Med tiden har det kommet mange løsninger på å lagre dokumenter. Hvor skal så dokumentene lagres? Lokalt på c-disken? På bedriftens fellesdisk? I skyen? Hva hvis PC’en blir ødelagt eller stjålet? Hva hvis jeg får virus på PC’en?
Det finnes flere svar. Først må du stille deg spørsmålet om hvilket formål dokumentene og filene har.
• Er dokumentene private eller personlige?
• Skal andre kunne se eller redigere i dokumentene?
• Skal dokumentene tilhøre en mal?
• Kan samme dokument tilhøre flere mapper?
Her er svaret!
Feriebilder, filmer, private søknader og brev til det offentlige osv. som du regner som private og ikke skal deles med andre på jobben, bør lagres i OneDrive Personal. Dette programmet følger med din Windows-PC og er privat. Dokumentene her kan ikke deles, men sikrer backup i skyen hvis PC’en blir ødelagt eller borte.
Timelister, ansettelseskontrakter, dokumenter fra medarbeidersamtale og jobbrelaterte dokumenter du ikke skal dele med andre på jobben, bør lagres i OneDrive for Business. Innhold her kan deles med andre dersom det er ønskelig, men er i utgangspunktet personlig.
Alle jobbrelaterte dokumenter og filer som logoer, jobbrelaterte bilder, avtaler, tilbud, kundedokumenter, skisser, dokumentasjon og alt annet som er interessant for andre i bedriften bør ligge i SharePoint. I SharePoint kan man søke i det tekstlige innholdet, og samme fil kan ligge flere steder i hierarkiet uten at det er duplisert. I SharePoint ivaretas også alle endringer og versjoner slik at man kun trenger et dokument.
Notater fra møter og seminarer bør lagres i OneNote. I dette programmet kan du raske skrive ned og ta bilder og tegne skisser uten at du behøver å lagre eller tenke på hvor de skal lagres. Du kan eksportere fra OneNote til Word og andre formater når de er ferdigskrevet, dersom du ønsker det.
Microsoft Teams er et nytt skudd på stammen til Office 365. Dette er et desktop-program som kombinerer SharePoint, OneNote, sanntidsdiskusjon og mye mer i ett og samme program. Teams er godt egnet for ledergruppa eller prosjekter som har høy aktivitet i en begrenset periode. Her kan man både diskutere i sanntid på samme måte som på Facebook, men i tillegg skrive møtenotater og lagre dokumentene på ett og samme sted – og innholdet er søkbart! Sikkerheten er også ivaretatt og du har kontroll på hvem som kan se innholdet.
SharePoint, OneDrive for Business, Teams og OneNote er en del av Office 365 og er de sikreste lagringsmulighetene vi har i skyen pr. dag. Ting deles bare dersom du ønsker det, og alle eksterne delinger logges og kan kontrolleres på flere nivåer.
Finn igjen det du har lagret
Med Office 365 henger alle programmene tett sammen. E-post, Word, Excel, PowerPoint og SharePoint snakker sømløst sammen. Jeg anbefaler derfor å benytte mulighetene med OneDrive for Business og SharePoint hvis bedriften allerede har dette. Ved å søke i SharePoint finner du igjen alle dokumentene og filene. Der kan du nemlig søke på innhold i dokumentene også.
Hva med Dropbox og Google Disk?
Selv har jeg brukt både Dropbox og Google Drive i flere år. Min erfaring er at dette er gode programmer til å lagre filer og dokumenter som ikke skal deles med andre. Jeg har erfart at filer og dokumenter er delt offentlig uten å vite om det. Det har vært kritisk i flere anledninger for min del, og opplever at det også er veldig kritisk for en bedrift.
Et annet viktig aspekt ved å bruke slike programmer er administrasjon av brukere. Med Office 365, SharePoint, Teams og OneDrive for Business og alle øvrige produkter fra Microsoft, ligger alle brukerne i et Active Directory som ivaretar sikkerheten i organisasjonen. Slutter man i en bedrift, mister man alle tilganger automatisk.
Vil du vite mer om å flytte filer og dokumenter i skyen?
Ta kontakt med Knut Skogvold på telefon +4790583665
