Hvordan fjerner jeg denne synkroniseringen?

Aller viktigst er at du først må sjekke at eventuelle nye filer fra din PC er synkronisert opp (klikk på OneDrive ikonet), for deretter å stoppe synkronisering av folderen/biblioteket. Har du den nyeste versjonen av OneDrive så høyreklikker du på en vilkårlig mappe som er synkronisert inne i Windows utforsker og velger «Settings», og så «Stop sync» av den/de bibliotekene som er aktuelle. Da kan du om du vil også slette mappen fra din PC.

Har du forrige versjon av OneDrive finner du «stop» ved å høyreklikke på OneDrive ikonet les her: https://support.office.com/en-us/article/stop-syncing-a-library-with-the-onedrive-for-business-app-a7e41f1f-3a98-4ca7-9443-f10250688330?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Q2 Går det an å begrense hvem som får lov å skrive innlegg i en kanal?

Ja selvsagt, her er det nesten bare fantasien som setter grenser! Hvis du høyreklikker aktuelle kanal og velger «Channel Modification», får du muligheten til å gjøre de tilpasningene som passer denne kanalen.

Q3 Om jeg skal sende et dokument som ligger i Teams (via Outlook) – MÅ jeg laste det ned (mellomlagre) for å kunne legge det som et vedlegg i mailen?

Nei du trenger ikke mellomlagre. Har du nyeste Outlook versjon velger du nedtrekksmenyen på «Attach Files» i en ny e-post i Outlook og deretter «Browse Web Locations» og så «Group Files», finner teamet/kanalen og filen(e).

Alternativt kan du synkronisere biblioteket til din PC. Mer informasjon her: https://support.microsoft.com/en-us/office/share-group-files-in-outlook-749bc73b-90c9-4760-9b6f-9aa1cf01b403?ui=en-us&rs=en-us&ad=us

Q4 Slette innlegg jeg selv har skrevet i en kanal – får det ikke til. Kan kun redigere?

Da er det nok en eier av kanalen som har gjort sikkerhets tilpasninger i denne kanalen (se Q2) eller det er en policy i Office 365 Admin senteret eller i Teams Admin senteret som er på. Sjekk med eieren/admin.

Q5 Vi kjører Teams videomøter med kunder. Det går stort sett veldig bra, men så er det noen som ikke får logget på. De har Teams i egen organisasjon, men får ikke logget seg på invitasjoner som kommer eksternt. Hvordan løser man det, uten å måtte be IT/admin i deres organisasjon om å gjøre endringer?

Mest sannsynlig er det en datapropp i deres organisasjon, enten er det sperre i brannmurer nettverk eller i O365 innstillinger som forårsaker dette. Så ofte må man prate med IT/admin da.

Men, det kan også være andre muligheter for feilkilder. Kan f.eks vedkommende delta i andre møter mot andre organisasjoner enn din? Om ja, så er det kanskje en feil i profilen på denne brukeren i din tenant. Jeg har sett problemer der brukere har endret e-post for de har giftet seg etcetera, og da må det slettes i user profilen på deres organisasjon sin tenant (Admin jobb).

Kan du chatte med vedkommende er ikke dette problemet på din side, men da er det på vedkommendes side. Du kan eventuelt teste med å invitere vedkommende inn via en privat e-post (Hotmail f.eks).

Om det ikke går, så er problemet nettverks/brannmur relatert som nevnt innledningsvis og man må snakke med IT: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/upgrade-prepare-environment-prepare-network

Q6 Er det mappe med generelt inne på alle team eller er det bare tilfeldig? Heter teamet du er inne i nå Point Taken?

Ja mappen «Generelt» etableres når teamet lages og det er denne mappen som du når via «Filer» på Tabs inne i kanalen. Lager man så en ny kanal eks «Friday update» vil det bli en ny mappe i SharePoint med samme navn og en ny Tab i denne kanalen som heter «Filer. Ja Teamet jeg var mest inne i het «Point Taken».

Q7 Blir filen flyttet, når jeg laster den opp, eller er det bare en link til opprinnelig plassering?

Filen blir kopiert opp, og det er ingen link eller relasjon til opprinnelig plassering (du kan trygt fjerne den fra eks «mine dokumenter» etterpå).

Q8 Hvis man har en stor filstruktur under Filer, med mange mapper og undermapper osv.. Er det da en enkel måte å komme ut av et dokument uten å havne helt tilbake i rotmappen? Opplever at det er litt tungvint å navigere mellom dokumenter hvis det er noe man leter etter, siden jeg opplever å komme tilbake til rotmappen når jeg går ut av et dokument..

Hvis du åpner dokumentet i Word online eller i Word klientversjonen og lukker filen har du fremdeles samme visning i teams og kan navigere mapper via breadcrumbs (se figur). Åpner du dokumentet i Teams for redigering så er det som du sier dessverre sånn i dag at du går tilbake til «root» mappen når du lukker dokumentet igjen.

Q9 Hvordan kan man lagre endringene i den originale filen du har importert til Teams ?

Endringer lagres automatisk og kontinuerlig ettersom du endrer på filen, dette gjelder både om du åpner den i Teams, Office Web appen eller fullklient. Forutsatt at det er en Office fil vel og merke – Excel, Word, PPT

Q10 Hvis du åpner et dokument i Word eller Word online, kan du vel ikke sameditere?

Det går helt fint, hvertfall så lenge filen ligger i Teams (eller i SharePoint/OneDrive), eneste forutsetning er at du har en rimelig ny versjon av Word klienten på din PC.

Q11 Filer, må du sjekke inn og ut filene, eller kan flere redigere i samme fil uten å sjekke inn og ut?

Det er ikke nødvendig å sjekke ut filen, sjekk ut er bare en fin funksjon jeg liker på «viktige» dokumenter for å få med en god versjonslogg og også vise andre at jeg jobber på filen og det kommer snart en oppdatert versjon.

Q12 Samhandling med filer hos noen utenfor egen organisasjon. Hvordan vet jeg hvem som har tilgang – eller hvordan gir jeg tilgang? Er det kun de som er i kanalen som har tilgang?

Det er kun de som er i kanalen som har tilgang. Om du ønsker å dele bare denne ene filen med en ekstern deltaker kan du åpne filen i SharePoint og dele filen fra SharePoint online. Oversikt over enkelt delte filer/mapper eller biblioteker finner du også da i SharePoint Online som ligger «bak» Teams filene dine.

Q13 SPM til filer; Oppdateres de tilbake i Teams også ved Last ned, eller må de da lastes opp på nytt (Eks. Excel dårlig redigerbar i teams) ?

Nei du må laste de opp igjen etterpå. Alternativt kan du synkronisere biblioteket med OneDrive da vil OD synkronisere de tilbake for deg. Du kan også åpne Excel filer i klientversjonen av Excel direkte fra teams.

Q14 Angående skjulte teams: kan/får man varsler om det blir lagt noe der (når man har «gjemt» ett Team?)

Ja

Q15 Jeg har ikke kalender i menyen min. Hvordan får jeg lastet inn denne?

Finner du ikke kalenderen din i venstre menyen eller på de tre … i venstre menyen (se figur) så har ikke din organisasjon Exchange (e-post) i Office365 enda. Det er ikke noe som skal lastes.

Q16 Hvordan begrenser man et gjentakende møte for en periode?

Velg egendefinert regelmessighet og begrens med slutt kalenderen (se figur)

Q17 Hva må man gjøre for at ikke Wiki-fanen opprettes automatisk hver gang man lager et team?

Standard så går ikke dette da Wiki fanen blir opprettet når du lager nytt team eller oppretter et team basert på et tidligere team (selv om dette tidligere teamet har slettet Wikifanen). Eneste mulighet er å gjøre dette programmatisk, ta kontakt med Tomas Holseth (se innledning) om du ønsker at vi skal lage en løsning på dette.

Q18 Kan man holde åpne møter med ukjente deltakere og sikre at man kan svare på spørsmål fra de? Må de da legge igjen en bestemt kontaktinfo?

Ja, dette blir akkurat likt som vårt webinar. Du lager en Teams Live Event og har på valget for Q&A da kan deltakere velge å være anonyme eller bare skrive fornavnet sitt når de spør spørsmål.


Les mer her: https://support.office.com/nb-no/article/kom-i-gang-med-live-hendelser-i-microsoft-teams-d077fec2-a058-483e-9ab5-1494afda578a?ui=nb-NO&rs=nb-NO&ad=NO

Q19 I skype var det en integrasjon mot outlook slik at du fikk opp gul/grønn/rød tilgjengeligheten i outlook også. Kommer dette i Teams også?

Ja, det får du om du har siste versjonen av Outlook – se figur fra min e-post med Tomas under.

Q20 Hva er beste måten å få folk til å bruke Teams på?

Det at Microsoft nå har lagt ned Skype online og oppgradert til Teams gjør at møter/videomøter foregår på teams, så bruk Teams aktivt til møter, brukere på farten eller hjemme kan da delta i interne fysiske møter. Videre vil jeg anbefale å flytte /migrere filer som ligger på tradisjonelle filservere og inn i aktuelle Teams, filene blir da mer tilgjengelig og trygt lagret i SharePoint Online. Trenger din organisasjons hjelp til å migrere filer har vi i Point Taken stor erfaring med slike prosjekter -ta kontakt med Tomas Holseth.

 

Knut-Skogvold

Kjenner du deg igjen? Ta kontakt.

• Jeg er interessert i Azure, og ønsker å lære mer om det grunnleggende.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp til å implementere løsningen.

• Jeg har allerede Azure, og ønsker hjelp med utfordringer i løsningen.

• Jeg trenger å lære mer om hvordan min bedrift kan bruke Azure på best mulig måte.

Knut Skogvold
Salgssjef
90 09 50 88

GDPR Cookie Consent with Real Cookie Banner