Unngå fellene ved migrering til skyen
Flere og flere bedrifter opplever at det blir mer og mer kaotisk etter at fellesdisken er flyttet til skyen. Dette kan skyldes mangel på god planlegging.
Når bedriften går over til skytjenester, får de ansatte lettere tilgang til sine arbeidsflater. Filer og info kan lett hentes frem og jobbes videre med via mobil og nettbrett, og materiellet blir mye lettere å finne enten de er på jobb, hjemme eller på reise. Men tilgang til skyen åpner også for at de ansatte kan lage sine egne rutiner og installere produkter som ikke er en del av produktporteføljen til bedriften.
Jeg har sett eksempler på ansatte som oppretter lukkede bedriftssider på Facebook, lagrer og deler bedriftens filer med sin private DropBox-konto, eller inviterer andre til å jobbe sammen i dokument på Google Disk uten å sette tilganger. I prinsippet kan i alle tilfellene ovenfor hvem som helst få tilgang til filene og dermed misbruke dem eller skade bedriften. Ofte er disse programmene tatt i bruk i mangel på strategi fra ledelsen og at tilgjengelige programmer ikke dekker behovet. Men hva skjer når eieren av kontoen blir sykemeldt, drar på ferie eller slutter? Hva om flere skal jobbe i dokumentene? Hvilken versjon gjelder, og hvem gjorde endringer sist?
Resultatet blir da at bedriften mister kontroll på hvor dokumentene ligger!
Legg en strategi
Før du begynner, bør bedriften derfor kartlegge hva som skal nås av hvem. Spesielt filer og dokumenter er det viktig å ha en god plan på. Skal dette deles, og med hvem? Ofte jobbes det sammen om å forfatte en presentasjon, tilbud eller avtale. I Office 365 kan man jobbe samtidig i samme dokument, og spore endringer. Men da må man ha en strategi på hvordan man får til dette! Andre behov som sikkerhet, søkbarhet, struktur og evt. tilgangsbegrensninger er sentral i en slik prosess.
En ting jeg har erfart mange bedrifter overser, er at de ulike avdelingene ofte har ulike rutiner og behov. Dette bør også kartlegges slik at dette også ivaretas. Det er mange måter å jobbe på i Office 365 også, samtidig som filer og dokumenter ligger i samme struktur! Dermed kan den nye skytjenesten tas i bruk samtidig som de ansattes rutiner ikke blir for avvikende.
Velg teknologi
Når kartleggingen er foretatt, kan man tenke på teknologi. Med Teams, Planner, OneDrive, SharePoint og andre programmer som allerede finnes inkludert og klar til bruk i Office365-lisensen, kan man løfte bedriftens effektivitet og smidighet på et høyere nivå! Men uten kartlegging og strategi kan disse programmene bli brukt på feil måte og dermed gjøre hverdagen mer kaotisk.
Når det gjelder sikkerhet, finnes det teknologier som setter regler for hva som kan deles, og bedriften har mer kontroll på hvem som mottar eller kan lese den. Data Loss Prevention (DLP) kan f.eks brukes til å forhindre at epost ikke blir sendt til feil person, Information Rights Management (IRM) kan fjernstyre tilganger til dokumenter selv om de allerede er kommet på avveie. Den nyere Azure Information Protection (AIP) og Azure Rights Management (ARM) kan også være et alternativ for å merke sensitive dokumenter slik at de ikke kan deles til hvem som helst.
Når bedriften skal flytte lisensene til Office 365 fra lokale installasjoner av Office-produkter som Word, Excel og PowerPoint, får de ansatte også tilgang til en rekke nyttige programmer i Office 365 som gjør det morsommere å jobbe! Får å få best mulig utnyttelse av disse programmene bør det legges en strategi for at bedriften får en mer effektiv og morsommere hverdag.
Når strategien for migreringen er satt, er det enklere å gjøre en kontrollert utrulling av hele eller deler av porteføljen i organisasjonen.
Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon 90 09 50 88 for å vite mer om migrering til Office 365.
