I denne artikkelen finner du spørsmål og svar fra vårt Webinar Teams som prosjektverktøy. Har du fremdeles noe du lurer på, eller ønsker å bestille konsulentbistand så ta kontakt med Tomas Holseth på e-post: tomas.holseth@pointtaken.no, eller telefon +47 900 89 264.
Q1- Planner fungerer vel ikke i private kanaler -finnes det en «omvei»?
Nei, det gjør egentlig ikke det. Du kan lage deg en egen planner i selve Planner-tjenesten og vise denne som en webside i Teams, men det vil bare delvis løse problemet. Den underliggende strukturen i private kanaler i Teams gjør dette vanskelig fordi en privat kanal i praksis er en egen delvis Office365-gruppe. Dermed vil planneren ikke ha noe sted å «bo» når du oppretter den i en privat kanal. Jeg antar at Microsoft jobber med dette, men har ikke sett noen varsler på eventuelle endringer der pr. nå.
Q2- Er det noen grunn til at du ikke bruker kanaler som faser (og heller legger alt under generelt)?
Nei, egentlig ikke. Du kan fint definere kanalene dine som de ulike fasene. Ulempen (eller kanskje fordelen) med det er at du får flere chat’er.
Q3-Får man notifikasjoner hvis noen kommentere på en oppgave?
Du kan få notifikasjoner fra planner. Enten via epost til gruppen eller via Planner-app til din mobil.
Slik jeg leser denne: https://support.office.com/en-us/article/stay-on-top-of-tasks-and-plans-withemail-and-notifications-cce223d6-b0ae-43cf-a080-266e2414a859, så får man kun varsling dersom du selv har kommentert på oppgaven tidligere. Det er pr. nå ingen triggere I flow for kommentarer på oppgaver slik at man dessverre ikke kan få varsling til Teams.
Q4-Kan du enkelt legge inn en mail som oppgave i planner?
Nei, dette er ikke veldig enkelt. Du vil klare å automatisere dette ved hjelp av flow, enten manuelt eller ved at mailen inneholder spesifikke ord i tittel eller avsender og opprette en oppgave automatisk.
Q5- Er det noen integrasjon mellom Shift og Outlook?
Nei, men dette er planlagt inn i produktet så det vil dukke opp https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/36544183-outlookintegrations-for-shifts
Q6- HUB Sites: er det noe som må aktiveres i Admin Center?
Du må si at en site er en hubsite i adminsenteret ja. https://docs.microsoft.com/enus/sharepoint/create-hub-site. Når dette er gjort vil det være mulig å knytte andre siter til denne.
Q7- Jeg har hørt at det skal komme maler for prosjekter i Planner. Vet dere når dette kommer?
Jeg kan ikke se noe sted hos MS at det er planlagt. Det man kan gjøre er å for eksempel lage seg en «template»-planner og så kopiere oppgavene fra denne via flow.
Q8- Hvordan lages en komplett «prosjektmal»?
Det kommer an på hva du mener med komplett. Men, dette er noe av det vi gjør mest for våre kunder, det vil si tilpasninger av ulike maler slik at vi får en fullverdig løsning. Best practice er å ta utgangspunkt i det som heter site design for SharePoint (https://docs.microsoft.com/enus/sharepoint/dev/declarative-customization/site-design-overview), eller Team-templates dersom man har brukergrensesnittet sitt i Teams (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/getstarted-with-teams-templates). Fullverdige løsninger med porteføljeoversikter og felles rapportering kan tilpasses i SharePoint.
Q9- Publiserer Power BI rapporter og dashboards til Teams og det fungerer bra. Men sliter fortsatt litt med regelmessig bruk internt. Er det mulig å automatisere publisering av f.eks. viktigste KPI\’er i en Teams-post, f.eks. ukentlig? Har prøvd litt gjennom alerts i dashboards og Flow, men ikke funnet en løsning som egentlig fungerer.
Uten at jeg kjenner detaljene i det tekniske oppsettet her så vil jeg tro at man kan tilpasse dette ved å kanskje se på grunndataene og så gjøre en flow basert på når disse endrer seg. Ta kontakt så kan vi se på dette.
Q10- Er det lurt å kun bruke Teams til dokumenthåndtering?
Det kan det være. Fordelen er at man da gir en enhetlig brukeropplevelse. Du har alle funksjoner du trenger for å gjøre fullverdig dokumenthåndtering i Teams.
Q11- Er invitert til flere team internt og eksternt, kommer inn på 1 av 3 eksterne, men finner ikkje ut hva som blokkerer de 2 andre. Mistenker brukerkonflikt, men hvordan resette dette?
Ofte er det gjestekontoen i de andre tenantene som problemet ligger i, eventuelt at det er sikkerhets innstillinger slått på for de andre tenantene som ikke oppfylles med B2B brukeren. For å resette må man slette gjestebrukeren i gjestetenant og få den opprettet på nytt. Enten ved at administrator oppretter den manuelt eller at man blir invitert inn i team’ene på nytt.
Q12- Kan du linke til en eksisterende sharePoint?
Med forbehold om at jeg skjønner hva du spør om så kan man ta en eksisterende site å legge til en hub-site. Dersom du mener et team så må teamet opprettes fra den SharePoint-siten. Man har en snarvei for dette dersom siten ikke har et team knyttet til seg.
Q13- Hva om man har flere Teams tilknytninger? Jeg har en Teams der jeg jobber, og er gjest i et annet team. Noen lett måte å holde styr på begge teams?
Du har mulighet til å navigere mellom dine ulike tilknytninger i menyen oppe til høyre i Teams (ved siden av profilbildet). Der kan man bytte tilknytning til tenant. Det vil ikke være noen automatisk kobling mellom disse annet enn at man kan navigere mellom dem.
Q14- Du tagger for at mottaker skal få en notifications. Kan man legge til at mottaker også får en mail om at det har blitt en oppdatering eller lignende i Teams?
Dessverre, dette er ikke mulig, det er heller per nå ingen koblinger i flow som gjør at man selv kan automatisere dette.
Q15- Hvordan bør man håndtere dokumentene man ønsker å ta vare på når prosjektet er slutt? Dvs. i en organisasjon med mange små prosjekter blir det fort mange team sites (Bruker ikke arkivsystem) Noen gode råd?
Her er det mye man kan gjøre. Alle teams kan settes som en expirydate. Noen velger da å la brukerne selv ta vare på det de skal før ting slettes. Det er vanlig i en periode før eventuell sletting å sette området og teamet som read-only. Det er også mulig å bygge automatisering og «arkivering» av dokumentene i teamene. SharePoint kan også velges å beholdes slik at filene ikke forsvinner. Ta gjerne kontakt for mer informasjon rundt slike løsninger.
Q16- Er det noen god måte å lage tidslinjer/milepælsplaner i Teams?
Det eneste innebygde produktet er planner der task’ene dine kan være milepæler og tilordnes datoer og vises i en kalender-visning.
Q17- Er det mulig å etablere avhengighet mellom oppgaver?
Nei, dersom man har behov som går utover relativ enkel oppgavestyring og vil ha verktøy for mer tyngre prosjektledelse anbefales MS Project som også kan kjøpes innenfor Office 365.
Q18- Kan du si litt mer om til hva/hvordan du bruker HUB-sider, og hvor vises disse sidnee i HUB?
Primært benyttes hub-områder for å gruppere områder innenfor en gitt kategori for å kunne lage felles navigasjon, brukeropplevelse og enklere gjenfinning.
Q19- Kan man skrive ut filer direkte fra teams? eller må de lastes ned, lagres deretter skrives ut?
Du kan benytte word for å åpne dokumentet ved å åpne dokumentet i teams, deretter velge ‘Åpne i skrivebordsapplikasjon’ hvis du har norsk Office. Eller ‘Open i desktop app’ hvis du har engelsk Office. Derfra kan du skrive ut dokumentet ditt.
Q20- Ser dere noen betenkeligheter med å sette «avvikende» rettigheter på undermapper på SharePoint Teams Site?
Nei, det gir selvfølgelig en litt mer vanskelig governance jo mer slike ting man gjør, men hvis man holder det på et fornuftig nivå så er det mulig å håndtere. Dersom man har mange mapper i et dokumentbibliotek (100+) og man bryter arv på alle disse og på enkelte dokumenter kan dette gå ut over ytelsen i biblioteket.
