Tiltakene for å hindre spredning av Coronaviruset har ført til at mange bedrifter har flyttet de ansatte inn på hjemmekontor. I den anledning blir vi utfordret på nye måter. De fleste er vant med å ha møter der noen av de ansatte sitter på hjemmekontor, men når alle gjør det, kan det være lurt å ta med seg noen gode tiltak og virkemidler for å gjøre disse møtene enklere.
Det vi ser en del av, er at arbeidsgivere gjerne mangler en plan med gode rutiner for hvordan jobbe effektivt fra hjemmekontor. Det holder ikke å bare rulle ut Teams, det må også være noen føringer for hvordan den ansatte skal forholde seg til å jobbe hjemmefra. Disse rutinene bør ikke bare ta arbeidspraktiske hensyn, men også inkludere det sosiale aspektet. En av de store fordelene med at de ansatte er samlet på kontoret er at man kan se hverandre, det blir vanskeligere, og er en god utfordring.
De fleste som prøver dette, har gode erfaringer, og opplever at konferansemøter med mange deltagere fungerer overraskende bra. Men for at de skal fungere så godt som mulig, kan det være lurt å implementere noen rutiner. Dette gjelder ikke bare for de ansatte, men også for ledelsen. Det er fremdeles en del fordommer mot hjemmekontor, men om det skal fungere er det viktig at hele bedriften er med på å prøve det ut.
Her er noen forslag til rutiner du kan evaluere for din bedrift:
- Tilby de ansatte gode verktøy: Microsoft har økt lisensperioden E1-lisens til 6 måneder, og du kan rulle ut gratisversjonen av Teams frem til Januar 2021. E1-lisensen inneholder alt de ansatte trenger for produktivitet, Teams, Planner, SharePoint og web-versjonene av Word, Excel, PowerPoint og OneNote.
- Business as usual: For de fleste kontorarbeidere kan hverdagen fint gå som normalt fra hjemmekontoret. Oppretthold vanlige møter, jobb med vanlige oppgaver. Ta situasjonen som en utfordring og ha en positiv innstilling også til problemer som oppstår underveis.
- Forbered deg på produktivitet: Hvis du ikke allerede har det; invester i en god stol, mus, tastatur og en skjerm. Det er slitsomt å se på en laptop-skjerm hele dagen, og en får fort vondt av å sitte i sofaen og jobbe. Ved å ha gode fysiske verktøy så vel som digitale, gjør du arbeidssituasjonen litt enklere. Pass også på at arbeidsplassen din er komfortabel, og litt skjermet mot støy og distraksjoner.
- Bruk et planleggingsverktøy: Det er fremdeles en del fordommer om ansatte som utnytter hjemmekontor som bare slapper av og ikke jobber. Ved å sette klare mål for dagen, får du bedre kontroll på fremgangen. Bruk Planner for å vise hva du jobber med, og rapportere på status. Rapporter gjerne daglig, det gir deg som ansatt også oversikt over hvordan du ligger an.
- Møteskikk: Følg rutiner for møteskikk, start møter med mikrofonen mutet og hold den på mute helt til du har noe å si. Møteledere bør gi litt ekstra tid etter at noen har sagt noe, i tilfelle noen andre ønsker å skyte inn. Det er viktig å unngå situasjoner der to eller tre snakker høyere og høyere for å overdøve den andre. Alle skal bli hørt, men man må – som på et fysisk møterom – vente på tur.
- Fokustid: Det er lett å bli distrahert, særlig om du for eksempel har barn eller en partner som også er hjemme. Pass derfor på å sette av en del tid der du jobber uforstyrret.
- Det sosiale: Fortsett å være sosial! Det er fort gjort å føle seg ensom og alene når man sitter for seg selv, og det er nok mange som fort savner den sosiale atmosfæren på kontoret. Men det er ingen grunn til å sitte for seg selv, alle kollegene er bare noen få tastetrykk unna. Inviter noen kolleger til å spise lunsj sammen, eller ring opp en kollega bare for å slå av en prat. Det er sannsynlig at vedkommende også setter pris på den sosiale tilstedeværelsen. Hvis man sitter i et prosjekt, kan det også være fint å ha en pågående konferansesamtale der alle prosjektdeltagerne er pålogget når mulig, men mutet.
- Ergonomi: En god arbeidsplass gjør ofte underverker for både kropp og produktivitet. Pass på at du har en god sittestilling, og varier den i løpet av dagen. Reis deg opp og strekk ut iblant.
- Gå ut: Bare fordi du er på hjemmekontor, betyr ikke det at du må være innendørs hele dagen. Ta en jobbtelefon ute i sola, eller sett deg på en benk ute og jobb en times tid om du har anledning til det.
- Følg vanlige rutiner: Husk frokost, spis lunsj til vanlig tid og start og avslutt arbeidet som vanlig. Og ta gjerne på jobbklær på hjemmekontoret.
Om du ikke allerede har en løsning for hjemmekontor, kan vi informere om at Microsoft har forlenget prøvetiden på den gratis prøveversjonen av Office 365 E1 til 6 måneder.
Om dere bruker Teams for møter og dere opplever problemer med klienten, anbefaler vi å bruke web-versjonen. Den finner dere alltid her: https://teams.microsoft.com.
Forøvrig har Microsoft også kommet med noen veldig gode tips for å holde seg produktiv når du jobber fra hjemmekontor, de finner du her: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/10/staying-productive-while-working-remotely-with-microsoft-teams/