Fra søk til innsikt

Da søkemotorer dukket opp en gang på 90-tallet, forandret dette måten vi lette etter informasjon på nettet. Plattformer som Google lot oss plutselig finne nesten hva som helst med et par klikk.

Etter å ha jobbet med informasjonsforvaltning i flere år, vet jeg ikke hvor mange ganger jeg har blitt spurt om hvorfor systemene jeg har hatt ansvar for ikke fungerer som Google. «Jeg vil jo bare få svar som når jeg googler», «iWorks/SharePoint m.m. fungere jo ikke – jeg vil at de gjør det samme som google», har vært omkvedet fra brukerne.

Det har vært vanskelig å forklare de som var brukere av systemene at det bak denne enkelheten gjemmer det seg komplisert arbeidet – utvikling av smarte algoritmer og teknologier som forstår hva vi søker etter. Og at systemene de brukte i det daglige arbeidet var helt avhengig av hvordan de selv behandlet informasjonen de lagret der.

Men nå, som vi går inn i en ny tid med teknologiske fremskritt, møter vi det neste store steget: hvordan teknologien ikke bare finner det vi leter etter, men også forstår og tilpasser seg det vi trenger på en bedre måte.

Generativ KI revolusjonerer måten vi kan finne tilbake til informasjonen vi har lagret i systemene vi bruker og kan hjelpe oss til å få bedre oversikt og kontroll.

Med fremveksten av generativ KI, kan systemer nå forstå konteksten i en samtale og generere relevante og sammenhengende svar som virker mer naturlige og menneskelige. Dette gjør dem langt mer nyttige i et bredere spekter av applikasjoner, fra kundeservice til personlige assistenter.

I konteksten av informasjonsforvaltning, betyr dette at systemer kan bli bedre til å forstå hva slags informasjon du faktisk søker etter, og ikke bare levere relevante dokumenter, men også oppsummere innhold, foreslå relatert informasjon, og kanskje til og med forutsi hvilken informasjon som vil være nyttig i fremtiden basert på din tidligere søkeatferd.

Med introduksjonen av Microsoft 365 Copilot markeres et stort skritt fremover i hvordan vi interagerer med produktivitetsverktøy.

Microsoft har ved å integrere generativ KI direkte inn i Microsofts suite av applikasjoner, gitt Copilot konteksten av brukerens arbeid og genererer relevant innhold basert på denne.

Dette skaper en mer dialogbasert interaksjon hvor man «spør» systemet om hjelp, noe som krever en forståelse for kunsten å formulere spørsmål eller kommandoer på en måte som leder KI til å produsere de mest nyttige og relevante svarene eller resultatene. Det er dette som kalles «promting» – så nå skal vi alle bli «promting engineers». I praksis betyr dette at du veileder ditt KI-system for å oppnå de riktige resultatene.

Kjernen til Microsoft 365 Copilot er integrasjonen med Microsoft Graph og Microsoft Syntex, som sammen skaper en løsning som forstår ikke bare hva du jobber med, men også hvordan du uttrykker deg og hvem du samarbeider med.

Da Microsoft 365 Copilot er en dynamisk løsning som stadig tilpasser seg hver enkelt bruker, vil du som bruker få økende effektivitet og tilfredshet med plattformen over tid.

1. Adaptiv læring: Copilot lærer av brukerens atferd og preferanser over tid. Den analyserer hvordan du samhandler med plattformen, hvilke oppgaver du utfører ofte, og hvilke søk du gjør. Basert på denne innsikten tilpasser Copilot seg for å gi deg mer relevante og effektive svar.
2. Personlig tilpasning: Copilot blir bedre kjent med deg etter hvert som du bruker det. Det kan forstå din individuelle arbeidsstil, språkpreferanser og samarbeidsmønstre. Dette gjør at det kan tilby mer skreddersydde løsninger.
3. Økt effektivitet: Når Copilot forstår dine behov og vaner, kan det raskt finne relevant informasjon, foreslå handlinger og hjelpe deg med oppgaver. Dette sparer tid og øker produktiviteten.
4. Samarbeidspartner: Copilot går utover å være et enkelt søkeverktøy. Det blir en samarbeidspartner som veileder deg gjennom komplekse oppgaver. Du kan tenke på det som en intelligent assistent som hjelper deg med å jobbe smartere.
5. Veiledning av intelligente systemer: Copilot gir deg ikke bare svar, men hjelper deg også med å forstå hvordan intelligente systemer fungerer. Det gir deg innsikt i prosessene bak svarene, slik at du kan samhandle mer effektivt med teknologien.

Dette adaptive læringsaspektet betyr at brukernes interaksjon med teknologi beveger seg fra å være manuell søkning etter informasjon, til å bli en samarbeidspartner som veileder intelligente systemer for å arbeide på våre vegne.

Ved å fokusere på den enkelte brukers opplevelse og opplæring i effektiv bruk av Copilot, kan bedrifter maksimere potensialet som ligger i teknologien og sikre at ansatte er godt utrustet for å møte den nye arbeidshverdagen.

Å få de ønskede svarene avhenger virkelig av at informasjonen du leter etter faktisk eksisterer i Microsoft 365-suiten. Dette betyr at dataene må være tilgjengelige i SharePoint, OneDrive, Teams, eller andre apper i Microsoft 365. Hvis du søker etter noe som ikke er lagret i disse appene, vil Copilot ikke kunne gi deg relevante svar.

Ønsker du å søke i tredjepartsløsninger, kan dette være mulig ved hjelp av et åpent API (Application Programming Interface). Et åpent API fungerer som et grensesnitt som lar ulike programmer kommunisere med hverandre. Ved å bruke API-er kan du koble Microsoft 365 med eksterne tjenester og hente data fra andre kilder.

Samtidig er det viktig å huske på ordtaket “søppel inn = søppel ut” nå er enda viktigere enn før. Med andre ord, kvaliteten på dataene du legger inn i systemet, påvirker kvaliteten på resultatene du får. Hvis du ønsker å dra nytte av KI på en effektiv måte og oppnå store gevinster, er informasjonsforvaltning det viktigste tema.

Dette innebærer å sørge for at dataene dine er nøyaktige, strukturerte og godt organisert, slik at Copilot og andre intelligente systemer kan gi deg best mulige resultater.

Og til slutt, la oss ikke glemme sikkerheten. Når vi nå setter i gang å utforske KI verktøyene vi får tilgang til må vi alltid være bevisste på personvern, datasikkerhet og etikk.

Er du usikker på om du har «orden i eget hus» kan du ta kontakt med oss i Point Taken. Jeg har noen utrolig dyktige kolleger som akkurat nå hjelper flere kunder med modenhetsanalyse og rådgivning rundt innføring av Microsoft 365 Copilot.

Og om jeg har brukt KI til å skrive denne artikkelen: Nei, men jeg har fått hjelp av KI til å korrekturlese :).