Skal du ha dokumentene dine i OneDrive, Teams eller SharePoint? Lurer du på hva som er forskjellen, og når du skal bruke hvilken løsning? Det skal du få svar på i dette innlegget.
For å finne ut hvor man skal lagre dokumentet må vi først se på dokumentenes livssyklus. Denne vil variere noe i ulike bransjer, men forenklet kan vi være enige i at alle dokumenter begynner som et ukast. Deretter går man over i en arbeidsfase/samhandlingsfase, før dokumentet til slutt er ferdig og klart for å publiseres/arkiveres.
Så hvor i livssyklusen passer de ulike løsningene inn?
Som du ser av figuren over kan du bruke flere av tjenestene i ulike steg av dokumentets livssyklus, men la oss ta en titt på hva som er best egnet.
Utkast
OneDrive er for dine ting. Du kan dele et dokument fra OneDrive også, men i utgangspunktet er alt som blir opprettet i OneDrive kun tilgjengelig for deg. Altså et passende sted for et utkast. Hvis du vet at dere skal være flere om å jobbe på dokumentet veldig tidlig, kan utkastet også opprettes direkte i Teams/SharePoint. Det viktigste er at dokumentet ikke blir værende i OneDrive når det går over i neste fase av livssyklusen. Selv om du kan dele dokumenter direkte fra OneDrive anbefaler jeg heller å flytte det over til Teams. Grunnene til det er:
- Tilgangsstyring på dokumentnivå kan fort bli uoversiktlig. Det er lettere å forholde seg til at alle med tilgang til kanalen i Teams (eller til rommet i SharePoint) har tilgang til dokumentet. Heller enn å lure på hvem man hadde delt dokumentet med (Det kan man selvsagt finne ut – men det er likevel mindre oversiktlig).
- Om du skulle slutte i jobben og dokumentet ligger i din OneDrive risikerer du at dokumentet forsvinner, med mindre du flytter det før du slutter. Derfor er det en god vane å flytte dokumenter ut av OneDrive når du skal dele det med andre.
Samhandling
Teams og SharePoint er laget for samhandling, og når utkastet ditt er klart for tilbakemeldinger fra andre kan du flytte det over i et team, eller i et samhandlingsrom i SharePoint. Hvilken av de to løsningene du skal velge vil variere i ulike bedrifter, og hvordan samhandlingsløsningen deres er satt opp spiller også inn. Men som regel anbefaler jeg Teams. Noen grunner til det er:
- 1. Det er veldig lett å gi tilbakemeldinger på dokumentet, og for andre å se disse tilbakemeldingene, via samtaler i kanaler i Teams.
- 2. Med mindre man er vant til SharePoint fra tidligere synes mange at Teams har et lettere brukergrensesnitt, og finner lettere frem i sine Teams enn i sine rom i SharePoint. Rent teknisk sett ligger dokumentet i SharePoint når man har det i Teams, så de brukerne som foretrekker å jobbe direkte fra SharePoint kan uansett gjøre dette, og de som foretrekker Teams kan bruke det.
- 3. Om man skal ha inn eksterne brukere (gjester) for å samhandle på dokumentet er dette mer oversiktelig i Teams enn i SharePoint.
Microsoft satser hardt på Teams som «hub» for den digitale arbeidshverdagen, f.eks med Microsoft Viva.
Ferdig dokument
Ofte skal dokumentet tilgjengeliggjøres for flere personer når det er helt ferdig. Kanskje skal det sendes over til en kunde samtidig som det arkiveres internt? Eller kanskje skal det publiseres på intranettet?
Av de tre løsningene er det SharePoint som er best egnet som destinasjon til slutt. Som nevnt tidligere ligger dokumentet allerede i SharePoint om man har brukt Teams til samhandlingen. Men når man er ferdig å jobbe med det bør man flytte det ut av team-rommet. Kanskje skal dokumentet inn som en ressurs i et annet område av SharePoint? Eller det skal inn i en arkivløsning?
SharePoint har allerede innebygd funksjonalitet for arkivbehandling, og du kan implementere policier for blant annet informasjonsbevaring og beskyttelse. Det finnes alltid unntak, og noen bedrifter bruker ikke SharePoint direkte men jobber kun i Teams. I slike tilfeller kan det være naturlig å ha et eget sted inne inne i Teams for ferdige dokumenter. OneDrive bør hvertfall ikke være endestasjon for dokumentene. Om man har valgt å dele dokumentet direkte fra OneDrive i arbeidsfasen er det nå på tide å flytte det til et felles område.
Oppsummering
Kort oppsummert er OneDrive for utkast (samt private dokumenter). Teams (og i noen tilfeller SharePoint) er for deling, tilbakemeldinger og samhandling på dokumenter. Og SharePoint (eller i noen tilfeller Teams) er endestasjonen for dokumentet.
